Crossfunktionale Zusammenarbeit einführen: Warum es sich lohnt!

Crossfunktionale Zusammenarbeit ist das Gegenteil von Silo-Denken. Arbeitet Dein Team crossfunktional, so besteht es aus Mitarbeitern unterschiedlicher Fachrichtungen und Expertisen. Das bedeutet: Alle notwendigen Experten arbeiten in einem Team und können entsprechende Projekte autark abwickeln. In diesem Beitrag zeigen wir Dir, welche Vorteile die crossfunktionale Zusammenarbeit für einzelne Teams oder ganze Unternehmen mit sich bringt und wie Du die Herausforderungen bei deren Einführung erfolgreich meisterst.

Inhalt des Artikels:
• Was sind die Vorteile crossfunktionaler Zusammenarbeit?
• Wie kannst Du crossfunktionale Zusammenarbeit in Deinem Team einführen?
• Welche Herausforderungen gilt es bei der crossfunktionalen Zusammenarbeit zu überwinden?
• Fazit: Crossfunktionale Zusammenarbeit für mehr Effizienz und Qualität

Was sind die Vorteile crossfunktionaler Zusammenarbeit?

Die crossfunktionale Zusammenarbeit kann auf Dauer ausgelegt sein oder zeitlich begrenzt praktiziert werden. In beiden Fällen arbeiten alle Teammitglieder mit ihren verschiedenen Kompetenzen und Fähigkeiten auf ein gemeinsames Ziel hin und können das Ziel somit schneller und leichter erreichen. Doch welche Vorteile bietet die funktionsübergreifende Zusammenarbeit Deinem Team im Detail?

1. Agilität

Im klassischen Projektmanagement ist der Projektfortschritt an das erfolgreiche Erledigen von Zwischenschritten oder Teilprojekten gebunden. Um das zu erreichen, müssen die jeweiligen fachbezogenen Teams Ergebnisse liefern. Wird eine Aufgabe nicht plangemäß erledigt, bremst das die anderen Teams oft aus und der Projektplan verzögert sich.
Auch in einem crossfunktionalen Team ist jedes Mitglied auf seinem Fachgebiet Spezialist. Da die Teammitglieder jedoch in sehr engem Austausch stehen, können sie flexibel auf z. B. krankheitsbedingte Ausfälle reagieren. Fällt ein Mitarbeiter aus, muss das also keinen Stillstand bedeuten. Das eng vernetze Team findet leichter Alternativen zum ursprünglichen Plan.

2. Direkter Wissenstransfer & Kommunikation

Bei der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit stehen die Mitarbeitenden im Arbeitsalltag im engen Austausch. So werden Abstimmungsprozesse unkompliziert und Entscheidungswege kurz. Informationen zum Projektfortschritt, aktuellen Herausforderungen oder fachliches Wissen kann Dein Team direkt ohne Zeitverlust untereinander teilen.

3. Nahtlose Zusammenarbeit

In crossfunktionalen Teams sind alle Mitarbeitenden von Beginn an am Projekt beteiligt und haben damit immer das große Ganze im Blick. Auch greifen die Aufgaben der verschiedenen Fachbereiche schon direkt am Anfang ineinander und werden nicht erst am Ende aus Einzelergebnissen zu einem Gesamtergebnis zusammengesetzt. So entsteht leichter eine ganzheitliche Lösung, die man als „runde Sache“ bezeichnen kann.

4. Gemeinsame Verantwortung

Arbeiten mehrere fachbezogene Teams zusammen, so kann eines der Teams bei Verzögerungen oder der Gefährdung des Gesamtziels die Schuld leicht auf eine andere Abteilung schieben. Liegt der Projekterfolg oder das Erreichen von Zielen aber in der Hand eines crossfunktionalen Teams, so tragen die Teammitglieder gemeinsam die Verantwortung für Erfolg oder Misserfolg.

5. Stärkere Mitarbeiterbindung

In einem crossfunktionalen Team fühlen sich die Mitarbeitenden nicht isoliert bzw. auf ihren Fachbereich begrenzt, sondern viel mehr als Teil der Gesamtaufgabe. Zum einen erleben sie in ihrem autarken Team ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl. Zum anderen bietet die vernetzte Struktur der verschiedenen Fachbereiche die Chance, mehr über das gesamte Unternehmen zu erfahren. So fällt es Deinen Mitarbeitenden leichter, sich mit der Organisation zu identifizieren, wodurch die Mitarbeiterbindung gestärkt werden kann.

6. Entwicklung eines „T-Shaped-Skill-Set“

Der kontinuierliche Austausch zwischen Mitarbeitenden aus verschiedenen Fachbereichen fördert nicht nur das gegenseitige Verständnis. Auch eignen sich die Teammitglieder immer mehr „fachfremde“ Kompetenzen an und werden so ein Stück weit zu Generalisten. Für diese Entwicklung steht auch das „T“ in T-Shaped-Skill-Set: Der senkrechte Balken verkörpert das Spezialwissen, der horizontale das Breitenwissen.
Kommt es in einem Fachbereich zu einem Engpass, so benötigt Dein Team nicht unbedingt sofort Unterstützung von außen, sondern kann eine „Lücke“ bis zu einem gewissen Grad durch eigene Ressourcen schließen. Dabei hilft natürlich auch, dass die Teammitglieder nicht nur separate Puzzle-Stückchen liefern, sondern die einzelnen Aufgaben immer im Kontext des Gesamtprojekts sehen können.

Wie kannst Du crossfunktionale Zusammenarbeit in Deinem Team einführen?

Fange zunächst klein an und lege fest, für welches Projekt oder Ziel Du ein crossfunktionales Team zusammenstellen willst. Überlege Dir anschließend, welche Kompetenzen in der aktuellen Teamstruktur schon vorhanden sind bzw. welche Du noch benötigst, um das Ziel zu erreichen / das Projekt abzuschließen. Schaffe nun noch die richtigen Voraussetzungen, damit Dein Team die vorgegebenen Ziele erreichen kann. Um fachübergreifend zu arbeiten, haben sich Kollaborationstools wie beispielsweise Stackfield etabliert. Sie verfügen über alle wichtigen Funktionen, die es zur Zusammenarbeit benötigt.

Über das Tool kannst Du auch gleich einen gemeinsamen „Onboarding“-Termin mit allen Teammitgliedern erstellen. Erkläre im Gespräch das Vorhaben und kommuniziere, welches Ziel bis wann erreicht werden soll und wer welche Aufgaben übernimmt. Tauscht euch im Team im weiteren Verlauf des Projekts regelmäßig aus und nehmt euch Zeit zu reflektieren und Dinge zu optimieren, denn ein neues Vorhaben bringt auch immer Hürden mit sich.

Tipps zur Steigerung der Effizienz in einem crossfunktionalen Team:

• Nimm eine offene Perspektive ein: Welche Aufgabenverteilung ist sinnvoll? Triff diese Entscheidung auch gerne gemeinsam mit Deinem Team – und fördere so von Anfang an das Wir-Gefühl.
• Nutze Diversität als Superkraft: Ein crossfunktionales Team unterscheidet sich in erster Linie durch den Fachbezug der einzelnen Mitglieder. Darüber hinaus kann der Mix aus verschiedenen Erfahrungen, persönlichen Hintergründen und Soft Skills ein weiterer Faktor sein. Achte daher bei der Zusammenstellung Deines Teams nicht nur auf fachliche Qualifikationen, sondern bringe dabei auch Menschen unterschiedlichen Geschlechts, Alters oder Kultur zusammen.
• Definiere klare Ziele: Stelle sicher, dass das gemeinsame Ziel Deines Teams klar kommuniziert ist. Ebenfalls kann es hilfreich sein, das Ziel in den Kontext allgemeiner Unternehmensziele zu stellen. So wird unter Umständen noch klarer, wohin die gemeinsame Reise gehen soll.
• Einbeziehung externer Partner: Benötigt Dein Team nur für bestimmte Teilaufgaben spezielles Fachwissen oder spezifische Kompetenzen, kannst Du auch „Shared Ressources“ in Betracht ziehen: Das sind Experten, die nur für bestimmte Teilaufgaben oder für eine gewisse Zeit Teil Deines Teams werden. Auf Stackfield kannst Du dafür Personen mit der Rolle Externer einbinden.

Welche Herausforderungen gilt es bei der crossfunktionalen Zusammenarbeit zu überwinden?

Zugegeben: Die crossfunktionale Zusammenarbeit einzuführen, kann anfangs einen gewissen zeitlichen und organisatorischen Aufwand bedeuten. Dranbleiben lohnt sich angesichts der vielen Vorteile aber definitiv. Unter anderem könnten Dich diese Hürden herausfordern:

Was tun bei konkurrierenden Prioritäten?
Stellst Du innerhalb Deines Unternehmens ein crossfunktionales Team aus Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen zusammen, so behalten diese unter Umständen parallel Aufgaben in ihrer „Heimat-Abteilung“. Das kann zu Konflikten führen. Als Teamleiter kannst Du in die direkte Kommunikation mit dem „anderen“ Abteilungsleiter gehen und gemeinsam eine Lösung finden. Eventuell lässt sich die Arbeitszeit verbindlich aufteilen oder der Mitarbeiter wird während der Projektphase von bestimmten Aufgaben freigestellt.

Wie kannst Du hierarchische Strukturen aufbrechen?
In Unternehmen mit streng hierarchischen Strukturen kann die funktionsübergreifende Zusammenarbeit für Irritationen sorgen – insbesondere, wenn in Deinem Team Mitarbeitende aus verschiedenen Ebenen plötzlich auf Augenhöhe zusammenarbeiten. Damit der Erfolg Deines Teams nicht durch unproduktive Machtspielchen gefährdet wird, solltest Du dafür bereits im Vorfeld durch intensive Kommunikation die Regeln der Teamkultur festigen. Dazu können z. B. gegenseitige Wertschätzung oder ausschließlich konstruktive Kritik gehören.

Wie kommt Dein Team ins Machen?
Treffen in Deinem crossfunktionalen Team zu viele engagierte Impulsgeber aufeinander, bringen sie unter Umständen zu viele neue Ideen und Anregungen ins Team. Dann besteht die Gefahr, dass die Ressourcen zur Zielerreichung sich auf zu viele „Nebenschauplätze“ verteilen. Achte daher darauf, dass in Deinem Team ein ausgewogenes Verhältnis zwischen „Visionären“ und „Machern“ besteht.

Hilfreich für eine Aufgabenverwaltung mit verbindlichem Charakter ist auch ein Kollaborationstool wie Stackfield. Dort steht für die übersichtliche Aufgabenverwaltung ein Kanban Board zur Verfügung: Alle Teammitglieder wissen immer über anfallende Aufgaben und den Projektfortschritt Bescheid. Zudem können mit Labels / benutzerdefinierten Feldern z. B. Prioritäten zentral festgehalten werden.

Wie bleibt der Arbeitsfluss durchgehend dynamisch?
Bei crossfunktionaler Zusammenarbeit greifen die Zwischenergebnisse der einzelnen Fachbereiche laufend eng ineinander. Kommt es dabei aufgrund unklarer Zuständigkeiten oder zu langsamer Entscheidungsfindung zu Verzögerungen, geht das zu Lasten der Effizienz. Umso wichtiger ist eine direkte Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. In Stackfield besteht hier die Möglichkeit, sowohl im Chat als auch mit Audio- und Videokonferenzen (inkl. Bildschirmübertragung) sich schnell innerhalb des Teams auszutauschen.

Fazit: Crossfunktionale Zusammenarbeit für mehr Effizienz und Qualität

Crossfunktionale Zusammenarbeit hat das Potenzial, Dein Team produktiver zu machen. Projekte und Ziele werden dadurch schneller erreicht und insgesamt kann es das Silo-Denken aufbrechen und somit neue Impulse liefern. Der wechselseitige Wissenstransfer der verschiedenen Fachbereiche kann den Zusammenhalt stärken und entfaltet neue Lösungsmöglichkeiten.

Für die Einführung musst Du ein paar wichtige Punkte im Vorfeld klären – wie die richtige Teamzusammensetzung, die gezielte und klare Kommunikation und eine eindeutige Aufgabenverteilung. Anschließend kannst Du mit einem Kollaborationstool wie Stackfield sofort loslegen.