Du willst Dein Team standortübergreifend „live“ zusammenbringen – aber nicht jede Woche Unmengen an Reisekosten auflaufen lassen? Mit einer guten Videokonferenz Software bleiben Deine Mitarbeitenden auch ohne vor Ort zu sein kostengünstig und effektiv in Verbindung. Doch welches Tool bietet genau die Funktionen, die Dein Team für produktives Arbeiten benötigt? Wir haben für Dich fünf beliebte Videokonferenz Softwares verglichen!
Wie können Videokonferenzen den Arbeitsalltag Deines Teams erleichtern?
Bei einer Videokonferenz kommt Dein Team in Echtzeit in einem virtuellen Raum zusammen – unabhängig vom jeweiligen Standort der einzelnen Teammitglieder.
Das bringt mehrere Vorteile für Dein Team / Dein Unternehmen mit sich:
- Kosten senken: Eine Videokonferenz-Software macht „persönliche“ Treffen jederzeit auch remote möglich. So lässt sich die Zahl von physischen Meetings reduzieren. Das spart bei geografisch verteilten Teams Reisekosten und Ausgaben für Konferenzräume etc. Auch entfällt der zeitliche Aufwand für die Organisation von Meetings.
- Produktivität steigern: In Videokonferenzen können sich Deine Teammitglieder jederzeit abstimmen und gemeinsam Entscheidungen treffen – für Arbeitsabläufe ohne lästige Verzögerungen. Auch durch weniger Reisen zu Meetings wird Zeit gespart und die Zusammenarbeit im Team wird produktiver.
- Kommunikation verbessern: Anders als am Telefon oder im Chat transportiert eine Videokonferenz auch nonverbale Kommunikation und Mimik: Damit werden die Beziehungen zwischen den Teammitgliedern persönlicher und enger: für einen stärkeren Team-Spirit. Auch lassen sich durch die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht (emotionale) Missverständnisse vermeiden.
- Informationsaustausch optimieren: Den direkten persönlichen Austausch in einer Videokonferenz kannst Du in vielen Tools mit Präsentationen unterstützen. Oder Du teilst Deinen Bildschirm.
Wie finde ich das passende Tool?
Du willst die digitale Zusammenarbeit in Deinem Team voranbringen – aber mit welchem Tool? Um aus den verschiedenen Videokonferenz Softwares die richtige für Dein Team auszuwählen, kannst Du Dir diese 6 Fragen stellen:
- Welche Funktionen soll Eure Videokonferenz Software neben Standard-Features wie Screen-Sharing oder Chat außerdem haben? (Mehr dazu im nächsten Abschnitt!)
- Welches Budget hast Du und welche Tarifoptionen kommen für Dich in Frage?
- Wie viele Teilnehmer werden die Videokonferenzen haben? Auch wichtig für die Tarifwahl!
- Welche HD-Audio- und Videoqualität haben die verschiedenen Tools? Davon hängt ab, ob man die Teilnehmer bei nicht-optimaler Internetverbindung gut verstehen kann.
- Wie steht es um die Datensicherheit? Ist die gewünschte Videokonferenz Software DSGVO-konform?
- Bietet das Tool eine intuitive Bedienung? Auch für nicht versierte Nutzer sollte der Einstieg problemlos möglich sein.
Wie helfen Tools dabei, Videokonferenzen effektiv zu gestalten?
Der Funktionsumfang der verschiedenen Videokonferenz Softwares ist recht unterschiedlich. Für optimale Ergebnisse kannst Du Online-Meetings z. B. mit diesen Funktionen noch professioneller gestalten:
Stummschalten
Die Funktion kann gerade in Meetings mit vielen Teilnehmern (zu Beginn) für Ruhe und Struktur sorgen. Der offene Austausch – wenn gewünscht – bekommt dann einen festen Platz in der Videokonferenz. Meist lassen sich wahlweise bestimmte Teilnehmer oder alle stummschalten. Sind die meisten Mikrofone deaktiviert, gibt es außerdem weniger störende Hintergrundgeräusche.
Chat
Gibt es parallel zur Videokonferenz einen Chat, können die Teilnehmer dort kurze Nachrichten austauschen, Fragen stellen oder Dokumente und Links teilen. So können Anliegen und Informationen von den Teilnehmern in das Meeting einfließen, ohne dass die Videokonferenz ständig unterbrochen wird.
Screen-Sharing
Durch das Teilen des Bildschirms lassen sich Informationen oft besonders einfach vermitteln. Noch weiter gehen Tools, die mit einer interaktiven Kollaborationsfunktion während der Videokonferenz sogar das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ermöglichen.
Hand heben
Durch Anklicken des entsprechenden Symbols kann jeder Teilnehmer „Handzeichen“ geben: Die Bitte um Redezeit wird auch dem Moderator angezeigt.
Notizen
In Kollaborationstools wie Stackfield kannst Du direkt in der Videokonferenz Notizen oder im Tool Folgeaufgaben erstellen. Diese stehen dir dann sofort im Aufgaben- und Projektmanagement zur Verfügung.
Aufzeichnen
Steht das Online-Meeting als Video zur Verfügung, sorgt das für Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Waren Teammitglieder verhindert, informiert sie das Video im Nachhinein aus erster Hand.
Untertitel
Dank der Aktivierung von Live-Untertiteln können auch Hörgeschädigte dem Verlauf des Meetings problemlos folgen. Stichpunkt „Barrierefreiheit“.
Reaktionen
Eine persönliche Note bekommt die Videokonferenz, wenn die Teilnehmer ganz einfach mit Emojis auf Beiträge reagieren können. So geht emotionales Feedback (wichtig für den Teamspirit!) nicht zu Lasten des effektiven Ablaufs.
Welche Tools für Videokonferenzen gibt es? 5 beliebte Softwares im Vergleich!
Stackfield
Bei Stackfield ist die Videokonferenz-Funktion eingebettet in ein All-in-One Tool. Das bedeutet, dass die Kommunikation direkt auf einer nahtlosen Benutzeroberfläche stattfindet. Es gibt keine holprigen Integrationen. Mit Stummschalten, Handheben, Chat, Screen-Sharing und virtuellen Hintergründen bietet Stackfield alle gängigen Funktionen. Konferenzschaltungen zwischen mehreren Teilnehmern sind für Gruppen von bis zu 30 Personen möglich.
Zoom
Die cloudbasierte Videokonferenz Software bietet eine hohe Bild- und Tonqualität. Sie verfügt über viele Zusatzfunktionen wie Aufzeichnen, Bildschirmfreigabe, Whiteboards und lässt sich intuitiv bedienen. In der Bezahlversion sind Videokonferenzen mit bis zu 500 Teilnehmern möglich. Mit passenden Anwendungen lässt sich Zoom in bestehende Lösungen integrieren.
MS Teams und Skype for Business
Videokonferenzen gehören zu den Kernfunktionen von MS Teams. Bei einer sehr guten Bildqualität in Full-HD bleibt der Funktionsumfang aber etwas hinter dem vieler anderer Tools zurück. Standard-Features wie Chat, Screen-Sharing oder Aufzeichnen sind aber vorhanden.
Wie MS Teams ist auch Skype eine Videokonferenz Software aus dem Hause Microsoft. Skype for Business kann für Meetings mit bis zu 250 Personen genutzt werden. Dir stehen gängige Funktionen wie das unscharf machen des Hintergrunds oder das Teilen Deines Bildschirms zur Verfügung. Skype for Business on-premise wird 2024, Tarife mit erweitertem Support 2025 eingestellt. MS Teams löst Skype for Business ab.
Slack
Das Kommunikationstool kann auch als Videokonferenz Software verwendet werden, eignet sich allerdings nur für kleinere Teams. Positiv hervorzuheben ist die intuitive Benutzeroberfläche. Wer praktische Zusatz-Features sucht, wird bei Slack enttäuscht: Der Funktionsumfang beschränkt sich auf Basics wie die Bildschirmfreigabe.
Wie sicher sind die Videokonferenz Softwares?
Bei Zoom, MS Teams und Slack handelt es sich um US-amerikanische Anbieter. Aus Datenschutzsicht ist die Nutzung der Tools aufgrund verschiedener US-amerikanischer Gesetze, wie dem Cloud Act, kritisch zu sehen. Daten können in die USA übertragen werden und z. B. Behörden können die Anbieter zur Herausgabe von Daten verpflichten. Damit die Nutzung von Zoom und Co. DSGVO-konform ist, bedarf es einiger individueller Einstellungen und Vorkehrungen. Weniger Aufwand hast Du, wenn Du dich gleich für eine deutsche Lösung mit höchsten Sicherheitsstandards wie Stackfield entscheidest. Das All-in-One Tool ist auch ohne Tricks und Kniffe zu 100 Prozent DSGVO-konform und ISO 27001, 27017 und 27018 zertifiziert.
Fazit: Videokonferenz Software für Teamwork mit Blickkontakt
Mit einer leistungsstarken Videokonferenz Software bleibt Dein Team standortunabhängig im persönlichen Kontakt. Beim Brainstorming, in Abstimmungsprozessen oder beim Informationsaustausch können sich Deine Mitarbeitenden in die Augen sehen und direkt interagieren. Ohne dass lange Anreisen zu Meetings die Produktivität Deines Teams reduzieren oder unnötig hohe Kosten entstehen. Besonders effektiv wird die virtuelle Zusammenarbeit in Deinem Team oder Unternehmen mit einem All-in-One Tool wie Stackfield. Damit hältst Du Videokonferenzen ganz ohne Integrationen oder Insellösungen direkt in der digitalen Arbeitsumgebung Deines Teams ab.
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