Mobile Work: Diese Tipps erleichtern Dir die Arbeit unterwegs!

Das 21. Jahrhundert hat den Arbeitsplatz für unser Verständnis eher zu einer Art Mindset werden lassen als zu einem simplen Ort, an dem wir Arbeit verrichten. Angestellte sind längst nicht mehr wie früher an ihre Schreibtische, Desktops und Festnetztelefone gebunden. Wenngleich in diese Entwicklung viele Faktoren eingeflossen sind, spielt der technologische Wandel mit Sicherheit die bedeutendste Rolle. Was sich nämlich deutlich feststellen lässt: Immer mehr Menschen verrichten einen Großteil ihrer Arbeit unterwegs und dieses Phänomen lässt sich nicht vom exponentiellen Wachstum der Verwendung mobiler Endgeräte – welche meist nicht weniger leistungsfähig sind als die fest angeschlossenen Ausführungen im Büro – trennen.

Fast die Hälfte der U.S.-Belegschaft arbeitet off-site

Demnach arbeitet fast die Hälfte der Belegschaft zumindest teilweise von zu Hause, an öffentlichen Plätzen oder von unterwegs aus. Eine unglaubliche Menge, bedenkt man den Anteil jener Personen, die keinen Bürotätigkeiten nachgehen, nicht wahr?

Geschäftsreisende arbeiten nicht nur in der Cloud sondern auch über den Wolken

Einen nicht ganz unwesentlichen Anteil stellt die Arbeit während Geschäftsreisen dar. So machen beispielsweise Amerikaner über 405 Millionen Langstrecken-Geschäftsreisen und beherbergen mit New York das beliebteste Ziel für Dienstreisende. Auch China steht dem in nichts nach und belegt sogar den ersten Platz, wenn es um die finanziellen Ausgaben geht. Natürlich erledigt nicht jeder, der geschäftlich verreist auch automatisch dienstliche Angelegenheiten im Zug, Bus oder Flugzeug. Ungewöhnlich ist dies jedoch ganz und gar nicht. Vor Jahren, als das Mobilfunknetz noch nicht so ausgeweitet war, gestaltete sich das Arbeiten unterwegs schwieriger, insbesondere auf Reisen ins Ausland.

Flugzeuge waren lange Zeit der letzte Stand der Offline-Technik, aber auch das ändert sich: Lufthansa etwa bietet seit einigen Jahren als eine der ersten Fluggesellschaften einen Internetzugang an Board, genannt „FlyNet“.

Über die Hälfte der Pendler nutzt die sonst verschwendete Fahrtzeit geschäftlich

Natürlich haben diejenigen, die mit dem Auto fahren, nicht viele Möglichkeiten (zumindest bis autonome Autos zur Norm werden, was vermutlich nicht sehr bald geschehen wird). Was in der Regel jedoch sehr gut funktioniert, ist das Arbeiten mit mobilen Geräten auf dem Weg von und zum Arbeitsplatz in öffentlichen Verkehrsmitteln. Im Durchschnitt verbringt ein Amerikaner täglich 52,2 Minuten mit dem Pendeln. Laut einer Studie der University of the West of England (UWE) bearbeiten 54% der Pendler ihre geschäftlichen E-Mails über das WLAN der Bahn, was auch zu der Frage führte, ob die Fahrtzeit als Arbeitszeit gezählt und bezahlt werden sollte. Abgesehen vom Lesen und Lernen ist dies wohl auch der beste Weg, die für das Pendeln aufgewandte Zeit nicht zu verschwendeter Zeit werden zu lassen. Auch hierfür ist eine funktionierende Internetverbindung der wohl wichtigste Faktor.

Technologie schafft Möglichkeiten

Der Grund, weshalb das Abrufen und Beantworten von Nachrichten die am häufigsten genutzte berufliche Pendel-Aktivität ist, liegt eigentlich auf der Hand: Fast jeder hat über das Mobiltelefon Zugriff auf seine Nachrichten und die beliebtesten Apps - schön gestaltet und benutzerfreundlich. Was würde passieren, wenn auch jedes andere arbeitsbezogene Tool so komfortabel zu bedienen wäre wie der Messenger und die Lieblings-E-Mail-App. Auch andere Aufgaben in Zusammenarbeit mit Kollegen ließen sich ganz einfach im Zug erledigen. Stackfield vereint Team-Collaboration und Projektmanagement in einem Tool und ermöglicht mit der Mobile-App einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle Projekte inklusive zugehöriger Aufgaben, Nachrichten, Termine, Dateien usw. – auch unterwegs.

Tipps für effizientes Arbeiten unterwegs

Für eine reibungslose Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln kann man leider weder garantieren noch vorsorgen. Dass wissen wir alle. Wenn man einige Dinge beachtet, lässt sich die Arbeit beim Pendeln oder auf Geschäftsreisen jedoch einfacher und produktiver gestalten. Immerhin etwas!

In Notfällen sollte man vorbereitet sein

Anzunehmen, dass jederzeit WLAN und Steckdosen zur freien Verfügung stehen, könnte zu einem bösen Erwachen führen – insbesondere mit dem Vorhaben, gesetzte Fristen einzuhalten. Selbst wenn beides zum Standard wird, ist es immer besser, sich darauf vorzubereiten, dass etwas nicht so funktioniert, wie angenommen.

Ein portables Ladegerät kann in solchen Fällen die Rettung sein und unter Umständen lohnt es sogar, sich ein Prepaid-Zweithandy zuzulegen. Zudem kann eine funktionierende Verbindung sichergestellt werden, indem man sich nicht auf das öffentliche WLAN verlässt, sondern selbst Vorsorge trifft, mit mobilen Hotspots etwa.

Komfort erleichtert die Arbeit unterwegs

First und/oder Business Class ist für gewöhnlich bei den meisten öffentlichen Verkehrsmitteln verfügbar, nicht nur im Flugzeug. Wer eine lange Reise unternimmt und plant, währenddessen die ein oder anderen Aufgaben zu erledigen, könnte von einem Upgrade profitieren. Für Gewöhnlich erhält man hier nicht nur mehr Platz, Komfort und zusätzliche Services, sondern auch mehr Ruhe. Die Business Class zu nutzen ist zugegebenermaßen nicht ganz billig, jedoch lässt sich mit ein wenig Glück von Zeit zu Zeit ein Last-Minute-Angebot nutzen.

Wer sich leicht von fremden Geräuschen ablenken und stören lässt, könnte es außerdem in Erwägung ziehen, einen Platz in einem der Ruhebereiche der Bahn zu buchen – doch Achtung: hier ist Telefonieren untersagt.

Um sich voll und ganz auf die Arbeit konzentrieren zu können, ist es außerdem wichtig, Stress weitestgehend zu vermeiden. Gerade Geschäftsreisende, die häufig und lange unterwegs sind, neigen dazu, das Haus erst im letzten Moment zu verlassen, um nicht zu viel Zeit mit dem Warten auf Flug oder Zug zu verschwenden. In den meisten Fällen bedeutet dies jedoch vor allem eines: Stress. Viel entspannter ist es, ein wenig früher zum Flughafen aufzubrechen, dort noch einen Kaffee zu trinken und vielleicht die ein oder anderen Dinge in einem gemütlichen Cafè zu erledigen.

Remote Work verlangt nach Sicherheitsvorkehrungen

Manager, die es ablehnen, ihre Teammitglieder remote arbeiten zu lassen, äußern in der Regel Sicherheitsbedenken und sehen in mobilen Geräten vorwiegend große Risiken. Fakt ist jedoch, dass sensible Daten auf vielerlei Weise nach außen gelangen können. Sei es durch einen Mitarbeiter, der im Zug Tabellen bearbeitet, durch einen Angriff auf das Firmennetzwerk, Spionage oder die Weiterleitung betriebsinterner Daten an die private E-Mail-Adresse – solche Fälle treten ein, weil keine Vorkehrungen vonseiten der Firma getroffen wurden. Risiken sind vorhanden – ob Remote Work offiziell erwünscht ist oder nicht. Die gute Nachricht: Sowohl bei mobilen als auch bei Desktop-Geräten lässt sich ein hoher Sicherheitsstandard erreichen indem geeignete Tools eingesetzt werden. Eine sichere Projektmanagement-Software wie Stackfield und Cloud-Speichertools wie Dracoon, die alle Daten bestmöglich verschlüsseln und auf deutschen Servern hosten, ermöglichen es auch, unterwegs bedenkenlos geschäftliche Aufgaben zu bearbeiten.

Mobile Work - ist das wirklich unsere Zukunft?

Mit Sicherheit lässt sich sagen, dass es in der Gesellschaft immer beliebter wird, auch unterwegs zu arbeiten. Das Phänomen der neuen Arbeitswelt bricht mit alten Mustern und so wird dieser Trend sich auch in Zukunft weiter durchsetzen.

Wenngleich öffentliche Verkehrsmittel nach wie vor nicht zu den bequemsten Arbeitsplätzen zählen, verbessern sich die Bedingungen immer mehr – mit immer schnelleren und zuverlässigeren Internetverbindungen, Stromanschlüssen, Ruhezonen und Geschäftslounges etwa. Gleichzeitig verfügen mobile Endgeräte über zusehends mehr Funktionen. Smartphones haben größere Bildschirme als früher und werden mit jeder Saison schneller und leistungsfähiger. Dieser Prozess geht einher mit der zunehmenden Beliebtheit von Tools für die Zusammenarbeit, welche es ermöglichen, auch mit mobilen Geräten effizient zu arbeiten.