Agiles Projektmanagement ist bei weitem der beliebteste Ansatz und in vielen Fällen auch derjenige, der den größten Nutzen für Unternehmen bietet, denn es hilft Projektteams dabei,
- Produktfehler zu reduzieren,
- die Produktivität des Teams zu verbessern,
- und den Wert des Produkts und des Unternehmens zu steigern.
Das sind gute Gründe, sich das Konzept etwas genauer anzusehen!
Was ist Agiles Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement bezeichnet eine Reihe von Methoden. Es ist also ein Oberbegriff für ein ganzes Set an Frameworks und Praktiken, die für Projekte entwickelt wurden, die Geschwindigkeit und Flexibilität erfordern. In vielen Fällen haben die Projekte mit Softwareentwicklung zu tun, aber nicht immer. Agile Verhaltensweisen sind nicht an ein bestimmtes System gebunden und können auch ohne ein solches implementiert werden. Vielmehr helfen sie dabei, eine kollaborative, transparente und agile Umgebung zu schaffen.
Es geht um mehr als um Projektmanagement-Methoden wie Scrum, Kanban, Lean, Extreme Programming oder Feature-Driven Development. Es geht nicht nur um die Besetzung von Rollen wie der des Scrum Masters oder des Product Owners. Auch ist agile Entwicklung mehr als das Praktizieren von Sprints, Stand-ups oder testgetriebener Entwicklung.
Agile Modelle basieren auf einem flexiblen Ansatz. Die Teammitglieder arbeiten in kleinen Phasen und Teams, um ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung zu liefern. Jeder Meilenstein oder jedes Update wird anhand der Kundenanforderungen getestet, anstatt sich auf ein einziges finales Endprodukt zu fixieren. In der Regel ist es notwendig, die verschiedenen Teilaspekte des Produkts im laufenden Betrieb zu testen, um dann zu beurteilen, ob sie funktionieren oder nicht. Verschiedene Produkt-Updates aufteilen, einzeln bearbeiten, nacheinander testen und dabei flexibel zu bleiben - das ist der agile Weg zum erfolgreichen Produkt.
Methoden, die Teil des agilen Modells sind (Scrum, Kanban, Lean, XP-Programmierung usw.), eignen sich besonders für Unternehmen und Branchen, die sich in einem Umfeld ständiger Veränderung befinden und das gilt speziell für komplexe Projekte.
Vor diesem Hintergrund erlaubt es der agile Ansatz, auch in der Endphase der Entwicklung vorurteilsfrei auf Veränderungen einzugehen. Agile...
- zielt darauf ab, den höchstmöglichen Geschäftswert zu liefern
- basiert auf der Erfassung von Informationen in Echtzeit
- setzt ein umfassendes Management von Kosten, Zeit und Projektumfang voraus
Agile folgt also einem wertorientierten Ansatz, der es Projektmanagern ermöglicht, Ergebnisse mit hoher Priorität und hoher Qualität zu liefern.
Die Umsetzung dieses Konzepts setzt Kenntnisse über die Planung von Projekten, Aufgaben und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten voraus. Dabei reduziert Agiles Projektmanagement die Komplexität eines jeden Vorhabens, indem es dieses nach folgenden Kriterien herunterbricht:
- Fristen
- Produktbestandteile
- Testzyklen
Wo liegen die Ursprünge des Agilen Projektmanagements?
Agiles Projektmanagement ist eine Antwort auf die Einschränkungen traditioneller Methoden, die Mitte der 1990er Jahre wegen ihrer fehlenden Flexibilität und Anpassungsfähigkeit kritisiert wurden.
Die verschiedenen Elemente, aus denen sich die Agile Projektmanagement-Methodik zusammensetzt, gibt es schon seit mehreren Jahrzehnten. Zwei Ereignisse haben jedoch dazu beigetragen, den Grundstein für den erfolgreichen Ansatz zu legen:
"The New Product Development Game"
Im Jahr 1986 erschien in der Harvard Business Review ein Artikel von Hirotaka Takeuchi und Nonaka Ikujiro unter dem Titel " The New New Product Development Game ". Darin wird eine neue Form der Produktentwicklung beschrieben, die sich an den Taktiken eines Rugbyspiels orientiert.
Teammitglieder können demnach ihr Ziel bestmöglich erreichen, indem sie das Spiel in einzelne Sequenzen herunterbrechen - ähnlich der Vorgehensweise auf dem Rugby-Spielfeld - und die jeweilige Situation immer wieder neu bewerten, um daraus eine angemessene Strategie zu entwickeln. Dadurch sollen die Projekte so gestaltet werden, dass die erzielten Ergebnisse voll und ganz den Erwartungen und Bedürfnissen des Kunden entsprechen.
"The Agile Manifesto"
2001 traf sich eine Gruppe von Software- und Projektexperten, um zu diskutieren, welche Eigenschaften ihre erfolgreichsten Projekte gemeinsam hatten. Aus ihren Schlussfolgerungen wurden die Werte und Prinzipien extrahiert, auf denen heute das Agile Projektmanagement basiert - veröffentlicht unter dem Titel " The Agile Manifesto".
Das Agile Manifest skizziert 12 Prinzipien für Agile. Die wichtigsten Punkte beziehen sich auf kurzfristige Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, unterstützt durch eine ausgeprägte Feedback-Kultur und eine nahtlose und offene Kommunikation unter Einbeziehung aller Beteiligten. Flache Hierarchien und ein motivierendes Umfeld werden ebenfalls als wesentliche Bestandteile eines erfolgreichen agilen Projekts angesehen.
Diese Werte sollen agile Teams vertreten:
- Individuen und Interaktionen stehen vor Prozessen und Tools.
- Funktionierende Software steht vor umfassender Dokumentation.
- Zusammenarbeit mit dem Kunden steht vor Vertragsverhandlungen.
- Reagieren auf Veränderungen steht vor dem Befolgen eines Plans.
Welche Methoden umfasst Agiles Projektmanagement?
Wenn sich ein agiles Team dafür entscheidet, sich an Konventionen zu halten, die den agilen Werten und Prinzipien folgen, dann folgt die Anwendung einer agilen Methodik. Werfen wir einen Blick auf einige Methoden, die innerhalb der agilen Bewegung Standard sind.
Scrum
Die Scrum-Methodik ermöglicht es, komplexe Projekte, die in dynamischen und sich ändernden Umgebungen entwickelt werden, flexibel anzugehen. Sie basiert auf teilweisen und regelmäßigen Lieferungen von fertigen und funktionierenden Zwischenprodukten, basierend auf dem Wert, den sie dem Kunden bieten sollen.
Die Methode ist ideal um Projekte innerhalb einer komplexen Umgebung zu managen, die schnelle Ergebnisse verlangt und bei der Flexibilität eine Voraussetzung ist. Scrum bietet eine Agilität, bei der Ergebnisse immer einen Mehrwert versprechen - auch dann, wenn kurzfristig auf eine sich ändernde Wettbewerbssituation reagiert werden muss, wenn die Fluktuation im eigenen Team hoch ist oder wenn Ineffizienzen systematisch erkannt und gelöst werden müssen.
In Scrum hat die Produktentwicklung einen festen „Lebenszyklus“. Jede Phase muss mit dem Folgenden korrespondieren:
- Was und wer? Was ist das Produkt, das wir nach Abschluss des Sprints erreichen wollen, und auf welche Rollen werden gewisse Aufgaben verteilt?
- Wann? Wo liegen die Deadlines und Meilensteine des Sprints?
- Wie? Welche Tools werden zur Anwendung der agilen Prozesse eingesetzt?
Falls Du Dich nun fragst, wie dieser „Lebenszyklus“ aufgebaut ist und worum genau es sich eigentlich bei einem „Sprint“ handelt, noch einmal zum Verständnis: Projektteams, bei denen Scrum zum Einsatz kommt, arbeiten in sogenannten Sprints. Das bedeutet im Grunde nichts anderes, als dass sie den Entwicklungsprozess in kurze, meist zweiwöchige Sequenzen (Sprints) aufteilen, an deren Ende sie ein fertiges Zwischenprodukt liefern. Der Sprint ist einer von fünf festen Scrum-Events. Die anderen vier finden regelmäßig innerhalb der jeweiligen Sprints statt:
- Sprint Planning: Im ersten Meeting legt das Team fest, was in der festgelegten Zeitspanne, die der Sprint umfasst, erreicht werden kann und somit zu erreichen ist. An diesem Punkt werden dem folgenden Sprint also Anforderungen, die es während des Projekts umzusetzen gilt, zugeordnet.
- Daily Scrum: Im Verlauf des Sprints treffen sich alle Teammitglieder täglich zu einem Stand-up-Meeting, in dem auf Basis des Fortschritts die kommenden 24 Stunden geplant werden.
- Sprint Review: Die Sprint Review findet am Ende des Sprints statt, um das fertige Increment (Zwischenprodukt) vorzustellen. Das Team aktualisiert gegebenenfalls den Backlog (Anforderungskatalog) und eruiert, was als nächstes zu tun ist.
- Sprint Retrospective: Den Abschluss des Sprints markiert jedoch die Retrospective, welche die Prozesse des Teams genauer beleuchtet und offenbart, was gut und was weniger gut lief, um den Beteiligten Optimierungsoptionen für den weiteren Verlauf aufzuzeigen.
Kanban
„Visuelle Karten“, das bedeutet der Begriff Kanban wörtlich übersetzt und genau das beschreibt auch den Ansatz sehr treffend. Kanban als Projektmanagementmethode ist weniger komplex und streng geregelt als Scrum. Das Hauptanliegen: die Steigerung der Effizienz durch klare Workflows. Letztlich sollen die zu erledigenden Aufgaben möglichst schnell abgehakt werden, und hierfür gelten nach dem Kanban-Prinzip drei grundlegende Gesetze:
- Workflows werden mithilfe eines Kanban Boards visualisiert.
- Work in Progress (Aufgaben in Bearbeitung) werden streng begrenzt.
- Die Durchlaufzeit der Aufgaben wird überwacht und optimiert.
Drei klare Regeln, mit denen Kanban das Ziel verfolgt, den Fokus der Arbeit auf wenigen Aufgaben zu halten, um diese möglichst effizient durchführen zu können. Multitasking ist hier also nicht gerne gesehen.
Doch wo liegt die Agilität? Kanban legt weder strikte Regeln fest noch werden starre Rollen- und Terminvorgaben vorgeschrieben. Das bedeutet, dass der Anforderungs-Backlog jederzeit ausgeweitet, eingeschränkt oder neu priorisiert werden kann. Kurzfristige Änderung sind quasi immer möglich, da es keine festen Sprints gibt, die exakt ausgeführt werden müssen.
Sowohl in Kanban als auch in Scrum kommen Boards zum Einsatz, die den Projektteams einen guten Überblick über die eigenen Prozesse geben. Die beiden Methoden werden daher nicht selten verwechselt, weshalb wir uns in einem anderen Artikel genauer mit den Unterschieden und Eigenheiten von Scrum und Kanban beschäftigt haben.
So wirkt sich das Agile Projektmanagement auf Organisationen aus
Der Mensch als Teil agiler Prozesse
Ein agiler Ansatz stellt die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den am Projekt Beteiligten in den Vordergrund. Mehr als die Definition einzelner Rollen wird daher die Festlegung der Ziele, die als Team erreicht werden sollen, angestrebt. Schwierigkeiten treten dann auf, wenn Einzelpersonen nicht in der Lage sind, ihre Rollen unter den Bedingungen des Selbstmanagements zu entwickeln, wenn sie Schwierigkeiten haben, als Team zu arbeiten oder wenn ihr Stresslevel aufgrund der Häufigkeit der Sprints und ihrer Dynamik steigt. Die richtige Auswahl des Personals, die Überwachung der Leistung sowie des Motivations- und Zufriedenheitsniveaus sind der Schlüssel zum Erfolg der Implementierung der agilen Methodik.
Agile Prozesse und ihre Auswirkungen auf den Fortschritt
Wenn eine agile Methode angewendet wird, werden Prozesse zur zweiten Priorität. Statt einer Struktur, die auf Phasen basiert, findet die Entwicklung in Sprints oder Etappen statt, die geändert werden können. Insgesamt ist das natürlich ein weitaus flexibleres Konzept, das eine schnellere Anpassung und kurzfristige Planänderungen ermöglicht. Bei der Dokumentation ist allerdings etwas mehr Aufmerksamkeit gefordert, denn häufig basiert diese im agilen Umfeld größtenteils aus mündlichen Dialogen und Board-Kommunikation.
Agile Prozesse und ihre Auswirkungen auf das Produkt
Am deutlichsten sind die Effekte von agilen Methoden auf das Produkt zu beobachten. Anstatt sich auf den ursprünglichen Entwurf zu beschränken, hat die Erfüllung der Kundenbedürfnisse zu jeder Zeit höchste Priorität. Ergebnisse sind mit dem ersten Increment vorhanden, das Gesamtbild kann sich jedoch mit jeder Iteration weiter verbessern. Nur durch die vorhandene Flexibilität, die es dem Team ermöglicht, kurzfristig auf Veränderungen am Markt zu reagieren, lässt sich letztlich das bestmögliche Produkt erschaffen.
Was sind die Vorteile des Agilen Projektmanagements?
- Verbesserte Produktqualität: Agile Methoden fördern eine proaktive Herangehensweise der Teammitglieder im Streben nach Produktqualität. Darüber hinaus wird durch die Flexibilität und die kontinuierliche Verbesserung der Produkteigenschaften das Endergebnis deutlich verbessert.
- Erhöhte Kundenzufriedenheit: Der Kunde ist zufriedener, wenn er während des gesamten Entwicklungsprozesses miteinbezogen wird. Durch verschiedene Präsentationen und die Auslieferung der Inkremente erlebt der Kunde die im Prozess umgesetzten Verbesserungen unmittelbar.
- Erhöhte Mitarbeitermotivation: Selbstorganisierte Teams fördern die Entwicklung eines kreativen und innovativen Umfelds.
- Kollaboratives Arbeiten: Die Aufteilung der Arbeit auf verschiedene Teams und Rollen sowie die Durchführung häufiger Meetings ermöglichen eine bessere Organisation der Arbeit.
- Kontrolle und Vorhersagbarkeit: Die Möglichkeit, das Produkt während des gesamten agilen Prozesses zu überprüfen und anzupassen, erlaubt es allen Projektmitgliedern, ihre Arbeit zu kontrollieren, was die Vorhersagbarkeit von Zeit und Kosten verbessert.
- Kostenreduzierung: Agiles Projektmanagement schließt die Möglichkeit des absoluten Scheiterns eines Projekts praktisch aus, da Fehler während der Entwicklung identifiziert werden, wodurch das Team frühzeitig in der Lage ist zu handeln. Verloren ist dann nicht das Gesamtprojekt inklusive aller Investitionen, sondern lediglich ein Zwischenergebnis.
Was sind die Nachteile des Agilen Projektmanagements?
Nicht alle Unternehmen haben agile Methodiken von Anfang an mit Begeisterung angenommen, denn es gibt einige Dinge, die irgendwann schwieriger zu handhaben sind als bei traditionelleren Ansätzen wie Waterfall.
Es besteht die Gefahr, dass die Dokumentation auf der Strecke bleibt, was den Einstieg für neue Mitarbeiter erschwert.
Die Ressourcenplanung ist eine größere Herausforderung, da nicht vom ersten Tag an feststeht, wie das endgültige Produkt aussehen wird. Das kommt dem Endprodukt zwar zugute, doch eine genaue Einschätzung der Kosten und des Zeitaufwands ist so natürlich schwierig. Und je umfangreicher und komplexer das Projekt wird, desto herausfordernder wird diese Aufgabe.
Dadurch, dass man es sich bei Agile vorbehält, flexibel zu bleiben und Änderungen stets willkommen zu heißen, besteht außerdem die Gefahr, im Prozess auf Abwege zu geraten. Es gibt kein klares Ende bzw. genau festgesteckte Projektgrenzen und Teams benötigen einiges an Erfahrung, um am Ende nicht den Fokus zu verlieren oder gar einem Scope Creep entgegenzusteuern.
Agiles Projektmanagement in der Praxis: Wie nutzen Unternehmen agile Prozesse?
Obwohl es für die Softwareentwicklung geschaffen wurde, ist das Agile Projektmanagement ein vielseitiges Konzept, das für Projekte unterschiedlichster Art angewendet werden kann. Vom Software Development bis hin zu HR: Agile kann die Herangehensweise einer Organisation an die Produktentwicklung, das Projektmanagement im Allgemeinen und die Umsetzung interner Prozesse revolutionieren.
In der Praxis kommen häufig hybride Varianten zum Einsatz, wobei es sich um einen Mix aus mehreren agilen Ansätzen oder auch um eine Verschmelzung agiler und traditioneller Methoden handeln kann. Hybride Modelle beinhalten also nicht nur die Verwendung verschiedener Ansätze, je nach Phase des Projekts, sondern auch Möglichkeiten zur Übernahme agiler Praktiken in Kaskadenprozesse.
So könnte man zum Beispiel auf Modelle stoßen, die Praktiken von Agile mit einem traditionellen Wasserfall-Ansatz mischen. Während das Agile Projektmanagement einer sich wiederholenden Entwicklung folgt und flexibel ist, folgt das traditionelle einem schrittweisen Entwicklungsprozess und benötigt eine akribische Planung. Der hybride Ansatz nutzt die Stärken beider, um einen vordefinierten Projektzeitplan zu erreichen, innerhalb der Prozesse aber dennoch flexibel zu bleiben - durch einen zyklischen Prozess mit mehreren Test- und Feedbackschleifen.
Eine weitere hybride Vorgehensweise wäre eine Kombination aus Scrum und Kanban - Scrumban sozusagen -, bei der die besten Eigenschaften beider Methoden verschmolzen werden. So soll eine flexible Entwicklung ermöglicht werden, die an sich ändernde Situationen angepasst werden kann und bei der Prozesse mit einem strikten Work-in-Progress-Limit kontinuierlich verbessert werden.
Erwähnenswert ist dabei, dass die Ausprägung eines hybriden Frameworks je nach Projekt variieren kann.
Laut dem 14th Annual State of Agile Report sind Scrum und Scrumban (68 %) derzeit die am häufigsten verwendeten Projektmanagement-Ansätze in den Unternehmen.
Agile Methoden und Projektmanagement-Lösungen
Es gibt verschiedene Tools auf dem Markt, die agile Methoden unterstützen. Für Scrum ist Jira eines der gebräuchlichsten, obwohl es als recht komplexe Lösung vielleicht nicht für jedes Team die passende ist, insbesondere wenn Teams ein intuitives Tool suchen, das von allen Teammitgliedern leicht bedient werden kann.
Neben der hohen Datensicherheit zählen die hohe Flexibilität und die leichte Bedienbarkeit zu den größten Vorteilen von Stackfield. Der Funktionsumfang innerhalb der einzelnen Räume wie auch organisationsübergreifende Features lassen sich individuell zusammenstellen und einschränken, sodass die Plattform immer nur so umfangreich ist, wie es die Arbeit im jeweiligen Team und in der jeweiligen Organisation erfordert.
Mithilfe des Kanban Boards lassen sich Backlogs hinterlegen, zyklische Workflows visualisieren und agile Arbeitsweisen unterstützen. Dabei können auch konkrete Abnahme-Workflows mit festen Regeln dazu, welchen Status eine Aufgabe nach Bearbeitung erhalten und durch wen sie abgenommen werden soll, hinterlegt werden. So lässt sich die Bearbeitung von Aufgaben strukturiert umsetzen.
Alle Elemente, seien es Aufgaben, Seiten oder Termine, lassen sich kommentieren und mit Dateianhängen versehen. Das Kommunikationsmodul liefert dabei einen genauen chronologischen Verlauf über alle Aktionen und den gesamten Austausch im Team. Gleichzeitig bleibt der Austausch zu einem Element immer über das Element selbst abrufbar.
Aufgabenkarten können mithilfe der benutzerdefinierten Felder exakt an die Arbeitsweise des Teams angepasst werden. Verwende Checklisten, erstelle Drop-down-Auswahllisten oder füge zusätzliche Felder für Datierungen, Texte und Beschreibungen, Nummern oder eine weitere Benutzerauswahl hinzu. So lassen sich alle wichtigen Informationen übersichtlich und entsprechend der im Raum behandelten Thematik hinterlegen.
Mithilfe des Gantt Diagramms lässt sich ein Projektzeitplan erstellen, der eine konkrete Reihenfolge für Aufgaben inklusive aller Abhängigkeiten und Meilensteine abbildet. So kannst Du schnell und einfach feststellen, ob Engpässe entstehen oder Raum zur Optimierung besteht, während Du einen genauen Überblick über den Gesamtverlauf des Projekts behältst.
Stackfield ist eine umfassende Projektmanagement Software mit deutschen Unternehmens- und Serverstandorten und höchsten Sicherheitsvorkehrungen, die trotz des breiten Funktionsspektrums so schlank wie möglich bleibt.
Die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Methodik ist nicht ganz einfach. Bei der Entscheidung müssen die Stärken und Schwächen der einzelnen Methoden sowie die des Projekts selbst berücksichtigt werden. Eine Verallgemeinerung ist kaum möglich, da eine Methode nicht pauschal als gut oder schlecht eingestuft werden kann, sondern lediglich besser oder schlechter an bestimmte Anforderungen angepasst sein kann als eine andere. Hybride Methoden in individuellen Ausführungen können nötig sein, um den Bedürfnissen eines Projekts optimal entgegenzukommen. Ein agiler Ansatz ist im Projektmanagement oft sinnvoll und wer sein Projekt kennt und die Merkmale genauer beleuchtet, findet mit großer Wahrscheinlichkeit auch Aspekte darin, bei denen Agiles Projektmanagement einen Mehrwert bringt.