Gremienarbeit mit digitalen Tools – Was sind die Vorteile?

Gremien sind in unterschiedlichsten Formen fester Bestandteil vieler Unternehmen, Behörden, Organisationen und Institutionen. Ob weisungsbefugt oder beratend, sie sind vielfach der Motor, um fundierte Entscheidungen zu treffen, Ideen zu entwickeln und Projekte voranzutreiben. Kein Wunder, dass die Gremienarbeit dabei auch enorm komplex und zeitaufwendig sein kann.

Umso wichtiger ist es, dass die Prozesse innerhalb eines Gremiums gut organisiert und transparent gestaltet werden. Hier kommen moderne Projektmanagement-Tools wie zum Beispiel Stackfield ins Spiel. In diesem Beitrag erklären wir Dir, worum es bei der Gremienarbeit geht, welche Herausforderungen zu beachten sind und wie Dir Stackfield dabei helfen kann, diese effizient zu bewältigen.

Inhalt des Artikels:
• Was ist Gremienarbeit?
• Was ist bei Gremienarbeit zu beachten?
• Wie hilft Dir Stackfield bei der Gremienarbeit?
• Fazit: Mit der richtigen Struktur zum Erfolg in der Gremienarbeit

Was ist Gremienarbeit?

Unter der Gremienarbeit versteht man die Zusammenarbeit mehrerer, zumeist fachkundiger Personen innerhalb einer formalisierten Gruppe. Ziel dabei ist es, spezifische Aufgaben und Fragestellungen zu bearbeiten. Diese Gruppen spielen eine zentrale Rolle in Organisationen, Unternehmen oder politischen Institutionen, indem sie Entscheidungen vorbereiten, diskutieren und für die Umsetzung sorgen.

Die Struktur eines Gremiums kann je nach Institution, Aufgabe und Zweck variieren. So haben manche Gremien allein eine beratende Funktion, während andere direkte Entscheidungen treffen können. Sie alle eint allerdings, dass es sich bei ihnen um koordiniert agierende Projektgruppen handelt, die Fragestellungen zu einem spezifischen Thema bearbeiten.

Welche Gremien gibt es?

Gremien gibt es in zahlreichen Bereichen, von öffentlichen Einrichtungen über die Privatwirtschaft bis hin zu Vereinen und Verbänden. Die Namen der Gremien können dabei je nach Funktion variieren. Zu den verschiedenen Arten von Gremien gehören beispielsweise:

• Räte, vom Bundesrat über Stadt-, Gemeinde- oder Ortschaftsrat bis hin zu Personal- oder Betriebsrat.
• Beiräte, beispielsweise der Bürgerbeirat oder der Elternbeirat.
• Ausschüsse, zum Beispiel technische Ausschüsse oder Aufsichtsratsausschüsse.
• Vorstände, etwa in einem Unternehmen oder in einem Verein.
• Kommissionen, wie Planungs- oder Untersuchungskommissionen.
• Versammlungen, unter anderem General- oder Hauptversammlungen.

Was ist bei Gremienarbeit zu beachten?

Die Gremienarbeit bringt besondere Herausforderungen mit sich, die eine effektive Organisation und klare Kommunikation notwendig machen. Dabei sind vor allem die folgenden Aspekte zu beachten:

1. Klare Zielsetzung: Unmissverständlich definierte Zwecke und konkrete Ziele sorgen für den notwendigen Fokus und für ein effektives Arbeiten.
2. Strukturierte Abläufe: Feste Sitzungspläne, strukturierte Tagesordnungen und gut dokumentierte Protokolle schaffen Sicherheit und Übersichtlichkeit.
3. Transparente Kommunikation: Alle Beteiligten müssen jederzeit Zugang zu allen relevanten Informationen haben. Das fördert die Zusammenarbeit und verhindert Missverständnisse.
4. Eindeutige Rollenverteilung: Konkret definierte Verantwortlichkeiten sorgen dafür, dass Aufgaben effizient bearbeitet werden und es keine Zuständigkeitskonflikte gibt.
5. Nachvollziehbare Dokumentation: Eine lückenlose Dokumentation der Ergebnisse und Beschlüsse ist unverzichtbar, um den Fortschritt festzuhalten und Rechenschaft ablegen zu können.

Wie hilft Dir Stackfield bei der Gremienarbeit?

Effizientes Aufgabenmanagement

Aufgaben gibt es in der Gremienarbeit wahrlich genug – umso wichtiger ist es, diese effektiv zu verwalten, um die Übersicht nicht zu verlieren und die geplanten Ziele rechtzeitig zu erreichen. Ansonsten droht ein Kontrollverlust, was wichtige Entscheidungen behindern oder gar falsche Beschlüsse durch fehlende Informationen zur Folge haben kann.

Als umfangreiche Projektmanagement-Software bietet Stackfield eine große Auswahl an effektiven Funktionen für das Aufgabenmanagement. Werkzeuge wie Kanban-Boards, Gantt-Charts und Swimlanes ermöglichen eine visuelle Darstellung von Aufgaben und ihrem Fortschritt. Möglich ist etwa auch die Arbeit in einem ausgewiesenen Projektraum, was zusätzlich für Übersichtlichkeit sorgt und die Kontrolle des Arbeitspensums erleichtert.

Einfache Nutzerverwaltung

Wer macht was, und bis wann? Fragen wie diese treten bei der Gremienarbeit schnell auf und müssen ebenso schnell wieder beantwortet werden. Problematisch wird es, wenn die Gremienteilnehmer keine klar definierte Rolle erhalten haben. Denn nur mit einer eindeutigen Rollen- und Aufgabenverteilung können sich alle Beteiligten auf ihren Bereich fokussieren und das jeweilige Projekt voranbringen.

In Stackfield können Rechtegruppen und Zugriffsrechte individuell angepasst werden, sodass die Rollen klar definiert sind. Auf diese Weise lassen sich Gremienstrukturen inklusive aller Befugnisse effizient abbilden. Das ist nicht nur bei der Arbeit mit externen Personen hilfreich, sondern zum Beispiel auch bei der Terminierung der regelmäßigen Treffen. Diese können über die Kalender-Funktion von Stackfield schnell vereinbart werden, ohne dass zusätzliche Programme notwendig sind.

Zentralisierte Kommunikation

In jeder Art von Gremium ist es wichtig, schnell und einfach miteinander in Kontakt treten zu können. Die gemeinsame Arbeit und der Austausch unter Experten ist der Brunnen, aus dem wichtige Projekterkenntnisse gewonnen werden können – sofern die Kommunikation regelmäßig stattfindet und die Bedürfnisse aller Beteiligten beachtet werden.

Durch die verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten in Stackfield – von Chats und Diskussionen bis hin zu Videokonferenzen – kann der Austausch ortsunabhängig, sicher und auf einer Plattform gebündelt stattfinden. Separate Programme für Chat, E-Mails oder Telefonie sind nicht notwendig. Und falls doch mal eine E-Mail reinkommt, dann kann diese mit der E-Mail-Integration nach Stackfield an die gewünschte Stelle weitergeleitet und angehängt werden.

Nachvollziehbare Dokumentation

Eine strukturierte Dokumentation ist für die Gremienarbeit unverzichtbar. Alle erarbeiteten Meilensteine, Erkenntnisse und Unterlagen sollten gebündelt gesammelt und jederzeit für alle Mitglieder zugänglich sein. Sind sie das nicht, geht die Übersicht schnell verloren und das Gremium kann seine Aufgaben nicht erfüllen.

In Stackfield werden alle Inhalte zentral gespeichert und sind einfach abrufbar. Die leistungsstarke Suchfunktion erleichtert das Auffinden von Dateien, während das integrierte Dateimanagement die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und ähnlichem vereinfacht. Funktionen wie Seiten und Whiteboards unterstützen die Erstellung übersichtlicher Inhalte und Wikis direkt auf der Plattform. Dadurch bleibt der digitale Arbeitsplatz geordnet und übersichtlich.

Datenschutz und Rechtssicherheit

Als ausgewiesene Expertengruppen sind die Ergebnisse, die von Gremien erarbeitet werden, häufig sensibler Natur. Gerade Gremien, die in Behörden oder in Unternehmen der kritischen Infrastruktur (KRITIS) tätig sind, legen deshalb viel Wert auf einen umfangreichen Datenschutz.

Stackfield ist nicht nur DSGVO-konform und garantiert die Datenverarbeitung ausschließlich auf Servern in der EU, sondern kann auch Zertifizierungen und Testate wie die ISO-Zertifizierung 27001 oder das BSI C5-Testat vorweisen. Die Server von Stackfield stehen dabei in Deutschland. Anders als bei Anbietern außerhalb der EU sind die Daten damit nicht nur vor dem Zugriff Dritter geschützt. Denn sobald die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktiviertert ist, hat niemand außer dem Dateneigner Zugriff auf die verschlüsselten Inhalte – nicht einmal Stackfield selbst.

Fazit: Mit der richtigen Struktur zum Erfolg in der Gremienarbeit

Gremienarbeit ist ein wesentlicher Bestandteil erfolgreicher Organisationen, bringt aber auch organisatorische Herausforderungen mit sich. Mit Tools wie Stackfield lassen sich diese Herausforderungen gezielt meistern, sodass Gremien produktiv und zielorientiert arbeiten können. Dabei gewährleistet die Plattform höchste Sicherheit und Transparenz, sodass sich die Projektbeteiligten ganz auf ihre eigentliche Aufgabe fokussieren können.