Kapazitätsplanung: Vorteile, Tipps und Praxisbeispiele

Wenn ein neues Projekt in den Startlöchern steht, stellen sich Dir erst einmal viele Fragen. Wie kann das Projekt im angesetzten Zeitraum realisiert werden? Welcher Mitarbeiter hat wie viel Zeit für welche Aufgaben? Welche Hilfsmittel stehen mir zur Verfügung? Wie schafft man für alle Beteiligten einen Überblick? Fragen wie diese lassen sich in einem Kapazitätsplan beantworten.

Inhalt des Artikels:
• Was ist die Kapazitätsplanung?
• Welche Vorteile habe ich durch eine gute Kapazitätsplanung?
• Welche Gefahren drohen, wenn die Kapazitätsplanung fehlt?
• Wie die Kapazitätsplanung gelingt: Drei Anwendungsbeispiele in Stackfield
• Fazit: Mit Kapazitätsplanung zur schnellen Übersicht

Was ist die Kapazitätsplanung?

Unter der Kapazitätsplanung (umgangssprachlich auch Kapa-Planung genannt) versteht man die gut vorbereitete und durchdachte Einteilung aller zur Verfügung stehenden Ressourcen in einem Projekt. Ziel dabei ist eine optimale Auslastung aller verfügbaren Hilfsmittel, meist über einen klar definierten Zeitraum, beispielsweise für ein Projekt oder ein Geschäftsjahr. Dabei kann ein Kapazitätsplan die folgenden Ressourcen umfassen:

• Personelle Ressourcen, wie z. B. die Mitarbeiter
• Finanzielle Ressourcen, wie z. B. die zur Verfügung stehenden Geldmittel
• Materielle Ressourcen, wie z. B. Baumaterial oder Handelsgüter
• Infrastrukturelle Ressourcen, wie z. B. der zur Verfügung stehende Lagerraum
• Maschinelle Ressourcen, wie z. B. der Fuhrpark
• Intellektuelle Ressourcen, wie z. B. Spezial- oder Fachwissen

Besonders hilfreich ist die Kapazitätsplanung, wenn es um die Verfügbarkeit des Personals geht. Denn mit der richtigen Planung lassen sich die individuellen Stärken effizienter einsetzen.

Das erleichtert nicht nur für jeden den Arbeitsablauf und spart Ausgaben, sondern verhindert zudem die Überlastung der Mitarbeiter. Wenn der Prozess dabei gleichzeitig für alle Beteiligten nachvollziehbar ist, steigert das zusätzlich die Motivation und gibt Deinem Projekt einen positiven Schub.

Strategische vs. Operative Kapazitätsplanung

Häufig wird in der Kapazitätsplanung noch zwischen strategischer und operativer Kapazitätsplanung unterschieden. Diese beiden Varianten beschreiben dabei einen unterschiedlichen Ansatz bei der Ausrichtung eines Projekts.

Die strategische Kapazitätsplanung ist langfristig ausgerichtet und umfasst das gesamte Spektrum an verschiedenen Projekten innerhalb eines Unternehmens. Hinsichtlich der unternehmerischen Ziele geht es dabei um die effiziente Verteilung aller Ressourcen auf die laufenden und zukünftig geplanten Projekte. Dazu gehört auch der Blick auf voraussichtliche zukünftige Bedarfe sowie auf jene Maßnahmen, die getroffen werden müssen, um Mängel oder Überangebote zu beseitigen.

Die operative Kapazitätsplanung beschreibt einen deutlich kürzeren Zeitrahmen und beschränkt sich meist auf ein einzelnes Projekt. Auch hier geht es um eine möglichst effiziente Verteilung, allerdings in einem wesentlich engeren Rahmen. Wenn es kurzfristige Bedarfe oder Überschüsse gibt, kann dies mit einer operativen Kapazitätsplanung schnell erkannt und effektiv angegangen werden.

Welche Vorteile habe ich durch eine gute Kapazitätsplanung?

• Bessere Projektübersicht: Sowohl Du als Planer wie auch andere Teammitglieder und Stakeholder haben durch die neugewonnene Transparenz einen besseren Überblick über die Projekte.
• Effizientere Personal- und Ressourcenplanung: Du erkennst Engpässe frühzeitig und kannst darauf schon in der Planung eingehen.
• Geringere Projektkosten: Durch den Plan kannst Du unnötige Kosten vermeiden, indem zum Beispiel Überstunden oder zusätzliche Maschinenmieten reduziert werden.
• Weniger Überlastung: Durch Deine Planung arbeiten die Teammitglieder nicht nur effektiver, sondern Du verhinderst gleichzeitig auch, dass die Mitarbeiter durch zu viel Arbeit überlastet werden.
• Größere Flexibilität: Durch die klare Übersicht kannst Du schneller auf Veränderungen reagieren, wie zum Beispiel auf mehr oder weniger Aufträge.

Welche Gefahren drohen, wenn die Kapazitätsplanung fehlt?

• Ressourcenverschwendung: Ohne einen Plan werden Maschinen, Materialien oder Mitarbeiter nicht effizient genutzt und es entstehen vermeidbare Unkosten.
• Engpässe und Verzögerungen: Wenn die Arbeitslast im Team nicht gut verteilt ist, können bestimmte Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden und das Projekt verzögert sich.
• Mehr Stress und Druck: Ohne Plan kann es passieren, dass zu viele Aufträge gleichzeitig anfallen, die Mitarbeiter überlastet werden und dadurch die Qualität sinkt.
• Anpassungsschwierigkeiten: Ohne Plan ist es schwer, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Durch diese geringe Flexibilität können Chancen verpasst werden.
• Unzufriedene Kunden: Wenn Aufträge nicht pünktlich oder in schlechter Qualität geliefert werden, kann die Zufriedenheit der Kunden sinken.

Wie die Kapazitätsplanung gelingt: Drei Anwendungsbeispiele in Stackfield

Projektmanagement und Kapazitätsplanung gehen Hand in Hand. Schließlich läuft ein Projekt am besten, wenn alle Ressourcen optimal eingesetzt werden. In vielen Unternehmen wird die Kapazitätsplanung allerdings noch immer umständlich mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie beispielsweise Excel angefertigt, die nicht ideal auf eine solche Aufgabe ausgerichtet sind.

So ist es zum Beispiel nicht nur aufwendig, die Daten aktuell zu halten. Zusätzlich kommt es auch leicht zu Fehlern, wenn verschiedene Versionen eines Kapazitätsplanes in einem Betrieb existieren und zusätzlich vielleicht noch von mehreren Mitarbeitern auf einmal bearbeitet werden.

Mit einer Projektmanagementsoftware wie Stackfield kannst Du den Überblick über alle Ressourcen behalten, Transparenz für alle Beteiligten schaffen und eine effiziente Kapazitätsplanung erstellen. Hier sind drei Beispiele, wie ein Tool wie Stackfield Dir dabei helfen kann.

Die Projektübersicht – alle Details an einem Ort

Projekträume, die Du in Stackfield leicht anlegen kannst, ermöglichen Dir über die integrierten Projektdetails jederzeit einen schnellen Überblick über alle Bestandteile eines Projektes – vom Geld- und Zeitbudget über die eingesetzten Mitarbeiter und deren Aufgaben bis hin zu ausstehenden und erreichten Meilensteinen. Damit erlauben sie Dir sowohl die Steuerung genauso wie die Überwachung eines Projektes – sowohl im Vorfeld als auch währenddessen. So kannst Du beispielsweise die Zeitbudgets jedes Mitarbeiters festlegen und einsehen, wie viel Zeit und welche Finanzmittel eingeplant worden sind.

Mit einem Projekt alleine ist es aber selten getan. Hier ist das Projektportfolio, welches ab der Premium-Version in Stackfield integriert ist, eine besonders gute Unterstützung. In diesem findest Du die gesamte Übersicht über alle Deine Projekte und kannst diese nach verschiedensten Filtern anordnen.

Die Personalkapazität im Blick mit Gantt-Charts und Kalender

Die Frage, welcher Mitarbeiter wann welche Aufgabe mit welchem Zeitaufwand in einem Projekt angeht, kann mit Stackfield schnell beantwortet werden. Über das in jedem Raum integrierte Modul "Kalender" lassen sich alle Aufgaben und Termine übersichtlich darstellen und machen damit die Kapazitätsplanung der Beschäftigten enorm einfach.

Mit nur einem Klick in das Modul "Zeitplan" hast Du zudem Zugriff auf einen umfangreichen Gantt-Chart. Über diesen kann man sowohl den Fortschritt wie auch die Gesamtdauer eines Projektes immer im Blick behalten. Dank der verschiedenen Optionen können zudem die einzelnen Projektabschnitte aufeinander abgestimmt werden. Sollte es zu Verzögerungen oder ähnlichem kommen, werden die Projektbeteiligten automatisch darüber informiert.

Zeitmanagement mit der integrierten Zeiterfassung

Ein neues Projekt steht an und Du brauchst eigentlich mindestens drei Mitarbeiter in Vollzeit dafür. Mitarbeiter hast du sechs, doch ohne Kapazitätsplan weißt Du leider nicht, wer gerade wieviel Zeit für aktuell laufende Projekte benötigt. Eine Unsicherheit, die Zeit und Geld kostet. Mit Stackfield muss diese ärgerliche Situation nicht sein.

Mithilfe der integrierten Arbeitszeiterfassung kann das für eine Aufgabe zur Verfügung stehende Zeitbudget wie auch die Bearbeitungszeiten eines Mitarbeiters an der Projektaufgaben übersichtlich erfasst werden. Dadurch erhalten die Teammitglieder eine Einschätzung darüber, wie lange eine Aufgabe dauern sollte, während der Projektmanager schnell erkennen kann, welche Aufgaben länger oder kürzer als geplant gedauert haben. Diese Erkenntnisse optimieren im Gegenzug die Kapazitätsplanung der Mitarbeiter und damit sowohl aktuelle wie auch zukünftige Projekte.

Fazit: Mit Kapazitätsplanung zur schnellen Übersicht

Ein Kapazitätsplan unterstützt Dich dabei, einen Überblick über alle vorhandenen Ressourcen zu gewinnen, was insbesondere beim effektiven Einsatz des Personals enorm wichtig ist. Er hilft Dir dabei, Ressourcen besser zu nutzen, Arbeitslasten zu verteilen und Engpässe zu vermeiden. Dadurch können Aufträge effizient und pünktlich erledigt werden, was die Kunden zufriedenstellt und die Kosten senkt.

Ein Kapazitätsplan ist für die Unternehmensplanung ein entsprechend wichtiges Werkzeug. Wenn in einer Firma bereits eine Projektmanagementsoftware wie Stackfield genutzt wird, kann diese die Arbeit mit einem Kapazitätsplan zusätzlich vereinfachen.