Corona schickt Deutschland ins Homeoffice: So gelingt der Umstieg

Schneller als gedacht verbreitet sich der neue Coronavirus und versetzt Deutschland in Ausnahmezustand. Zahlreiche Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter deshalb ins Homeoffice: ein wichtiger Schritt im Kampf gegen Covid-19.

Katastrophenfall wegen Corona ausgerufen: Schließungen, Einschränkungen und Homeoffice

Am Vormittag des 16.03.2020 verkündet Ministerpräsident Markus Söder (CSU) in einer Pressekonferenz einschneidende Maßnahmen für Bayern, um der rapiden Ausbreitung des Coronavirus entgegenzuwirken. In Bayern wird der Katastrophenfall ausgerufen. Am Abend stellt Merkel einen Notfallplan für ganz Deutschland vor…

Unter anderem werden öffentliche Einrichtungen, wie Fitnessstudios, Bars, Theater, Kinos usw. geschlossen, die Gastro massiv eingeschränkt. (Lebensmittelmärkte bleiben natürlich geöffnet, mit ausgedehnten Öffnungszeiten.)

Die Regierung handelt und verdeutlicht, wie entscheidend in diesen Zeiten der Zusammenhalt der Gesellschaft ist: “Wir lassen niemanden allein”, so Söder. Die Situation erfordert jedoch auch das Mitwirken eines jeden Einzelnen. Die Bürger werden dazu angehalten, sich genau zu überlegen, wann es notwendig ist, die eigenen vier Wände zu verlassen. Bundesgesundheitsminister Jens Spahn legt den Arbeitgebern nahe, Heimarbeit zu ermöglichen, soweit dies möglich ist.

Mit Einführung von Homeoffice gegen Corona: für deutsche Firmen womöglich eine Herausforderung

Etliche Unternehmen haben ihre Mitarbeiter aufgrund des Coronavirus bereits ins Homeoffice geschickt. Auch das ist ein wichtiger Schritt, um die Ausbreitung weiter zu entschleunigen. Ein Großteil Deutschlands begibt sich dabei jedoch auf neues Terrain. Einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) zufolge arbeite gerade mal ein Drittel der deutschen Arbeiterschaft zumindest teilweise im Homeoffice. Wie können Arbeitgeber vorgehen?

Corona-Schutz in Unternehmen: Homeoffice in 5 einfachen Schritten

1. Informieren: Welche Schwierigkeiten entstehen durch die Distanz?

Hilfreich ist es, sich zunächst vor Augen zu führen, welche Probleme durch Homeoffice eigentlich entstehen können. Grundsätzlich gilt es, auf die folgenden Faktoren zu achten:

• reibungslose Kommunikation
• übersichtliche Wege zur Zusammenarbeit
• (sicherer) Datenaustausch

Natürlich gestaltet sich die Kommunikation etwas schwieriger, sobald Mitarbeiter räumlich voneinander entfernt sind. Das klassische Vieraugengespräch ist nicht möglich. Mit den richtigen Tools und unter Berücksichtigung einiger Tipps, lässt sich das jedoch einfach bewerkstelligen (s. Punkte 4 und 5).

2. Informieren: Wo und wie kann Homeoffice ermöglicht werden?

Für alle, die noch nicht vertraut mit Heimarbeit sind, empfiehlt es sich natürlich zunächst, Informationen einzuholen und sich einen Überblick über die eigene Situation zu verschaffen. Dabei sollten die folgenden Fragen geklärt werden:

• Wie sehen die Teamstrukturen aus? Ein guter Ansatzpunkt ist es, sich bewusst zu machen, wie das Team für gewöhnlich zusammenarbeitet und wer intensiv zusammenarbeitet?
• An welchen Stellen und für welche Mitarbeiter ist Homeoffice möglich? Leider ist nicht jeder Job Homeoffice-geeignet, doch: Viele Bürojobs lassen sich mit etwas Vorbereitung von überall aus verrichten.
• Hardware und Software: Welche Ausstattung ist bereits vorhanden? Wird weiteres Equipment benötigt um die drei Faktoren aus Punkt 1 abzusichern? Eine einfache Bestandsanalyse ist Mittel zum Zweck.

3. Vorbereiten

Sobald man sich einen Überblick verschafft hat, kann mit der Organisation begonnen werden. Jetzt sollte die fehlende Ausstattung angeschafft werden. Hardware und Software wird aus Gründen der Datensicherheit oftmals vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt.

Ein wesentlicher Punkt ist es, Mitarbeiter vorab genau zu instruieren. Das geschieht am besten mündlich, wenn nötig auch über das Telefon. So haben Mitarbeiter die Option, Fragen zu stellen. Geklärt werden sollten in jedem Fall Regelungen zur Arbeitszeit zu Hause. Bleiben Mitarbeiter hier flexibel oder herrschen weiterhin die gängigen Bürozeiten? Werden neue Tools verwendet, müssen Arbeitnehmer unter Umständen damit vertraut gemacht werden. Auch Richtlinien zur Dokumentation von Informationen können hilfreich sein, um eine reibungslose Kommunikation zu garantieren. Wo finden sich relevante Daten? Wo und wie sollen relevante Daten bereitgestellt werden? Ganz grundsätzlich empfiehlt es sich, ein Informationsblatt zu erstellen, das zentral und für jeden zugänglich bereitgestellt wird.

4. Organisieren: Kommunikation

Wie in Punkt 1 aufgeführt ist die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern wesentlich, damit Homeoffice funktioniert. Ein paar Tools helfen dabei, diese auch während des Homeoffice zu gewährleisten:

Team-Chat: ein Team-Chat ist mittlerweile in vielen Unternehmen und Teams vertreten und erleichtert den Austausch zu grundlegenden Themen. Wichtige Neuigkeiten und Fragen sind in Echtzeit für alle sichtbar.

Telefonie und Video-Chat: Auch komplexere Sachverhalte, die eigentlich persönlich geklärt werden müssten, lassen sich mittlerweile ganz einfach online besprechen. Hierfür gibt es Audio- und Video-Telefonie und sogar Bildschirmfreigaben.

5. Organisieren: Dateimanagement und Aufgabenplanung

Aufgabenlisten und -boards: Kommunikation via Chat und Telefonie ist der Grundstein für Arbeit im Homeoffice. Sie alleine macht jedoch noch keine gute Zusammenarbeit aus. Um den Überblick über alle anfallenden Aufgaben zu behalten, empfiehlt sich die Verwendung von Aufgabenmanagement-Tools. Das können etwa einfache Todo-Listen sein, die abgehakt werden. Werden Aufgaben im Team bearbeitet, sollte man über die Verwendung von Aufgabenboards nachdenken. Dann können ganz einfach Status-Spalten angelegt werden, um den Bearbeitungsstand der Aufgaben nachzuverfolgen.

Datei- und Dokumentenaustausch: Der letzte große Punkt, ist die digitale Verwaltung von Dateien und Dokumenten, die mehrere Mitarbeiter an verschiedenen Standorten einsehen und bearbeiten müssen. Es gibt sowohl Lösungen, die für den reinen Upload und Austausch von Dateien konzipiert sind, als auch solche, die die gemeinsame Bearbeitung unterstützen, z. B. durch die Möglichkeit, die Dateien zu kommentieren und zu versionieren.

Mit der rasanten Ausbreitung des Coronavirus wurde ein großer Teil der deutschen Arbeiterschaft ins Homeoffice geschickt. Einer Ansteckung kann durch soziale Distanz bestmöglich entgegengewirkt werden, weshalb es wichtig ist, dass alle Unternehmen und jeder Einzelne mitzieht. Bislang hinkte Deutschland noch zurück, was die Umstellung auf Heimarbeit angeht. Dass sich situationsbedingt viele in der Verantwortung sehen, zumindest zeitweise Homeoffice einzuführen, könnte auch die Chance für einen Wandel sein: Vielleicht findet das Konzept auch in Zukunft mehr Anklang in Deutschland.