Der Einstieg neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen ist eine spannende Phase für alle Beteiligten. Ein reibungsloser Start ist entscheidend für den Erfolg der Integration in das bestehende Team und für die langfristige Zusammenarbeit. Wichtige Fragen wie: "Wie wird sich der neue Kollege zurechtfinden?", "Wie gelingt die Eingliederung in das Team?" und "Sind alle notwendigen Formalitäten erledigt?" müssen dabei zügig und effizient geklärt werden.
Ein strukturierter Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter kann Dir dabei von großem Nutzen sein. Er trägt nicht nur zu einem reibungslosen Arbeitsfluss im Team bei, sondern zeigt Deinem neuen Mitarbeiter auch, dass seine Anliegen ernst genommen werden. Einmal etabliert, kannst Du diesen Einarbeitungsprozess zudem bei künftigen Neueinstellungen problemlos übernehmen und anpassen, was die Effizienz weiter steigert.
Nachfolgend findest Du nicht nur Infos dazu, warum ein Einarbeitungsplan hilfreich ist, sondern auch, wie Du ihn anlegst und welche Inhalte er enthalten sollte.
Was ist ein Einarbeitungsplan?
Einen Onboarding-Prozess für neue Kolleginnen und Kollegen gibt es heutzutage nahezu überall – mal ist er besser, mal ist er das nicht. Wenn Du Dir allerdings rechtzeitig Gedanken darüber machst, wie man Neueinsteiger effektiv und gleichzeitig herzlich empfängt, optimierst Du nicht nur die eigenen Arbeitsabläufe, sondern bindest die Neuen auch schnell an das eigene Unternehmen. Besonders unterstützend ist dabei ein durchdachter Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter.
In einem solchen Plan sind alle Arbeitsschritte notiert, die während des gesamten Onboardings wichtig sind. Aufgaben sind klar definiert, zuständige Kollegen zugewiesen und ausreichend große Zeiträume eingeplant. So können neue Mitarbeiter schnell in ihren neuen Aufgabenbereich einsteigen und lernen gleichzeitig das Team und die Unternehmenskultur kennen.
Die Vorteile eines Einarbeitungsplans
- Struktur und Sicherheit im Arbeitsalltag
- Klar definierte Zielvorgaben und Erwartungen
- Schnelle Effizienzsteigerung
- Kontinuierliches Feedback
- Vermittlung von Wertschätzung und Anerkennung
- Steigerung der Motivation und Zufriedenheit
- Förderung der Unternehmenskultur
Welche Inhalte gehören in einen Einarbeitungsplan?
Grob gesagt teilt sich ein Einarbeitungsplan in drei Phasen auf: Preboarding, Onboarding und Postboarding. Dabei handelt es sich um die Zeitabschnitte vor, während und nach dem Einstieg des neuen Mitarbeiters. Je nach Abschnitt sind dabei unterschiedliche Schwerpunkte zu beachten.
Preboarding
Idealerweise hat ein Einarbeitungsplan schon die Zeit vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters im Blick. Der Schwerpunkt liegt dabei darauf, intern alles für den Start des neuen Kollegen vorzubereiten sowie den Neueinsteiger bei seinem Einstieg abzuholen.
- Interna klären: Alle notwendigen Schritte, die vor einem Unternehmenseintritt abgearbeitet werden müssen (beispielsweise die Vorbereitung des Arbeitsplatzes oder die technische Ausstattung), können in einem Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter gesammelt und angegangen werden.
- Mitarbeiter und Vorgesetzte informieren: Mitarbeiter und Vorgesetzte, die die Einweisung oder Übergabe des neuen Teammitglieds übernehmen können, können sich schon auf den Arbeitsbeginn des neuen Teammitglieds vorbereiten – vor allem, wenn es ein Buddy- oder Mentoren-System in Deinem Unternehmen gibt.
- Kontakt zum neuen Mitarbeiter halten: Hilfreich für beide Seiten ist es, wenn der Personalverantwortliche den (losen) Kontakt zum neuen Mitarbeiter aufrechterhält und ihm bei allen Fragen zur Seite steht.
Onboarding
Tag X ist gekommen und der Neue steht vor der Tür. Jetzt gilt es, die Planung aus dem Preboarding umzusetzen und den neuen Mitarbeiter in einer aufregenden Phase an die Hand zu nehmen.
- Begrüßung und Einführung: Das erste Willkommen legt den Grundstein für ein gelungenes Miteinander. Ein kleines Willkommensgeschenk und eine Tour durch das Unternehmen vermitteln Anerkennung und führen gleichzeitig in die Unternehmenskultur und -geschichte ein.
- Arbeitsplatz und Kollegen: Die neuen Kollegen kennenlernen ist für neue Mitarbeiter ein spannender Moment. Eine echte Unterstützung ist dabei ein Ansprechpartner aus dem Team. Dieser Mentor kann die Vorstellung erleichtern und das neue Teammitglied in den Arbeitsalltag einführen.
- Aufgaben und Ziele: Es ist hilfreich, wenn neue Mitarbeiter über den Einarbeitungsplan recht früh ein paar einfache Aufgaben oder Ziele zugewiesen bekommen. Das gibt den Neuen nicht nur Orientierung, sondern schafft auch das gute Gefühl, gebraucht zu werden.
Postboarding
Es kann mehrere Monate dauern, bis ein neuer Mitarbeiter erfolgreich eingearbeitet ist. Auch hier hilft Dir ein Einarbeitungsplan, den Blick auf das Ganze nicht zu verlieren und die Neueinstellung bestmöglich zu fördern und zu fordern.
- Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten: In vielen Bereichen braucht man Spezialkenntnisse, die erst vermittelt werden müssen. Diese Schulungen gilt es zeitnah zu terminieren, damit sich der neue Mitarbeiter rasch das notwendige Fachwissen aneignet.
- Teambuilding und Events: Betriebliche Events oder ähnliches bieten eine ideale Gelegenheit für neue Mitarbeiter, auch über das eigene Team hinaus Kontakte im Unternehmen zu knüpfen und sich erfolgreich zu integrieren.
- Gespräche und Auswertung: Regelmäßige Feedback-Runden mit dem Vorgesetzten gehören in jede Onboarding-Phase. Dabei geht es nicht allein darum, auf die Wünsche und Fragen einzugehen oder um eine Bewertung des neuen Mitarbeiters. So sollte ein Unternehmen auch aktiv Feedback einfordern, um die eigenen Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Wie erstellt man einen Einarbeitungsplan?
Ein Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter kann klassisch in Papierform angefertigt und an alle relevanten Personen übergeben werden. Dabei geht allerdings die Vergleichbarkeit verloren und allzu oft sind die Papiere nach ein paar Tagen schon vergessen. In vielen Betrieben wird als Alternative zum Papier ein Einarbeitungsplan in Excel angefertigt, was aber nicht nur ineffizient, sondern auch zeitaufwändig ist. Sinnvoller kann der Einsatz einer digitalen Projektmanagementsoftware wie Stackfield sein – vor allem, wenn Du eine solche Software bereits nutzt.
In einer Projektmanagementsoftware kann in wenigen Schritten eine kopierbare Vorlage für einen professionellen Einarbeitungsplan geschaffen werden. Aus dieser kann ein eigener Raum generiert werden, auf den alle relevanten Personen Zugriff haben und miteinander kommunizieren können. Aufgaben und Termine können erstellt, verteilt und mit einem entsprechenden Zeitfenster versehen werden.
Darüber hinaus können auch alle notwendigen Dokumente in einem Projektraum gesammelt werden, so dass jederzeit der Zugriff auf sie möglich ist. Meilensteine zeigen klar auf, welche Schritte bis wann unternommen werden sollen. Und wenn das Onboarding abgeschlossen ist, kann der Projektraum zentral archiviert werden. Damit bleibt der gesamte Prozess nachvollziehbar – ganz ohne Papierberge und Notizchaos.
Drei Praxistipps für einen gelungene Einarbeitungsplan in Stackfield
Eine Projektmanagementsoftware wie Stackfield bietet Dir die verschiedene Möglichkeiten, Arbeitsprozesse zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Gleichzeitig bleiben sie für alle Beteiligten nachvollziehbar und vergleichbar. Hier findest Du drei Tipps, wie Du Deine Prozesse optimieren kannst, wenn Du einen Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter erstellst.
Eine Vorlage für einen Einarbeitungsplan erstellen
Eine große Hilfe für alle Beteiligten ist es, wenn es in Deinem Unternehmen eine Vorlage für einen Einarbeitungsplan gibt. Darin sind die grundlegenden Aufgaben, die es bei jedem neuen Mitarbeiter gibt, bereits vordefiniert. So muss nicht bei jedem neuen Mitarbeiter der Prozess von Null angefangen werden.
Eine Vorlage kann einfach erstellt und beliebig oft genutzt werden.
In Stackfield kann man ein solches Muster einfach als Raumvorlage anlegen und – einmal erstellt – beliebig oft kopieren. Eine Inspiration kann dabei die Musterraumvorlage sein, die von Beginn an genutzt werden kann. Damit hat man nur einmal die Arbeit, einen grundlegenden Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter anzulegen. Und bei Bedarf kann auch die Vorlage jederzeit nachbearbeitet werden.
Den Arbeitsantritt im Vorfeld vorbereiten
Noch bevor ein neuer Mitarbeiter in Deinem Unternehmen anfängt, gibt es viel zu erledigen. Mit Aufgabenkarten in einem Kanban-Board wie in Stackfield hat man nicht nur alles im Blick, sondern kann die Aufgaben gleich an die Kollegen und Mitarbeiter verteilen.
In einer Aufgabe können Unteraufgaben angelegt werden.
Dafür legst Du in einem Raum (den Du beispielsweise aus einer Raumvorlage generiert hast) und eine neue Aufgabe an. In der Aufgabe kannst Du dann Unteraufgaben definieren, etwa das Einrichten des Laptops oder das Organisieren von neuem Mobiliar. Diese Unteraufgaben können mit einem Datum versehen und den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen werden. Diese werden informiert, können ihre Aufgabe bearbeiten und dann abhaken. So reicht ein Blick in Deine To-Do-Liste um zu sehen, wie weit die Vorbereitungen bereits gediehen sind und ob ihr im Zeitplan seid.
Die Einarbeitung nachvollziehbar machen
Auf neue Mitarbeiter prasselt erst einmal viel ein. Da ist es eine Unterstützung, wenn alle Termine, Aufgaben und Unterlagen an einem Ort einsehbar sind. Wenn Du Stackfield nutzt, kann der neue Mitarbeiter einfach ebenfalls Zugriff auf den für ihn erstellten Raum bekommen und dort alle Arbeitsschritte und wichtigen Informationen einsehen.
Die Mitarbeiter können jedem Raum individuell zugeordnet werden.
Um einen neuen Mitarbeiter zu einem bestehenden Raum hinzuzufügen, musst Du ihn nur dazu einladen. Je nachdem, welche Zugriffe der Neue haben soll, kannst Du zudem bei Bedarf eine eigene Rechtegruppe erstellen. Dabei ist es zum Beispiel möglich, seine Rechte zu Beginn einschränken. So werden ihm nicht alle Aufgaben angezeigt und er kann schrittweise eingeführt werden.
Fazit: Mit einem Einarbeitungsplan klappt der Einstieg
Ein Einarbeitungsplan hilft Dir und Deinem Unternehmen wie auch den neuen Mitarbeitern dabei, die Einarbeitungszeit effizient, übersichtlich und strukturiert zu halten. Das unterstützt nicht nur die neuen Kolleginnen und Kollegen, sondern auch das bestehende Team.
Zudem ist es für neue Mitarbeiter einfach, durch einen Einarbeitungsplan den Fortschritt beim Onboarding nachzuvollziehen. Eine Projektmanagementsoftware kann Dir nicht nur bei der Erstellung eines Einarbeitungsplanes helfen, sondern auch gleich alle neuen Mitarbeiter mit dem bestehenden Team vernetzen.