Digitalisierung in der Kommune: Tipps direkt aus der Praxis

Deine Stadt oder Gemeinde möchte digital werden? Eine „richtige“ Digitalisierungsstrategie fehlt euch aber noch? Ein Blick in andere „digitale Kommunen“ kann hilfreich sein. Wir stellen Dir daher ein Best Practice vor das zeigt: Digitalisierungsprojekte lassen sich mit den geeigneten Werkzeugen und Methoden ganz einfach umsetzen!

Inhalt des Artikels:
• Was bedeutet Digitalisierung in der Kommune eigentlich?
• Warum die Digitalisierung in Deiner Kommune vorantreiben?
• Erfolgreiches Praxis-Beispiel: So gelingt Digitalisierung in Nürnberg mit Stackfield
• Digitalisierung in Kommunen: ein nachhaltiger Schritt in die Zukunft

Was bedeutet Digitalisierung in der Kommune eigentlich?

Die Entwicklung zur „digitalen Kommune“ betrifft ganz unterschiedliche Bereiche: Vielleicht geht es in Deiner Gemeinde zuerst vor allem um die Einführung einer digitalen Verwaltung, vielleicht steht auch die Verbesserung des Online-Zugangs für Bürger ganz oben. Die Digitalisierung in der Kommune kann außerdem digitale Angebote für die lokale Wirtschaft umfassen oder den Gesundheits-, Kultur- und Freizeitbereich betreffen. Auch ein Engagement für die „digitale Schule“ ist immer öfter zu finden.

Warum die Digitalisierung in Deiner Kommune vorantreiben?

Sowohl das E-Government-Gesetz als auch das Onlinezugangsgesetz des BMI (Bundesministerium des Innern und für Heimat) verpflichten die Kommunen eigentlich schon seit Ende 2022 dazu, ihre Verwaltungsdienstleistungen auch online anzubieten.

Abgesehen von diesen gesetzlichen Vorgaben möchte Deine Kommune ihren Bürgern bestimmt ohnehin die Möglichkeit geben, ihre Verwaltungsangelegenheiten online zu erledigen. Durch die einfache Abwicklung von Anträgen oder anderen Anliegen kann die Zufriedenheit der Bürger und Unternehmen mit der jeweiligen Behörde zunehmen und positives Feedback die Motivation in Deinem Team erhöhen. Zudem wird dank weniger Parteienverkehr der Alltag für die Mitarbeitenden leichter.

Einfacher und übersichtlicher wird die Arbeit für die Mitarbeiter von Behörden und Ämtern in Deiner Kommune auch durch die Einführung einer agilen Verwaltung. Viele Prozesse lassen sich damit automatisieren und lästige Doppelarbeit entfällt. Die digitale Zusammenarbeit schafft zudem flexiblere Arbeitszeitmodelle: Da die produktive Kollaboration im Team zeit- und ortsunabhängig möglich wird, können Mitarbeitende auch (zeitweise) im Homeoffice arbeiten. Das macht die Arbeitsbedingungen attraktiver und wertvolle Fachkräfte haben weniger Wechselmotive.

Erfolgreiches Praxis-Beispiel: So gelingt Digitalisierung in Nürnberg mit Stackfield

Die kreisfreie Stadt Nürnberg stand 2020 plötzlich vor der Herausforderung, Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit zu schaffen: Waren coronabedingt doch viele Mitarbeiter im Homeoffice. Rasch fiel bei der Suche nach einem Kollaborationstool die Wahl auf Stackfield. Ausschlaggebend waren nicht nur die einfache Benutzeroberfläche und der große Funktionsumfang. Insbesondere überzeugte das Amt für Digitalisierung und Prozessorganisation (DiP) die besonders hohen Anforderungen an den Datenschutz des Tools.

Mittlerweile kann das Digitalisierungskonzept der Kommune zählbare Erfolge feiern: Das Onlinezugangsgesetz hat die Stadt ebenso umgesetzt wie die Weiterentwicklung ihres digitalen Bürgerservices „Mein Nürnberg“.

Für welche Digitalisierungsstrategie hatte die Kommune sich entschieden?

Oliver Krämer, Fachmann für Projektmanagement beim DiP fasst seine „Strategie“ ganz einfach mit Learning-by-Doing zusammen. Er und ein kleines Team aus „Test-Nutzern“ probierten das Kollaborationstool nach einer kurzen Einweisung einfach aus. Zuerst mit eigenen To-dos, so dass auch wenig technikaffine Mitarbeiter sich ohne Scheu auf der digitalen Plattform in ihrem persönlichen Tempo zurechtfinden konnten.

Nach und nach wurden dann Projekte in Stackfield angelegt, alle involvierten Mitarbeitenden als Nutzer in den jeweiligen Projektraum hinzugefügt – und die Projektarbeit spielte sich immer besser ein. Für Oliver Krämer hat bei der Einführung insbesondere das Kanban Board eine zentrale Rolle eingenommen: Es ermöglicht ein besonders einfaches und übersichtliches Aufgabenmanagement. Die Mitarbeitenden können sich jederzeit ganz unkompliziert über den Stand der einzelnen Aufgaben informieren. So haben sie immer alle eigenen und auch die Aufgaben der Kollegen im Blick, was die Zusammenarbeit transparenter und effektiver macht. Die Fortschritte im Projekt werden in Weekly Meetings besprochen. Laufend sind alle Beteiligten in Chats oder per Audio- und Videoanrufen in Kontakt.

Ohne dass der Begriff ausdrücklich fallen musste, war „agiles Projektmanagement“ im DiP erfolgreich eingeführt geworden. Ebenso unkompliziert kommen immer wieder Externe als „Gast“ in bestimmte Projekträume dazu und auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit konnte dank Stackfield etabliert werden, ohne dass bei den Mitarbeitenden große Befürchtungen bezüglich der Machbarkeit entstanden.

Digitalisierung in Kommunen: ein nachhaltiger Schritt in die Zukunft

Bringst Du die Digitalisierung in Deiner Kommune voran, sind Verwaltung, Bürger und Unternehmen in engerem Kontakt und dank digital-vernetzter Lösungen lassen sich innovative Ideen und komplexere Vorhaben leichter umsetzen. Eine digitale Verwaltung vereinfacht außerdem den Alltag Deiner Mitarbeitenden. Sie entlastet sie z. B. von der lästigen Suche nach Papierdokumenten und macht Arbeitsabläufe klarer und effektiver.

Wie das Beispiel der Stadt Nürnberg zeigt, kannst du mit Kollaborationstools wie Stackfield mit der Digitalisierung Deiner Kommune quasi direkt loslegen: Das Projektmanagement ist dank intuitiver Bedienung so einfach, dass Dein Team auch ohne Vorkenntnisse jederzeit einsteigen kann.