Virtuelle Meetings gestalten: Die besten Tipps für Videokonferenzen!

Studien belegen schon länger, was wir alle vermuten: Virtuelle Meetings sind oft viel zu unproduktiv. Der führende Meeting-Wissenschaftler Steven G. Rogelberg stuft sogar 50 Prozent der in Videokonferenzen verbrachten Zeit als pure Verschwendung ein. Wie kannst Du unnötige oder unproduktive Meetings in Deinem Team vermeiden?

Inhalt des Artikels:
• Wann ist ein virtuelles Meeting sinnvoll – und wann nicht?
• Wie werden Videokonferenzen wirklich produktiv?
• Wie bereite ich mich auf ein Online-Meeting vor?
• Und nach dem Meeting?
• Fazit: Virtuelle Meetings produktiv machen – mit ein paar Tipps geht’s ganz einfach!

Wann ist ein virtuelles Meeting sinnvoll – und wann nicht?

Gerade für regional verteilte Teams sind virtuelle Meetings wichtig, um bei digitaler Zusammenarbeit persönlich in Verbindung zu bleiben. Bei der Organisation von Videokonferenzen gilt für Dich als Teamleiter diese goldene Regel:

Lade Teammitglieder nur dann zu virtuellen Meetings ein, wenn es wirklich sinnvoll ist. So vermeidest Du unnötige Videokonferenzteilnahmen und verschwendest keine zeitlichen Ressourcen. Weiß Dein Team, dass es im Video-Call ausschließlich um wichtige Themen geht, die es auch wirklich betreffen, ist es motivierter und konzentrierter bei der Sache.

Wann kannst Du also auf virtuelle Meeting verzichten?

• Wenn Du Entscheidungen mit Deinem Team auch einfacher treffen kannst, z. B. mit dem Umfrage-Tool in Stackfield. Darin lassen sich übrigens ebenso weitere Antwort-Optionen hinzufügen.
• Wenn das Brainstorming auch auf einem digitalen Whiteboard möglich ist.
• Wenn Du Informationen als Textnachricht in einem Kommunikationstool wie Stackfield teilen kannst.
• Wenn Dein Team threadbasierte Diskussionen im Diskussionsbereich Eures Kommunikationstools führen kann.

Übrigens ist es auch okay, bereits angesetzte virtuelle Konferenzen wieder abzusagen. Wurde im Projekt kein Meilenstein erreicht oder sind alle aktuellen Fragen bereits geklärt, gilt: Kein Anlass – keine Videokonferenz.

Wie werden Videokonferenzen wirklich produktiv?

Mit einigen einfachen Strategien und Tipps lassen sich virtuelle Meetings effizient und produktiv gestalten:

1. Stelle klare Regeln für Videokonferenzen auf und kommuniziere diese: Dazu gehören das Einhalten von Wortmeldungen oder eine Pause von Smartphone und E-Mails.
2. Lege vorab die Rollen (Admin/Teilnehmer/Gast/Externer) und die entsprechenden Berechtigungen fest.
3. Bestimme für die einzelnen Punkte auf der Agenda Zeitboxen. Achte dabei darauf, dass die Zeitblöcke ausreichen, um bei dem jeweiligen Thema zu einem Ergebnis zu kommen.
4. Nutze einen Fragenspeicher: Kommen im Meeting Fragen, neue Ideen oder Diskussionen auf, sammelst Du die z. B. auf einem Whiteboard. So gehen die Beiträge nicht verloren und Du kannst sie zu einem späteren Zeitpunkt aufgreifen.
5. Begrenze die Teilnehmerzahl auf das Minimum: Wer muss wirklich am Meeting teilnehmen und welche Personen können auch im Nachgang informiert werden? Ergeben sich aus der Videokonferenz z. B. To-dos für einen Nicht-Teilnehmer, kannst Du dafür in Stackfield einfach eine Aufgabe erstellen.
6. Dokumentiere alle wichtigen Entscheidungen, so dass alle Teammitglieder darauf Zugriff haben. In Stackfield kannst Du dafür z. B. Seiten nutzen.

Wie bereite ich mich auf ein Online-Meeting vor?

Wichtige Vorbereitungstipps für Dich als Moderator sind:

• Meeting ankündigen: Sende allen Teilnehmern rechtzeitig eine Einladung zu. Darin stehen ganz klar Termin, Uhrzeit und voraussichtliche Dauer. Bitte darin auch um eine Zusage zur Teilnahme.
• Agenda bereitstellen: Lass den Teilnehmern rechtzeitig eine Agenda zukommen – zum Beispiel über das Kalender-Modul in Stackfield: Mit einem logischen Aufbau sorgst Du für ein strukturiertes Meeting. Wissen die Teilnehmer vorab, um welche Themen es geht, können sie sich gut vorbereiten.
• Technik-Check: Für einen flüssigen Ablauf der Videokonferenz testest Du bei Bedarf vorab, wie Du Dokumente teilen kannst, Präsentationen hältst oder das Online-Whiteboard verwendest. So vermeidest Du lästige Pause in virtuellen Meetings.

Wie bereitest Du Dich als Teilnehmer auf virtuelle Konferenzen vor?

• Funktionierende technische Ausstattung & Videokonferenz-Tool: Wo findest Du in Stackfield z. B. die Handheben-Funktion? Wie nutzt Du die Chat-Funktion und wie kannst Du Dich stummschalten? Sind Mikrofon, Kamera und Bildschirm freigegeben? Ansonsten beachtest Du natürlich alle Basics aus dem Videokonferenz-Knigge.
• Ablenkungen vermeiden: Dafür schließt Du andere Programme und deaktivierst Benachrichtigungen.
• Agenda lesen: Hast Du Dich rechtzeitig mit der Agenda befasst, bist Du schon vor dem virtuellen Meeting gut im Thema und kannst Dich mit fundierten Beiträgen an der Diskussion beteiligen.

Und nach dem Meeting?

Mit einer gezielten Nachbereitung stellst Du sicher, dass Inhalte eines produktiven Online-Meetings nicht gleich wieder verloren gehen.

Unter anderem sollten alle Teilnehmer danach wissen:

• was die angestrebten Ergebnisse sind und welche nächsten Schritte dafür notwendig werden.
• wer für welche Aufgaben zuständig ist und bis wann die erledigt sein müssen.
• wann der Austausch zu einem Thema fortgesetzt wird.

In Stackfield kannst Du auch die gesamte Nachbereitung direkt auf der Kollaborations-Plattform erledigen: Erstelle oder passe den Zeitplan des Projekts im Gantt-Diagramm an. Erstelle im Kanban-Board neue Aufgaben und weise sie den zuständigen Teammitgliedern zu. Im Kalender notierst Du den Termin fürs nächste Meeting.

Fazit: Virtuelle Meetings produktiv machen – mit ein paar Tipps geht’s ganz einfach!

Durch eine gute Vorbereitung und eine effiziente Gestaltung lassen sich Videokonferenzen deutlich verkürzen. Sehr häufig macht die klare und themenbezogene Kommunikation in Kollaborationstools wie Stackfield virtuelle Meetings sogar überflüssig. Ein direkter Austausch ohne lästige Zeitverschwendung ist auf der All-in-One-Plattform über diverse Kanäle wie Chats, Whiteboards oder das Dokumentenmanagement möglich.