Remote Work - was früher nur als Ausnahmeregelung oder Form von Belohnung galt, ist heute ein stark wahrzunehmender Trend am Arbeitsplatz, insbesondere auch im Projektmanagement. Und seien wir ehrlich, in vielen Fällen wird die Möglichkeit remote zu arbeiten auch erwartet oder gar gefordert. Laut LinkedIn’s Bericht Global Talent Trends 2019 ist die Zahl der auf LinkedIn veröffentlichten Stellenanzeigen, in denen Flexibilität bei der Arbeit als Benefit genannt wird, um 78% gestiegen. Der Bericht stellt deutlich heraus, dass Arbeitgeber, welche ihren Mitarbeitern keinerlei Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeitgestaltung und in Form von Remote Work geben, mittlerweile der Minderheit angehören.
Remote Work wirkt sich auf vielen Ebenen auf die Teamarbeit aus. In gewisser Weise erfordert sie einen Bewusstseinswandel – nicht nur bei den Mitarbeitern, die sie in Anspruch nehmen, sondern auch bei ihren Vorgesetzten und den Teammitgliedern. Basierend auf unserer Erfahrung mit Remote und Distributed Teams haben wir einige Tipps aus verschiedenen Perspektiven zusammengestellt, denn: Ziehen alle Teammitglieder mit, kann Remote Work nicht nur reibungslos funktionieren, sondern die Zusammenarbeit auch maßgeblich bereichern.
Tipps für Mitarbeiter im Homeoffice/Remote-Zugriff
Allen, deren Chef gerade die Anfrage, vom Büro ins Homeoffice zu wechseln, genehmigt hat: Glückwunsch! Die meisten sparen sich hierdurch wohl mehr als eine Stunde Pendeln am Tag, viele deutlich mehr. Und mehr noch: Mahlzeiten können jetzt frisch zuhause zubereitet werden. Microwave und teures Restaurant- oder Kantinenessen adé! Der Wechsel hat grundsätzlich einen positiven Einfluss auf die Gesundheit und er lindert eine moderne Volkskrankheit, den Schlafmangel. Außerdem haben Forscher bereits vor einiger Zeit erkannt, dass Pendeln ein wesentlicher Faktor für erhöhten Blutdruck und schlechte Laune darstellt.
Fügt man dieser Gleichung hinzu, dass Mitarbeiter an „gestörten“ bzw. nicht optimal bereitgestellten Arbeitsplätzen – und hierzu zählt das Entrepreneur Magazin insbesondere Großraumbüros – einem höheren Stresslevel ausgesetzt sind und mehr Krankheitstage verzeichnen, wird deutlich, dass eine Veränderung dieser Art gut für die Mitarbeiter sein wird. Das bedeutet jedoch nicht, dass der Wechsel vom Büro in eigenen vier Wände immer das reinste Zuckerschlecken ist. Arbeitnehmer im Homeoffice berichten häufig von einem Gefühl von Einsamkeit, von Schwierigkeiten bei der Kommunikation bzw. bei der Zusammenarbeit mit Kollegen und von Problemen dabei, nach der Arbeit richtig abschalten zu können. Die folgenden Tipps sollen diese Schwierigkeiten beseitigen oder zumindest maßgeblich verbessern.
Verhalte Dich während der Arbeitszeit so, als wärst Du im Büro
Ein verbreitetes Bild von Remote Workern im Homeoffice ist eines, in dem sie den gesamten Tag im Schlafanzug auf dem Sofa (den Laptop auf dem Schoß) verbringen. In der Theorie ist das natürlich möglich. In der Realität ist es eine schlechte Idee. Es ist ratsam, eine Morgenroutine vor der Arbeit zu entwickeln, völlig gleich, wo diese stattfindet. Morgenhygiene, Klamotten wechseln (zu etwas bequemen aber dennoch Ordentlichen), Kaffee oder Tee und ein gesundes Frühstück helfen dabei, gut und produktiv in den Tag zu starten.
Ein weiteres Missverständnis ist, dass Remote Worker tagsüber massig Zeit haben, ins Fitnessstudio zu gehen, Besorgungen zu machen und Kaffee trinken zu gehen. Das ist nicht ganz richtig. Sofern es sich nicht um einen projektbasierten Freiberufler mit einem äußerst flexiblen Zeitplan handelt, müssen auch Mitarbeiter im Homeoffice zu gewissen Zeiten erreichbar sein. In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich, Vergleiche zu ziehen. War es für den Vorgesetzten auch im Büro in Ordnung, während der Arbeitszeit längere Pausen zu machen, sich die Arbeitszeit frei einzuteilen oder zwischendurch Besorgungen zu machen? Ja? Dann ist das vermutlich auch im Homeoffice kein Problem. Gibt es jedoch eine feste Kernarbeitszeit, so wird dies aller Wahrscheinlichkeit auch bei der Arbeit in den eigenen vier Wänden erwartet.
Bleibe "sichtbar"
Ein weiterer Tipp für alle, die im Homeoffice arbeiten, ist es, während der Arbeitszeit nicht nur erreichbar zu bleiben, sondern auch für alle Teammitglieder „sichtbar“. Das bedeutet im Prinzip nichts anderes, als sich auf den Kommunikationskanälen ebenso aktiv zu zeigen, wie man es im Büro auch tun würde (zumindest annähernd). So kann sich auch der Vorgesetzte sicher sein, dass die Kommunikation nicht immens unter der Umstellung leidet und dass diese der Produktivität nicht schadet, sondern sie – im Gegenteil – sogar verbessert. Also kommentiere, stelle Fragen sobald Fragen aufkommen, nimm aktiv an Diskussionen teil und vor allem: teile alle Arbeitsfortschritte.
Alle Stereotype aus den Köpfen der Menschen zu vertreiben wird wohl nicht möglich sein. Die Vorstellung von Netflix-Serien-verschlingenden Remote-Arbeitern im Pyjama hat sich in einige Köpfe eingebrannt. Der Arbeitnehmer weiß, dass es nicht so ist, doch er muss auch sicherstellen, dass alle anderen davon überzeugt sind. Permanente Video-Konferenzen sind womöglich etwas zu viel des Guten. Hin und wieder können sie jedoch eine Option für den Kollegen im Homeoffice darstellen, sich weniger allein und ausgegrenzt zu fühlen.
Nichtsdestotrotz: Es ist auch wichtig, es mit der „Ich bin da! Wer noch?“ – Strategie nicht zu übertreiben. Man möchte aktiv sein und als Teil der Gruppe wahrgenommen werden. Was man jedoch ganz und gar nicht möchte, ist, dem Team auf die Nerven zu gehen, nur um allen zu zeigen, dass man just in diesem Moment auch vor dem Notebook sitzt und arbeitet. Die Kommunikation sollte also nicht einschlafen, aber weitestgehend auf relevanten Gedankenaustausch reduziert werden.
Integriere die richtigen Tools in Deine Arbeitsroutine
Remote Work ohne die richtigen Tools ist in der Tat schwierig. Ein Freelancer mit sehr wenigen Kunden kommt womöglich noch mit E-Mails als einzigem Kommunikationsmittel zurecht, wenn auch die Effizienz darunter leidet.
Teams, deren Mitglieder sich an unterschiedlichen Orten befinden, würden ohne die richtige Software, bei welcher es sich bestenfalls um eine sichere und umfassende Lösung für Kommunikation und Zusammenarbeit handelt, nicht allzu weit kommen. Alles was im Büroalltag ganz selbstverständlich ist, ein kurzer Austausch beim Kaffeeautomaten oder die spontane Unterstützung durch den Kollegen etwa, ist aus der Ferne zwar möglich, doch nicht ganz so einfach.
Eine Projektmanagement-Software wie Stackfield schafft hier Abhilfe. Stackfield vereint Projektmanagement und Kommunikation in einem Tool und setzt dabei einen ganz speziellen Fokus auf den Datenschutz. Es hilft Teammitgliedern (remote oder nicht) bei der Zusammenarbeit an Aufgaben, Terminen, Dokumenten und ganzen Projekten. Stackfield schützt alle Informationen bestmöglich und verschlüsselt dabei alle Dateien sowie alle weiteren Inhalte Ende-zu-Ende.
Tipps für Vorgesetzte/Teamleiter
Nicht nur Remote Worker müssen lernen, ihre Zeit und Ressourcen effektiv zu verwalten. Wer einem verteilten Team vorsteht, kann vor einige Herausforderungen gestellt werden; insbesondere die Schaffung einer Umgebung, in der sich jeder als Teil des Teams wahrnimmt. Die Führung dieser Teams erfordert eine bestimmte Denkweise wie auch organisatorische Fähigkeiten. Erfolgreich funktioniert das so:
Halte täglich oder wöchentlich Meetings ab
Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig es für Teams ist, eine Verbindung zwischen den einzelnen Mitgliedern zu halten – insbesondere, wenn sich diese an unterschiedlichen Standorten befinden. Seien wir ehrlich – der Austausch von Ideen und Diskussionen über die neuesten Entwicklungen werden immer einfacher sein, wenn sie direkt „face to face“ stattfinden. Ständig in Kontakt zu sein ist nicht nötig und aller Voraussicht nach auch nicht umsetzbar - regelmäßige Besprechungen und Video-Konferenzen dagegen sehr wohl. Teamleader sollten sich also überlegen, tägliche oder zumindest wöchentliche Meetings einzuführen, um sicherzustellen, dass alle jederzeit auf dem neuesten Stand sind.
Meetings sind also ein Muss! Und noch etwas ist wichtig:
Meetings – egal ob täglich oder wöchentlich, kurz oder lang – sollten immer gut strukturiert sein. Es gibt durchaus Teams, bei denen sich die Mitglieder vorübergehend oder dauerhaft in unterschiedlichen Zeitzonen befinden. Zeitplanung ist hier essenziell. Ein wenig Smalltalk zu führen ist völlig natürlich. Es sollte jedoch eine Agenda vorhanden sein, welche die Ziele der Besprechung festlegt.
Habe eine klare Erwartungshaltung
Leider ist keines der Teammitglieder dazu in der Lage, Gedanken zu lesen. Dies scheinen jedoch noch immer viele Teamleiter anzunehmen, weshalb verdeutlicht werden muss: Die Absichten anderer abzulesen ist schwierig, ganz besonders bei einem digitalen Austausch. Missverständnisse waren noch nie sehr förderlich. Es ist also unglaublich wichtig, die Erwartungen und Anforderungen an das Team gut zu kommunizieren und realistisch zu halten. Vereinbare also Aufgaben, Ziele und Fristen und beobachte den Fortschritt mithilfe des Projektmanagement-Tools um sicherzustellen, dass jederzeit alles nach Plan läuft.
Apropos: Es ist wichtig, dem Team vertrauen zu können. Dennoch sollte man von Zeit zu Zeit mit allen Teammitgliedern in Kontakt treten, was in einem Büro womöglich einfacher sein mag. Ein Collaboration Tool ist hier die passende Alternative.
Tipps für Büromitarbeiter
Interessanterweise befassen sich die meisten Artikel über Remote Work lediglich mit der Perspektive von Mitarbeitern im Homeoffice und deren Vorgesetzten, nicht jedoch mit der von Kollegen, die weiterhin im Büro arbeiten. Eine Situation, in der ein Teil des Teams im Büro und ein anderer (oft kleinerer) Teil im Remote-Zugriff arbeitet, ist jedoch nicht selten anzutreffen, weshalb auch Offenheit vonseiten der Büroangestellten gefordert ist. Gerade in Teams, die gemeinsam Projekte stemmen und daher eng zusammenarbeiten müssen, kann dies zur Herausforderung werden. Die Aufteilung ist jedoch kein unüberwindliches Hindernis dabei, die Arbeit gut und effizient zu erledigen. Sie erfordert lediglich einen verstärkten Fokus auf den Teamspirit.
Lehne neue Kommunikationslösungen nicht von vorn herein ab
Der Mensch ist grundsätzlich skeptisch, wenn es um neue Erfahrungen geht – eigentlich bei allem, was vom Altgewohnten abweicht. Communication Tools sind dafür da, alle relevanten Informationen festzuhalten. Kurze Feedbacks zur letzten Entwicklung oder eine persönliche Meinung zum Designvorschlag des Tischnachbarn würde man sonst intuitiv mündlich vortragen. Weil Informationen zum gemeinsamen Projekt und aktuelle Entwicklungen aber für alle Teammitglieder relevant sein können, ist es sinnvoll, alles was das Projekt oder die Zusammenarbeit betrifft zentral bereitzustellen.
Verständlich, dass man sich daran erst gewöhnen muss. Sobald man sich allerdings daran gewöhnt, erkennt man auch die Vorzüge: Informationen gehen nicht mehr verloren und lassen sich später leicht wiederfinden, Zusammenhänge werden beibehalten und jeder Mitarbeiter bleibt auf dem neuesten Stand. Dies ist in allen Teams von Vorteil, in verteilten Teams ist es jedoch auch dringend notwendig. Mitarbeiter im Homeoffice, Freelancer oder Kollegen auf Geschäftsreise können sonst dem Arbeitsfortschritt nicht mehr folgen und fühlen sich isoliert – nicht nur von wichtigen Neuigkeiten, auch vom Team.
Inkludiere auch Small Talk vor jedem Meeting
Meetings – ob persönlich oder online abgehalten – haben den Ruf, große Zeitfresser zu sein. Kein Wunder, dass das Team in der Regel direkt zum Thema kommen und sie schnellstmöglich „hinter sich bringen“ möchte. Für Remote-Mitarbeiter sind Videokonferenzen jedoch häufig die einzige Möglichkeit, mit dem gesamten Team ins Gespräch zu kommen. Wenn Sie das Meeting aber mit einem kurzen, sagen wir 10-minütigen Small Talk beginnen, bei dem sich jeder auch persönlich etwas austauschen kann, wird es die Tagesordnung nicht sofort ruinieren. Regelmäßiger Smalltalk kann dazu beitragen, dass sich auch jeder Remote Worker als ein wertvoller Teil des Teams sieht.
Remote Work - vielleicht bald schon ein Muss
Deutschland wird des Öfteren als „Entwicklungsland“ bezeichnet was Remote Work und New Work im Allgemeinen angeht. In anderen Ländern sind Homeoffice und Co. sehr viel weiter verbreitet und auch in Deutschland wird sich der Trend weiter ausbreiten. Das heißt auch, dass sich das bis dato für Unternehmen optionale Konzept sehr bald schon in ein obligatorisches verwandeln könnte, weshalb man sich besser früh als zu spät damit befassen sollte. Den ersten Schritt in Richtung Remote Work zu wagen ist nicht schwer. Voraussetzung für diese Arbeitsweise ist ein wenig Flexibilität, die richtige Einstellung und eine geeignete Software.