Wie kann digitale Zusammenarbeit Dein Team unterstützen?

Wenn Teams online zusammenarbeiten kann das schnell in endlosen Videokonferenzen und im E-Mail-Chaos enden. Das kommt Dir bekannt vor? Digitale Zusammenarbeit will gelernt sein – es braucht die passenden Tools und das richtige Mindset und Know-how Deines Teams. Aber was versteht man eigentlich darunter? Von „digitaler Zusammenarbeit“ spricht man, wenn ein Team mit beliebig vielen Mitarbeitenden an unterschiedlichen Standorten mithilfe digitaler Tools gemeinsam an Projekten arbeitet.

Eine erfolgreiche digitale Kollaboration – ob mit den Kollegen im Homeoffice, an verschiedenen Firmenstandorten oder mit Externen – kann den Arbeitsalltag Deines Teams deutlich verbessern. Doch welche Voraussetzungen und Kompetenzen sind eigentlich wichtig, damit die Online-Zusammenarbeit funktioniert und Dein Team begeistert?

Inhalt des Artikels:
• Welche Vorteile hat die digitale Zusammenarbeit für Dein Team?
• Herausforderungen digitaler Zusammenarbeit erfolgreich meistern
• Warum ein Kollaborationstool oft der erste Schritt zur digitalen Zusammenarbeit ist
• Digitale Zusammenarbeit fördern: Das lohnt sich!

Welche Vorteile hat die digitale Zusammenarbeit für Dein Team?

Digitale Zusammenarbeit ermöglicht Deinem Team, gemeinsam an Aufgaben und Projekten zu arbeiten, ohne dass sich alle Teammitglieder am selben Ort aufhalten müssen. Ihr könnt Ideen austauschen, Aufgaben erstellen und zuweisen und behaltet dabei immer den Überblick über den Projekt-Fortschritt.

Dein Team profitiert gleich von mehreren Vorteilen:

• Dank einer direkten und transparenten Kommunikation in Echtzeit können sich die Teammitglieder besser abstimmen und relevante Informationen gehen nicht mehr in E-Mail-Postfächern oder in unübersichtlichen Excel-Tabellen verloren.
• Der Austausch von Daten und Dokumenten funktioniert reibungsloser. So stehen den Mitarbeitenden jederzeit und an jedem Ort alle für sie relevanten Informationen zur Verfügung. Mit der Nutzer- und Rechteverwaltung auf Stackfield kannst Du gut kontrollieren, wer auf welche Daten Zugriff hat.
• Das orts- und zeitunabhängige Arbeiten kann die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen.
• Durch den Einsatz von Kollaborationstools können Arbeitsabläufe optimiert werden. So arbeitet Dein Team effizienter und die Produktivität nimmt zu.

Herausforderungen digitaler Zusammenarbeit erfolgreich meistern

Als Teamleiter hast Du grob zwei Herausforderungen zu meistern: Zum einen musst Du eine Veränderung der IT-Infrastruktur vorantreiben und zum anderen musst Du die Hemmschwelle der Teammitglieder vor Veränderungen reduzieren und sie entsprechend schulen.

Welche technologischen Voraussetzungen solltest Du beachten?

Entscheidung für die „richtige“ Technologie: Ob Projektmanagement-Software, Chat-Tool oder Cloud-Dienst für das Datenmanagement – die Wahl der passenden Lösung hat erheblichen Einfluss auf die Effizienz und Produktivität des Teams. Die Technologie muss die individuellen Bedürfnisse Deines Teams erfüllen und sich möglichst nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen. Ganz ohne holprige Schnittstellen unterstützt ein All-in-One Tool wie Stackfield die digitale Zusammenarbeit.

Datenschutz & Sicherheit: Je mehr Informationen und Daten digital ausgetauscht und gespeichert werden, desto mehr rücken natürlich die Themen Datenschutz und Datensicherheit in den Fokus. Dabei geht es zum einen um den Schutz der Daten vor Verlust und zum anderen aber auch um die Datensouveränität bei sensiblen Daten. Hier bietet Stackfield als DSGVO-konforme und ISO-zertifizierte Lösung aus Deutschland mit einer echten Ende-zu-Ende Verschlüsselung genau den Mehrwehrt, den es bezüglich Datenschutz und Sicherheit braucht.

Leistungsfähige unternehmenseigene IT-Infrastruktur: Unter Umständen werden durch die Förderung der digitalen Zusammenarbeit Anpassungen bei der firmeneigenen Server-Hardware notwendig. Minimieren lassen sich solche Investitionen durch den Einsatz cloudbasierter Lösungen.

Wie bereitest Du Dein Team auf die Veränderung vor?

Damit Dein Team voll von den vielfältigen Vorteilen digitaler Zusammenarbeit profitieren kann und die Veränderung im Arbeitsalltag von Anfang an als positiv erlebt wird, braucht es Offenheit und die Bereitschaft, sich auf neue Prozesse einzulassen. Für eine gute Akzeptanz kommt es zum einen auf die digitalen Kompetenzen der Teammitglieder an. Zum anderen können einige „weiche“ Faktoren die Begeisterung für die Möglichkeiten der Online-Zusammenarbeit pushen.

5 Tipps rund um die Einführung von digitaler Zusammenarbeit

Tipp 1: Förderung digitaler Kompetenzen
Mach Dein Team mit Schulungen oder durch die Einbindung externer Experten fit in puncto digitale Fähigkeiten. So kann sich die Scheu vor digitalen Lösungen in Neugier verwandeln. Stackfield bietet hier auch die Möglichkeit Euch bei der Einarbeitung in das Tool zu begleiten.

Tipp 2: Einbindung des Teams & Entscheidungsspielräume
Präsentiere die Einführung digitaler Zusammenarbeit nicht als unabänderbare Entscheidung „von oben“, sondern gestalte bereits die Übergangsphase als gemeinsames Projekt. So könnt ihr beispielsweise eine kostenlose 14-tägige Testphase in Stackfield anlegen und gemeinsam erste Aufgaben erstellen und bearbeiten. Einige Mitarbeitende werden bestimmt von Anfang an die digitale Zusammenarbeit als echte Chance sehen. Sie können Dir als „Influencer“ helfen, auch die Motivation noch zögerlicher Teammitglieder zu erhöhen.

Tipp 3: Verständnis für die neuen Herausforderungen
Signalisiere Deinem Team, dass Du Dir der Herausforderungen, die mit der Einführung oder Ausweitung der digitalen Zusammenarbeit einhergehen, bewusst bist. Und frage vor allem nach: Wird die Zusammenarbeit über Zeitzonen oder kulturelle Unterschiede hinweg als schwierig empfunden? Was wünscht sich Dein Team von Dir als Teamleiter? Sorgen sich die Mitarbeitenden um die persönlichen Kontakte in der Zusammenarbeit?

Tipp 4: Angemessener Zeitraum
Ist der Zeitrahmen für die Einführung der digitalen Zusammenarbeit sehr knapp bemessen, können die Mitarbeitenden das als Stress empfinden und sich unter Druck gesetzt fühlen. Das geht natürlich zu Lasten der Motivation und Akzeptanz. Als eine empfehlenswerte Dauer für die Etablierung der Online-Zusammenarbeit empfehlen Experten etwa ein halbes Jahr. Entscheidend ist dabei, inwieweit ein Team bereits mit digitalen Prozessen vertraut ist.

Tipp 5: Klarheit & verlässliche Regeln
Auch in der digitalen Zusammenarbeit – oder gerade da – haben einige Basis-Regeln aus dem klassischen Projektmanagement unbedingt Gültigkeit. Sie sorgen für Klarheit, beugen Missverständnissen und Doppelarbeit vor und unterstützen damit die Effizienz der Teamarbeit. Unter anderem durch

• eine klare Verteilung von Rollen und Aufgaben,
• festgelegte Kommunikationsregeln und -kanäle,
• definierte Ziele,
• einen verbindlichen Zeitrahmen.

Warum ein Kollaborationstool oft der erste Schritt zur digitalen Zusammenarbeit ist

Die Entscheidung für (mehr) digitale Zusammenarbeit ist eine großartige Chance, Teamarbeit auf die nächste Stufe zu heben. Dabei geht es natürlich darum, durch bessere Arbeitsabläufe die Produktivität zu erhöhen. Für die Teammitglieder bedeutet eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit zugleich, dass ihr Arbeitsalltag strukturierter und Prozesse vereinfacht werden.

Die Einführung eines Kollaborationstools kann dafür der erste richtige Schritt sein: Durch die Erstellung von übersichtlichen Einzelaufgaben wissen die Mitglieder Deines Teams ganz klar, welche To-dos jeweils in ihren Verantwortungsbereich fallen. Zudem werden Arbeitsabläufe transparenter und nachvollziehbarer. Das bedeutet wiederum: weniger unerwünschte Doppelarbeit und zeitraubende Überschneidungen.

Auch die Kommunikation im Team kann durch ein Kollaborationstool verbessert werden. Unter anderem ist der gezielte aufgabenbezogene Austausch möglich und andere Teammitglieder lassen sich durch Erwähnungen direkt ansprechen. Für das Wir-Gefühl sorgen Gruppen-Chats und regelmäßige Videokonferenzen. Dank der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit kann es zu einem intensiven Austausch kommen, der nicht unter zeitlich verzögertem Feedback leidet. Ein Kollaborationstool mit geeigneten Kommunikationskanälen ist daher tatsächlich in der Lage, die räumliche Distanz in dezentral arbeitenden Teams zu überbrücken.

Digitale Zusammenarbeit fördern: Das lohnt sich!

Mit dem Vorantreiben der digitalen Zusammenarbeit stärkst Du Dein Team nachhaltig. Es kann deutlich effektiver arbeiten oder erlebt den Arbeitsalltag ein ganzes Stück leichter und übersichtlicher. Durch effizientes Aufgaben- und Projektmanagement helfen All-in-One Tools wie Stackfield Dir dabei die Arbeitsbelastung Deines Teams immer im Blick zu behalten. So kannst Du bei Bedarf reagieren, Stress vermeiden und die Zufriedenheit im Team hochhalten. Dabei muss „digital“ keinesfalls „unpersönlich“ heißen. Auch in Teams mit verschiedenen Standorten stehen die Mitarbeitenden eng im Austausch – nicht zuletzt dank Kollaborationstools wie Stackfield.