Aufgabenmanagement-Tools: Die Top 7 im Vergleich

Mehr Effizienz, weniger Stress – mit dem richtigen Aufgabenmanagement ist das kein Widerspruch. Die passenden Aufgabenmanagement-Tools helfen Dir dabei Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit im Team effektiver zu gestalten. Gerade wenn Not am Mann ist, unterstützt ein Aufgabenmanagement-Tool Dein Team. Durch klare Zuständigkeiten und Strukturen sowie einer übersichtlichen Darstellung, kann Dein Team die Produktivität steigern und zugleich die Belastung einzelner Teammitglieder reduzieren.

Inhalt des Artikels:
• Was ist ein Aufgabenmanagement-Tool?
• Was sind die Vorteile eines Aufgabenmanagement-Tools?
• Worauf sollte man bei der Auswahl achten?
• Die Top 7 Aufgabenmanagement-Tools im Überblick
• Stackfield
• Trello
• Asana
• Monday.com
• Meistertask
• Awork
• Factro
• Sicherheit als entscheidender Faktor

Was ist ein Aufgabenmanagement-Tool?

Mit Aufgabenmanagement-Tools können Du und Dein Team – wie der Name schon verrät – Aufgaben verwalten. Dazu gehört die Planung, Koordinierung, Umsetzung und Überwachung von Aufgaben. Zu den wichtigsten Funktionen der Tools zählen die Aufgabenverwaltung sowie Listen und Dashboards.
Mit der Aufgabenverwaltung lassen sich Aufgaben erstellen und an die Teammitglieder verteilen. Die Aufgaben können individuell mit Informationen versehen sowie beispielsweise Prioritäten und Deadlines gesetzt werden. Listen und Dashboards helfen dabei, den Überblick zu behalten - sei es über den Bearbeitungsstatus von Aufgaben, über Abgabefristen oder Termine. Zahlreiche Funktionen wie Kalender oder Dashboards erleichtern die Selbstorganisation und Zusammenarbeit im Team.

Was sind die Vorteile eines Aufgabenmanagement-Tools?

Eine Aufgabe ist untergegangen oder eine Deadline wurde nicht eingehalten – das kennst Du nur allzu gut aus Deinem Arbeitsalltag? Mit einem Aufgabenmanagement-Tool gehört das der Vergangenheit an. Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

• Überblick der Aufgaben: Mithilfe von Dashboards, Listen oder einer Kalenderansicht behalten Du und Dein Team immer den Überblick über offene Aufgaben und deren Bearbeitungsstatus. Einschätzungen, ob eine Aufgabe oder ein Projekt fristgerecht abgeschlossen werden kann, sind so leichter zu treffen.
• Klare Zuständigkeiten: Jedes Teammitglied weiß, welche Aufgaben es bis wann zu erledigen hat.
• Bündelung der Informationen: Alle notwendigen Informationen zur Erledigung einer Aufgabe bündelt ein Aufgabenmanagement-Tool an einem Ort – nämlich der Aufgabe selbst. Umständliches hin und her springen zwischen verschiedenen Tools und Ordnern entfällt.
• Effektivere Zusammenarbeit: Wenn Du immer weißt, wann Du was zu erledigen hast und wo Du die dafür benötigten Informationen findest, sparst Du eine Menge Zeit. Ein Aufgabenmanagement-Tool sorgt so für eine höhere Produktivität des Teams.

Worauf sollte man bei der Auswahl achten?

Jedes Unternehmen stellt an ein Tool zur Aufgabenverwaltung andere Anforderungen bzw. legt unterschiedliche Schwerpunkte. Es gibt hierbei vier zentrale Kriterien, die bei der Auswahl eines Tools genauer betrachtet und deren Relevanz hinterfragt werden sollte:

• Funktionsumfang:
  • Welche Funktionen werden benötigt?
  • Benötige ich eine All-in-One oder eine Einzellösung?
  • Welche Integrationen (z. B. E-Mail) sind möglich?
• Sicherheit:
  • Wie verarbeitet der Anbieter meine Daten?
  • Welche Sicherheitsmaßnahmen trifft der Anbieter?
  • Kann der Anbieter hierzu Zertifizierungen nachweisen?
• Support:
  • Wie lange muss ich auf eine Rückmeldung warten?
  • Welche Kontaktmöglichkeiten bietet der Anbieter bei Problemen?
  • Gibt es Live-Support?
  • In welchen Sprachen kann ich mich an den Anbieter wenden?
• Benutzerfreundlichkeit:
  • Wie intuitiv ist die Benutzeroberfläche gestaltet?
  • Gibt es Schulungsangebote / ein Onboarding für das Team durch den Anbieter?
  • Inwiefern ist die Software barrierefrei?

Die Top 7 Aufgabenmanagement-Tools im Überblick

Damit die Auswahl leichter fällt, stellen wir die Top 7 Aufgabenmanagement-Tools vor.

Stackfield

Stackfield ist ein All-in-One Tool, das alle wichtigen Funktionen für die kollaborative Zusammenarbeit vereint – ob Teamchat, Videokonferenzen oder Aufgaben- und Terminverwaltung. Die Benutzeroberfläche von Stackfield ist übersichtlich gehalten und der Aufbau repetitiv, wodurch sich Nutzer nach der Einarbeitung schnell zurechtfinden. Zudem setzt Stackfield auf Barrierefreiheit u. a. durch die Kompatibilität mit Screenreadern.

Hinsichtlich des Kundenservices punktet Stackfield mit einem Support-Team, das telefonisch oder per Live-Chat erreichbar ist. Probleme können so zum Zeitpunkt des Auftretens persönlich – auf Deutsch oder Englisch – geklärt werden. Zusätzlich gibt es ein ausführliches Learning Center.

Als deutsche Plattform ist Stackfield DSGVO-konform und setzt auf Deutschland als Serverstandort. Stackfield eignet sich für Unternehmen jeglicher Größe und Branche. Aufgrund der hohen Sicherheitsstandards ist das All-in-One Tool jedoch besonders relevant für Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten wie Behörden, Banken, Kanzleien oder Forschungsunternehmen.

Trello

Die Aufgabenorganisation mit Trello ist durch seine Einfachheit gekennzeichnet. Es gibt keine komplizierten Anwendungen und somit ist Trello vor allem für Einsteiger ins Aufgabenmanagement interessant. Der Fokus liegt auf einer intuitiv aufgebauten Benutzeroberfläche in Form eines Kanban-Boards, das Aufgaben und alle zugehörigen Informationen als Karten anzeigt. Die unterschiedlichen Phasen einer Aufgabe werden in Listen abgebildet. Karten können mit Checklisten, Fälligkeitsdaten und Anhängen versehen werden. Aufgaben wiederum können Nutzern zugewiesen, terminiert und priorisiert werden.
Bei Problemen bietet Trello in erster Linie ein (hauptsächlich englischsprachiges) Hilfeforum mit Hilfetexten und Video-Anleitungen. Auch die Community kann um Rat gefragt werden. Konnte das Problem so nicht geklärt werden, ist der Support (ebenfalls in englischer Sprache) über ein Kontaktformular zu erreichen.

Asana

Als Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool bietet Asana einen schlichten Aufbau und einfach gehaltene Aufgaben-Workflows. Das Tool ist für alle Team- und Projektgrößen geeignet. Zum Funktionsumfang gehört das Erstellen von Teams in denen Projekte und Aufgaben angelegt werden. Dank zahlreicher Funktionen können diese mit Informationen angereichert sowie individuell bearbeitet werden. Zur Visualisierung verfügt Asana über verschiedene Ansichtsmodi, z. B. Listen oder Dashboards. Auch Termine und Abgabefristen lassen sich mit Asana verwalten.
Die Einarbeitung in die Plattform erfolgt über ein Hilfe-Center und Video-Tutorials. Zusätzlich gibt es Live-Schulungen zu bestimmten Themen in unterschiedlichen Sprachen. Bei offenen Fragen, kann man sich mit der Community in Verbindung setzen. Konnten Probleme oder Fragen so nicht geklärt werden, kann über de Asana Support Bot ein Support Ticket erstellt werden, das vom Asana Support Team bearbeitet wird.

Monday.com

Monday bietet Teams verschiedener Größen eine zentralisierte Plattform für das Projektmanagement und die Aufgabenverwaltung. Das komplexe Tool hält eine Vielzahl an gebrauchsfertigen Vorlagen für verschiedene Anwendungsfälle vor. Es können jedoch auch personalisierte Workflows und Benutzeroberflächen erstellt werden. Anpassbare Dashboard geben einen Überblick über Aufgaben und Projektstatus.
Aufgrund des intuitiven Aufbaus ist der Einstieg ohne große Einführung möglich. Zur Unterstützung gibt es zusätzlich ein Hilfe-Center mit Tutorials, Leitfäden und Live-Webinaren (alles in Englisch). Auch Monday setzt auf das Wissen der Community. Im Live-Chat oder per Mail können Probleme zudem schriftlich geklärt werden.

Meistertask

Als reines Aufgabenmanagement-Tool setzt Meistertask auf ein Dashboard, in dem Nutzer Prioritäten festlegen und einen schnellen Überblick über Aufgaben und deren Bearbeitungsstatus erhalten. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich als Vorlagen anlegen und praktische Automatisierungsoptionen sorgen für eine einfache Aufgabenverwaltung. Nutzer können Projekte zur besseren Übersicht in Spalten anlegen.
Wer Hilfe sucht, kann sich an die Community wenden, das Hilfe-Center durchsuchen, Video-Tutorials ansehen oder eine E-Mail an den Support schreiben. Individueller bzw. telefonischer Support ist abhängig vom gebuchten Abonnement.

Awork

Das Projektmanagement-Tool Awork legt den Fokus auf Aufgabenverwaltung, Teamplanung und Zeiterfassung in einer Software. Die Plattform verfügt über verschiedene Aufgabenansichten, die Überblick und Transparenz schaffen sollen. Mittels Projektplan und Kalender können Aufgaben geplant und auf das Team verteilt werden. Awork ist geeignet für Teams, die viele Kundenprojekte und Personen gleichzeitig koordinieren müssen.
Bei Problemen gibt es neben Tutorials und Webinaren auch ein Helpcenter. Der Support ist per Live-Chat, telefonisch und via E-Mail (auf Deutsch) erreichbar.

Factro

Einzelpersonen oder Teams können beim Aufgabenmanagement auf Factro zurückgreifen. Die Software umfasst einfache Funktionen wie Aufgabenzettel oder To-do-Listen. Strukturiert werden die Aufgaben durch ihre Zuteilung zu Projekten oder Paketen. Der Bearbeitungsstatus von Aufgaben oder Projekten ist mit einem Blick in der Aufgabenliste oder im Projektstrukturplan erkennbar.
Der Kundenservice ist auf Deutsch und kann per Telefon oder E-Mail kontaktiert werden. Ein Handbuch, Video-Tutorials und Schulungen unterstützen zusätzlich.

Sicherheit als entscheidender Faktor

Die Sicherheit ihrer Daten ist für viele Unternehmen der entscheidende Faktor. Für die Auswahl des passenden Tools, solltest Du daher wissen: Bei Trello, Asana und Monday.com handelt es sich um US-amerikanische Anbieter, die die Daten (größtenteils) auf Servern in den USA hosten. Durch Unterauftragnehmer werden auch bei Meistertask und Awork die Daten nicht in der EU gehalten. Dies kann im Kontrast zu unternehmensinternen Datenschutzbestimmungen stehen und sollte bei der Auswahl des passenden Tools Bedacht werden.
Stackfield hingegen setzt auf Deutschland als Serverstandort und garantiert, dass auch über Unterauftragnehmer die Daten niemals die EU verlassen. Außerdem sind Daten auf Stackfield im Gegensatz zu anderen Anbietern clientseitig Ende-zu-Ende-verschlüsselt, sodass nicht einmal Stackfield selbst die Daten einsehen kann. Die ISO-Zertifizierungen 27001, 27017 und 27018 belegen die hohen Sicherheitsstandards.