5 beliebte Projektmanagement-Methoden im Vergleich

Eine Methodik im Kontext des Projektmanagements kann als ein gut etabliertes System von logisch zusammenhängenden Prozessen, Techniken, Regeln und Verfahren definiert werden, um Projekte bestmöglich zu planen und in einem kontinuierlichen Prozess bis hin zur Fertigstellung weiterzuentwickeln und zu steuern. Die Wahl der richtigen Methode entscheidet maßgeblich über den Fortschritt und Erfolg von Projekten. In diesem Artikel werden daher fünf gängige Projektmanagement-Methoden vorgestellt. Außerdem erklären wir, wie Stackfield als umfassende Projektmanagement-Software bei der Umsetzung der jeweiligen Methoden unterstützen kann.

• Lean
• Waterfall
• Scrum
• Kanban
• Critical Path Method

Im Wesentlichen handelt es sich bei den Methoden um Richtlinien, die Projektmanagern während des gesamten Projekts bei der Erledigung einzelner Aufgaben helfen sollen. Jede verfolgt dabei unterschiedliche Strategien, auch um Probleme, die während der Durchführung von Projekten auftreten können, zu bewältigen. Ausschlaggebend für die Auswahl sind nicht zuletzt auch die Branche und die Art der Projekte.

Lean

Ist von Lean die Rede, dann auch gleichzeitig von „Waste Reduction“. Indem also Verschwendung weitestgehend vermieden wird, soll gleichzeitig die Wertschöpfungskette optimiert werden. So soll gewährleistet werden, dass Kundennutzen und Preiseffizienz das höchstmögliche Level erreichen.

Features

Lean kennt drei Arten von Verschwendung, welche als die 3M der Lean Produktion bezeichnet werden: Muda (Verschwendung), Mura (Unausgeglichenheit) und Muri (Überlastung).

1. Muda: Alle Prozesse, aus denen das Produkt keinen direkten Nutzen oder Wert zieht, sind hier als Verschwendung zu sehen. Es gilt also die Verschwendung von Ressourcen zu identifizieren und zu eliminieren um folglich eine Effizienzsteigerung herbeizuführen.
2. Mura: Eine Produktivitätsminderung kann allerdings auch durch unausgeglichene Prozessabläufe entstehen, indem die Prozesse nicht ideal ineinandergreifen und Kapazitäten nicht optimal genutzt werden. Lean versucht reibungslose Abläufe sicherzustellen indem Abweichungen auf betrieblicher und zeitlicher Ebene ausgeglichen werden.
3. Muri: Letztlich verfolgt Lean das Ziel, eine Verlangsamung der Prozesse aufgrund von Überlastungen zu verhindern. Hierbei kann es sich schlicht um eine Überarbeitung der Mitarbeiter aber auch um maschinelle Überlastungen handeln.

Bestehen weder Muda, Mura noch Muri, wird von einer bestmöglichen Auslastung und somit auch von einer höchstmöglichen Effizienz ausgegangen.

Prinzipien

Lean beinhaltet einen fünfstufigen Denkprozess zur Implementierung von Techniken, die zwar „leicht zu merken, aber nicht immer leicht umzusetzen sind“:

1. Identifiziere den Wert unter Berücksichtigung der Kundenperspektive.
2. Identifiziere den Wertstrom bzw. alle Aktivitäten, die getätigt werden um den Kundenwert zu generieren. Er sollte auf die wertschöpfenden Aktivitäten reduziert und von Aktivitäten, die keinen Wert liefern, befreit werden.
3. Organisiere und optimiere die Wertschöpfungsschritte zu einem kontinuierlichen Fluss um unausgeglichene Prozessabläufe zu vermeiden.
4. Steuere die Entwicklung unter Berücksichtigung der Kundenbedürfnisse. Einzig der Kunde sollte den Wert des Produktes hervorbringen. Pull anstatt Push: Das bedeutet, der Kunde erhält nicht mehr, als das was er sich wünscht, also lediglich das, was er auch tatsächlich angefragt hat. Sichtwort: Vermeidung von Verschwendung
5. Strebe kontinuierlich nach Perfektion. Das Ziel: Jede Aktivität liefert dem Kunden Mehrwert.

Wofür eignet sich Lean?

Lean findet lange nicht mehr nur in der Fertigungsindustrie Anwendung. Die Philosophie lässt sich in nahezu jedem Bereich anwenden – so finden sich beispielsweise Konzepte für Lean Leadership, Lean Supply Chain, Lean Development usw. Wichtig ist, zu verstehen, dass es sich bei Lean nicht um eine klassische one-fits-all-Lösung handelt. Prozesse müssen fallspezifisch optimiert werden und auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppen zugeschnitten werden.

So passt Stackfield

Engpässe und Probleme, auf die das Team bei der Erledigung von Aufgaben stößt, können mit Stackfield leicht identifiziert werden. So lässt sich beispielsweise aufgrund vieler abgelaufener Aufgaben eines Mitgliedes feststellen, ob das jeweilige Teammitglied überlastet ist. Stackfield lässt keine Option für schlechte Organisation. Kanban Board, detaillierte Aufgabenbeschreibungen und zielgerichtete Kommunikation verhindern dies.

Waterfall

Wie der Name bereits vermuten lässt, lässt sich der Arbeitsprozess der Wasserfall-Methode mit dem steten Abwärtsfluss eines Wasserfalls vergleichen. Schon die grafische Darstellung des Konzeptes ist angelehnt an dem Stufenfluss einer Kaskade: stetig, sequentiell, in eine Richtung fließend. Jeder Schritt hängt von der Fertigstellung des vorherigen ab.

Features

Die Wasserfall-Methode setzt voraus, dass die aktuelle Projektphase vollständig beendet wird, bevor zu der nächsten übergegangen werden kann. Ohne Leistungen aus früheren Phasen bleibt das Projekt hängen. Die Phasen sind nicht flexibel und müssen daher in der unten angegebenen Reihenfolge ausgeführt werden:

1. System und Produkt (Software) Anforderungen
2. Analyse
3. Design
4. Coding
5. Testing
6. Operations

Prinzipien

Gerade, weil jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut, spielen eine akribische Planung und die Dokumentation aller Stufen des Prozesses bei der Wasserfall-Methode eine große Rolle. So gilt es immer alle Ergebnisse mit den vorher festgelegten Anforderungen zu vergleichen. Wurden alle Ziele umgesetzt? Alle Informationen genau festgehalten zu haben, ist auch bei kurzfristigen Mitarbeiterwechseln und -ausfällen von Vorteil. So können Mitarbeiter alle Schritte nachvollziehen, was neuen Mitarbeitern oder Vertretern die Übernahme von Aufgaben extrem erleichtert.

Wofür eignet sich Waterfall?

Waterfall – als doch sehr unflexible Methode – eignet sich für vertraute Projekte und Prozesse, bei denen es eher unwahrscheinlich ist, dass überraschend Probleme auftreten wie auch für kürzere Projekte, bei denen einzelne Stadien stark von der Fertigstellung anderer abhängig sind. Die Methodik entstammt der Fertigungs- und Konstruktionsindustrie, wurde seitdem allerdings in verschiedensten Bereichen des Projektmanagement genutzt – so beispielsweise auch in der Softwareentwicklung. Hier gilt es allerdings zu beachten, dass eine solch klare Organisation gerade bei komplexen Softwareentwicklungen nicht immer umsetzbar ist. Spontane Anpassungen im Zuge des Projektes sind nicht vorgesehen. Die Methode steht somit in starkem Kontrast zu den heute so gängigen agilen Methoden.

So passt Stackfield

Anforderungen lassen sich auf verschiedene Weise festhalten. Informationen, die das gesamte Projekt betreffen können in den Dokumenten oder im Dateimodul abgelegt werden. So bleiben sie jederzeit einsehbar. Explizite Informationen können zielgerichtet in den einzelnen Aufgaben hinterlegt werden. Alle Inhalte lassen sich außerdem sinnvoll miteinander verknüpfen. Dies erleichtert es dem Team, Zusammenhänge aufrecht zu erhalten. Das Kanban Board eignet sich gut, um die einzelnen Prozessschritte abzubilden. An diesem lässt sich jederzeit der aktuelle Stand ablesen.

Agile Methoden

Agiles Projektmanagement steht in starkem Kontrast zur Wasserfall-Methode. Es handelt sich dabei allerdings vielmehr um einen Oberbegriff für eine Vielzahl an Methoden mit agilem Ansatz, auf die wir in diesem Artikel noch näher eingehen werden.

Entwickelt wurde der Ansatz um einige der Probleme zu lösen, die bei der Softwareentwicklung im Zusammenhang mit klassischen Methoden auftreten. Hierzu zählen insbesondere die mangelnde Anpassungsfähigkeit, Verzögerungen beim Testen und das Fehlen von Kunden-/ Nutzerfeedback während des Entwicklungsprozesses.

Prinzipien

Aus dem Agilen Manifest, welches im Jahr 2001 von Experten aus der Softwareentwicklung als öffentliche Erklärung festgeschrieben wurde, gehen 12 Prinzipien hervor. Die Prinzipien fordern insbesondere Flexibilität und kurzfristige Anpassungsfähigkeit auf Basis einer funktionierenden Feedback-Kultur. Als Voraussetzung hierfür wird ein motivierendes Umfeld mit flachen Hierarchien und eine offene Kommunikation, in die alle Mitglieder einbezogen werden, gesehen.

Das Agile Manifest schreibt demnach vier Grundwerte fest, nach denen es gilt,

• Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge,
• Funktionierende Software mehr als umfassende Dokumentation,
• Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung,
• Reagieren auf Veränderung mehr als das Befolgen eines Plans,

zu schätzen.

Der Unterschied zur Wasserfall-Methode ist nur allzu deutlich: Die Flexibilität dieser Methode steht in starkem Kontrast zu den starren Vorgaben klassischen Projektmanagements.

Wofür eignet sich Agiles Projektmanagement?

Der Bereich, in dem Agile Methoden zuerst eingesetzt wurden – und der Bereich, in dem sie auch heute am häufigsten anzutreffen sind – ist die Softwareentwicklung. Andere Bereiche sind keineswegs ausgeschlossen. Aufgrund der hohen Flexibilität eignet sich die Methode für alle neuen (nicht bekannten), komplexen und großen Projekte.

Scrum

Scrum wird wohl am häufigsten und am stärksten mit agilem Projektmanagement verbunden. Der Grundgedanke hinter der Methode entspringt der Annahme, dass „Wissen aus Erfahrung gewonnen wird und Entscheidungen auf Basis des Bekannten getroffen werden.“

Features

Diese Aussage erklärt auch, weshalb Flexibilität hier so groß geschrieben wird, denn der Prozessverlauf ist häufig nicht eindeutig vorhersehbar. Nur, wenn individuelle Entwicklungen innerhalb des Prozesses reflektiert werden, wenn Feedback offen angenommen wird und wenn die Freiheit besteht, zu reagieren und Anpassungen vorzunehmen, können die richtigen Entscheidungen getroffen werden. Bei komplexen Projekten ist dieser Ansatz essenziell.

Die Methode verfolgt dabei einen iterativen inkrementellen Ansatz. Was zunächst womöglich etwas kompliziert klingt, bedeutet nicht anderes, als dass schrittweise innerhalb regelmäßiger Turnusse – sogenannter Sprints – gearbeitet wird (iterativ), an deren Ende jeweils ein fertiges bzw. nutzbares Zwischenprodukt (Inkrement) entsteht. Jeder Sprint bleibt auf Grundlage des vorherigen Sprints planbar. So kann auch experimentiert werden, ohne ein zu hohes Risiko einzugehen. Bei Fehleinschätzungen ist lediglich das Sprint-Inkrement, nicht jedoch das gesamte Projekt gefährdet.

Struktur

Dass das Projekt flexibel ist, bedeutet jedoch nicht, dass keine Regeln festgelegt wurden und niemand weiß woran zu arbeiten ist. Ganz im Gegenteil: Um Flexibilität und Transparenz beizubehalten, werden explizit 3 Artefakte, 3 Rollen und 5 Events vorgeschrieben.

Zu den drei Artefakten gehört zum einen der Product Backlog, in dem alle Anforderungen des Projektes festgehalten und kontinuierlich gepflegt werden. In den Sprint Backlog hingegen wandern einige dieser Anforderungen, um sie für das kommende Sprint-Ergebnis abzuarbeiten. Dieses bildet schlussendlich das letzte Artefakt, das Product Increment, welches nach Beendigung des Sprints den Status „Done“ (fertig) erreichen muss.

Das Scrum Team besteht aus einem Product Owner, der für den Produkt Backlog verantwortlich ist und die Interessen der Stakeholder vertritt, einem Scrum Master, welcher für die Einhaltung der Scrum-Richtlinien verantwortlich ist, und aus dem Entwickler-Team, dessen Ziel es ist, den Sprintbacklog eigenverantwortlich abzuarbeiten.

Letztlich legt Scrum auch einige Vorgaben für den Ablauf der Sprints fest. Dieser lässt sich in 5 Events beschreiben. Zu Beginn eines jeden Sprints, steht das Sprint Planning, ein Meeting auf dessen Grundlage der Product Owner, die Anforderungen und Prioritäten für den Sprint festlegt. Innerhalb des Sprints sollen täglich kurze (15 Minuten) Meetings, sogenannte Daily Scrums, abgehalten werden, in denen der Plan für den anstehenden Tag und eventuelle Hürden angesprochen werden. Gegen Ende des Sprints wird den Stakeholdern das fertige Inkrement in der Sprint Review vorgestellt und der Product Backlog aktualisiert. Zuletzt findet noch eine vom Scrum Master abgehaltene Sprint Retrospective statt, in deren Fokus die Prozessoptimierung für zukünftige Sprints steht. Der Sprint im Allgemeinen stellt den letzten Event dar. Er darf insgesamt nicht länger als einen Monat andauern.

Wofür eignet sich Scrum?

Wie sich dem Ursprung der Methode entsprechend schließen lässt, hat Scrum einen festen Platz in der Software-Entwicklung gefunden, beschränkt sich jedoch bei weitem nicht nur auf diesen Bereich. Scrum eignet sich für alle Projekte, die zu komplex sind, um sie bereits zu Beginn vollständig zu planen und bei denen aller Voraussicht nach fortlaufend Anpassungen vonnöten sein werden. Der Scrum-Guide empfiehlt außerdem kleine Teams mit bis zu 9 Personen, um die Kommunikation aufrecht zu erhalten.

So passt Stackfield

Aufgaben lassen sich mit Unteraufgaben, Labels und Dateianhängen versehen, wodurch alle Zusammenhänge aufrechterhalten werden. Detaillierte Optionen bei den Nutzerrechten ermöglichen eine passgenaue Anpassung aller Scrum-Rollen. So lässt sich beispielsweise festlegen, wer Anforderungen vom Product-Backlog in den Sprint-Backlog verschieben kann und wer sie schlussendlich bearbeiten darf. Überfällige Aufgaben werden im jeweiligen Task Board und zusätzlich unter „Meine Woche“ hervorgehoben.

Kanban

Wer von Scrum spricht, sollte Kanban nicht unerwähnt lassen. Die beiden Methoden gehören zu den am weitesten verbreiteten Projektmanagement-Methoden. Während Scrum jedoch vorrangig darauf abzielt flexibel für Neuerungen und Richtungswechsel zu bleiben und die Risiken dahingehend in Schach zu halten, steht bei Kanban die Effizienzsteigerung durch die Vermeidung von Multitasking an oberster Stelle.

Prinzipien

Aus Kanban gehen wenig Regeln hervor. Die wenigen Richtlinien, die Kanban jedoch liefert, spielen für eine erfolgreiche Durchführung eine große Rolle:

1. Visualisierung des Workflows
2. Begrenzung zeitgleich in Arbeit befindlicher Aufgaben (Work In Progress, kurz WIP)
3. Messung und Optimierung der Durchlaufzeit/Prozesse

Da die Methode das Ziel verfolgt, das Projekt schnellstmöglich abzuschließen, Multitasking jedoch mit geminderter Produktivität in Verbindung gebracht wird, setzt man hier auf einen strikten Schritt-für-Schritt-Ansatz. Eine Aufgabe nach der anderen wird konzentriert abgearbeitet. Auf diese Weise soll die Durchlaufzeit verkürzt werden.

Features

Während des Prozesses werden die Durchlaufzeiten kontinuierlich geprüft und ein WIP-Limit festgelegt, d.h. die zeitgleich in Arbeit befindlichen Aufgaben werden quantitativ begrenzt. Im Zentrum der Projektmanagement-Methode steht die Visualisierung der Projektschritte mithilfe eines sogenannten Kanban-Boards. Dieses findet im Übrigen auch in anderen Methoden Verwendung und kann als physisch Variante oder digital genutzt werden. Das Board verfügt mindestens über drei „Status-Spalten“ (Zu erledigen / In Bearbeitung inkl. WIP-Limit / Erledigt). Ziel ist es also, alle Aufgaben in die Spalte „Erledigt“ zu befördern.

Wofür eignet sich Kanban?

Aufgrund seiner hohen Flexibilität eignet sich Kanban für so gut wie jedes Projekt, solange dieses keine allzu hohe Komplexität aufweist. Das Kanban-Board findet selbst bei privaten Projekten – wie beispielsweise bei der Hochzeitsplanung – Anwendung und ist für Teams wie für Einzelpersonen gleichermaßen geeignet. Wer allerdings eine komplexe Produktentwicklung in Angriff nehmen möchte, experimentiert und mit unvorhersehbaren Risiken rechnet, ist mit Scrum womöglich besser bedient.

So passt Stackfield

Das flexible Kanban-Board ist ein zentrales Feature in Stackfield, welches bei der Visualisierung von Projektprozessen diverser Branchen hilft. Es liefert einen schnellen Überblick über das gesamte Projekt und Anhaltspunkte für Bottlenecks (abgelaufene Aufgaben, Überbelastung von Teammitgliedern etc.) direkt aufzeigt. Durch detailreiche Rechtevergaben und individuelle Workflows, bleibt das Board benutzerdefiniert anpassbar. Daneben helfen die sinnvollen Verknüpfungen zwischen den verschiedenen Modulen (Aufgaben, Dateien, Dokumente, Kalender usw.) dabei, den inhaltlichen Zusammenhang nicht zu verlieren.

Critical Path Method

Mithilfe der Critical Path Method (dt. Methode des kritischen Pfades) werden alle notwendigen Prozessschritte unter Berücksichtigung ihrer Abhängigkeiten zu anderen Schritten/Aufgaben dargestellt. Ein Event-Planer würde beispielsweise vermerken, dass Tischgarnitur und Dekoration erst ausgewählt werden können, sobald der Veranstaltungsort feststeht. Verzögert sich diese Auswahl, verzögert sich das Projekt mit großer Wahrscheinlichkeit im selben Ausmaß. Das Catering kann hingegen unabhängig von diesen Entscheidungen bestellt werden. Werfen wir einen Blick auf die nachfolgende Grafik, wird ersichtlich, dass die Auswahl des Caterings die Projektdauer nicht einmal dann beeinflusst, sollte sich ihre Dauer von 9 auf 15 Tage verlängern.

Der kritische Pfad beschreibt also die längste Aneinanderkettung aller zu erledigenden Aufgaben, was gleichzeitig die Zeitspanne darstellt, die bis zur Vollendung des Projekts mindestens benötigt wird. Verlängert oder verkürzt sich der kritische Pfad so tut es das auch das gesamte Projekt. Übersichtlich darstellen lässt sich dies ganz einfach mithilfe eines PERT oder eines Gantt Diagramms.

Features

Ziel dieser Methode ist es, zu bestimmen, welche Aufgaben die Länge des Projekts am meisten beeinflussen und daher am wichtigsten sind, um alle Aufgaben richtig einplanen und Termine einhalten zu können. Für andere Aufgaben ergeben sich unter Umständen Zeitpolster. So soll letztlich der schnellste Weg zum Projektabschluss gefunden werden.

Vorgehen

Folgende Informationen müssen für die CPM-Analyse erfasst werden:

• eine Liste aller Aufgaben (bzw. Prozessschritte), die für den Abschluss des Projekts erforderlich sind
• Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben
• die geschätzte Dauer aller Aufgaben
• eventuelle Meilensteine

Wofür eignet sich CPM?

Eine Critical Path Analyse macht immer dann Sinn, wenn ein Projekt aus einem komplexen Aufgabengefüge mit vielen Abhängigkeiten besteht. So lässt sich feststellen, welche Schritte als kritisch einzustufen sind und zu Verzögerungen führen können. Allerdings kann somit auch festgestellt werden, an welcher Stelle sich das gesamte Projekt womöglich beschleunigen lässt.

Achtung! Es ist wichtig darauf zu achten, dass sich der kritische Pfad während des Projektes ändern kann, sobald sich die Dauer und Daten von Projektschritten verändern.

So passt Stackfield

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und folglich auch die geplante Projektdauer (nach aktuellstem Stand) lassen sich mit einem Gantt-Diagramm visualisieren, welches als Teil des großen Updates bis Ende 2019 auf Stackfield verfügbar sein wird.