10 Praxistipps für die virtuelle Zusammenarbeit

Kurz gesagt: Virtuelle Zusammenarbeit = Teamwork in einer digitalen Umgebung. Und virtuelle Teams gibt es immer mehr. Homeoffice hat sich in der modernen Arbeitswelt etabliert. Auch hybrides Arbeiten hat im Zuge der letzten Jahre an Beliebtheit gewonnen. Teams verteilen sich nicht selten auf verschiedene Kontinente oder Zeitzonen. Durch digitale Organisation und Kommunikation wird diese Distanz überbrückt. Das kommt Dir bekannt vor, die Kollaboration in Deinem Team klappt aber noch nicht so richtig? Mit unseren 10 Praxistipps verpasst Du Deinem Team den letzten Feinschliff in Sachen virtueller Zusammenarbeit!

1. Starke Beziehungen im Team aufbauen

Gemeinsame Erlebnisse außerhalb des Aufgabenbereichs / der Abteilung fehlen in virtuellen Teams oft – eine gemeinsame Mittagspause oder private Unterhaltungen auf dem Büroflur sind schließlich nicht möglich. Persönliche Beziehungen zwischen den Teammitglieder sind aber wichtig. Sie können insbesondere bei (fachlichen) Differenzen oder in stressigen Phasen ausgleichend wirken und für eine positive Grundstimmung im Team sorgen.

Für ein gutes Verhältnis der Teammitglieder bei virtueller Zusammenarbeit empfehlen sich z. B.

• Zeitfenster in Meetings für den persönlichen Austausch der Mitarbeitenden
• Einrichtung von Gruppen-Chats für private Themen
• Erstellung eines virtuellen Pausenraums
• Online Yoga-Sessions oder interaktive Spiele

2. Kommunikation effizient gestalten

Ob die Zusammenarbeit in virtuellen Teams ergebnisorientiert und effektiv abläuft – das hängt maßgeblich von einer optimal koordinierten Kommunikation ab. Dafür solltest Du gemeinsam mit Deinem Team unbedingt einheitliche Kommunikationskanäle bzw. -tools festlegen– und auch gemeinsam Regeln rund um deren Nutzung vereinbaren. Beschränkt den privaten Austausch z. B. ausschließlich auf dafür vorgesehene Chats und nutzt andere Chats nur für aufgaben- / projektrelevante Informationen.

Gerade in der Kommunikation spielt ein All-in-One Kollaborationstool seine Stärken aus. Denn Du kommunizierst immer im Kontext einer bestimmten Aufgabe oder zu einem bestimmten Thema. Oder ein hochgeladenes Bild ist mit einer Anmerkung versehen. Darauf kannst Du ad hoc reagieren – ohne nebenbei noch auf andere Themen eingehen zu müssen. Wie man es eben aus langwierigem Mail-Austausch kennt. Einzellösungen geraten hier auch an ihre Grenzen, denn die Kommunikation passiert oft verstreut und nicht themen- oder aufgabengebunden.

3. Virtuelle Meetings nach dem Motto „weniger ist mehr“ planen

Lange unstrukturierte Meetings mit sehr vielen Teilnehmern kosten nicht nur schöne Arbeitszeit, sondern können auch unendlich müde machen. Fokussiert sich ein gut geplantes Meeting dagegen klar auf bestimmte Themen oder Ziele, bleibt man viel leichter konzentriert am Ball. Auch wichtig: Nur so viele Teilnehmer einladen, dass Interaktivität problemlos möglich ist. So werden Besprechungen inhaltlich intensiver und sparen Ressourcen.

4. Strukturierte Arbeitsabläufe und Prozesse etablieren

Virtuelle Zusammenarbeit basiert auf stringenter Organisation und Klarheit. Schließlich ist es nicht möglich, etwaige Unsicherheiten mal kurz im Büro nebenan nachzufragen. Damit es in virtuellen Teams nicht zu Missverständnissen und schwammigen Verantwortlichkeiten kommt, bedarf es - wie bereits erwähnt - einer klaren Rollen- und Aufgabenverteilung. Als Teamleiter prüfst Du die Ressourcen im Team und sortierst Aufgaben nach ihrer Priorität. Größere Aufgaben werden noch einmal in kleinere Schritte mit realistischen Bearbeitungsfristen unterteilt. Damit alle Team-Mitglieder jederzeit den aktuellen Stand des Projekts und ihre To-dos kennen, wird der Workflow z. B. auch im Kollaborationstool Stackfield als Gantt-Chart visualisiert.

5. Gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten arbeiten

Mit Tools wie Google Docs, OneNote oder auch in Stackfield kann Dein Team Dokumente (Dateien / Seiten / Whiteboards ) gemeinsam in Echtzeit bearbeiten. Damit entfällt das zeitaufwendige und komplizierte Hin- und Herschicken von Dateien per Mail. Texte, Tabellen oder Präsentationen werden einfach für andere Teammitglieder freigegeben und Du kannst mitverfolgen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat – ohne veraltete Versionen speichern oder öffnen zu müssen. Am besten nutzt Dein Team zudem einen zentralen Ablageort für alle Dokumente.

6. Allen Teammitgliedern eine Stimme geben

Bei teaminternen Videokonferenzen gibt es am besten einen Moderator. Er achtet darauf, dass alle Teilnehmer des Meetings (wenn gewünscht) Redezeit erhalten und auch die Einschätzung oder Meinung der „ruhigeren“ Mitarbeitenden gehört wird. Im besten Fall etabliert sich eine Gesprächskultur, die sich durch aktives Zuhören und echte gegenseitige Wertschätzung auszeichnet. So fühlen sich alle Mitglieder als wichtiger Teil des Teams. Das fördert die Identifikation mit dem Team und pusht die Motivation.

Ist die Chat-Kultur im Team (noch) nicht so vertrauensvoll, können auch Einzelgespräche mit den ruhigeren Mitarbeitenden eine gute Ergänzung zur Team-Konferenz sein. Oder der Chat steht während einer Videokonferenz ausdrücklich unter dem Motto „Heute reden alle“, so dass ruhigere Teammitglieder auf diesem Weg ihren Teil beitragen können – auch ohne etwas sagen zu müssen. Auf Stackfield können bei Videokonferenzen auch Emojis z. B. für die Zustimmung zu einem Thema verwendet werden. Hat ein Teilnehmer einen Einwand, möchte den Sprechenden aber nicht unterbrechen, kann er durch die Funktion "Hand haben" deutlich machen, dass er als nächstes etwas sagen möchte.

7. Digitale Abstimmungen durchführen

Oft kannst Du Dir virtuelle Team-Meetings zur internen Abstimmung auch einfach sparen. Und zwar, wenn Dein Kollaborationstool eine Umfrage-Funktion besitzt. In Stackfield zum Beispiel kannst Du zu Deiner Frage beliebig viele Antwort-Optionen hinzufügen. Braucht es bestimmte Informationen als Entscheidungsgrundlage, stellst Du diese Dokumente auch direkt in der Umfrage zur Verfügung. So können alle Mitarbeitenden mit minimalem Aufwand ihre Stimme abgeben – oder auch Alternativ-Vorschläge machen.

8. Die Auslastung Deines Teams im Blick behalten

Als langfristig ideal hat sich eine gleichmäßige Auslastung von Teams bewährt. Bewegt sich der Grad der Auslastung konstant zwischen Über- und Unterforderung, kommt das der Zufriedenheit, Konzentration und Motivation der Mitarbeitenden zugute. Mit einem intelligenten Projektmanagement und realistischer Terminplanung kann die Auslastung auf einem konstanten Level gehalten werden. Bewegt sich der Stresspegel Deines Teams nicht regelmäßig am Anschlag, bleiben Deine Teammitglieder außerdem langfristig gesünder und leistungsfähiger. Auf Stackfield kannst Du die Auslastung Deines Teams jederzeit über die Mitglieder-Perspektive einsehen.

9. Auf die notwendige technische Ausstattung achten

Ohne eine professionelle Hardware bleibt digitale Zusammenarbeit zwangsläufig hinter ihren Möglichkeiten zurück. Auch wer in einem virtuellen Team arbeitet, braucht eine Büro-Ausstattung – auch wenn sich diese im Homeoffice vielleicht am Küchentisch befindet.

Zum Equipment von Remote-Arbeit gehören

• ein PC oder Laptop,
• ein ausreichend großer Bildschirm,
• Mikrofon und Webcam für Calls und Online-Meetings,
• eine leistungsstarke Internetverbindung,
• idealerweise ergonomische Büromöbel.

Für diese Ausstattung ist entweder der Arbeitgeber verantwortlich oder es gibt eine Bring-Your-Own-Device-Vereinbarung (BYOD).

10. Mit einer All-in-One-Lösung die virtuelle Zusammenarbeit noch effizienter gestalten

Ohne digitale Werkzeuge ist die Zusammenarbeit in virtuellen Teams nicht möglich. Dafür gibt es aber zwei Optionen:

• Dein Team arbeitet mit diversen Tools für Projektmanagement, Dokumentenverwaltung und Kommunikation und nutzt dabei im besten Fall die ein oder andere Integration. Die Zusammenarbeit mit Insellösungen funktioniert, bringt den Workflow beim Wechsel zwischen den verschiedenen Plattformen aber immer wieder ins Stolpern.
• Dein Team arbeitet mit einer All-in-One-Lösung. Diese vereint alle wichtigen Funktionen für die virtuelle Zusammenarbeit auf einer durchgängigen Plattform. So greifen alle Features harmonisch ineinander und der Workflow wird schneller und effizienter. Die Abstimmung fällt dank Zusammenarbeit in Echtzeit, der zentralen Verfügbarkeit aller Informationen und unkomplizierter Kommunikation leichter, so dass sich die Produktivität Deines Teams erhöht. Damit ermöglicht ein All-in-One Tool wie Stackfield ein agiles Projektmanagement, das Zeit und Kosten spart. Ganz nebenbei geht die Entscheidung für eine Komplettlösung mit weniger Einarbeitungszeit für die Mitarbeitenden und einer einfacheren Rechteverwaltung einher.

Fazit: So wird virtuelle Zusammenarbeit erfolgreich

Für eine effiziente und zielorientierte Zusammenarbeit in virtuellen Teams müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu gehören unter anderem die klare Kommunikation, eine solide Teambindung und Struktur – in Meetings ebenso wie in Arbeitsabläufen. Mit unseren Praxistipps lässt sich die virtuelle Zusammenarbeit einfach verbessern. Sich mit der Optimierung der virtuellen Zusammenarbeit zu beschäftigen, lohnt sich: Ihre Bedeutung wird in den nächsten Jahren noch deutlich zunehmen. Zum einen durch den Wunsch der Fachkräfte nach einer individuelleren Work-Life-Balance. Zum anderen ermöglicht die Zusammenarbeit in virtuellen Teams den Zugriff auf den weltweiten Talent-Pool.
Richtig umgesetzt, hat die virtuelle Zusammenarbeit schon jetzt Vorteile für jedes einzelne Team-Mitglied: Sie erleichtert einfach den Arbeitsalltag.