Meilensteine im Projektmanagement: Wie richtig einsetzen?

Du hast einen richtig guten Projektplan erstellt und von Zuständigkeiten über Aufgaben bis zu hin Abhängigkeiten an alles gedacht? Aber hast Du auch Meilensteine gesetzt? Diese "Prüfpunkte" sind relativ einfach zu nutzen – können aber das i-Tüpfelchen für Deine Projektstruktur sein: Sie verschaffen Dir und Deinem Team jederzeit einen guten Überblick. Doch was versteht man eigentlich genau unter Meilensteinen im Projektmanagement? Wie verwendest Du sie richtig und wie kannst Du sie darstellen?

Inhalt des Artikels:
• Was sind Meilensteine eigentlich?
• Warum sind Meilensteine wichtig?
• Wie formulierst Du Meilensteine richtig?
• Welche Fehler solltest Du bei Meilensteinen vermeiden?
• Wie werden Meilensteine dargestellt?
• Fazit: Meilensteine als wichtiges Werkzeug für erfolgreiches Projektmanagement

Was sind Meilensteine eigentlich?

Meilensteine setzt Du im klassischen und hybriden Projektmanagement. Als Mess- oder Kontrollpunkte bilden sie Etappenziele auf der Projektzeitleiste ab. Ein Meilenstein markiert das Erreichen eines bestimmten Ziels oder Ergebnisses oder den Beginn einer neuen Projektphase. Auch kann es sich dabei um einen Entscheidungspunkt handeln, an dem die weitere Vorgehensweise bestimmt wird. Zusätzliche Prüfpunkte können auch innerhalb einer Projektphase für noch mehr Verbindlichkeit bei der Zielerreichung sorgen.

Nach DIN 69 900 handelt es sich bei einem Meilenstein aber um ein „Ereignis besonderer Bedeutung“. Er sollte also nicht auf jeden beliebigen Zwischenschritt folgen.

Meilensteine vs. andere Elemente im Projektmanagement

Oft werden Meilensteine mit anderen zentralen Elementen des Projektmanagements verwechselt. Dabei gibt es klare Unterscheidungsmerkmale:

• Meilenstein oder Ziel?
  Ziele beschreiben, was das Projekt in der Zukunft erreichen möchte. Mit einem Meilenstein markierst Du stattdessen einen bereits erledigten Schritt auf dem Weg dorthin.
• Meilenstein oder Projektphase?
  Eine Projektphase dauert oft mehrere Wochen oder sogar Monate und umfasst diverse Aufgaben für die Teammitglieder. Ein Meilenstein steht dagegen "nur" am Anfang oder Ende dieser Zeitspanne. Er signalisiert den Mitarbeitenden das Etappenziel und kann Startschuss für die nächste Projektphase sein. Er selbst löst aber keine zusätzlichen Aufgaben aus.
• Meilenstein oder Projektergebnis?
  Beim Projektergebnis handelt es sich um ein (Zwischen-)Produkt oder um ein bestimmtes Resultat. Mit einem Meilenstein setzt Du ein Zeichen auf der Zeitleiste des Projekts, dass das Produkt erarbeitet wurde.
• Meilenstein oder Aufgabe?
  Die Erledigung von Aufgaben bringt das Projekt voran und erfordert Zeit. Ein Meilenstein zeigt als Markierung lediglich an, dass eine bestimmte Aufgabe oder auch eine Gruppe von Aufgaben erfolgreich erledigt wurde. So kannst Du als Projektleiter die Bedeutung erfolgreich absolvierter Aufgaben für den Projektfortschritt hervorheben.

Warum sind Meilensteine wichtig?

Meilensteine sorgen für Orientierung. Sie bringen daher einige wichtige Vorteile für Dich als Projektleiter und das ganze Projektteam mit sich:

Meilensteine geben Projekten eine klare Struktur.

Ein Meilenstein im Projektmanagement veranschaulicht den Fortschritt in Deinem Projektplan. Nur wenn bestimmte Etappenziele erreicht werden, ist ein erfolgreicher Projektabschluss möglich. Mit Meilensteinen hast Du den Projektfortschritt, wichtige Fristen und mögliche Engpässe im Blick. Als "Leuchttürme" weisen sie Deinem Team den Weg zum Ziel.

Meilensteine sichern die Qualität.

Meilensteine verhindern, dass alle Aufgaben und Projektphasen lediglich nacheinander abgehakt werden. Definierst Du einen Meilenstein sehr genau, stellst Du sicher, dass die Ergebnisse den Vorgaben entsprechen und ein qualitativ hochwertiges Endergebnis erarbeitet wird.

Meilensteine motivieren.

Meilensteine geben Dir und Deinem Team direktes Feedback: Eine herausfordernde Zwischenetappe erfolgreich absolviert zu haben oder das Etappenziel vor der Deadline erreicht zu haben – das sorgt für einen Motivationsschub. Dank Meilensteinen können zwischendurch Erfolge gefeiert werden: Der Weg zum Projektziel wird damit übersichtlicher und jeder Teilerfolg motiviert zusätzlich.

Meilensteine erleichtern die Projektsteuerung.

Meilensteine zeigen Dir und Deinem Team, ob das Projekt zeitlich gut im Plan liegt. Gerade bei komplexen Projekten mit zahlreichen Aufgaben und vielen Projektphasen helfen Meilensteine bei der Navigation: Wird Dein Team das nächste Etappenziel erreichen? Wenn nicht: Was bedeutet das für den weiteren Projektplan?

Wie formulierst Du Meilensteine richtig?

Bei der Formulierung von Meilensteinen fällt oft auf, dass sie zu vage gehalten sind oder eher eine Aktivität beschreiben. Nehmen wir als Beispiel: Es soll ein Konzept für eine Produktpräsentation erstellt werden. Lautet der Meilenstein "Konzept für Produktpräsentation", stellen sich einige Fragen: Soll das Konzept erst noch erstellt werden? Ist das Konzept zu besprechen oder bereits fertig ausgearbeitet?

Dabei helfen Dir diese Fragen:

• Welches Ergebnis soll im Detail zum Meilenstein vorliegen?
• Wie lässt sich das Erreichen des Meilensteins konkret nachweisen?
• Handelt es sich bei diesem Meilenstein tatsächlich um einen Messpunkt ohne Zeitdauer?

Oder Du orientierst Dich ganz einfach an den einzelnen Projektphasen und beendest jede Etappe mit einem Abschluss-Meilenstein – wie z. B. "Analyse abgeschlossen" oder "Testphase abgeschlossen".

Hier einige Praxisbeispiele für die Formulierung und den Beleg von Meilensteinen:

Welche Fehler solltest Du bei Meilensteinen vermeiden?

Meilensteine im Projektmanagement erfordern etwas Fingerspitzengefühl und Sorgfalt. Feste Regeln gibt es für diese Methode aber nicht. Lediglich in zwei Punkten treffen Teams oft ungünstige Entscheidungen:

• Es werden zu viele Meilensteine festgelegt: Wie viele Meilensteine optimal sind, hängt von der Größe und dem Umfang des jeweiligen Projekts ab. Grundsätzlich gilt: Meilensteine sollten nur wirklich wichtige Prüfpunkte im Projektplan markieren. Andernfalls stechen sie nicht mehr als "Wegweiser" heraus.
• Meilensteine werden als Aufgaben definiert: Ein Meilenstein im Projektmanagement ist ein Ereignis, das selbst keinerlei Aufwand erfordert. Die Aufgaben, die Dein Team zu diesem Punkt führen, sind dann bereits erledigt.

Wie werden Meilensteine dargestellt?

Meilensteine lassen sich unterschiedlich darstellen. Entscheidend ist immer die Art des Projektmanagements. Als grobe Übersicht über ein Projekt – insbesondere für die Führungsebene oder Auftraggeber – kann beispielsweise ein Meilenstein-Netzplan erstellt werden.

Sehr gut lassen sich Meilensteine zudem in einem Gantt-Diagramm darstellen. Der Zeitplan zeigt als Balkendiagramm zum einen alle Aufgaben in ihrem zeitlichen Verlauf. Zum anderen veranschaulicht er die Abhängigkeit der Aufgaben zu anderen.

Praxistipp: Meilensteine im Projektmanagement-Tool Stackfield

Auch in Stackfield kannst Du ganz einfach Projektpläne in der Gantt-Ansicht erstellen und Meilensteine einfügen. Entweder fügst Du einen neuen Meilenstein hinzu oder wandelst eine bestehende Aufgabe in einen Meilenstein um. Um den Projektfortschritt darzustellen, haben die Rauten-Symbole unterschiedliche Farben: Offene Meilensteine sind pink, Überfällige rot und Erledigte grün. Als Fälligkeit kannst Du den Meilensteinen natürlich nur Zeitpunkte – und keine Zeiträume – zuweisen.

Fazit: Meilensteine als wichtiges Werkzeug für erfolgreiches Projektmanagement

Meilensteine können Dir im Projektmanagement helfen, Deine Ziele erfolgreich im anvisierten zeitlichen Rahmen zu erreichen. Das Festlegen bedeutender Zwischenziele hat viele positive Effekte auf die Gesamtplanung, die Qualität der Ergebnisse und die Motivation Deines Teams. Projektmanagement-Tools wie Stackfield machen es Deinem Team besonders leicht, Meilensteine zu setzen und den Projektfortschritt im Blick zu behalten.