Weekly, Meeting, Besprechung, Daily, Sitzung … Für den kommunikativen Austausch im Berufsleben kennst Du sicher viele Bezeichnungen. Dabei haben solche Termine alle ein ähnliches Ziel. Sie sollen den Dialog innerhalb des Teams fördern und alle Beteiligten auf denselben Stand bringen – ohne dabei Zeit zu verschwenden.
Ein Jour Fixe Termin ist dabei eine besondere Form eines solchen Austausches. Er findet in regelmäßigen Abständen statt und ist ein Pflichttermin im Terminkalender aller Projekt- bzw. Teammitglieder. Diese Gelegenheit, alle Beteiligten an einem Tisch oder in einer Online-Videokonferenz zu haben, muss natürlich sinnvoll und effektiv genutzt werden. Wie Dir das gelingen kann, stellen wir Dir im Folgenden vor.
Was ist ein Jour Fixe?
Der Begriff "Jour Fixe" (oft fälschlicherweise auch "Jour Fix" geschrieben) beschreibt einen festen, regelmäßig wiederkehrenden Termin für eine Zusammenkunft mehrerer Personen. Im beruflichen Umfeld wird er dabei vor allem im Projektmanagement für eine Besprechung genutzt, bei welcher alle Teilnehmer – auch solche, die sonst Remote arbeiten – zusammenkommen und sich zum aktuellen Projektstatus austauschen.
Eine Besonderheit des Jour Fixe ist dabei, dass die regelmäßigen Termine lange im Voraus geplant werden. Damit wird sichergestellt, dass alle Beteiligten anwesend sind. Ob der Jour Fixe monatlich, wöchentlich oder sogar täglich stattfindet, ist natürlich von Deinem Projekt abhängig.
Der Begriff selbst kommt, entgegen des ersten Eindrucks, nicht aus Frankreich. Zwar lassen sich die beiden Wörter als „fester Tag“ aus dem Französischen übersetzen, in seiner Bedeutung als regelmäßiges Zusammenkommen an einem wiederkehrenden Termin ist es bei unserem Nachbarn aber unbekannt.
In Deutschland wird der "Jour Fixe" bereits seit dem 18. Jahrhundert genutzt – allerdings nicht wie heute in Bezug auf die Berufswelt. Damals umschrieb der Begriff stattdessen ein gesellschaftliches Ereignis der Bürgerschaft, etwa eine Kulturveranstaltung, welche regelmäßig stattfindet und zu welcher man nicht extra eingeladen wird.
Wie läuft ein Jour Fixe Termin ab?
Ein Jour Fixe hat idealerweise einen vorgegebenen Aufbau und einen festen Moderator. Das unterstützt die Teilnehmer dabei, sich zu orientieren, und die strukturierte Organisation macht es einfacher, zu Ergebnissen zu kommen. Zudem ist es hilfreich, eine fixe Zeitspanne einzuplanen. Dadurch liegt der Fokus auf den wesentlichen Punkten und die Teammitglieder können sich schnell wieder ihren Aufgaben widmen.
Ebenfalls wichtig ist es, ein Protokoll des Jour Fixe anzufertigen – je nach Bedarf als Wort-, Verlaufs- oder Ergebnisprotokoll. Dabei bietet es sich an, ein Teammitglied als festen Protokollanten einzusetzen. Ein übersichtliches Protokoll ist eine wertvolle Ressource. Es kann im Nachgang des Jour Fixe Termins von Dir und Deinen Teammitgliedern als Überblick über die wichtigsten Ergebnisse und Aufgaben genutzt werden.
Ein typischer Ablauf eines Jour Fixe sieht wie folgt aus:
- Begrüßung: Diese beinhaltet einen kurzen Blick auf die anstehende Tagesordnung.
- Rückblick und Status-Updates: Welche Inhalte waren beim letzten Jour Fixe Thema und welche damals besprochenen Ziele wurden erreicht? Darüber können die Teammitglieder in diesem Punkt kurz berichten. Diskussionen sollen während dieses Punktes noch vermieden werden.
- Diskussion der Agenda: Hier geht es um die aktuellen Themen und Probleme, mit denen sich Dein Team auseinandersetzt. Alle Beteiligten haben dabei die Gelegenheit, ihre Gedanken, Ideen und Bedenken mit einzubringen.
- Entscheidungsfindung: Wurden die Themen und Probleme diskutiert, werden Entscheidungen getroffen. Mögliche Lösungsansätze und Maßnahmen werden dabei erarbeitet und im Protokoll festgehalten.
- Aufgabenverteilung: Ist Konsens darüber getroffen worden, wie es in einem Projekt weitergehen soll, werden die nächsten Schritte entschieden. Die Antwort auf die Frage "Wer macht was wann?" ist dabei zentral, um die Verantwortlichkeiten zu klären.
- Zusammenfassung und Abschluss: Am Ende werden die wichtigsten Punkte noch einmal kurz zusammengefasst und es erfolgt ein Ausblick auf die kommenden Termine, Aufgaben oder Herausforderungen. Hier ist auch Gelegenheit für Feedback aus dem Team.
Wie bereite ich einen Jour Fixe Termin vor?
Die richtige Planung ist das A und O für einen gelungenen Jour Fixe. Wenn an alle wichtigen Punkte gedacht wird, dann sind sie eine hilfreiche Unterstützung im Projektmanagement. Nachfolgend findest Du die wichtigsten Punkte bei der Vorbereitung eines Jour Fixe Termins. Darüber hinaus zeigen wir Dir, wie man diese in einer Pojektmanagementsoftware wie Stackfield umsetzen kann.
Ein fester Termin:
Klar, ein Jour Fixe findet regelmäßig statt. Das heißt, dass die Terminserie nur einmal gefunden und kommuniziert werden muss. Wenn Dir das nicht sicher genug ist, kannst Du in Stackfield einfach einen wiederkehrenden Termin für einen Jour Fixe anlegen – inklusive Erinnerung. So geht auch bei einem hektischen Projekt nichts verloren.
Klare Rollenverteilung:
Wer leitet den Jour Fixe und wer protokolliert den Termin? Eine feste Rollenzuordnung hilft Dir nicht nur bei der Orientierung, sondern auch bei der Struktur. In Stackfield können die Rollen beispielsweise in einem eigenen Jour Fixe Raum direkt vergeben werden. So ist auch außerhalb der Jour Fixe schnell ersichtlich, wer für was verantwortlich ist.
Du hast Sorge, dass sich die Teammitglieder, die keine aktive Rolle haben, zurücklehnen und sich nicht beteiligen? Dann leg doch einfach eine vorgegebene Sprachreihenfolge fest, in der jedes Mitglied in der Diskussions- und/oder Feedbackrunde eine kurze Rückmeldung geben muss. So wird sichergestellt, dass sich jeder mit der Agenda auseinandersetzt.
Alle notwendigen Unterlagen:
Notwendige Materialien müssen rechtzeitig vorbereitet und zur Verfügung gestellt werden, um den Ablauf des Jour Fixe Termins nicht zu behindern. Wer noch auf Papier zurückgreift, kann beispielsweise Informationsmappen vorbereiten. Effektiver und kostengünstiger ist es aber, die Dokumente digital über eine gemeinsame Online-Plattform bereitzustellen. So ist der Zugriff auch im Nachgang des Termins gewährleistet.
Eine detaillierte, gut durchtaktete Agenda:
Die Tagesordnung ist das Herzstück jedes Jour Fixe und muss entsprechend vorbereitet werden. Hilfreich dabei ist es, mit einfacheren Themen einzusteigen und Komplexere ans Ende der Agenda zu stellen. Eine Notiz mit der eingeplanten Zeit pro Tagesordnungspunkt unterstützt zusätzlich dabei, den Jour Fixe kurz und effizient zu halten.
In einer Aufgabe kann der zeitliche Ablauf eines Jour Fixe geplant werden.
In Stackfield kann eine Agenda als Aufgabe mit mehreren Unteraufgaben angelegt werden. Das hat den Vorteil, dass alle Projektbeteiligten sofort einen Überblick über die anstehenden Themen haben und auf dem gleichen Stand sind. Die zuständige Person kann dabei jedem Punkt zugeordnet und eine exakte Zeitmessung mit angegeben werden. Zudem kann die Aufgabe mit der angelegten Agenda schnell kopiert und einfach im anstehenden Termin verlinkt werden.
Praxistipps für die Durchführung eines Jour Fixe Termins
Der Jour Fixe steht an, das Team ist versammelt und die Agenda steht fest. Jetzt kann eigentlich nichts mehr schiefgehen, oder? Leider ist auch ein gut vorbereiteter Jour Fixe kein Selbstläufer. Auch während und vor allem im Nachgang des Jour Fixe gibt es einiges zu beachten. Wenn Du bereits eine Projektmanagementsoftware wie Stackfield nutzt, kann sie dich dabei unterstützen, den Überblick zu behalten.
Jedes Meeting ist auch eine kleine Herausforderung und nicht immer läuft alles glatt. Nachfolgend präsentieren wir Dir deshalb ein paar jener Punkte, die man bei der Planung eines Jour Fixe Termins nicht unbedingt immer im Blick hat – Lösungsvorschläge inklusive.
Online- oder Vor-Ort-Termin?:
Ein Jour Fixe Termin profitiert von der physischen Anwesenheit aller Projektbeteiligter. Doch das ist nicht immer oder bei jedem Projekt umsetzbar und gerade bei internationalen Teams auch nicht der ideale Weg. Glücklicherweise kann man online auf eine Konferenz via Audio-, Video- oder Bildschirmübertragung zurückgreifen.
In Stackfield kann man schnell eine Videokonferenz starten.
Natürlich muss auch hier die Planung stimmen. Wer lädt zum Termin ein und haben alle Mitarbeiter dieselben technischen Voraussetzungen, um einen Online Jour Fixe durchführen zu können? Wer Stackfield in seinem Unternehmen nutzt, hat hier einen Vorteil. Durch die integrierten Kommunikationsmöglichkeiten kann man direkt über das Tool Konferenzen (Audio-/Video-/Bildschirmübertragung) starten – ohne, dass weitere Programme notwendig sind.
Sag „Nein“ zur Textwüste:
Ein Jour Fixe Termin lebt vom lebendigen Austausch. Oft genug müssen aber auch harte Zahlen, Daten und Fakten präsentiert werden. Dabei ist es eine Bereicherung, wenn auf lange Textblöcke verzichtet wird und das Dargestellte visuell aufbereitet ist. Eine klar strukturierte Grafik bleibt deutlich länger im Kopf als eine seitenlange Bleiwüste.
Besonders einprägsam bleiben gemeinsam erstellte Darstellungen, etwa ein Chart auf einem Whiteboard. Der Nachteil eines physischen Whiteboards ist allerdings, dass die Abbildungen nach Terminende meistens nicht mehr vorhanden sind. In einem digitalen Whiteboard kann das nicht passieren. Hier werden die Notizen für alle Teammitglieder sicher gespeichert.
Der Wert eines guten Protokolls:
Wie eigentlich bei jedem wichtigen Termin gehört auch ein Jour Fixe protokolliert. Schließlich gehört das Protokoll zu den wertvollsten Ergebnissen aus jedem Jour Fixe Termin. Mit einem kurzen Blick lassen sich hier noch einmal alle Inhalte, Ergebnisse, Aufgaben und Entscheidungen ins Gedächtnis rufen und es ist gleichzeitig auch eine Bestätigung der bereits erreichten Leistung.
Wer besonders effektiv protokollieren will, kann dies direkt in einem gemeinsam genutzten Projektmanagement-Tool tun. In Stackfield kann man sich beispielsweise für jeden Jour Fixe in einem gemeinsamen Raum eine eigene Seite anlegen. Das spart Zeit und alle Teammitglieder haben auf die Notizen Zugriff, ohne dass ein weiteres Textdokument notwendig wird.
Nach dem Jour Fixe ist vor dem Jour Fixe:
Wenn die Diskussion vorbei und die Ziele definiert sind, ist ein Jour Fixe noch nicht vorüber. Der wichtigste Punkt steht kurz vor dem Ende: Die Aufgabenverteilung. Schließlich sollen die gefundenen Lösungen schnell umgesetzt werden.
Wer direkt die Zuständigkeiten klärt und Deadlines setzt, gibt dem ganzen Team einen Rahmen, in dem es handlungsfähig bleibt. In einem Projektmanagementtool wie Stackfield sind neue Aufgaben schnell angelegt und verteilt. So weiß jedes Teammitglied genau, wer welche Themen bis wann zu bearbeiten hat.
Fazit: Richtig geplant ein hilfreicher Standard
Der Jour Fixe ist aus gutem Grund ein Standard in der Terminplanung. Mit der richtigen Planung und Vorbereitung kann ein Jour Fixe ein effektives Tool zur Kommunikation bei kleinen und großen Projekten sein. Die richtige Herangehensweise hilft allen Beteiligten dabei, die Kernthemen und -ziele im Blick zu behalten und keinen Terminfrust aufkommen zu lassen.
Für die besonders einfache und effiziente Planung kannst Du zudem den Einsatz eines Projektmanagementtools in Betracht ziehen. Ob beim Zeitmanagement, bei der Dokumentation oder bei der Kommunikation – ein solches Tool kann dabei helfen, alle Schritte, Ziele und Entscheidungen im Blick zu behalten.