Es gibt einige Fragen, die uns immer wieder durch den Kopf gehen… Was war zuerst da? Das Huhn oder das Ei? Warum benötige ich 5 Tassen Kaffee, um mich wie ein Mensch zu fühlen? Warum sitzt der schon wieder am See, während ich einen Berg an Arbeit vor mir habe? Ernsthaft… warum!? Mit den Antworten auf die ersten beiden Fragen sind wir uns noch immer nicht ganz sicher, aber wir haben vielleicht einen Verdacht, was die letzte betrifft.
Vielleicht wollen wir es uns nicht eingestehen, aber “der” könnte einfach ein wenig effizienter arbeiten. Vielleicht liegt der Unterschied aber auch in der Art seiner Aufgaben - viele kleine Aufgaben, die sich schnell abarbeiten lassen, anstatt des Monster-Tasks, den Du vor Dir her schiebst. So oder so… Microproductivity ist Deine Antwort.
Was ist Microproductivity?
MicroWAS? Wir wollen hier kein Buzzword-Bingo spielen, also kurz gesagt: Microproductivity beschreibt nichts anderes, als große Mammutaufgaben in mehrere kleinere Aufgaben herunterzubrechen. Kleinere Aufgaben nehmen für gewöhnlich weniger Zeit in Anspruch und sind mit deutlich weniger Anstrengung verbunden. Das Abarbeiten fällt Dir dabei wesentlich leichter, denn nach jeder kleinen Aufgabe kannst Du Dich über ein erreichtes Ziel bzw. einen kleinen Erfolg freuen. Du hast also eine Reihe von “Quick-Wins” (schnellen Erfolgen), die deinen Berg an Arbeit stetig reduzieren.
“Aber der Aufwand ist doch derselbe?”, fragst Du Dich vielleicht. Das ist natürlich richtig, aber…
Nehmen wir an, Du möchtest vor dem Sommer noch etwas mehr Sport machen und fitter werden, weshalb Du Dir das Ziel gesetzt hast, jeden Tag 100 Kniebeugen zu schaffen. Das klingt zunächst, als wäre es fast nicht zu bewältigen. Was aber, wenn Du diese 100 Kniebeuge in 5 Sets von je 20 Kniebeugen aufteilst? 20 Kniebeugen… das hält sogar mein innerer Schweinehund für machbar.
Es gibt einen Grund für Sprüche, wie: “Kleine Schritte führen auch zum Erfolg”.
Warum funktioniert Microproductivity?
1. Durch Microproductivity erhält unser Gehirn einen Reset-Knopf
Obgleich unser Gehirn ziemlich eingeschränkt ist, wenn es darum geht sich auf viele Dinge gleichzeitig zu konzentrieren oder diese schlichtweg auf Abruf zu halten (dem Informationsüberfluss sei Dank), können wir durch Microproductivity auf eine Art Reset-Kopf in unserem Kopf zugreifen.
Wenn wir uns direkt in eine dieser Mammutaufgaben stürzen, werden wir immer wieder zu dem Punkt kommen, an dem wir völlig geistesabwesend Löcher in die Luft starren und uns fragen “Was wollte ich gerade eigentlich tun? Was steht als nächstes an? Wie bin ich eigentlich hierher gekommen!?”.
Spaß beiseite… unser Gehirn ist schlichtweg überfordert, wenn wir ihm zu viel auf einmal auflasten. Es wird von einer unfertigen Baustelle in die nächste katapultiert bis uns die übernächste in den Kopf schwirrt. Wir brechen ab, was wir gerade im Begriff sind zu tun und arbeiten uns in das nächste Themenfeld ein. “War da nicht noch etwas anderes offen?” Produktivität geht anders und genau das ist der Grund, weshalb Kanban Multitasking verbietet. Wir reißen uns in solchen Momenten nicht nur selbst immer wieder aus der Konzentration, wir schaffen auch Momente, in denen wir uns ablenken lassen.
Kleine To-dos schaffen Abhilfe, weil wir uns voll und ganz darauf konzentrieren können, eine nach der anderen abzuarbeiten. Wir drücken unseren Reset-Button und können so alles ausblenden, was nichts mit der aktuellen Aufgabe zu tun hat.
Als Menschen sind wir natürlich auch nicht in der Lage, uns lange Listen aus kleinen Teilaufgaben einzuprägen, weshalb Du diese schriftlich festhalten solltest, zum Beispiel auf einer Checkliste für Unteraufgaben in Stackfields Aufgabenkarten.
2. Der Mensch ist ein zielorientierter Arbeiter
Das beste an der Sache ist, dass wir mit jeder Aufgabe, die wir abhaken, ein Ziel erreicht haben. Die psychologischen Auswirkungen, die dieser gesetzte Haken hat, sollte man nicht unterschätzen.
Spüren wir den Fortschritt und merken wir, dass sich etwas bewegt, werden wir auch motivierter, denn mit dem erreichen eines Ziels (und ist das Ziel noch so klein) wird Dopamin ausgeschüttet, was positive Emotionen hervorruft. Wir wollen Ergebnisse sehen - uns vielleicht auch selbst ein wenig beweihräuchern - schnell und möglichst oft. Um das zu erreichen, arbeiten wir mit mehr Elan auf unser nächstes Ziel hin. Du siehst: Die eigene Motivation lässt sich steuern und kann so einen immensen Einfluss auf unseren Erfolg haben. Wer sich ewig mit großen Aufgaben herumschlägt verpasst diese Chance schlicht und ergreifend.
Mit kleinen Zielen haben wir außerdem die Möglichkeit, einzelne Arbeitsschritte besser zu definieren, denn die Mammutaufgabe selbst liefert nur wenig Orientierung. Anstatt also verzweifelt zu versuchen, die Anweisung “Erstelle eine neue Pricing-Seite” umzusetzen, definierst Du Dir genaue Arbeitsschritte, die Dich in der Ausführung leiten: “Entwerfe in einer Stunde eine genaue Auflistung mit den unterschiedlichen Leistungen, die in Produkt A enthalten sind.”
3. Microproductivity schafft Raum für Feedback und Kontrolle
Es gibt zwei Arten, wie man an Aufgaben herangehen kann.
“Schaun wir mal, dann sehen wir schon”, so würden wir es in Bayern ausdrücken, ist die erste. Anders ausgedrückt: einfach in eine Aufgabe stürzen, mit der Arbeit beginnen, um dann auf die Umstände zu reagieren und dementsprechend zu handeln.
Viele von uns neigen eher dazu, alles im Vorfeld genau durchdenken zu wollen. Aufgaben sollen nicht einfach “irgendwie” abgeschlossen werden. Was wir unternehmen, soll Hand und Fuß haben, damit wir später nicht wieder nachkorrigieren müssen. Wer so handelt, neigt auch vermehrt dazu, zu prokrastinieren. Der weiß einfach nicht, wo er anfangen soll, weil nach der perfekten Ausgangslage gesucht wird.
Wenn man darüber nachdenkt, lässt sich aber gut nachvollziehen, warum viele Menschen entsprechend der letzteren Herangehensweise agieren. Es ergibt in jedem Fall Sinn: Teilaufgaben bauen aufeinander auf. Unterläuft uns ein Fehler, müssen wir unter Umständen vielfach korrigieren und haben einen ganzen Haufen an Arbeit umsonst getan. Auf der anderen Seite kann man sich natürlich auch in den Grübeleien verlieren, insbesondere dann, wenn es sich um eine dieser riesigen Mammutaufgaben handelt.
Hier kommt Microproductivity ins Spiel: Werden große Vorhaben in kleinere Teilaufgaben verwandelt, muss nicht alles sofort durchdacht werden. Nach jeder Teilaufgabe können wir das Ergebnis kontrollieren und Feedback einholen. So ist nicht das komplette Vorhaben verloren, sollte sich herausstellen, dass man auf Abwege geraten ist. Wenn Dir an dieser Stelle Projektmanagement-Methoden wie Scrum in den Sinn kommen, liegst Du vollkommen richtig und weißt genau, wie wichtig Reviews zu Zwischenergebnissen und Feedback Loops für den Gesamterfolg sein können.
Microproductivity effizient umsetzen und Fortschritt sichtbar halten
Über Strategien zur Produktivitätssteigerung zu lesen ist eine Sache, sie umzusetzen eine völlig andere. Wie sieht es in diesem Fall aus? Tatsächlich lässt sich Microproductivity recht einfach in Deine Arbeitsprozesse integrieren, wenn Du Dir die richtigen Features zunutze machst.
Das Wichtigste ist in jedem Fall, dass alle Zwischenziele und -ergebnisse wie auch Teilaufgaben optimal visualisiert werden, denn so führst Du Dir alle Erfolge vor Augen und behältst auch im weiteren Verlauf den Überblick.
So kann Microproductivity aussehen:
Du arbeitest mit Unteraufgaben
Für Aufgaben, die sich aus mehreren Arbeitsschritten zusammensetzen und mehrere Komponenten beinhalten, erstellst Du am besten eine Liste an Unteraufgaben. Sie werden in Stackfields Aufgabenkarten als Checkliste aufgeführt und lassen sich nach Erledigung einfach Abhaken. Alle Eckdaten, mit denen Du die einzelnen Teilarbeitsschritte definierst, kannst Du einfach in der Beschreibung, als Kommentar und als Datei in den individuellen Unteraufgaben hinterlegen. Das Tolle daran: Der Fortschritt, den Du bei dieser Aufgabe gemacht hast, wird Dir fortlaufend in Form eines Balkens angezeigt. Noch 3, noch 2, noch 1… geschafft!
Du erstellst mehrere Aufgaben und setzt sie in Abhängigkeit
Oftmals ist es gar nicht so einfach zu erkennen, bei welchen Aufgaben es sich tatsächlich um Unteraufgaben handelt, da viele Prozesse an dem ein oder anderen Punkt zusammenhängen. Sind Teilaufgaben zu umfangreich, um sie als Unteraufgabe festzuhalten, kann es sinnvoll sein, eine eigene Aufgabenkarte zu erstellen.
Damit Zusammenhänge dennoch bestehen bleiben, kannst Du mit Labels und Verlinkungen arbeiten oder Du setzt die Aufgaben in Abhängigkeit zueinander. Damit hältst Du übersichtlich fest, in welcher Reihenfolge Aufgaben abgearbeitet werden müssen. Aktiviere hierzu das Zeitplan-Modul in den Raumeinstellungen. Dieses ermöglicht es Dir später auch, alle Aufgaben in ihrem zeitlichen Verlauf verfolgen zu können.
Ob Du letztlich mit Unteraufgaben oder mehreren Aufgabenkarten arbeitest, hängt ganz von der Art der Aufgaben und Deinen internen Prozessen ab. Finde den Weg, der für Dich am einfachsten und übersichtlichsten ist.
Du visualisierst große Projekte mithilfe von Sprints und Meilensteinen
Zwingend notwenig ist Microproductivity im Projektmanagement. Hier geht es darum, ein Projektziel in einer vorgegebenen Zeitspanne und innerhalb eines festgelegten Budgets zu erreichen, was eine reibungslose Zusammenarbeit mit einem hohen Maß an Transparenz und genauen Terminabsprachen erfordert. Scrum und Kanban wurden in diesem Artikel nicht zufällig erwähnt. Moderne Projektmanagement-Methoden setzen auf eine detaillierte Strukturierung der Aufgabenprozesse, um genau das zu verhindern, was auch Microproductivity verhindern soll: eine geminderte Produktivität aufgrund eines unüberschaubaren Arbeitspensums.
Große Projekte werden in speziell dafür vorgesehenen Projekträumen abgebildet. Sie enthalten eine Reihe von Zusatzfunktionen, die das Prozesstracking unterstützen, wodurch Du den Fortschritt besser überwachen kannst. Nutze auch hier das Gantt Diagramm, um Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben festzuhalten und wichtige Meilensteine hervorzuheben.
Projektmanagement-Methoden wie Scrum, bei denen in Sprints gearbeitet wird, unterstützen Microproductivity nicht nur für den einzelnen Mitarbeiter sondern für gesamte Teams, die somit fokussiert in festgelegten Intervallen arbeiten, um definierte Zwischenergebnisse umsetzen.
Letztlich erfordert ein umfangreiches Projektmanagement eine Kombination der genannten Features zur Steigerung von Microproductivity: Aus der Sicht des Teams wird das Projekt durch eine Aufteilung der Prozesse greifbarer gemacht, während einzelne Projektteilnehmer die Bearbeitung ihrer Aufgaben optimieren.
Indem wir Microproductivity in unsere Arbeitsprozesse einfließen lassen, können wir größere Aufgaben überschaubar halten und einfacher realisieren. Durch die psychologischen Auswirkungen, die diese Vorgehensweise auf uns hat, lässt sich unser Arbeitsfortschritt positiv beeinflussen - und zwar deutlich. Wer ein “Licht am Ende des Tunnels” vor Augen hat und seine Arbeitsschritte von Beginn an genau definiert, neigt weniger dazu, zu prokrastinieren. Das lässt sich natürlich wissenschaftlich belegen, doch im Grunde wissen wir es alle aus eigener Erfahrung.