Die 5 Phasen des Projektmanagements

Erreicht ein Projekt einen gewissen Umfang, wird es schnell komplex und unübersichtlich. Was sollte zuerst erledigt werden? Welche Aufgabe hat am meisten Priorität? Welche Informationen werden benötigt?

Um nicht völlig planlos in das Projekt zu starten, muss das Projekt strukturiert werden. Das Project Management Institute (PMI) – die weltweit größte Organisation im Projektmanagement-Sektor – entwickelte hierzu einige Projektmanagement-Ansätze, welche sich heute großer Beliebtheit erfreuen. Sie unterscheidet 9 Wissensfelder, die ein Projekt inhaltlich in Aufgabengebiete gliedern und 5 Phasen, die alle Aufgaben – sequenziell gesehen – in Stadien unterteilen. Mit letzteren – den fünf Phasen des Projektmanagements – werden wir uns in diesem Artikel genauer beschäftigen.

Wir werden diskutieren,

• welche Phasen explizit unterschieden werden,
• wie die Arbeit mit diesem fünfstufigen Modell dabei hilft, ein Projekt erfolgreich durchzuführen und
• wie Aufgabenmanagement-Tools wie Stackfield in jeder der 5 Phasen des Projektmanagements eingesetzt werden können.

Bereit, im eigenen Projektmanagement Ordnung zu schaffen? Na dann, los!

Projekte managen in 5 Phasen

Laut Project Management Institute definiert sich Projektmanagement wie folgt:

Project management […] is the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet the project requirements. (PMI)

Um die Projektanforderungen und Ziele zu erreichen, werden also Fertigkeiten und Talente, Wissen, verschiedene Ansätze und Techniken sowie geeignete Tools verwendet. Zu einem der Ansätze gehört auch das vom PMI entwickelte fünfstufige Phasenmodell:

• Initiierung
• Planung
• Ausführung
• Monitoring
• Abschluss

Jede dieser Phasen ist auf das Erreichen eines bestimmten Ziels ausgerichtet. Grundsätzlich folgt das Modell einem chronologischen Ablauf. In der Praxis kann es aber durchaus vorkommen, dass einzelne Phasen zeitgleich stattfinden.

1. Initiierung

Alles hat seinen Ursprung. Für ein Projekt ist dies die Initiierungsphase, an deren Anfang die Projektidee steht. Die Initiierungsphase ist der Zeitpunkt, an dem diese Idee Form annehmen soll, d.h. sie wird genau abgegrenzt und analysiert. Schließlich sollte das Team auf Nummer sicher gehen und herausfinden, ob es überhaupt Sinn macht und wirtschaftlich ist, das Projekt ins Leben zu rufen.

Projektmanager und Team definieren also den Projektumfang, die primären Ziele, alle Ressourcen, die nötig sein werden und was sich das Unternehmen vom Projekt erhofft. Es ist durchaus sinnvoll, mit einem Business Case zu beginnen, denn dieser ist letztlich der Grund, weshalb man sich Erfolg vom Projekt verspricht, nicht wahr? Hierbei sollte auf eine präzise, klare und leicht verständliche Formulierung geachtet werden. Auch Techniken wie die SWOT-Analyse können eine große Hilfe zu Beginn eines Projekts sein. Hierbei werden – so gibt es bereits das Akronym vor – die Stärken (Strengths), Schwächen (Weaknesses), Chancen (Opportunities) und Risiken (Threats) des Projekts ausgelotet.

Bereits in der Einführungsphase spielen interne Kommunikationsmittel eine große Rolle, insbesondere dann, wenn es sich um verteilte Teams handelt. Eine Projektmanagement Software sollte als zentraler Ort für alle nun erörterten Informationen zum Projekt dienen.

Tipps für die Initiierungsphase:

• Machbarkeitsstudie: Laut projectmanager.com soll eine Machbarkeitsstudie im Anschluss an den Business Case durchgeführt werden. Grob gesagt handelt es sich um eine Untersuchung, die Aufschluss darüber gibt, ob das Projekt machbar ist und wie es machbar ist. Damit gibt die Studie zu Beginn des Projekts bereits eine grobe Richtung vor und Aufschluss darüber, welche Methoden später angewandt werden. Welche Ressourcen (Budget, Tools, Personal etc.) stehen zur Verfügung und reichen diese aus, um das Projekt zielführend abzuschließen? Eine gut durchgeführte Studie wird dies deutlich machen.
• Bedachte Mitgliederauswahl: Das Projekt steht und fällt mir dem Projektteam. Daher ist es wichtig, gleich zu Beginn gut über dessen Zusammensetzung nachzudenken. Welche Stärken, Schwächen und Talente besitzen die Teammitglieder? Sind sie für das Projekt geeignet und wenn ja, für welche Rolle und für welche Aufgaben?

2. Planung

Als Nächstes folgt die Planungsphase. Der ein oder andere wird sich nun natürlich fragen, inwiefern sich diese von der Initiierungsphase unterscheidet, denn auch diese hatte einen augenscheinlich planerischen Hintergrund. Wir wissen bereits, dass das Projekt durchgeführt werden soll und verfügen über erste Ansätze, die im Folgenden richtungsweisend sein werden. Doch jetzt geht es ins Detail. Ziele und Anforderungen werden nun konkret und spezifisch erfasst. Vorgaben hinsichtlich der Ressourcen und des Projektumfangs werden offiziell festgehalten. Und wie sieht es eigentlich mit den Risiken aus? Auch diese Frage muss man sich im Vorfeld stellen und durch ein ausgefeiltes Risikomanagement beantworten können.

Ein großer Teil der Planungsphase widmet sich meist der Ausarbeitung des Projektauftrags (auch Projektcharta), der im Großen und Ganzen die Autorisierung des Projektes bewirkt. Im Nachhinein fungiert das Dokument als Richtlinie mit expliziten Vorgaben zu den festgelegten Zielen und zum Umfang. Wurde letztere Komponente gut definiert, lässt sich die Gefahr eines Scope Creeps beträchtlich verringern. Aus dem Projektauftrag lässt sich die Grundstruktur und der Hintergrund des Projektes entnehmen. Sollte der Projektleiter wechseln, kann das Schriftstück also ein wahrer Lebensretter für das Projekt sein.

Tipps für die Planungsphase

• Klare Ziele: Die meisten werden mit der Projektidee schon einige Ziele im Kopf haben. Sinnvolle Ziele zu setzen und sie zu verfolgen ist jedoch wesentlich einfacher, wenn sie auf intelligente Weise definiert wurden - und mit intelligent meinen wir SMART. Das SMART-Framework hilft dabei, Ziele strategisch, klar und verständlich zu definieren – ebenso wie das neuere CLEAR-Modell, welches sich im Zusammenhang mit agilen Prozessen immer größerer Beliebtheit erfreut.
• Meilensteine: Sobald ein Projekt begonnen hat, ist es enorm wichtig, den Projektfortschritt im Auge zu behalten. Hierfür sollten bereits zu Beginn Meilensteine gesetzt werden, an denen sich überprüfen lässt, inwieweit die Projektdurchführung tatsächlich mit der Planung übereinstimmt. Diese geben nicht nur Auskunft darüber, ob sich das Projekt auf dem richtigen Weg befindet, sondern auch darüber, ob sich das Team im Zeitplan befindet oder eventuell umplanen muss.
• Kommunikationsstruktur: Einer der wichtigsten Faktoren im Projektmanagement und doch vielfach unterschätzt – die Kommunikation. Sie entscheidet über Erfolg und (da dem Punkt leider immer wieder zu wenig Aufmerksamkeit entgegenkommt) Misserfolg. Es muss klar festgelegt werden, wie das Team kommuniziert, was kommuniziert wird und an wen kommuniziert wird. Wichtig ist, dass das Team jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten hat. Hierfür liefert eine Kommunikations- und Projektmanagement-Software bestmögliche Unterstützung.

3. Ausführung

Die dritte Phase ist das, woran die Allgemeinheit vorrangig denkt, wenn von Projektmanagement die Rede ist: die Ausführung. Hier werden alle Pläne und Strategien endlich umgesetzt. Nicht selten wird ein Kick-Off-Meeting organisiert, um alle mit den Zielen vertraut zu machen und jedem Teammitglied Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Das Team ist das Fundament dieser Phase. Die Projektleiter soll den Teammitgliedern den richtigen Weg weisen – vom Startschuss zu den Meilensteinen und schließlich zum Projektabschluss.

Tipps für die Ausführungsphase

• Zeit im Blick: Die Ausführungsphase ist die längste Phase des gesamten Prozesses und sollte daher besonders gut im Auge behalten werden. Einige Aufgaben können mehr Zeit in Anspruch nehmen als erwartet, was letztlich zu Terminüberschreitungen führen kann. Um das Team jederzeit auf dem neuesten Stand zu halten und schnell reagieren zu können sind regelmäßige, kurze Meetings empfehlenswert.
• Kommunikation und Organisation: Sobald Kommunikationsprobleme auftreten, muss schnell gehandelt werden. Es ist also nicht nur wichtig, eine geeignete Struktur festzulegen, sondern auch während der Ausführung auf das Funktionieren selbiger zu achten. Es kann außerdem notwendig sein, Änderungen und Updates am Projektplan vorzunehmen, sobald die Ausführung vom Plan abweicht. Auch hier gilt, klar mit dem Team zu kommunizieren, damit jeder auf dem neuesten Stand bleibt und alle Aufgaben weiterhin flüssig erledigt werden können.

4. Monitoring

Ausführung ohne Überwachung ist so gut wie unmöglich, weshalb Phase 3 und Phase 4 häufig parallel ablaufen. Während das Team also mit der Ausführung aller Aufgaben beschäftigt ist, behält der Projektmanager alle wichtigen Kennzahlen und Risikofaktoren im Blick. Er ist dafür verantwortlich, dass das Budget nicht überschritten wird und dass alle Fristen eingehalten werden. Dass es so häufig zu sogenannten Scope Creeps, also zu massiven Überschreitungen des Projektumfangs, kommt, zeigt, dass dem Monitoring in der Praxis zu häufig zu wenig Aufmerksamkeit zukommt. Verändert sich der Umfang, hat dies direkte Auswirkungen auf das Budget und die Projektdauer. Dies gilt auch umgekehrt. Ein regelmäßiger Abgleich mit dem Projektplan ist daher unerlässlich.

Tipps für die Überwachungsphase:

• Fokus: Wer draußen die Orientierung verliert, blickt nachts am besten hoch in den Himmel. Der Polarstern ist sein verlässlicher Wegweiser. Ähnlich können Projektmanager vorgehen, um nicht Gefahr zu laufen, vom Weg abzukommen - mithilfe der North Star Metric. Diese legt den Fokus auf den Hauptzweck des Projekts bzw. den Hauptnutzen des Produktes. Wer sich auf das Hauptziel fokussiert, wird auch das Ziel einfacher erreichen.
• Visualisierung: Längere Projekte können im Laufe der Zeit schwer zu bewältigen sein. Um dennoch den Überblick zu behalten, ist visuelle Unterstützung sinnvoll. Das Gantt-Diagramm gibt einen schnellen Überblick über Termine, Deadlines und den zeitlichen Fortschritt des Projektes im Allgemeinen. Kanban Boards sind in der Lage dazu, Workflows verlässlich wiederzugeben und den Bearbeitungsstand des gesamten Prozesseses sowie einzelner Aufgaben darzustellen.

5. Abschluss

So spannend Projekte auch sein mögen. Die schönste Phase ist noch immer die Abschlussphase. Natürlich kann man bei einem erfolgreichen Abschluss mit einem Glas Champagner anstoßen. Der Projektabschluss beinhaltet jedoch auch die Vorstellung des Projektes vor den Stakeholdern und ein kurzes Fazit darüber, was gut funktioniert hat und woran man in Zukunft vielleicht noch arbeiten sollte. Wurde ein Projektmanagement-Tool verwendet, hat man etwaige Daten schnell griffbereit.

Tipp für die Abschlussphase:

• Das Team macht Projektarbeit erst möglich. Und Teams bestehen aus Individuen, die besser zusammenarbeiten, wenn ihre Arbeit honoriert wird. Ein schöner Teamevent, anerkennende Worte oder eine kleine Belohnung für die harte Arbeit werden die Mitarbeiter auch für zukünftige Projekte motivieren. Glückliche Teammitglieder sind schließlich immer noch die besten Teammitglieder.