Projektmanagement im Mittelstand: Tipps, Tools und Lösungen

"Dafür haben wir keine Zeit"; "Das können wir uns nicht leisten"; "Wer soll das denn machen?"; "Das ist doch eher was für große Unternehmen und Konzerne" – so oder ähnlich sind oft die Aussagen bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs), wenn es um das Thema Projektmanagement geht. Klar, die Herausforderungen sind andere. KMUs kämpfen mit geringeren Zeit- und Kapitalressourcen, eventuell fehlt auch die Manpower. Doch ist das kein Grund, gutes Projektmanagement von Anfang an auszuschließen!

Im Gegenteil, gerade der Mittelstand kann enorm von den Möglichkeiten des Projektmanagements profitieren. In diesem Beitrag erfährst Du, wie KMUs mit geeigneten Praktiken, Methoden und Software ein effizientes Projektmanagement etablieren können – und warum sich der Aufwand langfristig lohnt.

Inhalt des Artikels:
• Warum soll der Mittelstand mehr auf Projektmanagement setzen?
• Wie können KMUs ihr Projektmanagement effizienter gestalten?
• Welche Tools unterstützen den Mittelstand im Projektmanagement?
• Fazit: Gutes Projektmanagement lohnt sich langfristig – gerade für den Mittelstand

Warum soll der Mittelstand mehr auf Projektmanagement setzen?

KMUs haben im Vergleich zu Großkonzernen zwar oftmals geringere Ressourcen, dafür haben sie aber andere Vorzüge: Sie sind flexibel, übersichtlich, schnell und vor allem pragmatisch. Und das müssen sie bei den täglichen Herausforderungen auch sein. Projektmanagement geschieht hier oft nebenbei und quasi auf Zuruf. Doch durch die schnellere Taktung im Arbeitsalltag landen rasch viele Aufgaben auf den Schreibtischen, die natürlich alle beachtet werden wollen – und zack ist ein wichtiges Projekt ins Stocken geraten und die Deadline erscheint bedrohlich nah.

Doch das muss nicht sein. Mit gutem Projektmanagement können solche Situationen vermieden werden. Es schafft klare Prioritäten und zeigt allen Beteiligten, welche Aufgaben gerade wichtig und wer wofür verantwortlich ist. Dadurch lassen sich Ressourcen besser planen und Engpässe minimieren. Mehr Effizienz bedeutet am Ende: Projekte werden rechtzeitig und mit weniger Aufwand abgeschlossen. Somit wird nicht nur das Budget besser eingehalten, sondern es kann sogar zu höheren Kapitalerträgen führen.

Wie können KMUs ihr Projektmanagement effizienter gestalten?

Im Mittelstand gibt es bereits ein gutes Grundverständnis für Projektarbeit. Auf dieses gilt es, aufzubauen und die scheinbar komplexen Management-Hilfsmittel verständlich und die Vorteile greifbarer zu machen. Vielen KMUs ist es wichtig, dass sich neue Prozesse schnell und einfach in den Betriebsalltag übertragen lassen.

Das geht natürlich nicht von alleine. Neue Prozesse müssen sowohl angenommen wie auch umgesetzt werden, bevor sie den Arbeitsalltag überhaupt entlasten können. Um Projektmanagement effizienter zu gestalten, gilt es deshalb, die folgenden Punkte im Blick zu haben:

• Klare Ziele und Prioritäten setzen
• Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen
• Projektfortschritt überwachen
• Regelmäßige Kommunikation im Team
• Flexibilität bewahren
• Ressourcenplanung optimieren
• Regelmäßige Analysen nach Projektabschluss

Welche Tools unterstützen den Mittelstand im Projektmanagement?

Um effizientes Projektmanagement umzusetzen, gibt es für den Mittelstand viele Optionen. Dabei müssen aber nicht alle ein- oder umgesetzt werden. Stattdessen gilt es, die für den eigenen Betrieb am besten funktionierenden Hilfsmittel herauszufiltern. Experimentieren soll dabei erlaubt sein. Folgend findest Du ein paar Praktiken, Methoden und Softwarevorschläge, die Dir dabei helfen können, effizienteres Projektmanagement in Deinem KMU zu etablieren.

Praktiken

Agile oder hybride Arbeitsweise etablieren:
Agiles Projektmanagement oder hybrides Projektmanagement erlauben es, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. Projekte werden in kleine, überschaubare Schritte unterteilt, und regelmäßig überprüft. So kann frühzeitig reagiert werden, wenn etwas nicht nach Plan läuft.

Regelmäßiger Austausch:
Kurze tägliche Meetings oder Jour Fixe, in denen Teammitglieder den aktuellen Stand ihrer Aufgaben mitteilen, fördern die Transparenz und helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen. Diese Treffen müssen nicht vor Ort stattfinden, sondern können auch digital sein.

Risiken erkennen:
Gerade KMUs profitieren davon, potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und entsprechende Gegenmaßnahmen rechtzeitig zu planen. Dabei kann beispielsweise ein Krisenmanagementplan helfen.

Methoden

Scrum:
Eine agile Methode, bei der Projekte in kurzen Zyklen (sogenannten Sprints) geplant und umgesetzt werden. Mit Scrum können Anpassungen rasch vorgenommen und Ergebnisse schneller geliefert werden.

Eisenhower-Matrix:
Eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Aufgaben werden in vier Kategorien eingeteilt, um sicherzustellen, dass die dringendsten und wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden.

Meilensteinplan:
Wichtige Etappenziele (Meilensteine) werden während des Projektverlaufs festgelegt und regelmäßig überprüft, um den Fortschritt zu bewerten und sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft.

Software

Microsoft 365:
Microsoft 365 ist in vielen mittelständischen Unternehmen "sowieso da" – warum also nicht nutzen, was schon vorhanden ist? Mit Tools wie Microsoft Teams für Kommunikation, OneDrive für das zentrale Dokumentenmanagement und Excel für einfache Projektkalkulationen können Projekte strukturiert und zentral organisiert halten. Allerdings müssen dabei mehrere Programme auf einmal genutzt werden und die Arbeit, etwa mit Excel, ist nicht unbedingt benutzerfreundlich. Darüber hinaus unterliegt das Unternehmen aus den USA dem CLOUD Act, was zu Bedenken hinsichtlich der Speicherung und Verarbeitung von Daten außerhalb der EU sorgt.

Google Workspace:
Wie Microsoft 365 bietet auch Google Workspace (ehemals G Suite) eine integrierte Lösung zur Verwaltung von Dokumenten und Kommunikation. Google Docs, Sheets und Drive sind leicht zu bedienen und ermöglichen die gemeinsame Bearbeitung von Projektplänen und Dokumenten in Echtzeit. Allerdings schwächelt Workspace in Sachen Funktionsumfang und auch mit Blick auf den Datenschutz kann das US-Tool nicht endgültig überzeugen.

Stackfield:
Als professionelles Projektmanagement-Tool ist Stackfield natürlich besonders nützlich für Teams, die eine zentrale Plattform für Kommunikation, Dokumentenmanagement und Aufgabenverteilung benötigen. Stackfield bietet eine intuitive Oberfläche, die alle wichtigen Aspekte des Projektmanagements abdeckt, von der Planung bis zur Umsetzung, sowie verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten, um alle Teammitglieder miteinander zu vernetzen. Darüber hinaus legt der deutsche Anbieter großen Wert auf einen umfassenden Datenschutz.

Fazit: Gutes Projektmanagement lohnt sich langfristig – gerade für den Mittelstand

Gutes Projektmanagement mag anfangs wie ein zusätzlicher Punkt auf der ohnehin schon langen To-do-Liste klingen, aber es zahlt sich aus – und zwar langfristig. Wenn Projekte laufen, statt zu stocken, und Deadlines keine tickenden Zeitbomben mehr sind, dann wird aus Stress plötzlich Struktur. So kann Dein Team fokussiert arbeiten, statt ständig Feuer löschen zu müssen. Mit den richtigen Methoden, Tools und einer Prise gesunder Organisation ist das absolut machbar.

Ob nun durch clevere Praktiken, hilfreiche Methoden oder die passende Softwareunterstützung, mit strukturiertem Projektmanagement schaffst Du ganz einfach mehr in weniger Zeit. Und das Beste? Die gewonnene Effizienz lässt Dir mehr Raum für das, was wirklich zählt: Dein Unternehmen weiter nach vorne zu bringen, während Du entspannt zusehen kannst, wie die Projekte ins Ziel gleiten.