"Nichts ist so beständig wie der Wandel" – was schon der griechische Philosoph Heraklit rund 500 Jahre v. Chr. wusste, ist heute so aktuell wie eh und je. Das betrifft auch den Arbeitsalltag. In einer immer schnelllebigeren Welt müssen sich Unternehmen ständig an neue Gegebenheiten anpassen, um wettbewerbsfähig bleiben zu können. Doch der Weg zu einer erfolgreichen Transformation ist oft holprig. Es braucht ein gut strukturiertes Change Management, um nicht ins Stolpern zu kommen und das komplette Team mitzunehmen.
Change Management (zu Deutsch: Veränderungsmanagement) sorgt dafür, dass Veränderungen im Unternehmen nicht nur geplant, sondern auch konsequent umgesetzt werden – und das mit möglichst geringer Reibung und hoher Akzeptanz bei allen Stakeholdern. Um solche Prozesse zu begleiten und zu Erfolg zu führen, helfen Dir Change Management Tools. Diese Methoden und Werkzeuge bieten Struktur, Transparenz und eine zentrale Plattform, die alle Beteiligten auf dem Weg durch den Wandel unterstützt.
Was sind Change Management Tools?
Change Management Tools sind spezielle Hilfsmittel oder Softwarelösungen, die den Prozess von Veränderungen in Unternehmen unterstützen. Sie helfen dabei, anstehende Veränderungen zu planen, zu organisieren, zu kommunizieren und zu kontrollieren.
Ohne klare Strukturen und Prozesse kann der Wandel schnell chaotisch werden und auf Widerstände stoßen. Hier setzen Change Management Tools an: Sie geben dem Wandel eine Richtung, minimieren Risiken und fördern die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.
Welche Change Management Tools gibt es?
Um Veränderungen erfolgreich umzusetzen, stehen Dir sowohl bewährte Methoden als auch spezialisierte Softwarelösungen zur Verfügung. Beide helfen dabei, den Prozess zu strukturieren und Transformationen in Deinem Unternehmen planvoll umzusetzen. Im Folgenden findest Du ein paar Beispiele:
5 Beispiele für Methoden im Change Management
ADKAR-Modell:
Das ADKAR-Modell (Kurz für Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement) konzentriert sich auf den menschlichen Faktor im Change Management. Es ist ein auf die Mitarbeitenden ausgerichtetes Modell, das die Phasen des Wandels aus ihrer Perspektive – und damit auch ihre Ängste und Hoffnungen – beleuchtet.
Beispiel: Ein Unternehmen führt ein neues Projektmanagement-System ein. In der Awareness-Phase werden die Gründe für das neue System erläutert. Mitarbeitende teilen in der Desire-Phase ihre Fragen und Wünsche, bevor Schulungen zur Knowledge-Phase starten. In der Ability-Phase setzen die Mitarbeitenden das Gelernte praktisch um, unterstützt durch die Reinforcement-Phase mit regelmäßigen Updates und Weiterbildungen, die das System fest in den Arbeitsalltag integrieren.
Kotter's 8-Stufen-Modell:
Das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter ist eine der bekanntesten Change Management Methoden und teilt den Veränderungsprozess in acht klar definierte Schritte – von der Erzeugung eines Dringlichkeitsbewusstseins bis zur Verankerung des Wandels. Es bietet eine detaillierte Roadmap für den Wandel und hilft dabei, systematisch vorzugehen.
Beispiel: Ein Produktionsunternehmen will nachhaltiger werden. Es beginnt mit der Dringlichkeit, indem die Geschäftsführung die Vorteile grüner Produktion teilt. Führungskräfte bilden eine Koalition, entwickeln die Vision und kommunizieren sie ans Team. Erste nachhaltige Projekte zeigen kurzfristige Erfolge und motivieren zur Fortsetzung. Am Ende wird die Nachhaltigkeitsstrategie im Unternehmen verankert und zur neuen Norm erklärt.
Lean Change Management:
Lean Change Management kombiniert die Prinzipien des Lean-Managements und der Agilität, um Veränderungen flexibel und kundenorientiert zu gestalten. Dieser Ansatz betont Schnelligkeit, Feedback und kontinuierliche Anpassungen im Wandel. Die Kernelemente sind der Einsatz von Iterationen, Feedback-Schleifen und einem Fokus auf die Menschen.
Beispiel: Ein IT-Unternehmen führt agile Methoden in einem Team ein. In Iterationen testet das Team neue Scrum-Methoden und nutzt regelmäßige Feedback-Schleifen, um den Prozess anzupassen. Dabei wird stets auf die Bedürfnisse der Teammitglieder eingegangen, und der Wandel erfolgt schrittweise, um eine möglichst reibungslose Einführung sicherzustellen.
McKinsey 7S-Modell:
Das McKinsey 7S-Modell analysiert sieben Schlüsselbereiche eines Unternehmens und deren Zusammenspiel während eines Veränderungsprozesses. Es betrachtet nicht nur die offensichtlichen, strukturellen Änderungen, sondern auch die "weichen" Faktoren wie Unternehmenswerte oder Fähigkeiten der Mitarbeitenden.
Beispiel: Ein Konzern vereinheitlicht seine globalen Abteilungen. Durch das 7S-Modell analysiert er Strategie, Systeme und Werte in den Niederlassungen und definiert einheitliche Unternehmenswerte. Anpassungen in den Führungskompetenzen und Schulungen sorgen dafür, dass alle Standorte die gleichen Ziele verfolgen und miteinander abgestimmt arbeiten.
Change Curve:
Die Change Curve (zu Deutsch: Veränderungskurve) basiert auf den psychologischen Phasen, die Menschen während eines Veränderungsprozesses durchlaufen. Sie wurde ursprünglich aus den Studien von Elisabeth Kübler-Ross zur Trauerbewältigung entwickelt und angepasst, um emotionale Reaktionen auf Veränderungen im Arbeitsumfeld zu verstehen.
Beispiel: Ein Automobilunternehmen wechselt komplett zur Elektromobilität. Zunächst begegnen die Mitarbeitenden der Veränderung mit Schock, Ärger, Ablehnung und Frust, bis Schulungen und Erklärungen ihnen neue Perspektiven eröffnen. In der Phase der Akzeptanz erkennen sie die neuen Chancen und engagieren sich schließlich durch Ausprobieren und Integration aktiv für die Transformation, unterstützt durch gezielte Umschulungen.
5 Beispiele für Change-Management-Software
Stackfield:
Stackfield ist eine Projektmanagement- und Kollaborationsplattform, die sowohl die Planung als auch die Kommunikation und Dokumentation von Veränderungsprozessen unterstützt. So gibt es hier unter anderem beispielsweise einen Texteditor für Richtlinien, ein Whiteboard zur Prozessdarstellung oder eine Aufgabenübersicht zur Umsetzung der Tätigkeiten. Stackfield zeichnet sich darüber hinaus durch seinen starken Fokus auf Datenschutz und DSGVO-Konformität aus.
Whatfix:
Whatfix ist eine Digital Adoption Platform (DAP), die Unternehmen hilft, Mitarbeiter durch interaktive Anleitungen und In-App-Schulungen auf neue Tools und Prozesse vorzubereiten. Es unterstützt bei Veränderungen in der Technologie- und Prozesslandschaft, indem es Nutzern in Echtzeit hilft, neue Systeme schneller zu erlernen.
ChangeGear:
ChangeGear bietet umfassende Werkzeuge für das IT-Change-Management und hilft dabei, Änderungen in IT-Infrastrukturen sicher und strukturiert zu planen und zu dokumentieren.
Scribe:
Scribe hilft Unternehmen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen für wiederholbare Prozesse zu erstellen und zu teilen. Diese Plattform bietet sich an, um Mitarbeitern neue Arbeitsweisen oder Software-Tools nahezubringen, indem sie automatisch Prozesse dokumentiert und leicht verständliche Tutorials erstellt.
Howspace:
Howspace ist eine kollaborative Plattform, die speziell für Change Management und Organisationsentwicklung entwickelt wurde. Die Software ermöglicht es Unternehmen, den Wandel partizipativ zu gestalten, indem sie Diskussionen, Workshops und Feedback-Prozesse in einer digitalen Umgebung bündelt.
5 Merkmale, die Software im Change Management haben sollte
- Zentrale Kommunikation: Alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf die relevanten Informationen und können den aktuellen Status einsehen. So vermeidet man Missverständnisse.
- Transparenz: Mit Softwarelösungen lassen sich Aufgaben und Fortschritte klar darstellen, was die Nachverfolgung vereinfacht und Prozesse wiederholbar macht.
- Effiziente Aufgabenverwaltung: Aufgaben und Deadlines können zugewiesen, überwacht und angepasst werden. So hat jeder Mitarbeiter jederzeit jeden Schritt des Veränderungsprozesses im Blick.
- Rollenbasierte Zugriffsrechte: Mit klar definierten Zugriffsrechten kannst Du sicherstellen, dass Mitarbeiter nur auf die für sie relevanten Daten zugreifen können. So bleibt die Informationssicherheit gewährleistet und der Fokus der Mitarbeiter erhalten.
- Datenschutz: Der Datenschutz ist im Change Management besonders relevant, da hier viel mit internen Daten, Plänen und Dokumenten gearbeitet wird. Dabei sorgen Features wie beispielsweise eine echte End-to-End-Verschlüsselung wie beispielsweise jene von Stackfield dafür, dass vertrauliche Informationen sicher bleiben.
Wie kann man Change Management Tools in einem Unternehmen implementieren?
Change Management Tools in ein Unternehmen implementieren, ist an sich bereits ein Change-Management-Prozess. Auch hier gilt es, alte Denkmuster aufzubrechen, die Vorteile der neuen Lösung aufzuzeigen und Akzeptanz zu schaffen. Ein klarer Plan sollte bereits vor der Auswahl des Tools stehen, um gezielt auf die geänderten Unternehmensbedürfnisse zu reagieren.
Es empfiehlt sich, das Tool vorab auf Herz und Nieren zu testen, um sicherzustellen, dass es den individuellen Anforderungen gerecht wird. So schafft man eine fundierte Argumentationsgrundlage – und setzt passenderweise bereits den ersten Schritt von Kotter's 8-Stufen-Modell um. Anschließend sorgen Schulungen und transparente Kommunikation dafür, dass die Mitarbeitenden das neue Tool effizient einsetzen und nutzen können.
Fazit: Erfolgreicher Wandel braucht die richtigen Werkzeuge
Ein gut durchdachtes Change Management ist der Schlüssel, um Veränderungen im Unternehmen reibungslos und nachhaltig umzusetzen. Mit den richtigen Tools lassen sich nicht nur Prozesse strukturieren, sondern auch die Akzeptanz bei allen betroffenen Stakeholdern fördern. Softwarelösungen wie Stackfield bieten die ideale Kombination aus Organisations- und Kommunikationsmöglichkeiten, um Wandel sicher und effizient zu gestalten.