Ein Schritt nach dem anderen. Am besten arbeiten wir, wenn wir uns nur auf eine Sache konzentrieren. Das ist eigentlich eine sehr gute Vorgehensweise in fast allen Belangen, doch leider gilt das nicht immer. In Unternehmen wird in aller Regel nicht nur an einem Projekt gearbeitet, sondern an mehreren gleichzeitig.
Wieso es wichtig ist, sich hier eben nicht nur auf eine Sache zu konzentrieren und das Gesamtbild im Auge zu behalten? Wie sich das bewerkstelligen lässt? Gute Fragen. Im Multiprojektmanagement finden wir die Antworten.
Was ist Multiprojektmanagement und was ist Multiprojektmanagement nicht?
Definition: Multiprojektmanagement, Programmmanagement, Portfoliomanagement
Werden in Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig durchgeführt, fallen häufig Begriffe wie Multiprojektmanagement aber auch Programm- oder Portfoliomanagement. Drei Begriffe für ein und dieselbe Sache? Nicht ganz.
Beginnen wir aber bei dem Kern, dem all diese Terminologien entspringen: dem Projekt selbst. Dieses ist nach DIN 69901 als „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation“ genau definiert.
Überflüssig zu erwähnen, dass es sich bei diesen Vorhaben um recht komplexe Angelegenheiten handelt, die bis ins Detail geplant werden müssen. Und genau hier kommt das Projektmanagement ins Spiel. Dieses umfasst im Wesentlichen alle Tätigkeiten, die zum Erreichen des Projektziels notwendig sind: von der Initialisierung über die Definition, Planung und Steuerung bis hin zum Abschluss.
Werden mehrere Projekte in einer Organisation parallel gesteuert, dann spricht man von Multiprojektmanagement (MPM) und dieses ist ausgesprochen wichtig. Es soll sicherstellen, dass im Zuge der Projektdurchführung potentielle Konflikte zwischen den einzelnen Projekten Berücksichtigung finden, um den Erfolg des einen Projekts nicht aufgrund der Anforderungen eines anderen zu gefährden.
Klar abzugrenzen vom Multiprojektmanagement ist der Begriff Programmmanagement, denn dieser beschreibt im Wesentlichen die Steuerung mehrerer Projekte, die ein gemeinsames, übergeordnetes Ziel verfolgen. Aus mehreren zusammengehörigen, thematisch verwandten Projekten entsteht also ein Programm.
Der Terminus Portfoliomanagement wird im Alltagsgebrauch häufig synonym für den Begriff Multiprojektmanagement verwendet. Andere - und zu dieser Gruppe zählen auch wir uns - nutzen ihn, um die Gesamtheit aller Projekte einer Organisation oder eines Teams zu beschreiben.
Kurz und knapp: Wofür benötigt man Multiprojektmanagement?
Multiprojektmanagement soll gewährleisten, dass es zwischen den einzelnen Projekten, die parallel durchgeführt werden, nicht zu etwaigen Ressourcen- oder Zielkonflikten kommt. Es gilt sicherzustellen, dass erwartete Ergebnisse nicht durch Anforderungen aus anderen Projekten gefährdet werden. Hierfür muss unweigerlich der Überblick über alle laufenden Projekte – die selbst einzeln betrachtet eine komplexe Herausforderung darstellen können – behalten werden.
Worauf muss ein Multiprojektmanager also konkret achten?
Diese Aufgaben erfüllen Multiprojektmanager
Es ist wichtig, zu verstehen, dass jedes Projekt über gewisse Anforderungen verfügt, seien es personelle Ressourcen, Arbeitsmittel oder finanzielle Ressourcen. Die Anforderungen müssen bedient werden und das funktioniert nur, wenn man den Überblick darüber behält, welche Anforderungen jedes einzelne Projekt zu einer gewissen Zeit stellt. Die Herausforderungen, mit denen Multiprojektmanager zu kämpfen haben sind demnach…
- eine unzureichende Übersicht bei den Anforderungen, die einzelne Projekte stellen,
- unklare Abhängigkeiten und
- falsche Priorisierung,
woraus sich wiederum
- Zielkonflikte
- und Ressourcenkonflikte
ergeben können.
Für den, der Projekte in all ihren Stadien regelmäßig und bestmöglich abgleicht und den Überblick behält, ergeben sich allerdings auch Chancen, denn nur so können Synergieeffekte effizient genutzt werden.
Multiprojektmanagement erfordert die richtige Software-Lösung
Eine Projektmanagement-Software ist gerade für das Multiprojektmanagement unabdingbar, da sie es ermöglicht, alle Projekte übersichtlich darzustellen und zu tracken. Ohne die richtigen Tools wäre es schlicht unmöglich, alle wichtigen Daten, Aktivitäten und Änderungen auf dem Schirm zu behalten.
Multiprojektmanagement fordert also vor allem eines: einen zentralen Ort, an dem alle wichtigen Informationen gesammelt festgehalten werden, überschaubar und sinnvoll strukturiert.
So unterstützt Stackfield bei der Überwachung und Steuerung mehrerer Projekte:
Projekte werden in abgetrennten Räumen überschaubar
Jedes Projekt innerhalb der Organisation wird in einem abgetrennten Arbeitsbereich abgebildet und in Zusammenarbeit mit allen am Projekt Beteiligten durchgeführt.
Die Arbeitsbereiche heißen auf Stackfield Räume und für Projekte gibt es eine ganz besondere Art Raum, doch dazu später mehr.
Jeder Raum, der in einer Organisation erstellt wird, kann mit verschiedenen projektrelevanten Tools ausgestattet werden, welche die Plannung und Zusammenarbeit an den einzelnen Projektanforderungen bestmöglich unterstützen.
Zu den wichtigsten Tools für die Projektarbeit gehören:
- die Seiten, auf denen sich Projektpläne und wichtige Eckdaten zum Gesamtprojekt festhalten lassen
- ein Dateimanager, der alle wichtigen Dateien – ob einzeln abgelegt oder ursprünglich an andere Elemente wie Aufgaben angehängt – organisiert bereithält
- ein Kalender, mit dem sich die Terminplanung des Projekts durchführen lässt
- das Aufgabenmodul als Herzstück Deines Raumes, mit dem das Team alle Anforderungen auf funktionellen Aufgabenkarten festhalten und je nach Zweck auf einem Kanban Board oder in Listen visualisieren kann
- ein Gantt Diagramm, auch Zeitplan genannt, welches alle Aufgaben und Meilensteine in ihrem zeitlichen Verlauf und unter Berücksichtigung aller Abhängigkeiten zwischen den Anforderungen darstellt und dem Team so ermöglicht, Engpässe schnell zu entdecken, um Planänderungen rechtzeitig durchführen zu können
- sowie das Kommunikationsmodul, das dem Team als projektspezifischer Team Chat direkt innerhalb des Raums – also im Projekt selbst – dient. Dieser Chat hält alle Informationen zusammen und sorgt dafür, dass nicht nur der Nachrichtenaustausch sondern auch Aktivitäten chronologisch nachvollziehbar bleiben.
Spezielle Projektübersichten halten up to date
Ein Raum auf Stackfield bietet also schon alle grundlegenden Tools, die zur Projektarbeit nötig sind. Wer große Projekte umsetzen möchte oder sogar mehrere, der benötigt aber ein klein wenig mehr.
Stackfields Projekträume wurden speziell für die Überwachung und Steuerung von Projekten kreiiert und beinhalten neben den gängigen Tools für das Anforderungsmanagement und die Projektvisualisierung eine eigene Projektdetailübersicht.
Sie informiert die Beteiligten mithilfe verschiedener Grafiken fortlaufend über den Fortschritt des Projekts und gibt alle wichtigen Eckdaten – wie Prioritäten, Zeitbudget, Status und Hauptverantwortliche – wieder.
Projektportfolios unterstützen beim Multiprojektmanagement
Ein Portfolio, das alle Projekte innerhalb Deiner Organisation aufzeigt, verschafft Dir eine Gesamtübersicht.
Es zeigt auf, welche Priorität den einzelnen Projekten zugewiesen wurde, welchen Status sie zum aktuellen Zeitpunkt haben und wie weit sie fortgeschritten sind. Du siehst auf einen Blick, welche Projekte sich zeitlich überschneiden und daher besonders genau abgestimmt werden müssen. Ein Klick auf das Projekt zeigt Dir im Schnellzugriff alle wichtigen Details der Projektübersicht, sodass sich Anpassungen zeitnah umsetzen lassen.
Tracken und Abgleichen: Um mehrere Projekte erfolgreich durchführen zu können, benötigst Du vor allem eines: einen kontinuierlichen Überblick. Der regelmäßige Blick auf das Portfolio und die Projektübersichten sowie ein regelmäßiger Abgleich der Zeitpläne (Gantt Charts) der einzelnen Projekte unterstützt Dich bei dieser Aufgabe.
Tipps und Must-do’s beim Multiprojektmanagement
Wenn Du sichergehen möchtest, dass all Deine Projekte nach Plan verlaufen und optimal aufeinander abgestimmt sind (und das auch bleiben), versuche, die folgenden Tipps zu verinnerlichen.
Projektplanung mit Bedacht durchführen
Eine durchdachte Projektplanung ist nicht nur die Basis für das Multiprojektmanagement, sondern auch für eine erfolgreiche Durchführung der einzelnen Projekte an sich. Wer sich für die Planung nicht genügend Zeit nimmt, wird dies im weiteren Verlauf mit großer Wahrscheinlichkeit büßen.
Tipp: Deine Projektplanung richtet sich im Wesentlichen nach dem Projektumfang, den Ressourcen und dem Zeitbudget. Erstelle den Projektplan detailliert und mit Voraussicht und beziehe dabei auch mögliche Risiken, die sich im Projektverlauf ergeben können, mit ein. Wenn mehrere Projekte parallel ablaufen sollen, ist es wichtig, den Ressourcenbedarf abzugleichen und Synergien in der Planung zu berücksichtigen. So ist es Dir möglich, die richtigen Projekte zu bündeln – jene, die sich in ihrer Ausführung begünstigen und deren Ressourcenbedarf sich nicht gegenseitig in die Quere kommt.
Prioritäten setzen
Alle Eventualitäten müssen abgedeckt werden. Was, wenn es zu einem Ressourcenmangel kommt? Was, wenn sich zeitliche Engpässe ergeben? Unabdingbar ist dabei die richtige Priorisierung der Projekte. Hierzu zählen die einzelnen Anforderungen innerhalb der Projekte, wie auch die Projekte an sich.
Tipp: Ermittle genau, welche Priorität die einzelnen Projekte für die Unternehmensziele haben. Kommt es zu Ressourcenproblemen, solltest Du wie aus der Pistole geschossen sagen können, welches Projekt den Vorrang hat. Nicht weniger wichtig sind die folgenden Fragen: Welche Aufgaben müssen vorrangig bearbeitet werden, damit der Erfolg des zugehörigen Projekts nicht gefährdet wird und welche Projekte verkraften Abweichungen und Änderungen besser als andere?
Zentrale Informationsbasis schaffen
Wie erwähnt, sind ein regelmäßiger Abgleich und eine fortlaufende Überwachung der Projekte unabdingbar, wenn es um das Multiprojektmanagement geht. Das funktioniert allerdings nur richtig, wenn sich alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort befinden, auf den der Projektmanager schnell und einfach zugreifen kann.
Tipp: Wähle eine zentrale Projektmanagement-Software, mit der sich alle Projekte abbilden und gebündelt tracken lassen. Abläufe müssen nachvollziehbar bleiben, weshalb es auch nicht zu empfehlen ist, die Projektkommunikation in einem separaten Tool ablaufen zu lassen. Diese sollte jederzeit direkt an den Aufgaben innerhalb des Projektes stattfinden, damit Informationen nicht planlos verstreut werden und die Beteiligten nichts Wichtiges übersehen.
Status und Eckdaten aktuell halten
Damit Projekte notfalls angepasst werden können, um reibungslos nebeneinander durchgeführt werden zu können, sollte zu jeder Zeit klar sein, welche Änderungen sich bei der Planung einzelner Projekte ergeben.
Tipp: Hinterlege Informationen zum Projektstatus und wichtigen Änderungen am Plan, die Einfluss auf die Kapazitätsplanung haben könnten, immer direkt und informiere die Projektmitglieder. Eckdaten sollten für alle Beteiligten immer abrufbar und auf dem neuesten Stand sein. Änderungen, die massive Auswirkungen auf den Status des Projekts haben, kannst Du direkt in der Projektübersicht vermerken.
Fehlt der Durchblick scheitert das Multiprojektmanagement
Sobald mehr als ein Projekt durchgeführt werden muss, ist ein klares und transparentes Multiprojektmanagement vonnöten. Die Projektteams stehen vor einigen Herausforderungen, die sich nur meisten lassen, wenn das Management zu jeder Zeit den Überblick behält und Kapazitäten wie auch Zeitpläne kontinuierlich abstimmt, Prioritäten beachtet und alle Änderungen ordentlich kommuniziert werden.