Wer ein Projekt in Angriff nimmt, begibt sich dabei jedes Mal auf unbekanntes Terrain. Welche Herausforderungen werden uns warten? Wie werden wir diese Herausforderungen überwinden? Welche Chancen können sich ergeben? Wie und in welchem Umfang können wir diese nutzen? Das Ziel steht meist klar vor Augen. Der Weg dort hin ist die große Unbekannte.
Damit uns keine bösen Überraschungen drohen, müssen wir uns einen genauen Plan zurechtlegen und dabei alles berücksichtigen, was wir über das Projekt wissen und was passieren könnte. Unser Hilfsmittel: der Projektzeitplan.
Doch Moment einmal - einen Plan für das Unbekannte zurechtlegen? Widerspricht sich das denn nicht? Ganz und gar nicht, wenn man hierbei mit einem gehörigen Maß an Weitsicht vorgeht. Beleuchten wir das Thema doch einmal etwas genauer…
Was ist ein Projektzeitplan?
Wie so oft im Projektmanagement-Begriffe-Dschungel sieht man auch hier den Wald vor lauter Bäumen nicht: Projektstrukturplan, Projektplan, Projektzeitplan…
Um zu wissen, was ein Projektzeitplan ist, muss man auch wissen, was ein Projektzeitplan nicht ist.
Ein Projektstrukturplan ist kein Projektzeitplan!
Warum? Die zeitliche Komponente bleibt beim Projektstrukturplan ungeachtet.
Im Grunde genommen handelt es sich beim Projektstrukturplan um eine exakte Aufgliederung des Projekts in all seine Teilaspekte. Das können umfangreichere Aufgaben sein, kleinere Arbeitsschritte oder ganze Teilprojekte. All diese Elemente sind plan- und kontrollierbar. Ihre erfolgreiche Ausführung führt uns zum Projektziel. Über den Projektstrukturplan erfährst du genau,
- welche Teilbereiche des Projekts abgedeckt werden müssen, um das Projekt abschließen zu können,
- welche Teilaufgaben abgedeckt werden müssen, um größere Teilbereiche abschließen zu können,
- und welche Arbeitsschritte zum erfolgreichen Abschluss der Teilaufgaben führen.
Die Elemente werden also hierarchisch visualisiert, um einen guten Überblick darüber zu erhalten, was zusammengehört und gegebenenfalls voneinander abhängig ist. Am häufigsten wird der Projektstrukturplan daher in Form eines Organigramms dargestellt.
Ein Projektplan ist kein Projektzeitplan!
Warum? Der Projektplan umfasst alle Aspekte der Projektplanung.
Der Projektplan ist im Gegensatz zum Projektstrukturplan aber auch zum Projektzeitplan kein konkretes Planungstool. Der Projektplan umfasst mehr. Er bildet die Basis für das gesamte Projektmanagement, berücksichtigt alle wichtigen Teilbereiche des Projekts von der Idee über das Risikomanagement bis hin zum Tracking, beinhaltet die konkrete Zielsetzung und stellt die Weichen für eine erfolgreiche Umsetzung gemäß der drei Kernkomponenten Umfang, Ressourcen und Zeit.
Ein Projektplan ist also wesentlich umfangreicher als die sehr fokussierten Projektzeit- oder Projektstrukturpläne, wobei diese durchaus Teil des übergreifenden Projektplans sein können.
Wie Du einen Projektplan erstellst, erfährst du hier.
Das ist der Projektzeitplan
Kommen wir nun zum eigentlichen Thema: dem Projektzeitplan.
Dieser – so könnte man sagen – ist die detailliertere Weiterführung des Projektstrukturplans unter Berücksichtigung der zeitlichen Komponente. So liefert der Projektzeitplan alle Elemente, die das Projekt umfasst – einschließlich ihrer Dauer, zugehöriger Termine und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben. Wiedergegeben wird damit auch die korrekte Reihenfolge, in der die Projektanforderungen umgesetzt werden müssen, weshalb auch oft vom Projektablaufplan (PAP) gesprochen wird. Der Projektzeitplan erlaubt also eine strukturierte Planung sämtlicher Abläufe unter Einhaltung aller Fristen und Zwischentermine.
Zur visuellen Darstellung des Projektzeitplans wurden sehr lange Excel-Tabellen genutzt und zum Teil werden sie das immer noch. Mittlerweile gibt es natürlich speziell darauf zugeschnittene Tools in Projektmanagement-Lösungen, welche die Projektanforderungen mit wenigen Klicks als Balken innerhalb eines Zeitleistendiagramms abbilden. Wichtige Zwischentermine werden dabei in aller Regel in Form von Rauten als Meilensteine dargestellt. Bei den meisten Anbietern laufen diese Tools unter dem Namen Timeline oder Gantt Diagramm.
Darauf solltest Du bei der Erstellung eines Projektzeitplans achten
Durch die Abbildung aller Anforderungen unter Berücksichtigung ihrer zeitlichen Abfolge soll der Projektzeitplan dem Team also fortlaufend den besten und schnellsten Weg zum Projektziel aufzeigen. Wie aber geht man bei der Erstellung eines Projektzeitplans vor und worauf sollte geachtet werden?
Schritt 1: Das Projekt verstehen – Zielsetzung
Um einen Projektzeitplan erstellen zu können, ist es unbedingt notwendig, das Projekt wirklich zu verstehen. Verstehen bedeutet, die Ziele des Projekts zu kennen und zu wissen, wann und unter welchen Voraussetzungen diese Ziele erreicht werden. Was sind die wichtigsten Meilensteine des Projekts? Welche Resultate und Erfolge sollen dabei erzielt werden? An erster Stelle steht also eine klare Zielsetzung, die meist auch im Zuge der gesamten Projektplanung einen der ersten Plätze auf der To-do-Liste einnimmt.
Schritt 2: Den Weg zum Ziel kennen – Etappenplanung und Anforderungslistung
Wer seine Ziele kennt und weiß, wie sich ein erfolgreich erreichtes Ziel definiert, kann sich darüber Gedanken machen, wie diese Ziele erreicht werden können. Ein guter erster Ansatz ist es, sich genau zu überlegen, welche Meilensteine bzw. Zwischenziele gesetzt werden können, die dem Team dabei helfen, auf Kurs zu bleiben. Teile das Projekt in einzelne Phasen und Teilprojekte ein und teile diese dann weiter in einzelne Arbeitspakete bzw. Aufgaben/Anforderungen auf.
An dieser Stelle hast Du einen Projektstrukturplan erstellt, den du als Basis für die Projektablaufplanung heranziehen kannst.
Schritt 3: Den Ablauf planen – Priorisierung und Abhängigkeiten
Nun da alle Anforderungen inklusive ihres jeweiligen Zugehörigkeitsbereichs erfasst wurden, geht es darum, diese in die richtige Reihenfolge zu bringen. Wir erstellen also einen konkreten Projektablaufplan, der aufzeigt, welche Aufgaben erledigt werden müssen, um eine andere Aufgabe erledigen zu können.
Wichtig: Achte auf eine möglichst genaue Priorisierung!
Schritt 4: Die Dauer der Aufgaben einschätzen – Umfangsplanung
Im nächsten Schritt geht es darum, die Dauer der einzelnen Elemente möglichst exakt einzuplanen. Doch Achtung: Ergebnisse können sich verzögern und Arbeiten nehmen ab und an mehr Zeit in Anspruch, als ursprünglich angenommen. Beachte also unbedingt auch potentielle Engpässe und plane ausreichend Pufferzeiten mit ein.
Schritt 5: Die Termine erfassen – Datierung
Wurde die voraussichtliche Dauer der Phasen und Aufgaben möglichst genau eingeschätzt und der Projektablauf konkretisiert, so steht einer Datierung der Aufgaben nichts mehr im Wege. Bei der Termin- und Fälligkeitsvergabe sollte aber in jedem Fall auch die Ressourcenplanung Berücksichtigung finden – und zwar insbesondere im Multiprojektmanagement –, damit beispielsweise die Anforderungen des einen Projekts nicht mit denen eines anderen kollidieren.
Schritt 6: Die Verantwortlichkeiten zuweisen – Feintuning
Die Personenzuweisung kann bereits zu einem früheren Zeitpunkt durchgeführt werden. Der Vorteil, diesen Schritt jedoch etwas später durchzuführen, liegt darin, dass nun bereits eine Komplettübersicht über den Projektablauf besteht. So lassen sich Verantwortlichkeiten einfacher planen und auch Stellen, an denen noch kleine Anpassungen vorgenommen werden müssen, leicht ausmachen.
Den Projektzeitplan richtig nutzen
Der fertige Projektzeitplan bildet das gesamte Projekt ab und dient damit als visuelle Navigation, die das Team während der Umsetzung auf Kurs hält. Mit der Erstellung eines solchen Projektzeitplans ist es allerdings noch nicht getan. Der Plan steht also. Was kommt danach?
Teile den Projektzeitplan
Im Idealfall wurde der Projektzeitplan in Abstimmung mit den Verantwortlichen der jeweiligen Bereiche erstellt. In jedem Fall sollte der fertige Plan aber mit den Teammitgliedern besprochen werden, um Feedback einzuholen. Sollten Bedenken laut werden oder Ideen zur Optimierung aufkommen, kann es nötig sein, den Plan noch einmal geringfügig zu überarbeiten.
Auch der überarbeitete Plan sollte allen zugänglich gemacht werden, was mit der
richtigen Projektmanagement-Software und unter Einsatz eines Gantt-Diagramms sehr einfach möglich ist. So behält auch während der Durchführung jeder den Überblick, selbst dann, wenn es zu Änderungen kommt…
Halte den Projektzeitplan aktuell
Nicht immer läuft alles so, wie es ursprünglich geplant war. Projekte sind komplex und das macht Abweichungen quasi unvermeidlich.
Da genügend Pufferzeiten eingeplant wurden und die Ressourcenplanung mit Voraussicht durchgeführt wurde, ist das auch kein Beinbruch. Wichtig ist nur, Abweichungen direkt zu vermerken, den Plan entsprechend anzupassen und das Team zeitnah auf die Änderung hinzuweisen, denn andernfalls gerät das Projekt auf Abwege.
Reagiere auf Chancen und Risiken
"Inmitten von Schwierigkeiten liegen günstige Gelegenheiten", sagte Einstein und er hatte recht. Ein Projekt ist immer Neuland und Unbekanntes lässt sich bekanntermaßen schwer einschätzen. Gerade bei der Durchführung umfangreicher Projekte wird man unweigerlich mit Schwierigkeiten konfrontiert werden. Projekte sind mit zahlreichen Risiken verbunden, doch ähnlich verhält es sich mit Chancen.
Es ist also unglaublich wichtig, die Chancen und Risiken des Projekts zu kennen, um dessen Stärken optimal ausspielen und dessen Schwächen bestmöglich minimieren zu können. Um das zu tun, muss man in der Lage sein, schnell zu reagieren und Chancen wie auch Risiken im Projektzeitplan berücksichtigen. Eine SWOT-Analyse zu Beginn des Projekts und ein klarer Fahrplan für den Fall, dass während der Projektdurchführung auf etwaige Ereignisse reagiert werden muss, helfen dabei, den Projektzeitplan entsprechend abstimmen zu können.
Projektzeitpläne liefern den besten Weg – zu jeder Zeit
Der Projektplan soll einen Pfad aufzeigen, der das Team auf seinem Weg durchs Neuland ans Ziel führt. Dabei soll es sich nicht um irgendeinen Pfad handeln, sondern um den besten und schnellsten Pfad - zu jedem Zeitpunkt. Wird der Projektzeitplan vorrausschauend erstellt, werden alle Risiken und Chancen bei der Erstellung und während der Umsetzung berücksichtigt und wird der Projektzeitplan fortlaufend aktualisiert, wird das Team dazu in der Lage sein, das Projekt erfolgreich und termingerecht zum Ziel zu führen.