Buchhaltungssoftware 2024: 5 sichere Tools im Vergleich

Das Thema Finanzen ist für jede Firma überaus wichtig, wenn auch oftmals eher lästig. Schließlich gehört dazu auch die Buchhaltung. Ausgaben, Einnahmen, Rechnungen, Steuern, Bilanzen – all das wird schnell ermüdend und komplex. Verfügt man aber über die richtige Software, gehen diese Dinge viel leichter und vor allem schneller von der Hand!

Es schadet also nicht, ein paar Anbieter hinsichtlich der wesentlichen Funktionen zu vergleichen. Gesagt, getan: 5 DSGVO-konforme Buchhaltungs-Tools aus der Cloud – Candis, Fastbill, sevDesk, Billomat und Debitoor.

Was muss eine Buchhaltungssoftware können?

Weil es sich bei der Buchhaltung um ein äußerst komplexes Thema handelt, muss eine gute Buchhaltungssoftware heute ziemlich viel auf dem Kasten haben. Dennoch gibt es große Unterschiede, was das Funktionsspektrum der Buchhaltungstools anbelangt. Das liegt mitunter daran, dass nicht jedes Unternehmen denselben Umfang benötigt. Die gesetzlichen Vorschriften, denen große Konzerne unterliegen, können beispielsweise deutlich umfangreicher sein, als jene, die für Kleinunternehmen oder gar für Freelancer relevant sind. So wird etwa die doppelte Buchführung nicht in jedem Unternehmen nötig sein. Bevor man sich für eine Buchhaltungssoftware entscheidet ist es also nötig sich die folgende Frage zu stellen: welche Funktionen sind für meine Buchhaltung tatsächlich relevant?

Wir geben mit unserem Artikel einen ersten Überblick über die gängigsten Funktionen – sprich: was muss und was kann eine Lösung zur Buchhaltung umfassen?

Damit möchten wir einen Anhaltspunkt zur Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware geben und aufzeigen, auf welche Kriterien hierbei geachtet werden sollte. In die oben genannten Tools fünf Anbieter erhältst Du einen ersten Einblick.

In diesen Punkten muss eine Buchhaltungssoftware zumindest ansetzen können:

Buchführung und digitale Verwaltung aller Belege

Starten wir mit einem der Basics – der buchhalterischen Erfassung finanzieller Ein- und Ausgänge.

„Keine Buchung ohne Beleg!“ So lautet schließlich die oberste Regel in der Buchhaltung. Jeder finanzielle Vorgang, der mit dem Unternehmen zu tun hat – der Kauf von Anlagen wie auch das Geschäftsessen – muss sich durch einen Beleg nachweisen lassen. Eine gute Buchhaltungssoftware unterstützt hierbei, indem sie die digitale Erfassung und Verwaltung von Belegen ermöglicht, diese ausliest und eventuell sogar in einem automatisierten Prozess verbucht. In jedem Fall gibt es dafür vorgesehene Eingabefelde, die bereits aufzeigen, welche Informationen erfasst werden sollen. Die Buchungen bilden dann die Grundlage für weitere buchhalterische Prozesse gegen Ende des Jahres, wie etwa den Jahresabschluss, die GuV-Rechnung usw.

Candis – Liebe zum Detail & alles ganz automatisch.

Candis bietet eine cloudbasierte Lösung für Finanzprozesse. Die Plattform ermöglicht eine digitale Rechnungsverarbeitung, reibungslose Genehmigungen und gewährleistet eine nahtlose Übertragung von Buchhaltungsdaten. Verträge und andere Finanzdokumente lassen sich über das intuitive Tool erstellen, sodass nicht einmal ein Handbuch erforderlich ist.

Fastbill – Buchhaltung automatisiert und zeitsparend.

Fastbill ist auf die Bedürfnisse von Selbstständigen und Kleinunternehmen ausgerichtet. Die Buchführung ist so einfach wie das Weiterleiten einer E-Mail. Dokumente werden also entweder per E-Mail an den eigenen Fastbill Account weitergesendet, per Drag & Drop verschoben oder mit dem Smartphone erfasst. Zudem verfügt Fastbill über eine automatische Datenerkennung für alle Belege, die hinzugefügt werden.

sevDesk – Buchhaltung, so einfach, wie das Bedienen der Handykamera.

Auch sevDesk erfüllt die Erwartungen aller, die ihre Prozesse gerne automatisieren. Der Anbieter stellt eine spezielle sevScan-App für die Digitalisierung bereit. Anwender nehmen ein Foto der Rechnung auf und sevDesk verarbeitet im Anschluss alle Daten automatisch mithilfe von KI. Nebst Scan können Belege natürlich auch per Drag & Drop aufgenommen werden.

Billomat – Buchhaltung unkompliziert, immer und überall.

Ein weiterer Anbieter, der auf automatische Texterkennung setzt, ist Billomat. Belege werden automatisch digitalisiert, nachdem sie über die Kamera, durch manuelles Hinzufügen der Dateien oder mithilfe der automatisierten PDF-Suche weitergeleiteter E-Mails übertragen wurden. Darüber hinaus hilft Billomat beim Kategorisieren aller Belege um für mehr Übersicht zu sorgen.

Debitoor – Buchhaltungssoftware für Freiberufler und Kleinunternehmer.

Debitoor richtet sich an Freiberufler und Kleinunternehmer und ermöglicht es seinen Nutzern, Belege mit nur wenigen Klicks hinzuzufügen und in Kategorien anzuordnen. Hierzu gehört – wie auch bei den anderen Anbietern - eine Foto-, E-Mail- und Drag & Drop Funktion. Bemerkenswert ist – wie wir sehen werden – der breite Funktionsumfang trotz hoher Nutzerfreundlichkeit.

Rechnungen erstellen und verwalten

Bilanzierung, Abrechnungen, Berichtwesen

Mithilfe der Buchführungsfunktionen können mit einer guten Softwarelösung nun allerhand Berichte erstellt werden. Die wichtigsten sind die folgenden:

• Die Einkommensüberschussrechnung (EÜR)
• Die Gewinn- und Verlusrechnung (GuV)
• Die Eröffnungsbilanz und die Schlussbilanz
• Die betriebswirtschafltiche Auswertung (BWA)

In Billomat, sevDesk und Debitoor lassen sich EÜR automatisch erstellen. Sowohl sevDesk als auch Debitoor bieten die Möglichkeit zur Erstellung einer GuV – letzteres sogar die Option zur Bilanz-Erstellung und verfügt eine Funktion für automatische Abschreibungen. Die Alternative zu diesen Funktionen bleibt die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Relevante Schnittstelle: ELSTER zur Umsatzsteuervoranmeldung

Für die meisten Unternehmen – also alle umsatzsteuerpflichtigen – gehört eine ELSTER-Schnittstelle mit zu den wichtigsten Funktionen, denn für sie ist die periodische Umsatzsteuervoranmeldung Pflicht. Umfasst ein Buchhaltungstool eine Schnittstelle zum Finanzamt ELSTER, so lässt sich der Prozess vereinfachen. Die UST-Voranmeldung kann dann einfach aus den im System vorhandenen Daten erstellt und automatisch an ELSTER gesendet werden.

DATEV-Schnittstelle für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

DATEV ist das Standardtool, mit dem die meisten Steuerberater arbeiten, weshalb auch eine Schnittstelle zu DATEV im Repertoire der meisten Buchhaltungstools Standard ist. Dies wird insbesondere dann relevant, wenn die Buchhaltungsvorgänge eines Unternehmens zu komplex sind, um sie selbst durchführen zu können oder zu wollen. Was sich also nicht selbstständig erledigen lässt, wird an den Steuerberater gegeben. Lassen sich Daten exportieren und von der eigenen Buchhaltungssoftware zu der des Steuerberaters übertragen (und umgekehrt), so spart man sich einiges an Zeit und Aufwand. Die Schnittstelle ist damit ein Muss für Buchhaltungstools.

Wie sieht es mit unseren Anbietern aus?

Zusatzinformation: Von den genannten Tools verfügen zumindest sevDesk, Fastbill, Billomat und Debitoor über eine API (ähnlich der Stackfield-API), mit der sich auch andere Systeme anbinden lassen.

Abrechnung von Arbeitsstunden

Sowohl große Teams als auch kleine Teams und Freiberufler müssen sich mit der Erfassung und Abrechnung von Arbeitsstunden befassen. Aus diesem Grund bieten einige Buchhaltungstools Features und Integrationen zur Berechnung der Vergütung. Es gibt also auch bessere Lösungen als komplexe Tabellen.

Fastbill verfügt über eine eigene Zeiterfassung, mit der sich dann auch Projekte mit Kunden einfach abrechnen lassen. Andere Anbieter setzen zu diesem Zweck auf Integrationen zu externen Tools. Billomat, Debitoor und sevDesk arbeiten beispielsweise mit Clockodo und mite.

Entscheidungshilfe: Must-have-Features von Buchhaltungs-Tools auf einen Blick:

Werfen wir einen Blick auf alles, was für dich als Nutzer relevant sein könnte. Wie schon erwähnt: Anforderungen sind individuell. Daher gibt es wohl keine perfekte Buchhaltungssoftware, die alles abdeckt. Man sollte sich also die Funktionen genau ansehen und mit dem eigenen Funktionsbedarf abgleichen. Alles kann – nichts muss!

Funktionen einer Buchhaltungssoftware

Letztlich entscheidet wie so häufig der Bedarf und das Angebot verschiedener Funktionen, worauf die Wahl schlussendlich fällt:

• Belege digitalisieren: Können Belege und Rechnungen digital erfasst, ausgewertet und verbucht werden? (Stichwort: Texterkennung) Werden diese dann auch kategorisiert oder anderweitig übersichtlich aufbereitet?
• Rechnungen managen: Können Rechnungen generiert werden und wenn ja, welche Funktionen bietet das Programm in diesem Zusammenhang? Wer international agiert, sollte beispielsweise darauf achten, dass auch andere Währungen eingestellt werden können. Wie sieht es mit Abo-Rechnungen aus?
• Kassenbuch
• Löhne und Gehälter abrechnen
• Mahnwesen automatisieren
• Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen
• Gewinn- und Verlustrechnung erstellen
• Funktionen zur Bilanzierung und Übermittlung der Bilanz an das Finanzamt (E-Bilanz)
• Anlagenbuchung / Automatische Abschreibungen

Schnittstellen & Integrationen

Einen weiteren wichtigen Faktor stellen – wie sich bereits herausgestellt haben dürfte – Schnittstellen dar.

• DATEV-Schnittstelle
• ELSTER-Schnittstelle
• API
• Individuell als nützlich angesehene Integrationen (bspw. das oben genannte Clockodo zur Zeiterfassung)

Benutzerfreundlichkeit

Gut ist alles, was die komplexen Vorgänge vereinfacht. Und einige Tools bieten hier etwas mehr Komfort als andere.

• Merken und verknüpfen: Lässt sich das Geschäftsbankkonto verknüpfen und mit der Buchhaltungssoftware abgleichen und lassen sich Vorlagen nutzen um für spätere Buchungen alle Informationen griffbereit zu haben?
• Mobil sein: Gibt es für die Buchhaltungssoftware eine mobile Lösung und wie sieht es hier mit der Benutzerfreundlichkeit und dem Funktionsumfang aus?
• Support-Angebot

Wer sich unschlüssig ist, sollte die kostenlose Testphase der Tools nutzen, sich selbst einen umfassenden Überblick verschaffen. Unsere Auflistung bietet eine Entscheidungshilfe für die Auswahl einer geeigneten Buchhaltungssoftware. Werden die wichtigsten Features abgedeckt, entscheidet wie immer das persönliche Empfinden.