In einem Unternehmen ist es manchmal wie in einer großen Küche. Auch wenn Du die besten Zutaten und Köche hast, heißt das nicht, das alles so läuft, wie Du Dir es vorstellst. Denn ohne ein klar ausgearbeitetes Kochbuch, in dem alle Schritte bis zum Ziel erklärt werden, bekommst Du selbst bei einer Hühnersuppe immer ein anderes Ergebnis.
Was das Kochbuch in der Küche ist, das ist die ISO 9001 für Dein Unternehmen. Sie ist das Rezept, nach welchem die Ergebnisse immer in gleichbleibend hoher Qualität abgeliefert werden. Mit dieser Norm sorgst Du dafür, dass jeder weiß, was wann und wie zu tun ist – und zwar unabhängig davon, ob Dein Unternehmen ein kleiner Familienbetrieb oder ein globaler Konzern ist.
Die ISO 9001 hilft Dir, Prozesse klar zu definieren, Verantwortlichkeiten festzulegen und sicherzustellen, dass Du Deine Qualitätsziele erreichst. Wie genau das funktioniert und warum die ISO 9001 für viele Unternehmen unverzichtbar ist, erfährst Du in diesem Beitrag.
Was ist die ISO 9001?
Kurz gesagt handelt es sich bei der ISO 9001 um eine standardisierte und international gültige Norm für effektive Qualitätsmanagementsysteme (QMS). Entwickelt wurde diese Norm von der Internationalen Organisation für Normung (International Organization for Standardization, ISO) und ist heute weltweit anerkannt und verbreitet.
Die ISO 9001 selbst ist ein Leitfaden, der Unternehmen dabei unterstützt, die eigenen QMS-Prozesse zu optimieren und dauerhaft bei gleicher oder steigender Qualität zu arbeiten. Dabei bleibt die Norm so flexibel, dass sie auf eine große Bandbreite von Unternehmen, Einrichtungen oder sogar Behörden übertragbar ist – von Agenturen über Hochschulen bis hin zu Versicherungen.
Eine Zertifizierung nach ISO 9001 macht somit deutlich, dass das zertifizierte Unternehmen in der Lage ist, dauerhaft Produkte oder Dienstleistungen in hoher Qualität abzuliefern und sich einer kontinuierlichen Verbesserung der eigenen Prozesse verpflichtet hat. Dadurch ist die Norm nicht nur ein hilfreicher Ratgeber, sondern auch ein wertvolles Qualitätsmerkmal.
Info: Was ist Qualitätsmanagement?
Im Qualitätsmanagement geht es darum, sicherzustellen, dass Dienstleistungen oder Produkte immer die gleiche hohe Qualität haben. Dies wird dadurch erreicht, dass klare Prozesse geschaffen und kommuniziert werden, die die Produktivität steigern und Fehler verhindern sollen. Die Erwartungen der Kunden bzw. Nutzer soll dabei erfüllt oder sogar übertroffen werden.
Wer braucht die ISO 9001?
Ob Start-up, KMU oder Großkonzern – grundsätzlich kann jedes Unternehmen unabhängig von Größe oder Branche von einer ISO-9001-Zertifizierung profitieren. Wichtig dabei zu beachten ist allerdings, dass die Zertifizierung auf freiwilliger Basis erfolgt. Es besteht also keine Pflicht, den ISO-Vorgaben zu folgen – wenngleich es in manchen Branchen, etwa im Gesundheitswesen, der Automobilindustrie oder der Luft- und Raumfahrt, zusätzlich zu branchenspezifischen Normen oft als Grundlage vorausgesetzt wird.
Unabhängig davon unterstützt die ISO 9001 jedes Unternehmen, welches seine internen Abläufe strukturieren, seine Effizienz verbessern und eine höhere Kundenzufriedenheit erreichen will. Gerade für Branchen mit hohem Konkurrenzdruck oder stetig steigenden Qualitätserwartungen ist die Norm relevant. Sie macht die Abläufe transparent und nachvollziehbar, sodass schnell und flexibel auf die sich stetig ändernden Marktanforderungen reagiert werden kann. Das sind aber nicht die einzigen Vorteile.
Welche Vorteile hat eine ISO-9001-Zertifizierung?
- Flexiblere und nachvollziehbarere Prozesse
- Kontinuierliche oder sogar steigende Qualität
- International anerkanntes Qualitätssiegel
- Gesteigerte Kundenzufriedenheit
- Größere Rechtssicherheit durch Risikominimierung
- Leistungsfähigere Mitarbeiter durch klare Kommunikation
- Einfachere Integration weiterer Managementsysteme
- Potenzial für Kostensenkungen
- Fortlaufende Bewertung und Verbesserung
- Optimierte Entscheidungsfindung
Wie bekommt man eine ISO-9001-Zertifizierung?
Vorbereitung:
Der erste Schritt hin zu einer ISO-9001-Zertifizierung ist, sich ein umfassendes Bild des Status quo zu machen. Dabei werden die aktuellen Prozesse, Strukturen und Abläufe umfassend betrachtet und Lücken oder Verbesserungsvorschläge herausgearbeitet.
Im nächsten Schritt geht es dann darum, ein Qualitätsmanagementsystem aufzubauen. Dazu müssen die Verantwortlichen festgelegt, Qualitätsziele gesetzt und Prozesse dokumentiert werden. Wichtig dabei ist es, die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen und entsprechend zu schulen.
Internes Audit:
Bevor es zu einer externen Prüfung kommt, ist es nach ISO-Vorgaben notwendig, ein internes Audit durchzuführen – also quasi einen Probelauf vor dem externen Audit. Dabei wird überprüft, ob die Unternehmensprozesse den Anforderungen der ISO 9001 entsprechen und ob das Unternehmen die Zertifizierung bestehen würde.
Externes Audit:
Das externe Audit, das von einer unabhängigen Zertifizierungsstelle durchgeführt wird, besteht grob gesagt aus zwei Phasen.
In der ersten Phase wird geprüft, ob die Dokumentation des QMS den ISO-9001-Anforderungen entspricht.
In der zweiten Phase wird dann vor Ort betrachtet, wie das QMS in der Praxis umgesetzt wird und die ISO-Vorgaben erfüllt werden. Stimmt alles, wird dem Unternehmen danach die ISO-Zertifizierung ausgehändigt.
Überwachungsaudit:
Nach einer Zertifizierung kommt es im Zuge der dauerhaften Überwachung zu regelmäßigen, in der Regel jährlichen Überwachungsaudits. Diese sollen sicherstellen, dass das QMS weiterhin den Anforderungen entspricht oder ob Verbesserungen notwendig sind. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Norm langfristig eingehalten wird.
Was kostet eine Zertifizierung nach ISO 9001?
Einen fixen Preis für eine ISO-9001-Zertifizierung gibt es nicht, vielmehr spielen verschiedene Faktoren bei der Berechnung des Preises eine Rolle. Dazu gehört die Unternehmensgröße, die Anzahl der Mitarbeiter und ob neben der ISO 9001 noch weitere Zertifizierungen angestrebt werden. Darüber hinaus muss man mit Kosten für die Zertifizierungsstelle sowie, bei Bedarf, externe Beratungsstellen rechnen.
Grob geschätzt können kleine und mittlere Unternehmen für eine Zertifizierung mit einem mittleren vierstelligen Betrag rechnen, während größere Unternehmen einen hohen vierstelligen- oder sogar niedrigen fünfstelligen Betrag im Blick haben sollen – je nach Komplexität der Prozesse. Zudem darf dabei nicht vergessen werden, dass auch die Überwachung und Rezertifizierung ein Kostenfaktor ist.
Fazit: Die ISO 9001 zeigt den Weg zu nachhaltiger Qualität und Effizienz
Um das Beispiel aus der Einleitung noch einmal aufzugreifen: Durch die ISO 9001 stellst Du sicher, dass Du mit Deinen Gerichten nicht nur heute, sondern auch langfristig den richtigen Geschmack triffst – und zwar jedes Mal auf die gleiche Weise. Sie hilft Dir, Deine Effizienz zu steigern, Fehler zu vermeiden und Deine Ressourcen optimal einzusetzen. Mit klaren Zielen, strukturierten Abläufen und einer kontinuierlichen Weiterentwicklung legst Du den Grundstein für nachhaltigen Erfolg.
Und wie in einer Küche kommt es auch auf das richtige Handwerkzeug an, um langfristig die Qualität hochzuhalten – beispielsweise mit der passenden Software für Dein Projektmanagement. Wenn Du auch hier auf hohe Qualität, Verlässlichkeit und Sicherheit setzt, wird Dein Unternehmen genauso produktiv arbeiten wie ein gut eingespieltes Küchenteam.
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