Wenn ein Teammitglied auf einen Inhalt in einem Raum aufmerksam gemacht werden soll, ist das über die verschiedenen Weiterleitungsmöglichkeiten ohne großen Aufwand und innerhalb kurzer Zeit möglich.
Wer kann die Weiterleitung nutzen?
Grundsätzlich ist die Weiterleitung von Einträgen nur zwischen Mitgliedern eines Raumes möglich. Je nach zugewiesener Benutzerrolle auf Organisationsebene gibt es dabei unterschiedliche Berechtigungen:
- Nutzer mit den Rollen "Admin" oder "Mitglied" haben die Möglichkeit, allen Raum-Mitgliedern mit den Rollen "Admin", "Mitglied" oder "Gast" uneingeschränkt Einträge weiterzuleiten.
- Nutzer mit der Rolle "Gast" haben die Möglichkeit, Einträge an jene Raum-Mitglieder mit den Rollen "Admin" oder "Mitglied" weiterzuleiten, die bereits einen Privatchat mit dem Gast-Nutzer gestartet haben. Gast-Nutzer können selbst keine neuen Direkten Nachrichten starten, sondern müssen immer zuerst von einem vollwertigen Mitglied kontaktiert werden.
- Nutzer mit der Rolle "Externer" können weder von anderen Nutzern per Direktnachricht angeschrieben werden noch andere Nutzer außerhalb des freigegebenen "Arbeitsauftrages" kontaktieren. Eine Weiterleitung von Einträgen ist bei dieser Nutzergruppe nicht vorgesehen. Die Zusammenarbeit findet nur an den freigegebenen Einträgen statt.
Was kann weitergeleitet werden?
Neben der Möglichkeit, eine Person z. B. bei einem Eintrag zu erwähnen, können einzelne Einträge aus den verschiedenen Modulen als Privatnachricht an einen anderen Nutzer des Raumes weitergeleitet werden. Möglich ist das bei allen erstellten und gespeicherten Einträgen aus den verschiedenen Raummodulen.
Im Detail können Einträge aus den folgenden Modulen versendet werden:
Hinweis: Ein Eintrag muss mindestens einmalig gespeichert werden, bevor er an einen anderen Nutzer versendet werden kann.
Im Kommunikationsmodul abgebildete Einträge wie z. B. Aufgaben können auch aus dieser Übersicht heraus weitergeleitet werden. Lose Chat-Nachrichten / Kommentare lassen sich zwar nicht direkt weiterleiten, allerdings kann mit der Antwort-Funktion auf sie reagiert werden.
Vorgehen zum Weiterleiten von Einträgen
Wenn ein Eintrag geteilt werden soll, öffne zunächst den entsprechenden Eintrag, beispielsweise eine Aufgabe. Klicke im geöffneten Fenster dann auf das Papierflieger-Symbol oben rechts. Dabei erscheint auch der Hinweistext "An Person weiterleiten". Hier können eine oder mehrere Personen ausgewählt werden, die das entsprechende Element erhalten soll(en). Dabei kann auch eine Nachricht an die Empfänger hinzugefügt werden.
Tipp: Über das Suchfeld "Nach Name suchen ..." über der Personenliste können bestimmte Personen eingegeben und schnell gefunden werden.
Einträge können schnell in einem Team geteilt werden
Mit einem Klick auf "Weiterleiten" wird die Weiterleitung abgeschlossen. Die ausgewählte(n) Person(en) erhalten die Weiterleitung im Anschluss als Verlinkung in einer privaten Chatnachricht. Soll die Weiterleitung abgebrochen werden, ist das mit einem Klick auf "Schließen" möglich.
Sollte der Empfänger kein Leserecht haben, wird der Sender noch vor dem Versand darauf hingewiesen. Das Weiterleiten ist für den Sender dennoch möglich.
Wie wird der Inhalt dem Empfänger angezeigt?
Der Empfänger erhält den weitergeleiteten Eintrag per "Direkt Nachricht" als Link und, sofern hinzugefügt, die verfasste optionale Nachricht des Senders. Mit einem Linksklick auf den Link wird direkt der entsprechende Inhalt geöffnet, sofern der Empfänger mindestens die entsprechenden Leserechte hat.
So sieht der Empfänger den weitergeleiteten Inhalt
Der Sender kann gegebenenfalls noch nachträglich Änderungen an seiner Nachricht vornehmen. In diesem Fall wird hinter der Nachricht der Zusatz (edited) angezeigt.
Hinweis: Solltest Du aufgrund fehlender Leserechte einen weitergeleiteten Inhalt nicht öffnen können, informiere den Sender und bitte um eine entsprechende Freigabe.
Ergänzende Funktionen
Neben der Weiterleitung gibt es noch weitere Möglichkeiten, Raum-Mitglieder auf Änderungen oder Neuheiten in einem Raum aufmerksam zu machen:
- Personen können durch eine Erwähnung in Nachrichten und Kommentaren direkt angesprochen bzw. etwas gefragt werden.
- Nutzer können sich durch Erinnerungen selbst an wichtige Einträge und/oder Termine erinnern lassen, beispielsweise an eine anstehende Fälligkeit.
- Nutzer können Einträge
abonnieren, um schnell über Änderungen informiert zu werden.
- Häufig genutzte Einträge können favorisiert werden und sind damit direkt in der Seitenleiste zu finden.
- Einträge, aber auch Räume oder Dateien aus externen bzw. bei Stackfield integrierten Tools, können als Link kopiert und geteilt werden.
Handlungsmöglichkeiten für Admins
Administratoren haben weiterführende Möglichkeiten, um die Weitergabe von Modulinhalten zu beeinflussen. Dazu zählen: