Für den Erfolg von Projekten spielen – abgesehen von einer geeigneten Projektmanagement-Methode – die richtigen Tools eine erhebliche Rolle. Sich für eine Methode und ein passendes Tool zu entscheiden, scheint oftmals einfacher, als es tatsächlich ist – insbesondere, wenn es sich um Hilfsmittel für das Task Management handelt. Optionen gibt es viele: Boards, Listen, Strukturbäume, Zeitleisten. Doch welche Tools benötigst Du für dein Projekt wirklich? Um ein wenig Licht ins Dunkel zu bringen, sehen wir uns heute ein sehr beliebtes Tool etwas genauer an: das Gantt Diagramm.
Was ist ein Gantt Diagramm?
Bei einem Gantt Diagramm handelt es sich um ein Balkendiagramm, das häufig im Projektmanagement zum Einsatz kommt. Projektpläne, inklusive aller Aktivitäten und Ereignissen in ihrem zeitlichen Verlauf, können damit einfach grafisch abgebildet werden. Fristen und Abhängigkeiten sind sichtbar hinterlegt, so dass Engpässe schnell ausfindig gemacht werden können.
Das Gantt Diagramm wurde bereits im Jahr 1912 von seinem Namensgeber Henry L. Gantt, einem amerikanischen Ingenieur, entwickelt. Ein kluger Mann mit klaren Visionen, wie sich später herausstellte. So wurde beispielsweise die Planung immenser Bauprojekte, wie der Hoover-Damm, mithilfe von Gantt Diagrammen abgebildet. Ein Instrument, das bei der Konstruktion eines Staudamms dieser Größenordnung zum Einsatz kam, sollte sicherlich auch bei kleineren Projekten hilfreich sein, oder?
Was kann von einem Gantt Diagramm abgelesen werden
Gantt Diagramme eignen sich für die Visualisierung unterschiedlichster Projekte und deren Projektverläufe. Mithilfe des Diagramms lässt sich etwa die Gesamtdauer eines Projekts bestimmen und Teammitglieder erhalten jederzeit einen klaren Überblick über den aktuellen Stand.
Im Grunde dreht sich bei Gantt alles um Achsen: Die vertikale Achse bildet die Aktivitäten / Aufgaben / Projektschritte ab, während die horizontale Achse den zeitlichen Verlauf beschreibt. In dieses System wird nun die Korrelation der beiden Parameter in Form von Balken eingetragen. Je nach Dauer der Aktivitäten, lässt sich demnach eine unterschiedliche Balkenlänge beobachten.
Neben dieser Einordnung enthalten moderne Gantt Diagramme zumeist eine Funktion, um die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projektschritten, Verantwortlichkeiten und Meilensteine darzustellen.
Können sich Balkenspannen also auch überlappen? Natürlich, denn schließlich werden Aufgaben oftmals zeitgleich bearbeitet.
Welche Informationen können aus einem Gantt Diagramm abgelesen werden?
- Projektdauer: Start und Abschluss des Projektes
- Aufgaben- / Prozessdauer: Start und Abschluss einzelner Aufgaben / Projektschritte
- Verantwortlichkeiten einzelner Aufgaben
- Aufgabenbeschreibungen
- Abhängigkeiten einzelner Aufgaben / Projektschritte
Woraus besteht ein Gantt Diagramm?
Je nach Projekt oder verwendeter Software können die Bezeichnungen voneinander abweichen.
- Aufgabenliste: Angeordnet an der vertikalen Achse auf der linken Seite des Diagramms listet sie alle Aktivitäten auf, die zur Ausführung des Projekts notwendig sind.
- Zeitleiste: Oben im Diagramm horizontal verlaufend bildet sie eine Zeitspanne des Projekts ab.
- Dateline: Die Dateline verläuft vertikal durch das Diagramm und stellt den aktuellen Zeitpunkt (Datum bzw. Uhrzeit) im Projektverlauf dar.
- Aufgaben-Balken: Aufgaben, sowie deren Dauer und Deadlines, werden mithilfe von horizontal verlaufenden Balken innerhalb des Diagramms abgebildet.
- Meilensteine: Wichtige Ereignisse und deren Deadlines werden meist als Rauten im Diagramm dargestellt.
- Abhängigkeiten: Lineare Verknüpfungselemente zwischen Aufgaben / Prozessschritten geben eine festgelegte Abfolge vor.
Anwendung und Vorteile: Wo kommen Gantt Diagramme zum Einsatz?
In nahezu allen Branchen und Unternehmensbereichen finden Gantt Diagramme Verwendung, denn die Planung einzelner Aufgaben hängt häufig von der Fertigstellung anderer Aufgaben ab. Sinnvoll sind Gantt Diagramme beispielsweise bei/in:
- komplexen Projekten zur Produkteinführung (z. B. Softwareentwicklung)
- der Eventplanung
- der Durchführung von Marketing- & PR-Kampagnen
- Bauprojekten
Wer ein Gantt Diagramm verwendet, möchte von gewissen Vorteilen im Planungsprozess profitieren. Das Gantt Diagramm unterstützt Dich dabei,…
- den Fortschritt von Projekten im Auge zu behalten,
- potentielle Engpässe zu identifizieren,
- den Zeitplan des Projekts zu verbessern,
- die gesamte Prozessstruktur zu optimieren,
- Verzögerungen vorherzusehen und
- alle Projektbeteiligten auf Kurs zu halten.
Worin unterscheiden sich Gantt Diagramme von Kalenderansichten?
An dieser Stelle möchten wir verdeutlichen, dass es sich bei einem Gantt-Diagramm nicht um eine Kalenderansicht handelt. In beiden Ansichten steht der zeitliche Kontext zwar im Fokus, doch das Gantt Diagramm beschäftigt sich ganz zentral mit dem Zusammenhang zwischen den einzelnen Arbeitsschritten. Während der Kalender also lediglich einzelne Wochen- oder Monatsansichten zur besseren Übersicht der täglich anfallenden Aufgaben gibt, erhält der Nutzer über das Gantt Diagramm eine aussagekräftige Übersicht dazu, wie sich Änderungen auf andere Aufgaben und den gesamten Projektfortschritt auswirken.
Die nachfolgende Tabelle verdeutlicht die Unterschiede und zeigt Dir, in welchen Fällen sich Kalender oder Gantt Diagramm besser eignen.
| Prozess-Kriterien |
Gantt Diagramm |
Kalenderfunktion |
| Fristsetzung |
Es handelt sich um ein Projekt nach allgemeiner Definition, d. h. mit Start- und Enddaten. |
Das Vorhaben ist zeitlich nicht explizit eingegrenzt, d. h. es ist fortlaufend. |
| Überwachung |
Ziel ist es, das Gesamtprojekt zeitlich planmäßig durchzuführen. Der Projektfortschritt steht im Mittelpunkt. |
Ziel ist es, den Überblick über anstehende To-dos zu behalten. Es soll also lediglich eine Übersicht über alle aktuell anstehenden Aufgaben abgebildet werden. |
| Aufgabenprozesse |
Das Projekt beinhaltet viele verschiedene Aufgaben, die häufig von anderen Aufgaben abhängig sind und somit in einer vorgegebenen Reihenfolge erledigt werden müssen. Abweichungen an der Bearbeitung einer Aufgabe hätten unwillkürlich Auswirkungen auf eine Reihe anderer Aufgaben. |
Aufgaben, die mit dem Vorhaben in Verbindung stehen, sind größtenteils unabhängig von der Fertigstellung anderer Aufgaben. Abweichungen bei der Fertigstellung einer Aufgabe hätten keine Auswirkungen auf andere Aufgaben oder Termine. |
| Zielgruppe |
Die Ansicht soll als Instrument für alle Stakeholder des Projekts dienen, um die jeweiligen Personengruppen über den aktuellen Stand zu informieren. |
Durch die Ansicht soll das Team auf einen Blick über alle anstehenden Aufgaben informiert sein. |
Natürlich können in gewissen Situationen beide Ansichten hilfreich sein. Wichtig ist allerdings, zu verinnerlichen, dass die Ansichten unterschiedliche Zwecke verfolgen.
Worauf muss bei der Erstellung eines Gantt Diagramms geachtet werden?
Wer sein Projektmanagement durch Gantt Diagramme unterstützen möchte, sollte auf einige Dinge achten – denn die Erstellung erfordert ein gewisses Maß an Vorarbeit. Im Vorfeld sollten Anforderungen genau festgelegt und priorisiert werden. Nur so lässt sich gewährleisten, dass der Zeitplan richtig aufgesetzt wird. Anschließend muss ein Projektplan erstellt werden, also eine exakte Auflistung aller Aufgaben/Prozessschritte, mit Prioritäten, Abhängigkeiten, Dauer und Fristen.
Wie hilft eine Gantt Software?
Die Zeiten, in denen der Projektmanagementprozess durch Haftnotizen unterstützt wurde, sind vorbei. Nahezu alle Schritte der Projektplanung erfolgen digital. Die ein oder andere Projektmanagement Software bietet eigene Gantt Chart Ansichten, so auch Stackfield. Doch welche Vorteile bietet eine Gantt Software etwa im Vergleich zur klassischen Erstellung in Excel?
Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf das Gantt Diagramm
Im Hinblick auf die sich wandelnde Arbeitswelt zeigt sich der wohl offensichtlichste Vorteil einer Gantt Software. Teams arbeiten standortübergreifend zusammen, das Homeoffice im Unternehmen wird zum Standard und die Globalisierung macht selbst die Zusammenarbeit zwischen Verantwortlichen in unterschiedlichen Zeitzonen zu einem alltäglichen Szenario.
Wird eine Software wie Stackfield verwendet, können Teammitglieder jederzeit auf das Gantt Diagramm zugreifen, ganz gleich, wo sie sich aktuell befinden. So wird nicht nur die allgemeine Zusammenarbeit flexibler, sondern es wird gleichzeitig sichergestellt, dass niemand den Überblick über den Projektfortschritt verliert.
Unsere Software verknüpft Gantt Diagramme mit dem Aufgabenmanagement im Team
Das Gantt Diagramm steht in Stackfield nicht einfach für sich – es ist mit anderen Tools innerhalb der Plattform verknüpft. Für den Arbeitsalltag bedeutet das: Sämtliche Aktualisierungen innerhalb des Aufgabenmanagements im Team sind auf dem Gantt Diagramm ersichtlich. Ergeben sich Änderungen und Verzögerungen bei der Bearbeitung, so muss das Gantt Diagramm nicht separat auf den neuesten Stand gebracht werden. Die Software übernimmt diesen Part automatisch für Dich und hält den Fortschritt und die Auswirkungen von Änderungen für jeden ersichtlich.
Mit Gantt Diagrammen alle Informationen im Blick behalten
Alle Informationen sind direkt über das Gantt Chart verfügbar, denn das Diagramm wird aus den Aufgabenkarten zusammengesetzt, die in Stackfield alle Eckdaten, Dateien und Dokumente enthalten. So wird verhindert, dass Team-Mitglieder zu oft zwischen verschiedenen Ansichten wechseln müssen.
Gantt Software: So kannst Du mit Stackfield ein Gantt Diagramm erstellen
Absolut unerlässlich für die Erstellung eines Gantt Charts ist ein detaillierter Projektplan. Erstelle daher einen Anforderungskatalog und überlege genau, welche Aufgaben während des Projekts erledigt werden müssen. Sei Dir bewusst darüber, dass drei wichtige Komponenten des Projekts – der Umfang, die Ressourcen und der Zeitfaktor - miteinander korrelieren. Sobald sich an einer der Komponenten etwas verändert, werden die anderen beiden unweigerlich beeinflusst.
Erstelle eine detaillierte Auflistung von Aufgaben und priorisiere
Im ersten Schritt solltest Du eine möglichst exakte Auflistung aller Aufgaben erstellen. Eine Einteilung in größere Prozessabschnitte kann hier sinnvoll sein. Überlege, was zur Fertigstellung eines jeden Prozesses notwendig ist und formuliere dies anschließend in Form von Aufgaben aus.
Du kannst Aufgaben in Stackfield direkt im Modul Zeitplan oder über die Module Kommunikation, Kalender oder Aufgaben anlegen. Die Karten-Ansicht im Modul Aufgaben eignet sich hervorragend, um sich selbst einen Überblick zum Gesamtbild zu verschaffen: Du kannst alle Aufgaben zunächst zur Statusspalte "Zu erledigen" hinzufügen und sie anschließend einfach per Drag & Drop in die richtige Reihenfolge bringen. So erhältst Du eine möglichst genaue Priorisierung, was dir besonders beim Datieren der Aufgaben helfen wird. Auch Labels können hilfreich sein, sofern du die Aufgaben in grobe Projektabschnitte aufteilst.
Lege die Aufgabendauer fest und datiere
Sobald die Reihenfolge feststeht, geht es an die Datierung der Aufgaben. Dabei solltest Du Dir zunächst eingehend Gedanken zur Dauer der einzelnen Aufgaben machen und auch Puffer-Zeiten berücksichtigen.
Stackfield ermöglicht es Dir zunächst, Fälligkeitsdaten und Zeitspannen direkt über die Aufgabenkarte festzulegen. Eine noch einfachere Methode findet sich im Zeitplanmodul. Hier lassen sich Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum ("Ungeplante Aufgaben") über das Kalender-Icon im oberen Bereich der Ansicht einblenden und mit einem Klick zum Gantt Diagramm hinzufügen. In der Gantt Ansicht selbst, kann die Aufgabe nun per Drag & Drop in ihrer Dauer angepasst und zum richtigen Zeitpunkt verschoben werden.
Lege Meilensteine fest
Wichtige Zwischentermine und Etappenziele können in den meisten Gantt Diagrammen als Meilensteine erfasst werden. Klicke hierzu auf das Plus-Symbol im Zeitplanmodul und wähle "Meilenstein hinzufügen".
Alternativ kannst Du bestehende Aufgaben in Meilensteine umwandeln. Öffne dazu die entsprechende Aufgabe, klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts und wähle die Option "Als Meilenstein markieren".
Lege Abhängigkeiten fest
Zuletzt folgt der zentrale Part, der das Gantt Diagramm zum Gantt Diagramm macht: die Aufgabenabhängigkeiten. Um den Projektplan optimal zu visualisieren, sollten alle Zusammenhänge zwischen den Aufgaben berücksichtigt werden. Hängen also Aufgaben von der Fertigstellung anderer Aufgaben ab, so gilt es, einen Abhängigkeitsbezug zwischen den entsprechenden Aufgaben herzustellen.
Auch Abhängigkeiten lassen sich in Stackfields Zeitplanmodul einfach per Drag & Drop herstellen. Führe dabei die Abhängigkeit von der Vorgängeraufgabe zur Nachfolgeraufgabe.
Zum Verständnis der Abhängigkeitsbeziehung: Die abhängige Aufgabe ist immer jene Aufgabe, zu der der Abhängigkeitspfeil zeigt. Die Aufgabe, von der der Pfeil wegführt, muss also zuerst erledigt werden.
Alternativ kannst Du die entsprechenden Aufgabenkarten öffnen und die Abhängigkeit manuell über die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) eintragen. Klicke hierzu auf "Abhängigkeit hinzufügen" und wähle die entsprechende Aufgabe über die Suchmaske aus. Du kannst beliebig viele Abhängigkeiten von und zur selben Aufgabe legen.
Zum Verständnis der Abhängigkeitsbeziehung: Die geöffnete Aufgabe ist anschließend abhängig von der Aufgabe, die über die Suchmaske ausgewählt wurde.
Behalte den Fortschritt im Blick
Mit dem fertigen Gantt-Diagramm erhältst Du nun die Gesamtprojektdauer. Dein Projekt kannst Du in einer Wochen-, Monats-, oder Jahresansicht anzeigen lassen.
Verschiedene Filteroptionen helfen Dir dabei, die Gantt Ansicht zu individualisieren. So lässt sich beispielsweise die Aufgabenliste (Abbildung der Aufgabennamen / Start- und Enddaten / Dauer) beliebig einschränken bzw. erweitern.
Außerdem lassen sich Aufgaben nach Status gruppieren und anhand der verschiedenen Kriterien der Aufgabenliste sortieren.
Zuletzt lässt sich die gesamte Ansicht hinsichtlich ihres Abbildungszeitraums, verschiedener Statusoptionen und verantwortlicher Mitglieder einschränken.
Das Gantt Diagramm ist eines der hilfreichsten Tools, wenn es darum geht, den Projektverlauf zu tracken. Wer sich bei der Erstellung des Diagramms Zeit lässt und die wichtige Vorarbeit in Form eines Projektplans leistet, kann während der Umsetzung definitiv profitieren.