Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Stackfield hat die Lösung

Die Arbeitszeiterfassung ist ab sofort Pflicht – das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschieden und Anfang Dezember seine Urteilsbegründung dazu veröffentlicht. Was es mit dem Thema Arbeitszeiterfassung auf sich hat, was sich zukünftig ändern wird und warum Unternehmen schon jetzt entsprechende Systeme einführen sollten, erklären wir Dir in diesem Artikel.

Was ist Arbeitszeiterfassung und warum ist sie so wichtig?

Unter Arbeitszeiterfassung versteht man die Dokumentation der täglichen Arbeitszeit jedes Mitarbeiters in einem Unternehmen. Die Arbeitszeit umfasst den Zeitraum, in dem ein Arbeitnehmer seiner Arbeitspflicht nachkommen muss, jedoch keine Pausen oder Ruhezeiten. Was für den ein oder anderen vielleicht nach Überwachung oder Einschränkung klingt, ist aber gerade im Hinblick auf den Arbeitsschutz von großer Bedeutung. Laut BAG-Präsidentin Inken Gallner sei die Zeiterfassung auch ein "Schutz vor Fremd- und Selbstausbeutung". Die genaue und korrekte Erfassung der Arbeitszeit hilft dabei, einen Überblick über die geleistete Arbeit zu erhalten. Wurden Ruhezeiten eingehalten? Wurden geleistete Überstunden erfasst? Wurde die Höchstarbeitszeit nicht überschritten? Mithilfe eines Zeiterfassungssystems kann der Arbeitgeber Antworten auf diese und andere Fragen finden und bei Bedarf einschreiten. Und auch Arbeitnehmer sind auf der sicheren Seite und können genau belegen, wann sie möglicherweise Mehrarbeit geleistet haben.

Die aktuelle Gesetzeslage zur Zeiterfassung

In den letzten Jahren ist das Thema Arbeitszeiterfassung immer relevanter geworden. Bisher galt nach deutschem Recht lediglich, dass die Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht, vom Arbeitgeber aufzuzeichnen ist – also Mehrarbeit in Form von Überstunden sowie die Arbeit an Sonn- und Feiertagen. Mit dem "Stechuhr-Urteil" hat der EuGH 2019 eine darüberhinausgehende Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit beschlossen: Alle EU-Mitgliedsstaaten müssen Arbeitgeber zur Einführung eines "objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems" zur Arbeitszeiterfassung verpflichten. Das Urteil hat in den letzten drei Jahren Unsicherheit und Spekulationen bei deutschen Unternehmen ausgelöst, da in dieser Zeit keine Vorgaben zur Umsetzung auf nationaler Ebene beschlossen wurden.

Am 13. September 2022 verkündete das BAG einen Beschluss und damit die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Mit der im Dezember veröffentlichten Urteilsbegründung gibt das BAG Arbeitgebern nun konkretere Vorgaben an die Hand. Beispielsweise ist die bloße Bereitstellung eines Arbeitszeiterfassungssystems nicht ausreichend, sondern die Arbeitszeit muss tatsächlich erfasst werden. Neben der Erfassung von Überstunden, müssen Beginn und Ende der Arbeit sowie Pausen aufgezeichnet werden. Vertrauensarbeitszeitmodelle sollen weiterhin gewährleistet werden können, denn die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung darf auf den Arbeitnehmer selbst übertragen werden. Die Zeiterfassung gilt weiterhin ab sofort – eine Übergangsfrist gibt es nicht. Noch drohen zwar keine Geldstrafen, aber Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter mit Blick auf die Zukunft dringend dazu anhalten, ihre Arbeitszeit zu erfassen. Das soll sowohl händisch als auch elektronisch möglich sein, ein einheitliches System gibt es vorerst nicht.

Die Bundesregierung wird die Urteilsbegründung des BAG jetzt prüfen und hat einen Vorschlag zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes für Anfang 2023 angekündigt. Bis das Gesetz und alle damit einhergehenden Vorgaben praxistauglich umgesetzt werden, wird es wohl noch eine Weile dauern. Fakt ist aber schon jetzt: Die Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems ist Pflicht. Daher empfiehlt es sich für Unternehmen, sich zeitnah nach einem solchen System umzusehen. Das bedeutet natürlich: Wieder ein Programm mehr, in das alle Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen und das zusätzliche Kosten verursacht. Praktisch ist es da also, wenn man bereits mit einem Tool arbeitet, in dem die Arbeitszeiterfassung ganz unkompliziert abgebildet werden kann.

Arbeitszeiterfassung mit Stackfield

Um die Arbeitszeit zu erfassen gibt es natürlich einige Möglichkeiten, von Stempeluhr über Excel-Tabelle bis hin zur handschriftlichen Aufzeichnung ist alles dabei. Hier lässt sich darüber streiten, was nun sinnvoll oder zeitgemäß ist. Im Vordergrund sollte aber die Praktikabilität und Benutzerfreundlichkeit stehen.

In Stackfield wurde das Modul Zeiterfassung ursprünglich vor allem für die Projektplanung eingeführt. Gerade hier ist sie besonders hilfreich, um den Überblick über den Fortschritt eines Projektes zu behalten oder auch um festzustellen, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben benötigt wird. Im Hinblick auf das Urteil des BAG ergibt sich jetzt ein weiterer Anwendungsfall für die Zeiterfassungsfunktion in Stackfield.

Kurzanleitung:

• Eigenen Raum mit Aufgaben- und Zeiterfassungsmodul anlegen
• Einstellungen des Raumes konfigurieren: Start- und Enduhrzeit, Spalten (pro Monat, "Erledigt"-Status) und individuelle Rechtegruppen
• Regeln festlegen, z. B. pro Mitarbeiter und Monat eine Aufgabe, Fälligkeit, Zuweisung, Arbeitszeit ("Abrechenbar", Pausen: "Gesperrt"), wer darf den Status auf "Erledigt" setzen und ab wann?
• Zeiten eintragen und auswerten

Bei Einführung der Arbeitszeiterfassung mit Stackfield empfiehlt es sich zunächst, auf Organisationsebene eine Raumgruppe mit dem Titel "Zeiterfassung" und darin für jede Abteilung einen Raum zu erstellen. In den Raumeinstellungen sollten im Reiter Module jeweils das Aufgabenmodul und die Zeiterfassung sowie die Sondereinstellung zur Start- und Enduhrzeit aktiviert werden.

Für die jeweiligen Räume sollten individuelle Rechtegruppen erstellt werden, damit nur berechtigte Personen auf bestimmte Inhalte zugreifen können, zum Beispiel Mitarbeiter nur auf ihre eigenen Aufgaben und die HR-Abteilung auf alle offenen Aufgaben. Dabei sollten auch die Rechte zum Löschen von Aufgaben festgelegt werden und wer die Aufgaben auf "Erledigt" setzen darf.

Jetzt kann im Kanban-Board für jeden Monat eine Spalte (sowie ein "Erledigt"-Status) und pro Mitarbeiter und Monat eine Aufgabe angelegt werden. Jeder Mitarbeiter trägt hier pro Tag seine Arbeits- und Pausenzeiten ein. Diese können entweder manuell eingetragen werden oder der Mitarbeiter startet zu Arbeitsbeginn den Timer (Symbol: Stoppuhr) und stoppt ihn während Pausen und zum Arbeitsende. Bei dieser Option werden die Einträge automatisch erstellt und können im Nachgang bearbeitet werden. Bei Bedarf kann auch eine Schätzung für die geplante Arbeitszeit inklusive Pausen pro Monat für einen Soll-Ist-Vergleich eingetragen werden. Damit im Balkendiagramm zwischen Arbeits- und Pausenzeit unterschieden werden kann, könnte die Arbeitszeit zum Beispiel als "Abrechenbar" gekennzeichnet und der Zeiteintrag für die Pause mit Klick auf den "Mehr"-Button gesperrt werden.

Tipp: Werden die vorgegebenen Strukturen zur Unterscheidung zwischen Arbeits- und Pausenzeit beachtet, muss keine zusätzliche Beschreibung eingegeben werden. Trage die festgelegten Richtlinien z. B. in der Raum-Beschreibung ein.

Für eine detaillierte Übersicht können in der Listenansicht zusätzlich die Spalten "Zeiterfassung" (CO.) mit der Summe der tatsächlich erfassten Arbeitszeit und "Schätzung" (ES.) mit der für den Monat geschätzten Arbeitszeit der jeweiligen Aufgabe über den Filter eingeblendet werden.

Um alle Mitarbeiter daran zu erinnern, ihre Arbeitszeit immer bis zum Ende des Monats einzutragen, kann die Aufgabe zusätzlich zugewiesen und eine Fälligkeit hinzugefügt werden. Damit am Ende des Monats nicht viel anfällt, empfiehlt es sich aber, die Zeiten immer schon am selben Tag einzutragen und die Fälligkeit dann nach Erledigung einfach auf den nächsten Arbeitstag zu schieben.

Über die Berichte-Funktion kann die Arbeitszeit aller Mitarbeiter von allen (offenen) Monaten ausgewertet und entsprechende Spalten ein- oder ausgeblendet und gespeichert werden. Wähle je nach gewünschter Auswertung das Zeiterfassungs- oder Aufgabenmodul aus. Bei Bedarf kann die Ansicht über den Filter noch geändert und/oder exportiert werden.