Agile Zusammenarbeit in der Verwaltung

Du möchtest die Verwaltung in Deinem Amt oder in Deiner Behörde mit agiler Zusammenarbeit flexibler, schlanker und schneller machen? Du fragst Dich aber, wie Du eventuelle Hürden bei der Digitalisierung im öffentlichen Dienst erfolgreich überwinden kannst? Wir zeigen Dir, welche Methoden und Werkzeuge sich in der Praxis bewährt haben!

Inhalt des Artikels:
• Was bedeutet agile Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung überhaupt?
• Wie profitieren öffentliche Verwaltungen von agiler Zusammenarbeit?
• Voraussetzungen für eine agile Zusammenarbeit in der Verwaltung
• Welche Methoden für agile Zusammenarbeit in der Verwaltung gibt es?
• Fazit: Agile Zusammenarbeit als Chance für Verwaltungen

Was bedeutet agile Zusammenarbeit in der öffentlichen Verwaltung überhaupt?

Mit der agilen Zusammenarbeit in der Verwaltung führst Du eine neue Art der Zusammenarbeit in Deinem Team ein: Bisherige Verwaltungspraktiken werden mit agilen Prinzipien kombiniert. Ziel ist es, flexibler, effizienter und nutzerzentrierter zu arbeiten.

Dabei verfolgt agile Zusammenarbeit in der Verwaltung zwei Hauptziele:

1. Du kannst damit gesetzliche Vorgaben zur Verschlankung von Verwaltungsprozessen erfüllen.
2. Durch die eine Optimierung der Prozesse kannst Du die Dienstleistungen für die Bürger verbessern.

Wie profitieren öffentliche Verwaltungen von agiler Zusammenarbeit?

Mit der agilen Zusammenarbeit kannst Du in Deiner Verwaltung flexibler auf gesellschaftliche und politische Veränderungen reagieren. Agil bedeutet hier also, dass Arbeitsprozesse und Services schneller an neue Gegebenheiten anpassbar sind. Moderne Arbeitsmittel oder gesetzliche Bestimmungen kannst Du so leichter in den Arbeitsalltag Deines Teams integrieren bzw. notwendige Veränderungen schneller umsetzen.

Dadurch ergeben sich für Deine Behörde zahlreiche Vorteile:

✅ Steigerung der Effizienz
Durch die Eliminierung unnötiger Prozesse kannst Du Ressourcen effektiver einsetzen. Das ist gerade in Zeiten des Personalmangels besonders relevant.

✅ Bürgerzentrierung
Generell legt die agile Zusammenarbeit einen starken Fokus auf die Bedürfnisse der Bürger. Durch regelmäßiges Feedback und iterative Prozesse kannst Du so Dienstleistungen stärker an den tatsächlichen Anforderungen der Bürger ausrichten.

✅ Bessere Arbeitsatmosphäre
Agile Zusammenarbeit durchbricht oft veraltete Muster und setzt mehr auf Eigenverantwortung und Teamarbeit. Für viele Mitarbeiter kann das ein echter Weckruf sein. Deine Mitarbeiter fühlen sich besser Eingebunden und wertgeschätzt, was in der Regel zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einer geringeren Fluktuation führt.

✅ Innovationsförderung
Die Ermutigung kreativ zu Denken und neue Lösungswege zu beschreiten, kann neue Ideen und Lösungsmöglichkeiten entfalten. Das kann dazu führen, dass moderne und zukunftsorientierte Services entstehen, die zugleich den Anforderungen der Bürger gerecht werden.

Voraussetzung für eine agile Zusammenarbeit in der Verwaltung

Entscheidende Voraussetzung für die agile Zusammenarbeit ist insbesondere ein agiles Mindset zu etablieren. Nur so kann Flexibilität, schnelles Reagieren auf Veränderung und kontinuierliche Verbesserung, als Teil einer neuen Kultur entstehen. Dafür braucht es:

• Mehr Eigenverantwortung: Du solltest eine Kultur einführen, in der eigenverantwortliches Arbeiten gelebt wird.
• Neue Problemlösestrategien: Ermuntere Deine Mitarbeiter, out of the box zu denken und neue Blickwinkel bzw. Herangehensweisen zu wagen.
• Fehlerkultur: Fehler sollten okay und Anreiz zum Lernen sein.
• Vertrauen: Gib Deinen Teammitgliedern den Raum, sich in ihre neuen Rollen einzufinden.
• Transparenz: Silo-Denken ist oft hinderlich, weshalb Du wichtige Informationen den entsprechenden Mitarbeitenden zur Verfügung stellen solltest.

Welche Methoden für agile Zusammenarbeit in der Verwaltung gibt es?

Bei der Einführung von agiler Zusammenarbeit in Deiner Verwaltung oder Behörde stehen Dir verschiedenen Methoden aus dem agilen Projektmanagement zur Verfügung.

Die Kanban-Methode

Die Kanban-Methode konzentriert sich auf die Visualisierung von Arbeitsprozessen. Sie setzt auf eine übersichtliche Darstellung der Aufgaben auf einer digitalen Pinnwand, auch Kanban Board genannt. In der Regel besteht das Kanban Board aus drei Spalten: Zum Beispiel betitelt mit „zur Erledigung“, „in Bearbeitung“ und „zur Abnahme“. So ist im Team immer klar, wer wann welche Aufgabe erledigen muss. Die einfache und übersichtliche Darstellung führt dazu, dass damit auch Mitarbeitende gut zurechtkommen, die bisher kaum digitale Tools zur Arbeitsorganisation genutzt haben.

Kanban eignet sich besonders für Verwaltungen, die einen kontinuierlichen Arbeitsfluss haben und Flexibilität in ihren Projekten benötigen. Es ist ideal für Teams, die an laufenden oder sich wiederholenden Aufgaben arbeiten und ihre Prozesse schrittweise verbessern möchten.

Die Scrum-Methode

Die Scrum-Methode ist ein Rahmenwerk für agiles Projektmanagement. Ziel ist in iterativen Prozessen, sogenannte Sprints zu arbeiten, das heißt es schließt sich eine kurze Projektphase an die nächste an.

Jedes Projekt besteht aus aufeinanderfolgenden Sprints und dauert dabei jeweils ein bis vier Wochen. In dieser Zeit arbeitet das Team an einem Zwischenziel. Am Ende des Sprints werden die Ergebnisse des Zwischenziels präsentiert und ausgewertet und bilden die Basis für das weitere Vorgehen im nächsten Sprint. In engem Kontakt bleibt das Team mit einem kurzen täglichen Meeting, dem Daily Scrum. Das übergeordnete Projektziel ist lediglich als Vision formuliert. Da das bestmögliche Ergebnis sich erst im Projektverlauf herausstellt. Aufgabenbündel / Phasen / Sprints / Ziele etc. kannst Du auf Stackfield über benutzerdefinierte Felder abbilden.

Scrum ist am besten für Verwaltungen geeignet, die in klar definierten Projektphasen arbeiten und schnell auf Veränderungen reagieren müssen. Es eignet sich für Teams, die komplexe Projekte in überschaubare Teile aufteilen und diese in kurzen Zeitrahmen effektiv umsetzen möchten.

Design Thinking

Design Thinking ist ein Ansatz zur Problemlösung, der die Probleme und Bedürfnisse der Endnutzer in den Fokus stellt. In der kommunalen Zusammenarbeit könnte beispielsweise eine Frage sein: Wie können die Dienstleistungen für die Bürger optimiert werden?

Auch diese Methode besteht – ähnlich der Scrum-Methode – aus einem iterativen Prozess, indem Empathie für die Benutzer, Ideenfindung, Prototyping und Testen kontinuierlich wiederholt und optimiert werden.

Design Thinking wird oft in den frühen Phasen der Produkt- oder Serviceentwicklung eingesetzt, um tiefe Einblicke in die Bedürfnisse und Wünsche der Benutzer zu gewinnen. Daher eignet sich die Methode eher für Verwaltungen, zu Beginn eines Projekts oder wenn neue, innovative Lösungen für ein komplexes Problem benötigt werden.

Fazit: Agiles Arbeiten als Chance für Verwaltungen

Die Einführung agiler Zusammenarbeit bietet Deiner Verwaltung viele Chancen schneller auf Veränderungen zu reagieren, die Effizienz zu steigern, eine bessere Arbeitsatmosphäre zu schaffen und generell starre Hierarchien und Prozesse aufzulösen.

Jede vorgestellte Methode bietet Dir unterschiedliche Ansätze und verfolgt jeweils einen anderen Zweck. Dabei ist auch eine Kombination vorstellbar und oft auch gängige Praxis. Während Kanban und Scrum sich auf die Verbesserung der Arbeitsprozesse und Effizienz konzentrieren, legt Design Thinking den Schwerpunkt auf Innovation und Nutzerzentrierung. Die Wahl der Methode hängt also von Deinen spezifischen Anforderungen, Zielen und dem Kontext ab.