Herausforderungen und Unsicherheiten gehören in jedem Betrieb zum Alltag. Je besser Du auf sie vorbereitet bist, desto einfacher kannst Du mit ihnen umgehen und möglichen Schaden abwenden. Dabei hilft Dir ein gut durchdachtes Krisenmanagement in Deinem Unternehmen.
Doch was versteht man unter Krisenmanagement überhaupt? Und welche Strategien helfen dabei, richtig mit Krisen umzugehen? Im folgenden Artikel zeigen wir Dir, was Krisenmanagement ist, wie Du einen Krisenmanagementplan aufstellst und wie Du im Krisenfall schnell zu Lösungen kommst.
Was ist Krisenmanagement?
Im Krisenmanagement geht es darum, möglichen Schaden von Deinem Unternehmen, Deinen Kollegen und Mitarbeitern oder auch Deinem guten Ruf fernzuhalten. Dabei beginnt durchdachtes Krisenmanagement schon lange, bevor es überhaupt zu einer Krise kommt. Zu einer solchen Krisenprävention gehört es, mögliche Krisen bereits im Vorfeld zu erkennen und zu untersuchen. Dadurch können manche Krisen eventuell komplett verhindert werden.
Kommt es dennoch zu einer Krisensituation, ist das oberste Ziel, die Krise einzudämmen, weiteren Schaden am Unternehmen zu verhindern und schnellstmöglich zurück zum regulären Geschäftsbetrieb zu kommen. Mit einem Krisenmanagementplan können Krisenherde schnell analysiert und angegangen werden.
Im Nachgang einer Krise ist es zudem notwendig, das Geschehene noch einmal Revue passieren zu lassen. Was ist gut gelaufen und was muss optimiert werden? Fragen wie diese machen nicht nur Deinen Krisenmanagementplan besser, sondern sie machen Dein Unternehmen auch langfristig widerstandsfähiger.
Warum ist Krisenmanagement wichtig?
- Potentielle Krisen erkennen: Risikoanalysen im Vorfeld möglicher Krisen decken Gefahren auf und erlauben eine entsprechende Vorbereitung. So können Krisen eventuell sogar komplett verhindert werden, noch bevor sie entstehen.
- Schnell reagieren: In einer Krise zählt jede Minute. Ein gut vorbereitetes Krisenmanagement-Team kann schnell handeln, um die Situation unter Kontrolle zu bringen.
- Finanziellen Schaden vermeiden oder minimieren: Krisen können zu erheblichen finanziellen Verlusten führen, sei es durch Produktionsausfälle, Kundenverluste oder rechtliche Kosten. Ein effektives Krisenmanagement hilft, diese Verluste zu begrenzen.
- Geschäftskontinuität sichern: Ein gut vorbereitetes Unternehmen kann auch in Krisenzeiten seine wichtigsten Geschäftsprozesse aufrechterhalten. Das verhindert längere Ausfälle und sorgt dafür, dass das Unternehmen trotz der Krise weiterarbeiten kann.
- Gesetzliche Vorgaben einhalten: Krisen, die schlecht gemanagt werden, können zu rechtlichen Problemen führen, wie z. B. Klagen oder Strafen, wenn gesetzliche Vorgaben nicht eingehalten werden. Ein strukturiertes Krisenmanagement hilft, solche rechtlichen Risiken zu minimieren.
- Schaden am Unternehmensruf verhindern: In einer Krise kann der Ruf eines Unternehmens schnell Schaden nehmen. Ein gutes Krisenmanagement hilft, negative Auswirkungen auf das Ansehen zu minimieren und das Vertrauen von Kunden, Partnern und der Öffentlichkeit zu bewahren.
Was ist ein Krisenmanagementplan?
Ein Krisenmanagementplan ist wie ein Notfallplan für ein Unternehmen. Er beschreibt genau, was das Unternehmen im Krisenfall tun soll, wer verantwortlich ist, und wie man schnell reagiert, um Schäden zu vermeiden oder zu verringern. Ziel dabei ist es, schnellstmöglich wieder zurück zu einem normalen Geschäftsablauf zu kommen.
Darstellen lässt sich ein Krisenmanagementplan wie eine To-Do-Liste, auf der die wichtigsten Handlungsschritte vermerkt sind. Dieses Dokument kann in Papierform angelegt werden, noch besser ist allerdings eine digitale Version, die leicht verfügbar ist und stetig aktualisiert werden kann. Falls Du bereits eine Projektmanagementsoftware wie Stackfield nutzt, kannst Du diese auch für diesen Zweck einsetzen.
In Stackfield kannst Du dafür beispielsweise eine Checkliste oder ein Kanban-Board erstellen und dort die Risiken ordnen. Indem Du klare Regeln und Abläufe festlegst und genau bestimmst, wie miteinander kommuniziert wird, schaffst Du eine Grundlage, um in verschiedenen Krisen gut reagieren zu können. Gleichzeitig kann man bereits in Stackfield für alle Nutzer nachvollziehbar festlegen, wer im Notfall welche Aufgaben übernehmen soll.
Ein beispielhafter Krisenmanagementplan in Stackfield
Fünf Schritte zum Krisenmanagementplan
- Risiken und mögliche Krisen identifizieren: Überlege Dir, welche Krisen Dein Unternehmen treffen könnten. Das können Naturkatastrophen, technische Probleme, Datenlecks oder negative Berichte in den Medien sein. Durch eine Risikoanalyse kannst Du zudem bewerten, welche Krisen die größten Auswirkungen auf Dein Unternehmen haben.
- Verantwortlichkeiten festlegen: Bestimme ein Team, das im Krisenfall die Verantwortung übernimmt. Gib jedem Teammitglied klare Aufgaben, damit jeder mit der Krisenstrategie vertraut ist und weiß, was er tun muss, wenn eine Krise eintritt.
- Handlungspläne erstellen: Notiere Dir Schritt für Schritt (beispielsweise auf einem Whiteboard) das Vorgehen, wie in jeder Art von Krise gehandelt werden soll. Das beinhaltet, wer zuerst informiert wird, welche Reaktionen notwendig werden und welche Maßnahmen ergriffen werden, um die Krise zu bewältigen.
- Kommunikationsplan entwickeln: Plane, wie Du mit Mitarbeitern, Kunden und der Öffentlichkeit während einer Krise kommunizierst. Das hilft, Missverständnisse zu vermeiden und das Vertrauen aufrechtzuerhalten. Entscheide, wer spricht und welche Informationen weitergegeben werden.
- Üben und regelmäßig aktualisieren: Wenn möglich, sollten die Teammitglieder den Krisenplan immer wieder üben, damit alle wissen, was im Notfall zu tun ist. Zudem sollte der Krisenmanagementplan regelmäßig – mindestens einmal im Jahr – aktualisiert werden, etwa wenn sich etwas im Unternehmen ändert oder neue Risiken auftreten.
Drei Beispiel für gutes Krisenmanagement
Cyberangriff und Datenleck:
Deine Firma, ein großer Online-Händler, wird Opfer eines Cyberangriffs, bei dem Kundendaten gestohlen werden. Das Unternehmen informiert sofort die Aufsichtsbehörde und alle betroffenen Kunden, bietet Unterstützung wie Kreditüberwachungsdienste an und verbessert seine Sicherheitsmaßnahmen.
Alle für diese Krisensituation wichtigen Dokumente und Anweisungen – wie etwa der Krisenmanagementplan – können in Stackfield gespeichert und organisiert werden. Das ermöglicht es dem Team, im Notfall schnell auf die benötigten Informationen zuzugreifen, denn ein Cyberangriff auf Dein Unternehmen hat keine Auswirkung auf Stackfield. Die Systeme von Stackfield sind nicht mit Deinen gekoppelt, sodass der Zugriff auch dann möglich ist, wenn Dein System nicht erreichbar sein sollte. Die Projektmanagementsoftware ist mehrfach ISO-zertifiziert und verhindert durch automatische Offsite-Backups den Datenverlust, etwa im Katastrophenfall.
Negative Berichterstattung in den Medien:
Dein Unternehmen gerät durch negative Presse in die Schlagzeilen, weil es angeblich schlechte Arbeitsbedingungen bietet. Statt die Vorwürfe abzustreiten, startet das Unternehmen sofort eine Untersuchung, verbessert die Arbeitsbedingungen und kommuniziert die Änderungen offen, sowohl intern wie extern.
Wenn Du eine Projektmanagementsoftware wie Stackfield nutzt, kannst Du diese auch für Kommunikation in Echtzeit verwenden. Im Krisenfall ist es entscheidend, schnell und koordiniert zu handeln, ohne Zeit mit E-Mails oder Telefonaten zu verlieren. So lassen sich Verantwortlichkeiten schnell zuweisen und in einer Aufgabe in Stackfield festhalten. Damit ist sichergestellt, dass jede Person ihre Rolle kennt und weiß, wofür sie verantwortlich ist.
Krise in der Lieferkette:
Dein Arbeitgeber, ein international agierender Elektronikhersteller, steht vor einem Lieferengpass, weil einer seiner Zulieferer ausfällt. Das Unternehmen aktiviert seinen Krisenplan, findet schnell alternative Lieferanten und informiert die Kunden über mögliche Verzögerungen.
Unterstützt wird der Prozess durch einen eigenen Projektraum in Stackfield, der einen Überblick über den aktuellen Status der Krise bietet – beispielsweise auf einem Gantt-Chart. So sehen alle Beteiligten auf einen Blick, was bereits erledigt wurde und welche Aufgaben noch anstehen. Hier kannst Du z. B. für jeden Schritt des Krisenplans Checklisten anlegen. Diese Listen helfen dem Team, systematisch vorzugehen und sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.
Fazit: Mit dem richtigen Plan jede Krise navigieren
Gutes Krisenmanagement in Unternehmen sorgt für Stabilität und Sicherheit. Mit einem durchdachten Krisenmanagementplan kannst Du Dich auf jede Krise vorbereiten und im Ernstfall richtig handeln. Projektmanagement-Tools wie Stackfield helfen Dir dabei, den Überblick zu behalten und im Team miteinander zu kommunizieren. So kannst Du mögliche Schäden verringern oder sogar ganz verhindern.
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