Mit Aufgabenvorlagen können Nutzer Musteraufgaben anlegen und beliebig oft innerhalb eines Raumes duplizieren. Diese Muster eignen sich besonders gut für wiederkehrende Aufgaben und Prozesse, zum Beispiel für Kundenanfragen, die Rechnungsprüfung oder für das Onboarding neuer Mitarbeiter. Wer diese Vorlagen sehen, nutzen und bearbeiten darf, wird über die Rechtegruppe geregelt.
Wie erstelle ich eine Aufgabenvorlage?
Eine neue Aufgabenvorlage kann im Modul "Aufgaben" mit einem Klick auf die blaue Plus-Schaltfläche oben rechts gefolgt von der Auswahl der Option "Neue Aufgabe" erstellt werden. Danach öffnet sich eine neue Aufgabenkarte die nach belieben mit den Informationen ausgefüllt werden kann, die in der Vorlage enthalten sein sollen.
Alternativ kann eine neue Aufgabenvorlage auch mit der Wahl der Option "Aus einer Vorlage" erstellt werden. Im sich dann öffnenden Fenster kann mit Wahl der Option "Leere Aufgabe" ebenfalls eine neue Aufgabenkarte geöffnet und befüllt werden.
Sobald alle Informationen hinterlegt sind, kann die Aufgabenkarte als Vorlage gespeichert werden. Möglich ist das mit einem Klick auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts in der Aufgabenkarte, gefolgt von den Optionen "Vorlage" sowie anschließend "Als neue Vorlage speichern".
Eine Aufgabenvorlage erstellen
Im Anschluss an diese Auswahl muss der Aufgabenvorlage noch eine Beschreibung hinzugefügt werden. Mit einem Klick auf "Vorlage speichern" wird die Vorlage schließlich im Raum angelegt.
Welche Inhalte werden übernommen?
In Aufgabenvorlagen werden alle darin hinterlegten Inhalte wie Beschreibungen, zugewiesene Benutzer sowie Datumsangaben gespeichert und bei der Erzeugung einer neuen Aufgabe aus einer Vorlage übernommen. Dazu gehören auch Unteraufgabenlisten sowie offene wie auch abgeschlossene Unteraufgaben, der Bearbeitungsstatus der Aufgabe sowie angehangene Dateien.
Kommentare und Labels werden nicht in Vorlagen gespeichert. Wird eine Aufgabe aus einer Vorlage erstellt, können Kommentare und / oder Labels ergänzt werden.
Aufgabenvorlagen übernehmen darüber hinaus auch alle in einem Raum bestehenden benutzerdefinierten Felder. Das betrifft sowohl jene Felder, die vor dem Generieren einer neuen Vorlage erstellt wurden, wie auch jene, die danach erstellt wurden.
Wo finde ich eine Übersicht der Aufgabenvorlagen?
Gespeicherte Aufgabenvorlagen können in dem Raum, in welchem sie erstellt wurden, eingesehen werden. Zu finden ist die Übersicht der vorhandenen Vorlagen mit einem Klick auf die blaue Plus-Schaltfläche oben rechts in der Aufgabenkarte, gefolgt von der Auswahl der Option "Aus einer Vorlage". Dadurch öffnet sich ein Fenster, in welchem die Aufgabenvorlagen ausgewählt und bearbeitet werden können.
Die Übersicht der Aufgabenvorlagen öffnen
Wie nutze ich eine Aufgabenvorlage?
Um aus einer Aufgabenvorlage eine neue Aufgabe zu generieren, muss zunächst die blaue Plus-Schaltfläche oben rechts gefolgt von der Option "Aus einer Vorlage" ausgewählt werden. In der sich daraufhin öffnenden Übersicht kann die gewünschte Aufgabenvorlage mit einem Klick ausgewählt werden.
Anschließend öffnet sich eine Aufgabenkarte mit allen in der Vorlage hinterlegten Informationen. Die Aufgabe kann nun bei Bedarf weiter ausgefüllt werden. Mit einem Klick auf "Änderungen speichern" wird die Aufgabe erstellt.
Eine neue Aufgabe aus einer Aufgabenvorlage generieren
Aufgabenvorlagen bearbeiten und löschen
Eine Aufgabenvorlage bearbeiten
Bestehende Aufgabenvorlagen können inhaltlich angepasst werden. Möglich ist das in der Übersicht der Aufgabenvorlagen in einem Raum. Beim Fahren mit der Maus über eine Vorlage erscheint hier oben rechts der "Bearbeiten"-Button (Symbol: Stift), der mit einem Klick aktiviert werden kann.
Danach öffnet sich die Aufgabenvorlage, die nach Belieben angepasst werden kann. Gespeichert werden die Änderungen im Anschluss mit einem Klick auf "Änderungen speichern".
Eine bestehende Aufgabenvorlage bearbeiten
Alternativ kann eine Aufgabe auch zuerst anpassen, bevor man eine Aufgabenvorlage mit den neuen Inhalten überschreibt. Dazu bearbeitet man zuerst die Aufgabenkarte, die die Vorlage ersetzen soll. Über die Mehr-Schaltfläche (drei Punkte) oben rechts werden danach die Optionen "Vorlage" und "Vorhandene Vorlage überschreiben" ausgewählt. Im folgenden Menü kann man die gewünschte Vorlage schließlich auswählen und ersetzen.
Eine Aufgabenvorlage löschen
Nutzer können unter der mit dem "Bearbeiten"-Button erreichbaren Übersicht die geöffnete Aufgabenvorlage löschen. Möglich ist das mit einem Klick auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) und der Auswahl der Option "Löschen". Mit Bestätigung des Löschvorganges wird die Vorlage entfernt.
Eine Aufgabenvorlage löschen
Handlungsmöglichkeiten für Admins
Rechtegruppen definieren
Grundsätzlich können alle Rechtegruppen in einem Raum, die Aufgaben erstellen können, sowohl neue Aufgabenvorlagen erstellen wie auch bereits erstellte Aufgabenvorlagen nutzen.
Standardgemäß haben Nutzer mit den Rollen "Admin", "Mitglied" und "Gast" Zugriff auf die Aufgabenvorlagen und können auch selbst Vorlagen erstellen. "Externe" Nutzer haben keinen Zugriff auf die Aufgabenvorlagen und können auch keine eigenen Vorlagen erstellen. Admins können diese Funktionalität global unter den Berechtigungen in den Organisationseinstellungen erweitern oder einschränken. Soll ein Externer Zugang erhalten, kann er von einem Admin auf die Rolle "Gast" aufgestuft werden.