So gelingt die Zusammenarbeit mit Freelancern in Stackfield

Für fast jeden von uns gehört die Zusammenarbeit mit Freelancern inzwischen zum Arbeitsalltag. Sie erweitern in vielen Projekten das eigene Team um schnell verfügbare und wertvolle Kompetenzen – ganz egal, ob Programmierer, Texter oder Designer. Neben dem Aspekt der Expertise haben Unternehmen durch Freelancer aber natürlich auch die Möglichkeit, Aufgaben sinnvoll auszulagern und die Arbeitsauslastung in den eigenen Reihen zu reduzieren.

Die richtige Person unter 1,46 Millionen Selbstständigen in Deutschland zu finden ist schwierig, einen effektiven Arbeitsprozess aufzusetzen, ist oft noch viel schwieriger – insbesondere, wenn mehrere Freelancer involviert sind. Wir zeigen Dir in diesem Blogartikel deshalb, wie Du Stackfield einsetzen kannst, um produktiver mit Deinen Freelancern zusammenzuarbeiten – vom Setup über die Umsetzung bis hin zur Stundenerfassung und Abrechnung.

1. Das Projekt-Setup: Den richtigen Raumtyp wählen und Benutzerrechte vergeben

Im ersten Schritt erstellst Du einen neuen Projektraum, um alle Inhalte übersichtlich an einem Ort zu bündeln. Anschließend fügst Du den Freelancer als Nutzer mit der Rolle Externer* hinzu. Warum das so wichtig ist? Du schränkst damit die Rechte des Freelancers innerhalb des Projektraumes ein, wodurch dieser lediglich manuell freigegebene Elemente sehen und kommentieren kann. Auch wenn Freelancer zum Projektteam gehören, sollen sie in vielen Fällen nicht auf alle Daten zugreifen oder alle Personen innerhalb einer Organisation sehen können. Über die Benutzerrechte kannst Du also ganz einfach die Compliance-Richtlinien in deinem Unternehmen einhalten. Deine eigenen Teammitglieder fügst Du am besten als Nutzer mit der Rolle Mitglied oder Admin hinzu.

*Die Rolle Externer ist im Premium-/Enterprise-Plan kostenlos und unbegrenzt nutzbar. Sollte eine intensivere Zusammenarbeit notwendig sein, kann die Rolle jederzeit auf Gast hochgestuft werden.

2. Die Umsetzung: Aufgaben verwalten, Korrekturschleifen koordinieren und Zeiten erfassen

Jetzt geht es um die tatsächliche Umsetzung der Aufgaben, die Du an den Freelancer auslagern möchtest. In unserem Beispiel nehmen wir an, dass wir mit einem Designer zusammenarbeiten.

Schritt 1:
Zunächst erstellst Du im Modul Aufgaben eine neue Aufgabenkarte. In der Aufgabenbeschreibung solltest Du sämtliche Informationen festhalten, die der Freelancer braucht, um loslegen zu können. Dazu gehören in jedem Fall eine Projektbeschreibung, konkrete Vorgaben zur Corporate Identity, technische Daten und Beispiele von früheren Projekten. Je ausführlicher Du den grundlegenden Rahmen absteckst, desto besser. Der Vorteil von Stackfield: Du musst Briefingdokumente nicht mehr aufwändig per Mail verschicken, sondern kannst sie in einer Aufgabenkarte sammeln und so einen besseren Überblick schaffen. Der Freelancer hat es im gesamten Projektverlauf einfacher, alle Inhalte zu finden, die er für die Umsetzung braucht – keine relevante Information geht verloren.

Schritt 2:
Als Nächstes solltest Du die Aufgabe weiter konkretisieren, damit der Freelancer einen klaren Fahrplan besitzt. Dafür bietet Dir Stackfield viele hilfreiche Funktionen:

• Zuweisung: Weise die Aufgabe dem Freelancer zu, damit sie in seinen offenen Aufgaben in Stackfield auftaucht und die Verantwortlichkeit für alle Teammitglieder ersichtlich ist.
• Fälligkeit: Lege ein eindeutiges Fälligkeitsdatum fest, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll. Die Fälligkeit kannst Du für einen bestimmten Zeitpunkt ("Datum & Uhrzeit") oder einen Zeitraum ("Von - Bis") definieren. So stellst du sicher, dass die Aufgabe nicht übersehen wird.
• Unteraufgaben: Du kannst Aufgaben oder Projekte mithilfe von Unteraufgaben für den Freelancer in einzelne Arbeitsschritte untergliedern. Auch Unteraufgaben lassen sich einer Person zuweisen und mit einer Fälligkeit versehen. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn Du mit dem Freelancer gemeinsame Zwischenschritte oder Meilensteine vereinbarst.
• Zeitschätzung: In den meisten Fällen werden mit Freelancern vorgegebene Zeitkontingente vereinbart. Du hast direkt in der Aufgabe die Möglichkeit, eine Schätzung zu hinterlegen. Das hilft Dir dabei, den Überblick über den verbrauchten und noch verfügbaren Aufwand zu behalten – mehr dazu in den nächsten Schritten.

Schritt 3:
Jetzt ist gutes (Projekt-)Management gefragt. Stackfield ermöglicht Dir in der Zusammenarbeit mit Freelancern, gezieltes Feedback zu geben, Korrekturschleifen zu vereinfachen und den aktuellen Arbeitsstand immer im Auge zu behalten. Und so geht’s:

• Dateien: Der Freelancer kann jederzeit seine Arbeitsstände mit Dir teilen, indem er in der Aufgabenkarte Dateien hochlädt – seien es Texte, Präsentationen oder Bilder.
• Kommentare & Marker: In unserem Fall hat der Designer eine Bild-Datei hochgeladen. Anstatt Dein Feedback über Umwege per Telefon zu kommunizieren, kannst du die Datei in Stackfield direkt in der Aufgabe kommentieren. Noch einfacher wird es mit der Marker-Funktion: Hinterlasse deine Anmerkungen im Bild exakt an den Positionen, wo du sie brauchst. Der Freelancer kann die Korrektur dadurch deutlich leichter nachvollziehen und umsetzen. Wenn er Deine Anmerkung umgesetzt hat, hakt er die Marker ab und Du kannst den Fortschritt in Echtzeit verfolgen.
• Zeiterfassung: Der Freelancer erfasst seinen Aufwand in der Aufgabe per Timer oder erstellt manuell einen Zeiteintrag. Die Dokumentation der Aufwände wird durch Stackfield für beide Seiten besser nachvollziehbar. Wichtig ist, dass du vorab festlegst, ob die Zeit abrechenbar oder nicht abrechenbar sein soll. Das vereinfacht dir die spätere Abrechnung (siehe Punkt 3).
• Abnahme: Ihr habt eure Korrekturschleifen abgeschlossen, alle Zeiten sind erfasst und beide Seiten sind mit dem Endergebnis glücklich? Dann kann der Freelancer die Aufgabenkarte auf „Zur Abnahme“ setzen, wodurch sie automatisch bei Dir zur Freigabe landet. Erst wenn Du die Aufgabe freigibst, wird sie in Stackfield für alle Teammitglieder als erledigt angezeigt.

3. Der Projektabschluss: Stunden abrechnen

Sobald Du das Projekt mit dem Freelancer abgeschlossen hast, musst Du Dich nur noch um die Abrechnung kümmern. Mithilfe der Berichte in Stackfield kannst Du die erfassten Zeiten des Freelancers exportieren und Dir die Summe aller erfassten Stunden abbilden lassen. Nimm bei Bedarf außerdem über die Mitgliederverwaltung den Zugriff auf die Daten der Organisation zurück.

Ist ein Zeiteintrag abgerechnet, kannst Du diesen in Stackfield sperren. Gesperrte Zeiteinträge können zwar geöffnet, aber nicht mehr bearbeitet werden. Das hilft Dir dabei, auf einen Blick zu sehen, welche Zeiteinträge bereits abgerechnet wurden und was noch in Rechnung gestellt werden muss.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass heutzutage kaum ein Unternehmen auf eine stetige Optimierung von Prozessen in der Zusammenarbeit mit Freelancern verzichten kann. Stackfield ist in dieser Hinsicht viel mehr als ein klassisches Projektmanagement-Tool und deckt alle wichtigen Schritte im Management von Freelancern ab – und das 100% datenschutzkonform.