Hast Du all Deine aktuellen Projekte fest im Griff – oder jonglierst Du noch? Angesichts begrenzter Ressourcen kann man dabei schon einmal ins Schwitzen kommen! Leichter behältst Du den Überblick mit einer Multiprojektmanagement Software. Wir zeigen Dir, worauf Du bei der Auswahl achten solltest!
Wie kann Software beim Multiprojektmanagement unterstützen?
Eine Multiprojektmanagement (MPM) Software hilft Dir und Deinem Team, die spezifischen Herausforderungen bei parallel laufenden Projekten erfolgreich zu meistern. Es ist im Multiprojektmanagement die zentrale Plattform für eine übergreifende Planung:
Konkret kann Dich eine Multiprojektmanagement Software also so unterstützen:
- Projektstatus: Der Fortschritt der einzelnen Projekte ist immer sichtbar.
- Kapazitätenplanung: Als Projektleiter weißt Du immer, welche Mitarbeiter welche Aufgaben haben. Damit weißt Du auch, ob und welche freien personellen Kapazitäten es gibt.
- Kommunikation: Eine MPM Software sorgt für transparente und klare Abstimmungsprozesse zwischen den verschiedenen Teams und Projekten. Missverständnissen wird vorgebeugt.
- Erkennen von Abhängigkeiten: Auch eventuelle Interessenskonflikte zwischen den verschiedenen Projekten werden frühzeitig aufgedeckt.
- Prioritäten setzen: Du kannst Aufgaben leichter nach Dringlichkeit organisieren.
- Aufgabenkoordination: Die Kapazitäten der Teammitglieder können besser koordiniert werden. Auch eine teamübergreifende Zusammenarbeit ist leichter möglich.
Welche Funktionen braucht Software für Multiprojektmanagement?
Nicht jedes Projektmanagement Tool eignet sich auch für Multiprojektmanagement. Um mehrere Projekte gleichzeitig steuern und überwachen zu können, benötigt eine Multiprojektmanagement Software unter anderem diese Funktionen:
Zeitplan
Eine MPM Software verfügt nicht nur über ein Aufgabentool (z. B. mit einem Kanban-Board). In einem Zeitplan werden außerdem alle Aufgaben in ihrer zeitlichen Abfolge und mit ihren Abhängigkeiten untereinander dargestellt. In einem Gantt-Diagramm lassen sich Aufgaben auch priorisieren.
Projektportfolio
Ein Projektportfolio zeigt alle Projekte in Deiner Organisation auf einen Blick – mit dem aktuellen Status, dem jeweiligen Projektfortschritt, Meilensteinen und eventuellen zeitlichen Überschneidungen.
Detailliertes Reporting
Mit benutzerdefinierten Berichten stellst Du alle wichtigen Informationen zu den einzelnen Projekten jederzeit bereit.
Kommunikationsfunktion
Mit einer integrierten Kommunikationsfunktion gestaltest Du die Kommunikation innerhalb eines Team und zwischen den verschiedenen Teams beim Multiprojektmanagement einfach, transparent und nachvollziehbar. Dafür bietet eine hochwertige MPM Plattform idealerweise unterschiedliche Kanäle wie Chats, Videokonferenzen oder Kommentare.
Datenmanagement
Wenn eine Multiprojektmanagement Software DER zentrale Ort für die Zusammenarbeit sein soll, müssen auch alle wichtigen Dokumente und Dateien darin gespeichert werden können. Im Dateimanagement können auch alle wichtigen Eckdaten zu den einzelnen Projekten oder dem Gesamtziel hinterlegt werden.
Welche Multiprojektmanagement Softwares gibt es? 5 beliebte Lösungen im Vergleich!
Mit unserem Multiprojektmanagement Software Vergleich verschaffst Du Dir ganz leicht einen Überblick über die verschiedenen Produkte. Welche Funktionen bieten sie?
Stackfield
Als All-in-One Kollaborationstool bietet Stackfield Dir alle gängigen Funktionen wie Kommunikation, Projekt-, Aufgaben- und Dokumentenmanagement auf einer Plattform - ohne Integrationen. Einzelne Projekte werden getrennt voneinander in sogenannten Räumen abgebildet. Dazu gibt es spezielle Projekträume mit Projektvisualisierung und Detailansicht.
Als MPM Software empfiehlt sich Stackfield vor allem mit seinen Projektportfolios und einem Zeitplan als Gantt-Diagramm. Damit ist Stackfield mit seinem Funktionsumfang und intuitiven Benutzeroberfläche für komplexes Multiprojektmanagement geeignet.
Asana
Asana umfasst vielfältige Funktionen rund um Aufgaben- und Dokumentenmanagement sowie einen Teamkalender. Projekte werden auf dieser webbasierten Plattform in Arbeitsbereichen organisiert. Allerdings lassen sich Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projekten mit ihren wichtigsten Kennzahlen sowie eventuelle Engpässe nur schwer erkennen. Viele Funktionen sind zudem nur über Integrationen nutzbar.
MS Project
Die Lösung von Microsoft ist für die Steuerung und Kontrolle von Projekten unabhängig von ihrer Größe oder Komplexität geeignet. Auch Multiprojektmanagement ist damit möglich - erfordert jedoch ausreichend Erfahrung. Ein Pluspunkt von MS Project ist die leichte Nachverfolgbarkeit des Projektstatus. Für den Einstieg ins Multiprojektmanagement empfiehlt sich die Anwendung aufgrund ihrer vergleichsweise komplexen Anwendung weniger.
Trello
Trello punktet mit hoher Benutzerfreundlichkeit. Aufgaben werden auf der Plattform sehr klar mit verschiedenen Ansichten visualisiert. Projektfortschritte lassen sich übersichtlich auf einer Zeitleiste darstellen. Allerdings gibt es keine Projektportfolio-Funktion und die vorhandenen Funktionen reichen somit nicht für komplexe Projekte bzw. Multiprojektmanagement aus.
Monday.com
Monday.com verfügt über alle gängigen Funktionen wie Aufgabenmanagement oder das Verwalten von Dokumenten. Dazu ist das Tool intuitiv zu bedienen und grundsätzlich für alle Projekttypen und Teams jeder Größe geeignet. Im Projektportfolio-Management behältst Du den Überblick über alle Projekte und sie zur Visualisierung als Gantt-Diagramm anzeigen lassen. Wichtige Kommunikationskanäle wie Private Nachrichten oder Gruppenchats fehlen jedoch.
Worauf sollte ich bei der Auswahl noch achten?
Bei der Wahl einer Multiprojektmanagement Software sollte nicht nur der Funktionsumfang ein entscheidender Faktor sein. Ebenso wichtig sind Sicherheit und Datenschutz. Die Mindestanforderung an ein Tool ist die gesetzlich vorgeschriebene DSGVO-Konformität.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, darauf zu achten, wo der Anbieter seinen Firmensitz hat. Kritisch zu sehen ist in diesem Zusammenhang der US-amerikanische Cloud Act. Das Gesetz erlaubt es US-amerikanischen Behörden, Unternehmen mit Sitz in den USA sowie deren Tochterunternehmen zur Herausgabe von Daten zu verpflichten, unabhängig davon, ob die Daten in den USA gespeichert sind oder z. B. in Europa. Unternehmen wie Asana, Microsoft, Atlassian (hierzu gehört Trello) oder Monday.com unterliegen dem Cloud Act und sind daher gegenüber den Behörden auskunftspflichtig. Stackfield hingegen unterliegt als Anbieter mit Firmensitz in Deutschland nur deutschem bzw. EU-Recht und erfüllt höchste Sicherheitsanforderungen u. a. der DSGVO und der ISO-Zertifizierungen 27001, 27017 und 27018.
Fazit: Multiprojektmanagement unbedingt mit der richtigen Software!
Im Multiprojektmanagement kann es mit dem Spagat zwischen einfacher Aufgabenverwaltung und bestmöglichem Überblick über alle Projekte schon einmal sportlich werden. Mit einer geeigneten Multiprojektmanagement Software bleiben Du und Dein Team dabei immer entspannt. Stackfield als sicheres All-in-One Tool bietet Euch einen zentralen Ort zum Arbeiten, für den Informationsaustausch sowie zur Planung und Verwaltung von Projekten. Endlich kein hektisches Gegensteuern bei unerwarteten Änderungen mehr. Stattdessen: Glasklarer Durchblick für eine ressourcenbewusste Projektsteuerung.
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