In 5 Schritten zu einem perfekten Projektplan

Dass Projekte gut organisiert werden, um auch reibungslos über die Bühne zu gehen, ist das A und O eines jeden Teams und damit auch essentiell für den Erfolg eines Unternehmens. Dies hat Auswirkungen auf den Arbeitseifer und die Produktivität im Team, auf den Umsatz und kann letztlich auch maßgeblich beeinflussen, wie das Unternehmen dem Kunden gegenüber repräsentiert wird.

Dabei ist es völlig egal, wie umfangreich Projekte sind oder wie viele Projekte in einem Unternehmen umgesetzt werden. Wurde vorab ein durchdachter Projekplan entworfen, lassen sich die gesetzten Ziele schneller, einfacher und besser erreichen. Wir zeigen, wie das funktioniert!

Die Projektplanung als integraler Bestandteil des Projektmanagements

Die Projektplanung ist ein integraler Bestandteil des Projektmanagements, welcher konkret beschreiben soll, wie das Unternehmen bestimmte Ziele innerhalb eines Projektes erreichen wird. Die Idee ist, die verfügbaren Tools und das eigene Fachwissen anzuwenden, um jeden Schritt so gut wie möglich auszuführen, bis das Projekt abgeschlossen ist.

Dies mag auf den ersten Blick nicht so schwierig erscheinen, aber es sind immer einige Faktoren zu beachten, die sich letztlich auf den Erfolg innerhalb der Ausführung auswirken – der Zeitrahmen, die Mitarbeiterplanung und das Budget beispielsweise. Tatsächlich gibt es in jedem Projekt einige wesentliche Komponenten:

• Der Umfang, der die Größe, die Ziele und die Anforderungen des Projekts umfasst
• Die Ressourcen, einschließlich finanzieller Mittel, beteiligter Personen und vorhandenem Equipment
• Die Zeit, aufgeschlüsselt nach den einzelnen Aufgaben und deren Ausführungsdauer

Diese Komponenten korrelieren und werden in der Regel von einem erfahrenen Projektmanager gesteuert. Tatsächlich gibt es keinen einheitlichen Ansatz für das Projektmanagement – alle Projekte werden sich in gewisser Weise unterscheiden; in ihren Zielen, im Budget und im Zeitplan. Es liegt in den Händen der Projektmanager und deren Teams, das jeweilige Projekt nach einem strukturierten Plan bestmöglich abzuschließen. Wie erstellt man also einen Projektmanagementplan?

So ist ein Projektplan aufgebaut

Ein gut durchdachter Projektmanagementplan sollte alle Details enthalten, die für den erfolgreichen Abschluss erforderlich sind. In der Regel handelt es sich um ein offizielles, genehmigtes Dokument, das als Fahrplan dient und definiert, wie das Projekt ausgeführt, überwacht, gesteuert und abgeschlossen werden soll. (PMI-Lexikon der Projektmanagement-Begriffe)

Der Zweck ist es, Input zusammenzutragen – sowohl den des Projektteams als auch den der wichtigsten Stakeholder – und klare Kriterien festzulegen, anhand derer der Projektabschluss im Verlauf der Arbeit gemessen werden kann.

Das Grundgerüst eines Projektplans ergibt sich aus den folgenden Bestandteilen:

• Jedes Projekt beginnt mit einer Idee, die zuerst mit den wichtigsten Stakeholdern besprochen und kurz und knapp definiert und festgehalten werden sollte.
• Eingehende Recherche dagegen hilft, diese spezielle Idee genauer auszuarbeiten. Verfügbare Lösungen, Ressourcen und Konkurrenten (sofern für das Projekt relevant) sollten nun genauer begutachtet werden.
• Vor jedem Projekt sollte das Budget genau festgelegt werden.
• Die Wahl der geeigneten Projektmanagement-Methode bestimmt, wie die Arbeitsabläufe gestaltet werden.
• Durch die Erstellung eines Organigramms, behält jeder den Überblick über die Zuständigkeiten. Wer ist am Projekt beteiligt? Wie sind die Rollen verteilt? Wie sieht die Zusammenarbeit aus? Wer ist wofür verantwortlich?
• Ist der schematische Aufbau festgelegt, folgt der Zeitplan. Meilensteine und andere feste Termine helfen dabei, das Projekt auf Kurs zu halten, nicht aus dem zeitlichen Rahmen zu fallen und ermöglichen dennoch Agilität.
• Risikomanagement: Manchmal gehen Dinge schief. Das ist weder ungewöhnlich noch selten. Wer aber die Risiken kennt, kann im Notfall auch schnell handeln.
• Progress-Tracking: Der Fortschritt des Projektes sollte unbedingt fortlaufend überprüft werden, um den Plan bei Bedarf anzupassen. Doch welche Regelungen gilt es zu beachten? Was soll von wem und wie verfolgt werden? Auch hierfür sollte eine Art Guideline in den Plan integriert werden.

Ein Projektplan lässt sich jedoch nicht auf einmal erstellen. Vielmehr handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess, in dem der Plan jederzeit verfeinert werden kann.

In 5 Schritten zu einem erfolgreichen Projektmanagementplan

1. Stakeholder kennen

Projektbeteiligte und Stakeholder im Allgemeinen sollten von Beginn an feststehen und in den Projektprozess inkludiert werden. Stakeholder können übrigens im Prinzip fast alle sein, denn neben den Teammitgliedern und Projektmanagern zählen hierzu auch Kunden, Nutzer oder gar Sponsoren. Sie alle haben ein Interesse am Projektergebnis und sind somit als Interessenvertreter miteinzubeziehen. Diese Interessen sollten insbesondere bei allen grundsätzlichen Fragen, z.B. nach dem Projektumfang und dem Budget, berücksichtigt werden. In dieser Phase ist es auch eine gute Idee, wichtige Projektrollen zu definieren und sie allen Stakeholdern und Teammitgliedern entsprechend zuzuweisen. Alle späteren Schritte im Projektverlauf werden wesentlich einfacher von der Hand gehen, wenn von Beginn an alle wichtigen Personen und Organisationen in ihren spezifischen Rollen festgehalten wurden.

2. Ziele und Ergebnisse festlegen

Wurden die Stakeholder mitsamt ihren Interessen und Bedürfnissen identifiziert, ist es an der Zeit, spezifische Projektziele festzulegen und zu priorisieren. Gleiches gilt für spezifische Arbeitsergebnisse und Meilensteine. Welche Arbeitsschritte sind erforderlich um sie zu erreichen? Eine Auflistung aller Schritte dient als Basis für die festzulegenden Zwischenziele und -ergebnisse. Da manche Aufgaben erledigt werden müssen, bevor mit anderen begonnen werden kann, ist es auch sinnvoll, sich frühzeitig Gedanken über Abhängigkeiten zu machen. Risiken und Probleme, die während des Projektverlaufes auftreten können, sollten ebenfalls eruiert werden.

3. Grundgerüst festhalten und kommunizieren

Das Grundgerüst für das Projekt steht – jetzt ist es an der Zeit, alles strukturiert aufs „Papier“ zu bekommen. Wozu? Der Plan soll klar kommunizierbar sein und leicht überprüft werden können, um Missverständnisse zu vermeiden. Wir möchten also die wichtigsten Parameter festhalten: den Projektumfang, einen grundlegenden Zeitplan und das Budget.

Der im zweiten Schritt ausgearbeitete Projektumfang inklusive aller Arbeitsschritte dient als Ausgangspunkt für alle festzulegenden Fälligkeitstermine. Er wird nun also in einen zeitlichen Rahmen gepackt – mit terminierten Meilensteinen und festen Deadlines.

Bei der Terminierung ist auch auf Puffer für mögliche Risiken und möglichweise auftretende Probleme während des Projektes zu achten. Welche Schritte müssen womöglich unternommen werden, um diese wieder in den Griff zu bekommen?

4. Projektplan präsentieren

Nun geht es darum, den Projektplan auch zu kommunizieren. Besprich die Details mit den direkt involvierten Stakeholdern und stelle den Plan – immer auf dem aktuellsten Stand – zentral für alle Projektbeteiligten bereit. So bleiben die wichtigsten Daten und Updates für jedermann einsehbar. Eine Projektmanagement-Software hilft dabei, Informationen übersichtlich, transparent und aktuell zu halten.

5. Kick-off-Meeting ansetzen

Ein Kick-off-Meeting ist sozusagen der Startschuss und soll das gesamte Team vor Beginn des Projektes noch einmal zusammenbringen. Hier sollten noch einmal alle Phasen und Ziele des Projektes aufgezeigt und sichergestellt werden, dass jeder genau weiß, welche Aufgaben er hat und welche Maßnahmen er ergreifen sollte, um das Projekt zum Erfolg zu führen. Das Kick-off-Meeting bringt jedoch nicht nur alle auf noch einmal auf den aktuellsten Stand, es soll die Beteiligten auch motivieren.

Mehr Produktivität und Transparenz durch Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Software ist aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglicht die einfache Strukturierung von Verantwortungsbereichen und erleichtert das Verwalten von Aufgaben und Terminen ebenso wie das das Aufspüren von Problemen im Arbeitsprozess. Die Zahlen sprechen für sich: 77% der erfolgreichen Projekte werden mit Projektmanagement-Tools durchgeführt.

Überraschenderweise scheint noch lange nicht jedes Team Collaboration Tools zur Projektverwaltung zu nutzen. Software zur Verwaltung von Projekten gibt es jedoch in vielerlei Ausführungen und bringt sowohl großen als auch kleinen Tools zahlreiche Vorteile:

Nozbe

Nozbe – erhältlich sowohl als Desktop- als auch als Mobile-App – ist von der Produktivitätsmethode „Getting Things Done“ inspiriert. Das Tool ermöglicht die Verteilung von Aufgaben, die Bearbeitung freigegebener Dateien, die Zusammenarbeit mit Gastnutzern und ermöglicht es darüber hinaus, Inhalte zu kommentieren. Gängige Anwendungen wie Box, Evernote, Dropbox, Google Drive gehören zu Nozbes Integrationen. Das Tool ist insgesamt recht schlicht und einfach gehalten – im Gegensatz zu anderen Tools besteht es aus einem einzigen Arbeitsbereich und ist somit vorrangig für kleine Projekte geeignet.

Asana

Eine weitere und zudem sehr bekannte Software ist Asana. Diese fungiert insbesondere als Aufgabenmanagement-System, in dem Teammitglieder alle Aufgaben innerhalb einzelner Projektdarstellungen erfassen und mit Details versehen können. Projekte können als Boards (Kanban-Ansicht), in Kalendern und als Aufgabenlisten angezeigt und verwaltet werden. Je nachdem welche bevorzugt wird, können Mitglieder einfach zwischen den Ansichten wechseln. Außerhalb des Task-Managements – im Bereich Kommunikation beispielsweise – hält sich Asana schlicht. Einen Team-Chat gibt es nicht.

Stackfield

Stackfield vereint die Bereiche Kommunikation und Projektmanagement in einer Team-Collaboration-Software, welche die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Teammitgliedern durch die zentrale und transparente Bereitstellung wichtiger Informationen verbessert. Einzelne Projekte, Projektbereiche oder Teams gliedert Stackfield dabei in Räume, die in ihrer Zusammensetzung aus diversen Modulen bestehen – z.B. Aufgaben, Kommunikation, Dateien, Dokumente, Kalender, Zeiterfassung...

Auch innerhalb der Module bleibt Stackfield flexibel. So lassen sich die Status und Spalten im Taskmanager beispielsweise frei verändern und erweitern, was eine einfache Anpassung an individuelle Workflows ermöglicht. Verschiedene Ansichten wie Kanban-Board, Listenanzeigen (und Gantt-Chart) sorgen für Übersicht. Alle Elemente lassen sich zudem kommentieren und Dateien lassen sich einfach an Aufgaben/Nachrichten anhängen, was garantiert, dass Zusammenhänge aufrechterhalten werden. Feine Rollen- und Rechtestrukturen und höchste Sicherheitsstandards (u.a. durch eine clientseitige Ende-zu-Ende Verschlüsselung) garantieren die Einhaltung der DSGVO und interner Compliance-Regeln.

Projektmanagement auf den Punkt gebracht

Das Erstellen eines Projektplans mag viel Arbeit mit sich bringen, ist jedoch unerlässlich. Er führt das Team durch den kompletten Projektablauf, verhindert das Auftreten von größeren Missverständnissen und sorgt – sofern gut strukturiert – für reibungslose Abläufe.

Natürlich gibt es einige Details, die bei der Ausarbeitung eines Projektplans zu beachten sind. Davon sollte man sich jedoch nicht entmutigen lassen. Wer die oben aufgeführten Schritte beachtet und eine gute Projektmanagement Software verwendet, der wird seine Projekte garantiert erfolgreich in Richtung Zielgeraden lenken.