Erfolgreiches Qualitätsmanagement mit der passenden Software

Qualität ist der Schlüssel zum Erfolg – egal, ob Du ein Produkt herstellst, eine Dienstleistung anbietest oder interne Prozesse optimierst. Doch was genau bedeutet „hohe Qualität“ und wie kannst Du sicherstellen, dass sie in Deinem Unternehmen konsequent umgesetzt wird?

Ein durchdachtes Qualitätsmanagement hilft Dir dabei, klare Standards zu setzen und die Qualität messbar zu machen. Aber das ist noch nicht alles: Mit der richtigen Software kannst Du Dein Qualitätsmanagement effizient und transparent gestalten. In diesem Artikel erfährst Du, was gutes Qualitätsmanagement ausmacht und wie Dir eine passende Software dabei helfen kann, Deine Qualitätsziele zu erreichen.

Inhalt des Artikels:
• Was ist Qualitätsmanagement?
• Welche Anforderungen werden an das Qualitätsmanagement gestellt?
• Wofür braucht man eine Qualitätsmanagement Software?
• Sechs Vorteile einer Qualitätsmanagement Software
• Was sollte Qualitätsmanagement Software können?
• Fazit: Mit der richtigen Software klappt Dein Qualitätsmanagement

Was ist Qualitätsmanagement?

Beim Qualitätsmanagement (QM) geht es darum, systematisch sicherzustellen, dass Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse Deine festgelegten Standards und Erwartungen erfüllen. Doch es geht nicht nur darum, Fehler zu vermeiden. Vielmehr ist es wichtig, kontinuierlich besser zu werden. Je höher die Qualität, desto zufriedener sind Deine Kunden – was wiederum das Wachstum Deines Unternehmens fördert.

Ursprünglich entstand das moderne Qualitätsmanagement in der industriellen Produktion, um die fehlerfreie Herstellung von Produkten zu gewährleisten. Heute ist Qualitätsmanagement jedoch in nahezu allen Branchen unverzichtbar, von der Fertigung über Dienstleistungen bis hin zur IT. Ein zentraler Bestandteil des Qualitätsmanagements ist der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act). Dieser vierstufige Prozess hilft Dir dabei, kontinuierliche Verbesserungen in Deinem Unternehmen zu erzielen.

Welche Anforderungen werden an das Qualitätsmanagement gestellt?

Um hohe Qualitätsstandards zu gewährleisten, müssen Unternehmen bestimmte Anforderungen im Qualitätsmanagement erfüllen – besonders in sicherheitskritischen Branchen. Eine der bekanntesten Normen ist die ISO 9001:2015. Diese internationale Norm legt fest, wie ein wirksames Qualitätsmanagementsystem aussehen sollte. Unternehmen, die nach ISO 9001 zertifiziert sind, zeigen damit, dass sie kontinuierlich an der Überwachung und Verbesserung ihrer Qualität arbeiten.

Grundlage für die Anforderungen der ISO 9001:2015 sind dabei die sogenannten sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements. Sie sollen eine Orientierung schaffen, um Qualitätsprozesse effektiver zu gestalten und langfristig zu verbessern.

Diese sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements:

• Kundenorientierung: Die Bedürfnisse und Erwartungen Deiner Kunden sollten immer im Mittelpunkt Deiner Aktivitäten stehen.
• Führung: Eine klare und konsequente Führung gibt die Richtung vor. Verantwortlichkeiten und Ziele müssen für alle verständlich sein, damit alle am gleichen Strang ziehen.
• Einbeziehung der Mitarbeiter: Jeder in Deinem Unternehmen hat Einfluss auf die Qualität. Deshalb ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter in den Qualitätsmanagementprozess eingebunden werden und aktiv daran mitwirken.
• Prozessorientierter Ansatz: Sieh alle Aktivitäten in Deinem Unternehmen als zusammenhängende Prozesse, die optimiert werden müssen. Nur so kannst Du die Qualität durchgängig sicherstellen.
• Kontinuierliche Verbesserung: Qualität ist kein einmaliges Ziel, sondern ein fortlaufender Prozess. Erkenne Fehler frühzeitig und behebe sie, um langfristig bessere Ergebnisse zu erzielen.
• Faktengestützte Entscheidungsfindung: Entscheidungen sollten auf Fakten basieren, nicht auf Vermutungen. Klare Daten und Informationen sind dabei die Grundlage für fundierte Entscheidungen.
• Beziehungsmanagement: Gute Beziehungen zu Deinen Lieferanten und Partnern sind entscheidend. Nur durch ein starkes Netzwerk lassen sich langfristig stabile und erfolgreiche Geschäftsprozesse aufrechterhalten.

Wenn Du diese Anforderungen im Blick behältst und umsetzt, legst Du den Grundstein für ein effektives Qualitätsmanagement, das nicht nur den Standard erfüllt, sondern Dein Unternehmen wirklich voranbringt.

Wofür braucht man eine Qualitätsmanagement Software?

Wenn die Komplexität Deiner Produkte oder Dienstleistungen steigt, wird es immer schwieriger, die Qualität manuell zu überwachen. Genau hier setzt eine Qualitätsmanagement Software an. Sie hilft Dir, Prozesse nicht nur zu strukturieren, sondern auch effizient und transparent zu gestalten. Von der ersten Planung bis hin zur finalen Umsetzung unterstützt sie Dich, Deine Qualitätsziele konsequent zu erreichen und Schwachstellen frühzeitig zu erkennen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verhindert kostspielige Fehler.

Eine gute Software für das Qualitätsmanagement sollte sich nahtlos in Deine bestehenden Abläufe integrieren lassen. Sie ermöglicht es, spezifische Anforderungen und Standards direkt in den Arbeitsalltag einzubinden, sodass Du jederzeit flexibel reagieren kannst. Wichtig ist dabei, dass die Software intuitiv zu bedienen ist und alle relevanten Daten und Dokumente an einem zentralen Ort zur Verfügung stehen. So behältst Du nicht nur die Kontrolle über Prozesse und Ergebnisse, sondern förderst auch die Zusammenarbeit im Team.

Viele Unternehmen profitieren von einer Software, die sowohl für das Qualitäts- als auch für das Projektmanagement geeignet ist – wie beispielsweise Stackfield. Hier gibt es viele inhaltliche Überschneidungen, etwa im Aufgaben- und Workflowmanagement, in der Kommunikation oder im Risikomanagement. Eine Plattform, die es ermöglicht, Projekte und Qualitätsziele gleichzeitig zu überwachen, schafft eine klare Übersicht und spart Ressourcen. Durch die Möglichkeit, Aufgaben zu verteilen, den Fortschritt zu dokumentieren und Berichte zu erstellen, bleibt nichts dem Zufall überlassen – und die Qualität Deiner Produkte oder Dienstleistungen wird dauerhaft sichergestellt.

Sechs Vorteile einer Qualitätsmanagement Software

• Verbesserte Kommunikation: Sie fördert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen, wodurch Qualitätsprobleme schneller gelöst werden können.
  In Stackfield ist das beispielsweise über den Teamchat oder Videocalls möglich – ohne das Du dafür auf eine andere Plattform wechseln musst.
• Kosteneinsparungen: Die Software reduziert Kosten durch effizientere Prozesse, weniger Nacharbeiten und eine geringere Fehlerquote.
• Zentrale Dokumentenverwaltung: Alle Qualitätsdokumente werden zentral in ihrer aktuellsten Version gespeichert und sind für alle relevanten Mitarbeiter leicht zugänglich. Das steigert die Effizienz und Transparenz.
  In Stackfield werden Dokumente immer in der aktuellsten Version dargestellt – die vorherigen Versionen bleiben aber weiterhin erhalten und können eingesehen weden. So bleibt die Übersicht erhalten und es kommt es zu keinen Verwechslungen.
• Verbesserte Compliance: Die Software hilft Dir, gesetzliche Anforderungen und Normen wie beispielsweise ISO 9001:2015 leichter zu erfüllen, indem sie alle Projektdaten zentral verwaltet und die Nachverfolgbarkeit sicherstellt.
• Prozessverfolgung: Du kannst Meilensteine und Aufgaben jederzeit im Blick behalten, was dafür sorgt, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden.
  In Stackfield stehen dir dafür mehrere Übersichten zur Verfügung – vom Gantt-Chart bis zur Projektübersicht.
• Kontinuierliche Verbesserung: Dank der Analyse von Qualitätsdaten unterstützt die Software Dich dabei, Prozesse kontinuierlich zu optimieren und langfristig den Unternehmenserfolg zu sichern.

Was sollte Qualitätsmanagement Software können?

Nicht jede Software ist geeignet, um komplexe Qualitätsmanagementprozesse abzubilden. Neben spezieller QM-Software kann auch eine Projektmanagementsoftware wie Stackfield helfen, Deine Qualitätsziele zu erreichen.

Hier sind einige wichtige Funktionen, die eine gute Qualitätsmanagement Software bieten sollte:

• Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte einfach zu bedienen sein, damit alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrer IT-Erfahrung, problemlos damit arbeiten können.
• Datensicherheit und Compliance: Da QM-Software oft sensible Daten verarbeitet, muss sie den höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Zudem sollte sie die Einhaltung von Datenschutzgesetzen, wie der DSGVO, gewährleisten.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Die Software sollte an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anpassbar sein. Dazu gehören modulare Aufbaumöglichkeiten und die Konfiguration von Prozessen, um branchenspezifische Anforderungen zu erfüllen.
• Prozess- und Workflow-Management: Die Software sollte in der Lage sein, alle QM-Prozesse und -Workflows abzubilden, zu verfolgen und zu optimieren. Dies umfasst das Verwalten von Qualitätsdokumenten, die Durchführung von Audits und die Bearbeitung von Abweichungen.
• Integration mit bestehenden Systemen: Um die Effizienz zu maximieren, sollte die QM-Software nahtlos in die bestehenden IT-Systeme des Unternehmens integriert werden können, wie z. B. ERP- oder CRM-Systeme.

Fazit: Mit der richtigen Software klappt Dein Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg Deines Unternehmens. Angesichts der hohen Anforderungen ist es wichtig, dass Deine Prozesse kontinuierlich verbessert werden. Eine Qualitätsmanagement Software hilft Dir dabei, diese Aufgaben effizient zu bewältigen, indem sie Prozesse transparent macht, die Einhaltung von Normen überwacht und umfassende Analysen ermöglicht.

Mit der richtigen Software kannst Du nicht nur die Qualität Deiner Produkte und Dienstleistungen verbessern, sondern auch die Kundenzufriedenheit steigern und Dir einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern. Nutze die Chancen, die moderne und vielseitigen Tools wie eine Projektmanagementsoftware bieten, um Dein Qualitätsmanagement auf das nächste Level zu heben.