Die vergangenen Jahre haben zu einem nie da gewesenen Kulturwandel in der Arbeitswelt geführt. Kollaboratives Arbeiten ist heute wichtiger denn je. Hier erfährst du, warum diese neue Form der Zusammenarbeit nicht nur Herausforderungen, sondern auch jede Menge Vorteile mit sich bringt.
Warum kollaboratives Arbeiten in der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken ist
Ob in Kanzleien, Behörden, Banken, Entwicklungs- und Forschungsinstituten, Agenturen oder Beratungen: Mit dem Beginn der Pandemie Anfang 2020 hat sich unsere Arbeitswelt so drastisch verändert wie noch nie. War gerade das Home-Office in vielen Unternehmen bis dahin verpönt, wurde es plötzlich zur Notwendigkeit. Und auch wenn diese heute eigentlich nicht mehr besteht, so haben die darauffolgenden Jahre branchenübergreifend zu einem grundlegenden Wandel in der Arbeitskultur geführt.
Denn für viele Mitarbeiter hat das Homeoffice eine verbesserte Work-Life-Balance ermöglicht, da der Arbeitsweg entfällt und mehr Zeit für die Familie und persönliche Interessen zur Verfügung steht. Gleichzeitig fördern viele Unternehmen vermehrt flexible Arbeitsmodelle und ermöglichen den Mitarbeitern, ihre Arbeit von überall aus zu erledigen. Nicht mehr nur im Home Office, sondern auch oft von überall aus der Welt.
Eine Sache jedoch ist seit dem schwieriger geworden: Kollaboratives Arbeiten. Kommunikation findet seit dem vermehrt auf digitalen Kanälen statt, immer mehr Meetings werden virtuell per Videocall durchgeführt und neue Formen der Dokumentenbearbeitung genutzt. Das bedeutet jedoch auch mehr Abstimmungsbedarf, vor allem hinsichtlich gemeinsamer Zeitfenster. Spontane Absprachen, Feedback oder kurze Nachfragen quer über den Schreibtisch sind nicht mehr so einfach möglich, wenn eine Mitarbeiterin im Home Office ist, der Chef im Büro, der Freelancer in einem Co-Working-Space auf Bali und du selber womöglich gerade im Zug.
Die Vorteile von kollaborativem Arbeiten
Richtig angegangen, bietet kollaboratives Arbeiten jedoch eine Menge Vorteile. Es ermöglicht zum einen den nahtlosen Austausch von Ideen, Ressourcen und Wissen zwischen Teammitgliedern, unabhängig von ihrem Standort. Dies fördert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Kreativität im Team. Zum anderen tragen eine verbesserte Kommunikation und der freie Fluss von Informationen dazu bei, Missverständnisse zu minimieren und helfen Teams, schneller auf Veränderungen zu reagieren. All das zusammengenommen, können durch kollaboratives Arbeiten qualitativ bessere Ergebnisse erzielt, Prozesse beschleunigt und die Fehlerquote gesenkt werden.
Doch Moment einmal. Ist kollaboratives Arbeiten nicht einfach nur ein neues Wort für Teamarbeit? Fast. Kollaboratives Arbeiten betont vor allem die Idee des gemeinsamen Arbeitens und Teilens von Informationen und Ressourcen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Der Fokus liegt darauf, Wissen und Fähigkeiten zu bündeln, um die kreativen und innovativen Potenziale eines Teams voll auszuschöpfen bei gleichzeitiger Verbesserung der Kommunikation.
Im Alltag bedeutet das, dass Teammitglieder Ideen und Ressourcen frei austauschen können, um innovative Lösungen zu entwickeln. Kollaborative Zusammenarbeit ist oft flexibler und ermutigt die Teammitglieder, über den Tellerrand zu schauen.
Nun ist es aber nicht mehr so wie früher in der Schule oder in der Uni dass alle gemeinsam an einem großen Tisch sitzen und – einfach ausgedrückt - gemeinsam auf einem großen Blatt malen, Ideen austauschen und angeregt diskutieren, sondern jede und jeder sitzt woanders. Daheim, im Büro, im Zug oder eben auf Bali. Doch nicht nur unterschiedliche Standorte und Zeitzonen machen es für Teams schwieriger, in Echtzeit zusammen zu arbeiten, sondern noch weitere Faktoren.
Kollaboratives Arbeiten: Die Herausforderungen
Nicht selten stehen Mitarbeitende vor dem Problem: wo finde ich nochmal was? Was hatte ich vor ein paar Tagen noch einmal mit Kollegin X besprochen und war das in der Chat-App, per Mail oder in einem Dokument? Und wo finde ich noch einmal dieses Dokument? Im E-Mail-Verlauf in meinem ohnehin schon überfüllten Posteingang oder in einem Cloud-Ordner? Nicht selten werden fünf oder sechs verschiedene Programme benutzt, die nacheinander geöffnet und durchsucht werden müssen und auf drei verschiedenen Kanälen parallel kommuniziert. Kommt dir bekannt vor? Dann lies jetzt weiter. Denn dabei geht nicht nur viel Zeit verloren, das ganze kostet auch unnötig Nerven, lässt sich aber vermeiden.
Vielleicht hast du es auch schon erlebt, dass es gerade in virtuellen Teams schwieriger sein kann Vertrauen aufzubauen, da sie sich die einzelnen Personen nicht persönlich kennen. Dies kann die Teamdynamik beeinflussen. Hinzu kommt, dass in reinen Remote-Teams unterschiedliche Kommunikationsstile, Meinungen und Herangehensweisen die kollaborative Zusammenarbeit erschweren können. Missverständnisse und Unklarheiten sind oft die Folge. Besonders in globalen Teams können kulturelle Unterschiede in den Erwartungen an Kommunikation und Zusammenarbeit zu Konflikten führen. Der Umgang mit diesen erfordert Geschick und Empathie.
Hinzu kommt die Herausforderung im Wissensmanagement. Denn das Sammeln und Teilen von Informationen sowie die zentralisierte Verwaltung innerhalb eines Teams kann schwierig sein. Sicherzustellen, dass relevante Informationen leicht zugänglich und verständlich sind, ist oft keine leichte Aufgabe.
Dasselbe gilt für das Thema Koordination: Insbesondere wenn die Aufgaben und Verantwortlichkeiten nicht klar definiert sind, kann die Koordination von Aktivitäten und Aufgaben innerhalb des Teams sehr komplex sein. Nicht selten sind Teammitglieder in kollaborativen Umgebungen dann mit einer Vielzahl von Aufgaben und Verantwortlichkeiten konfrontiert, was zu Überlastung und ineffizientem Multitasking führen kann.
Auch das Thema Datensicherheit und Datenschutz bereitet vielen Kopfzerbrechen. Denn bei der gemeinsamen Nutzung von Informationen und Dokumenten kann es immer wieder zu Lücken kommen. Nicht nur die persönlichen Daten der Mitarbeitenden, sondern auch die sensiblen Daten des Unternehmens gilt es unbedingt zu schützen.
Nicht zuletzt kann die Verwendung von kollaborativen Tools und Technologien mit technischen Problemen verbunden sein, wie zum Beispiel unerwarteten Systemausfällen oder Schwierigkeiten bei der Integration verschiedener Tools.
Du siehst: Auch, wenn wir nun schon mehrere Jahre digital kollaborativ zusammenarbeiten, läuft manchmal immer noch vieles nicht ganz rund. Da jede Organisation anders ist, werden viele dieser Herausforderungen aber erst während eines Projektes bemerkt. Spontane Umstellungen und Neueinführungen kollaborativer Tools wiederum erfordern ein effektives Änderungsmanagement, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder die Veränderungen akzeptieren und nutzen.
Das klingt jetzt natürlich nach einer Menge von Problemen. Nicht kollaborativ zusammen zu arbeiten, ist jedoch in der heutigen Zeit keine Option mehr. Die gute Nachricht: Viele dieser Herausforderungen lassen sich durch die Auswahl geeigneter Tools meistern. Wichtig ist jedoch, dass es nicht zu viele verschiedene sind, sondern im besten Falle All-In-One-Lösungen.
Fünf Tipps wie kollaboratives Arbeiten gelingen kann
Technische Tools sind eine großartige Unterstützung, um Arbeitsabläufe reibungsloser und einfacher zu gestalten. Doch ob Teamwork oder kollaboratives Arbeiten: Das wichtigste ist der Faktor Mensch. Zum Schluss wollen wir daher noch auf ein paar Aspekte eingehen, die über die Technik hinausgehen:
Effektive Kommunikation ist der Eckpfeiler der kollaborativen Arbeit. Es geht nicht nur darum, Informationen auszutauschen, sondern auch darum, zuzuhören und zu verstehen. Denn nur offene und transparente Kommunikation schafft ein Umfeld, in dem Ideen frei fließen können.
Die Kultur eines Teams hat einen erheblichen Einfluss auf die Zusammenarbeit. Teammitglieder sollten sich jederzeit sicher fühlen, ihre Meinungen zu äußern und innovative Ideen vorzubringen, ohne Angst vor Kritik zu haben. Achte also darauf, in deinem Team Offenheit, Vertrauen und gegenseitigen Respekt zu fördern.
Ein gemeinsames Verständnis der Ziele und Prioritäten ist von großer Bedeutung. Deine Teammitglieder müssen wissen, was von ihnen erwartet wird und wie ihre Arbeit zur Erreichung dieser Ziele beiträgt. Dies hilft, Missverständnisse zu vermeiden und sorgt für einen klaren Fokus.
Empathie ist die Fähigkeit, sich in die Lage anderer zu versetzen und ihre Bedürfnisse und Perspektiven zu verstehen. Sie ist entscheidend, um Konflikte zu vermeiden und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Du ahnst es schon: Teams, in denen Empathie gefördert wird, sind in der Regel effektiver und zufriedener. Dazu gehört auch die Fähigkeit, konstruktives Feedback zu geben und anzunehmen. Halte mit deinem Team regelmäßig Feedbacksitzungen ab, um Verbesserungen zu fördern.
Das geeignete technische Tool für kollaboratives Arbeiten ist die halbe Miete
Kollaboratives Arbeiten ist nicht nur ein Trend, sondern bietet ungemein viele Vorteile - sofern einige Punkte beachtet werden und die technische Infrastruktur stimmt. Steigerung von Produktivität, Kreativität und Innovation, Beschleunigung von Prozessen, Verbesserung der Kommunikation und Förderung der Teamkultur: All das solltest du nicht auf der Straße liegen lassen.
Projektmanagementtools sind dabei eine großartige Unterstützung, um Arbeitsabläufe reibungsloser und einfacher zu gestalten und helfen Dir kollaboratives Arbeiten in die Praxis umzusetzen.