"The deluge of information will be one of the most important problems a company will have to face [in the future]. It is time to think differently."
Thierry Breton, CEO Atos
Wir befinden uns im Jahr 2019. Der Informationsüberschuss und die Geschwindigkeit, in der wir kommunizieren, sind überwältigend und werden – sagen wir es, wie es ist – manchmal sogar ziemlich unerträglich. Wir tauschen Tag für Tag etliche E-Mails aus, versuchen Antworten zu finden und strengen uns hierfür so sehr an, als wären wir auf der Suche nach dem Heiligen Gral. Wenn wir die Antwort dann tatsächlich gefunden haben, brauchen wir sie eigentlich gar nicht mehr.
Die Sache mit den E-Mails ist folgende: „People want lighter-weight things like SMS and IM to message each other.” Das zumindest sagte Mark Zuckerberg vor einigen Jahren. Und er liegt richtig. Der Austausch mit fortschrittlicheren Kommunikationstools erreicht eine Geschwindigkeit und Effizienz, die sich mit der E-Mail niemals erreichen lässt.
Gründe dafür, weshalb es nur eine Frage der Zeit ist, bis sich die E-Mail in einen wohlverdienten Ruhestand verabschieden wird, gibt es so einige:
1. E-Mails sind pure Ablenkung
Dass Du von eingehenden E-Mails abgelenkt wirst und dadurch wertvolle Arbeitszeit verlierst, ist schnell geschehen. Natürlich kannst Du Labels und Ähnliches verwenden, um Dein Postfach zu organisieren. Aber seien wir ehrlich, sobald eine E-Mail vom Kollegen hereingeflattert kommt, nimmst Du automatisch an, dass diese super wichtig sein muss: aktuelle Aufgabe unterbrochen, E-Mail geöffnet. Und was steht in der überaus wichtigen E-Mail? Informationen zu einem Treffen am nächsten Freitag … adressiert an die ganze Firma. Wo warst Du stehen geblieben, ehe Du von dieser Eilmeldung unterbrochen wurdest? Nicht so schlimm. Statistisch gesehen benötigst Du "nur" 30 Minuten, um Dich nach einer Unterbrechung wieder vollständig fokussieren zu können.
2. E-Mails behindern die Zusammenarbeit
Könnte Projektmanagement eigentlich… nun ja, ein wenig angenehmer sein? Sicher kann es das. Die Organisation mithilfe von E-Mails ist nur leider eher anstrengend. Spezielle Software hingegen fördert die Produktivität, ist vielseitig einsetzbar und vereinfacht die Suche nach Inhalten.
Spezielle Tools unterstützen außerdem schnelle Prozesse. Schnelle Fragen, schnelle Antworten, schneller Zugriff. Nehmen wir an, ein Vertriebsmitarbeiter steht vor einem Meeting mit einem sehr wichtigen Kunden. Ihm fehlen jedoch einige wichtige Daten. Das Einholen von Informationen per E-Mail kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Hinzu kommt, dass man nie weiß, ob die E-Mail angekommen oder gelesen wurde. Der Live-Chat mit Kollegen in einer Projektmanagement-Software dauert dagegen meist nur Sekunden. In den Gruppenchat beispielsweise haben mehrerer Personen Einsicht, die im Notfall reagieren können, während das Gespräch jederzeit nachvollziehbar bleibt.
3. Just another one that bites the dust: E-Mails sind veraltet
Was wir nun langsam akzeptieren müssen: Generation Z ist erwachsen geworden, raus aus er Schule und bereit den Arbeitsmarkt zu erobern. Während sich die digitale Kommunikation der Baby Boomers auf E-Mails konzentrierte bzw. beschränkte, hat Generation Y versucht diese zu revolutionieren und bereits nach kollaborativen und schnelleren Tools gesucht. Doch Generation Z arbeitet einfach nicht mehr mit E-Mails.
Diese Generation von Arbeitnehmern setzt auf das Potential von Konversationen und schätzt daher Echtzeitinformationen. Sie sind mit den neuen Technologien aufgewachsen und stellen hohe Ansprüche. So müssen sich Arbeitsplätze und Arbeitsweisen früher oder später an ihren Lifestyle anpassen. Mit langen und überdetaillierten E-Mails kann man also nicht mehr rechnen. Eines ist jedoch sicher: Mit veralteter Technik lassen sich schnell potentielle Arbeitnehmer vergraulen.
4. E-Mails fördern Abhängigkeiten
Auf die Antwort eines Kollegen zu warten kann bisweilen eine halbe Ewigkeit dauern. Man wartet darauf, dass eine Aufgabe erledigt wird und dann darauf, eine E-Mail-Bestätigung zu erhalten. Ohne diese kann der eigene Arbeitsschritt nicht begonnen werden und das ganze Projekt verschiebt sich nach hinten. Nicht selten wurde eine Aufgabe zwar erfüllt, der betreffende Kollege jedoch nicht oder erst sehr spät darüber informiert. Findet die Kommunikation via E-Mail statt, ist oftmals auch nicht klar ersichtlich, an welcher Stelle das Projekt aktuell hängt, wer im Augenblick verantwortlich ist und woran gearbeitet wird. Die Prozesse werden undurchsichtig und der Fortschritt gehemmt.
Mit fortschrittlicheren Lösungen wie Collaboration Tools dagegen, können Arbeitsprozesse optimal abgebildet und Informationen schnell und einfach bereitgestellt werden – und zwar für alle, die am Projekt bzw. der Aufgabe beteiligt sind. Aufgabenstatus informieren über den aktuellen Stand der Dinge und zugehörige Informationen lassen sich von jedem Berechtigten abrufen.
E-Mails können, wie gesagt, zwar mit Labels priorisiert werden – um eine reibungslose Zusammenarbeit zu garantieren, fehlt es dem Medium allerdings an Transparenz.
5. E-Mails unterstützen keine Workflows
Als reines Push-System unterstützen E-Mails auch die Zusammenarbeit mit Workflows nicht. Anstatt sich auf die Erledigung der Aufgaben zu konzentrieren, kämpft das Team mit einer schlechten Organisation des Projektes. Informationen verschwinden im wahrsten Sinne des Wortes in den diversen Postfächern der Teammitglieder. Keiner weiß an welchem Punkt sich die Aufgabe aktuell befindet, ob sie bei jemandem in Bearbeitung ist und auch die Zuständigkeiten der Teammitglieder sind womöglich nicht klar festgehalten.
Da E-Mails die Arbeitsprozesse nicht für jedermann visualisieren und Informationen in einem undurchsichtigen Netzwerk hin und her fließen, machen sie es für ein Team geradezu unmöglich, einen klaren Workflow zu verfolgen. Ein Aufgabenboard, Aufgabenzuweisungen, Fristen und Status bilden dagegen die optimale Lösung um alle Arbeitsschritte übersichtlich darzustellen. So können auch agile Workflows, welche eine effiziente Zusammenarbeit bei Projekten unterstützen, ohne viel Aufwand implementiert werden.
6. E-Mails sind Zeitfresser
Glaubt man den Aussagen von Forbes, checken wir täglich ganze 15 Mal unsere E-Mails und verbringen durchschnittlich 2,5 Stunden der Arbeitszeit in unseren Posteingängen. Eindeutig zu viel, wenn man sich überlegt, was man in dieser Zeit stattdessen schaffen könnte. Warum ist das so? Wir haben Angst wichtige E-Mails zu verpassen, suchen nach Informationen in unterschiedlichen E-Mail-Verläufen mit dem selben Gesprächspartner, versuchen dann den Gesprächszusammenhang wieder herzustellen usw. Die Liste lässt sich fortsetzen.
7. Die E-Mail ist nicht so leicht zugänglich, wie gemeinhin angenommen
Es gibt noch immer viele Unternehmen, in denen der Zugriff auf E-Mails außerhalb des Büros nicht möglich ist, weshalb die Mitarbeiter gezwungen sind im Büro zu arbeiten. Die Möglichkeit im Homeoffice und remote zu Arbeiten ist in solchen Fällen nicht gegeben. Doch gerade das wird zunehmend gefordert. In Zukunft soll es möglich sein, von überall aus zu arbeiten.
Projektmanagement-Tools aus der Cloud sind die weitaus bessere Option, wenn es darum geht, den Ansprüchen der Arbeitswelt 4.0 gerecht zu werden. So erhalten die Angestellten einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Informationen. Wichtig ist, den Sicherheitsaspekt nicht zu vernachlässigen und eine Lösung zu wählen, die alle Daten sicher verschlüsselt und vor fremdem Zugriff schützt. Und damit wären wir beim nächsten Punkt:
8. E-Mails sind alles andere als sicher
Der Zugriff auf sensible Informationen aus dem E-Mail-Verkehr – insbesondere bei einer fehlenden Zwei-Faktor-Authentifizierung – ist heutzutage gefährlich einfach. Und das ist nicht alles. Die Folgen eines solchen Angriffs sind immens und nur in hohem Maße geschäftsschädigend, unter Umständen drohen auch erhebliche rechtliche Konsequenzen.
Sensible Firmeninterna wie Informationen zum neuen Produkt/Projekt, personenbezogene Daten von Kunden, wichtige Geschäftskontakte – diese Daten sollten sicher unter Verschluss bleiben, nicht wahr? Die richtige Alternative ist eine Kommunikationstool mit clientseitiger Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, dessen Serverstandort im besten Fall in Deutschland liegt. Achte darauf, eine DSGVO-konforme Software zu verwenden. Alle Informationen zu unseren Sicherheitsstandards findest Du hier.
9. Das E-Mail-Postfach sollte besser Spam-Fach heißen
Seien wir ehrlich: wie viel Prozent der E-Mails, die tagtäglich im Postfach landen, sind tatsächlich relevant? Wenn Dir gerade bewusst wird, dass ein Großteil der „Nachrichten“ aus Werbung, irrelevanten Anfragen und Spam besteht, sei Dir zumindest sicher: Du bist definitiv nicht die einzige Person, der es so geht.
Collaboration Tools funktionieren ganz anders. Du wirst nur zu jenen Kommunikationskanälen hinzugefügt, die auch wirklich relevant für Dich sind, also erhältst Du auch lediglich jene Informationen, die Dich betreffen. Lästiges Löschen und Verschieben fällt weg.
10. E-Mail-Kommunikation ist nicht günstig
Einige Provider bieten sehr günstige bis kostenlose Lösungen, was für den ein oder anderen ein ausschlaggebendes Kriterium sein mag. Aber: Wie wir in einem unserer letzten Blogbeiträge bereits erwähnt haben, kann der Preis, den die Nutzer kostenloser Software zahlen, dennoch sehr hoch sein. Denn dann ist unter anderem mit mehr Ausfallzeiten, weniger Funktionen, Sicherheitslücken und einem hohes Maß an Frustration zu rechnen.
Die neue Arbeitswelt fordert fortschrittlichere Lösungen
Wir alle wissen, dass Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg ist. Die E-Mail hat sich noch nicht aus der Geschäftswelt verabschiedet. Gerade in der externen Kommunikation lässt sie sich noch nicht vollständig ersetzen. Intern jedoch kann sie nicht mehr als zeitgemäße Lösung zur Zusammenarbeit betrachtet werden. Die Zukunft der Arbeitswelt, in der Remote Work und produktives Arbeiten immer wichtiger werden, fordert neue Lösungen. E-Mails können eine Projektmanagement-Software in keinster Weise ersetzen. Projektmanagement-Tools haben allerdings eine große Chance die E-Mails zu ersetzen. Diese Chance ist heute größer denn je.