„Ich hab plötzlich so viel Zeit! Ich weiß gar nicht, was ich damit anfangen soll.“ Hände hoch: Wer verdreht bei diesen Aussagen auch innerlich die Augen? Wer hat aktuell noch das Gefühl, in Aufgaben zu ertrinken? Homeoffice, Home Schooling, mehr Hausarbeit, Home Cooking – zuhause zu arbeiten bedeutet nicht zwangsläufig, mehr Zeit zu haben. Aber wir können uns Zeit schaffen – mit mehr Struktur und ein klein wenig Trickserei bei der Aufgabenplanung!
Spoiler: Schneller werden wir vor allem, indem wir einen Gang runterschalten … oder sagen wir drei.
Nutze die Vorteile einer Software zur Aufgabenplanung
Für private Zwecke ist eine einfache To-do-Liste absolut ausreichend – je nach Zweck und Umfang als Memo am Kühlschrank, auf dem Notizblock oder bequem als App auf dem Smartphone. Aufgabe erledigt, Haken drunter gesetzt und ab zum nächsten Punkt.
Im Berufsalltag - insbesondere im Projektmanagement - haben wir es allerdings mit einer größeren Menge an Aufgaben von oftmals höherer Komplexität zu tun. Eine Aufgabenplanungssoftware unterstützt Dich dort, wo Memo-Board und Notizblock nicht mehr ausreichend sind.
Sie ermöglicht es Dir,
- Aufgaben ort- und zeitunabhängig festzuhalten (vorausgesetzt, Du nutzt sie auch über ein mobiles Endgerät)
- Fristen zu setzen und diese auch einzuhalten,
- Aufgaben mithilfe unterschiedlichster Ansichten zu visualisieren,
- Deinem Gedächtnis durch Benachrichtigungen auf die Sprünge zu helfen,
- Deine To-do’s organisiert und übersichtlich festzuhalten,
- und gemeinsam mit anderen Kollegen an Aufgaben zu arbeiten.
Diese Funktionen sollte eine Aufgabenplanungssoftware beinhalten
Weil Aufgabenprozesse sehr komplex werden können, besteht eine gute Aufgabenplanungssoftware für Teams bzw. Unternehmen nicht allein aus Listen.
Eine fortschrittliche Projektmanagement-Software beinhaltet eine Vielzahl an Funktionen, welche die Aufgabenplanung unterstützen und sie bietet Dir diverse Ansichten, die das Arbeitspensum nach unterschiedlichen Kriterien abbilden.
Die Basis: Funktionale Aufgabenkarten
Sie sind die Basis eines jeden Aufgabenplanungstools. Auf den Aufgabenkarten hältst Du alle wichtigen Eckdaten zur Aufgabe – Fälligkeitsdaten, Beschreibungstexte, Personenzuweisungen und sonstige Informationen, die zur Erledigung der Aufgabe benötigt werden – fest. Auch die Möglichkeit, Dateianhänge an die Aufgaben anzuhängen, ist ein absolutes Muss.
Möchtest Du die Aufgabenplanung bestmöglich optimieren, achte außerdem darauf, dass Dir die Karten die folgenden Funktionen bieten:
Unteraufgaben: Listen für Unteraufgaben ermöglichen es Dir, umfangreichere Aufgaben in einzelne Teilaufgaben aufzuschlüsseln. So läufst Du nicht Gefahr, wichtige Arbeitsschritte zu vergessen und Deine Ansicht komplett mit Aufgabenkarten zu überhäufen und unübersichtlich zu machen. Oftmals sind an einer Aufgabe mehrere Personen beteiligt, weshalb sich die Unteraufgaben außerdem verschiedenen Mitarbeiten zuweisen, separat datieren und individuell mit Eckdaten hinterlegen lassen sollten.
Zeiterfassung: Die Zeiterfassung für Aufgaben erfüllt viele Zwecke. Allen voran erleichtert die Dokumentation der Bearbeitungszeit einzelner Aufgaben die Abrechnung, die Planung und Einhaltung des Zeitbudgets und die Termineinhaltung.
Labels: Sie sind vorwiegend dafür da, Aufgaben innerhalb einer Ansicht zu kategorisieren, denn mit einer steigenden Anzahl an Aufgaben wird es immer schwieriger, den Überblick zu behalten. Mithilfe der Labels, kannst Du also eine Gruppe von Aufgaben gewissen Themenbereichen zuweisen bzw. hervorheben, um welche Art von Aufgabe es sich handelt.
Kommentare: Der Austausch im Team zu einzelnen Aufgaben oder Projektthemen ist absolut notwendig. Um die Kommunikation so klar wie möglich zu halten, sollte sie aber direkt am Thema stattfinden – nicht etwa in einem separaten Chat-Tool. Warum? Für Dich und Deine Kollegen ist es so schlichtweg einfacher, den Austausch nachvollziehbar zu halten und wichtige Entscheidungen auch später einfach wiederzufinden. Wenn Du also wissen möchtest, ob es wichtige Entscheidungen zu einer Aufgabe gab, die Deine Arbeit beeinflussen könnten, weißt Du sofort, wo Du sie finden würdest.
Natürlich machen Aufgabenkarten alleine noch kein gutes Aufgabenplanungstool. Was nun wichtig ist: Die Aufgabenkarten in aussagekräftigen Ansichten organisieren!
Kanban, Gantt und Listen: Eine passende Ansicht für jeden Zweck in der Aufgabenplanung
Software-Lösungen zur Aufgabenplanung bieten Dir verschiedene Ansichten, die Dir je nach Zweck einen anderen Blickwinkel auf die Arbeitsprozesse eröffnen.
Die digitale To-do-Liste ist die klassische Form der Aufgabenverwaltung und die modernere Version der Notizzettel, die wir alle kennen und lieben. Für die eigene Agenda und kleine Aufgabenmengen mit wenig komplexen Arbeitsabläufen sind sie oft auch völlig ausreichend. Das Tolle: Die Aufgabenlisten werden oft in Grid-Struktur angeboten und lassen sich so mit wenigen Klicks einfach sortieren, z.B. nach Datum, Status, Zuweisung oder Label. So siehst Du schnell, welche Aufgaben für Dich als Nächstes anstehen, welche Aufgaben zu einem gewissen Thema noch offen sind und wer woran arbeitet oder vielleicht sogar überlastet ist.
Das Kanban Board (im agilen Projektmanagement häufig als spezielles Scrum Board genutzt) geht einen Schritt weiter und hilft Dir dabei, den individuellen Workflow Deines Teams abzubilden. Das Kanban Board besteht aus diversen Statusspalten, die Deine Aufgaben im Laufe ihrer Bearbeitung durchlaufen. Im Grunde handelt es sich also um mehrere Listen, die Du erstellt hast, um Deine Aufgaben nach Thema und Bearbeitungsstand zu sortieren. So siehst Du direkt, an welchem Punkt sich eine Aufgabe aktuell befindet, welchen Schritt sie als Nächstes durchlaufen soll und wie hoch die Arbeitsauslastung im Allgemeinen ist. Eine gute Aufgabenplanungssoftware lässt Dich die Statusspalten individuell ausweiten und benennen, sodass das Board später auch den individuellen Workflow Deines Teams abbildet.
Das Gantt Chart ist weniger zur Abbildung eines Workflows angedacht als vielmehr zur richtigen Planung der zeitlichen Abläufe. Es visualisiert alle Aufgaben in ihrem zeitlichen Verlauf und berücksichtigt dabei auch eventuelle Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben sowie größere Meilensteine gegen Ende der einzelnen Arbeitsphasen. Aus diesem Grund kommt das Gantt Diagramm auch sehr häufig in der Projektplanung zum Einsatz, denn hier ist es besonders wichtig, Anforderungen termingerecht umzusetzen. Die Ansicht ist ein wirklich tolles Tool, um den Fortschritt im Auge zu behalten und Veränderungen am Projektzeitplan optimal in die Prozesse zu integrieren.
Soviel zu den Basics bei der Arbeit mit digitalen Aufgabenplanern… bleibt noch die Frage, wie Du es schaffst, nicht von der großen Menge an Aufgaben erschlagen zu werden – denn, ganz ehrlich? Selbst mit Aufgabenplanungssoftware ist es manchmal gar nicht so einfach, den Überblick zu behalten. Wir haben deshalb einige Tipps zusammengestellt, die Dir die Arbeit ein wenig erleichtern.
Das sind die #10 Geheimnisse der stressfreien Aufgabenplanung
#1 Plane, wie Du Aufgaben planst!
Klingt komisch? Vermutlich. Tatsächlich erleichterst Du Dir die Arbeit aber immens, wenn Du Dir ein paar Stunden Zeit nimmst, die Prozesse Deines Teams unter die Lupe nimmst und Dir Gedanken darüber machst, wie sich diese Prozesse in der Software am besten abbilden lassen. Eine gute Software unterstützt Deine Prozesse – nicht umgekehrt!
Schau Dir an, welche Arbeitsschritte im Team unternommen werden. Untersuche die Aufgabenverteilung und die Struktur der Aufgaben. Falls Dich das etwas irritiert, hier ein Beispiel:
Du wirst feststellen, dass in unterschiedlichen Abteilungen und Teams sehr unterschiedliche Abläufe integriert wurden und dass sich die Strukturen der Aufgaben und der Abläufe innerhalb dieser Arbeitsgruppen häufig wiederholen. In einem Support Team werden zur Erledigung der Aufgaben völlig andere Arten von Informationen benötigt, als beispielsweise im Einkauf. Während sich der Support vorwiegend mit Kundendaten und Kunden-Korrespondenzen befasst, hat man es im Einkauf mit Freigaben, Kostenstellen und Bestellformularen zu tun. Die Aufgabenkarten, mit denen die jeweiligen Teams arbeiten, können diese Eckdaten berücksichtigen – benutzerdefinierten Feldern sei Dank.
#2 Was Du heute nicht festhältst, hast Du morgen vergessen!
Eine Software ist dazu da, genutzt zu werden und zwar ganz besonders, wenn es um die Aufgabenplanung geht. Sobald ein neues Thema aufkommt, sobald sich eine Idee in Deinem Kopf manifestiert, sobald sich die Umstände zu einer Aufgabe ändern: Halte. Es. Fest!
Wir neigen häufig dazu, unser Gehirn etwas zu überschätzen. No offence! Wir alle sind keine Maschinen und daher ist unser Gehirn auch begrenzt in seiner Speicherkapazität. Der Informationsüberfluss, mit dem wir es vermehrt zu tun haben, macht die Sache nicht besser. Was Du heute nicht aufschreibst, hast Du morgen wahrscheinlich vergessen, da sich über die nächsten Stunden mit ziemlicher Sicherheit weitere Informationen in Dein Gehirn schleichen werden, welches daraufhin versucht, Platz zu schaffen. Da war doch diese wichtige Info vom Chef, die Du nicht vergessen darfst – gone with the wind! Deine Aufgabenplanungssoftware hätte es nicht vergessen.
#3 Eine Liste… und noch eine Liste… und noch eine Liste…
Man kann es auch übertreiben, denkst Du! In diesem Fall nicht. Separiere unbedingt, was nicht zusammengehört. Ich weiß, wir erzählen Dir häufig, dass Du mit Stackfield alle Informationen an einem Ort festhalten kannst. Das bedeutet allerdings nicht, dass Du alle Aufgaben auf einer Liste sammeln sollst, völlig ungeachtet ihrer thematischen Zugehörigkeit. Wenn sich zu den Anforderungen aus Projekt A plötzlich Personalaufgaben und Buchhaltungsvorgänge oder gar die Notiz „Klopapier nachkaufen, nicht vergessen!“ gesellen, wie wird die Ansicht dann? Richtig: UNÜBERSICHTLICH! Deiner Produktivität tust Du damit jedenfalls keinen Gefallen.
Daher: Erstelle für jeden Arbeitsbereich ein digitales Pendant (auf Stackfield wären es Räume). Arbeite mit Statuslisten für Workflows und lass Dir gesagt sein: Es gibt immer einen Workflow. Wenn es kein agiler Projektworkflow der Art Backlog – Progess – Testing/QA – Release - Done oder ein Redaktionsplan der Art Themen – Zu erledigen– Proof – Grafik – Publish – Newsletter ist, dann vielleicht einer der Art Ideen – Zu erledigen – In Bearbeitung – Erledigt.
#4 Stelle umsetzbare Aufgaben
„I don’t want realism. I want magic!“ Wenn Du Aufgaben bearbeitest, als wärst Du Blanche Du Bois höchstpersönlich, liegst Du in so vielen Dingen falsch. Realitätsverlust hat bei der Aufgabenplanung nichts verloren. Aufgaben müssen umsetzbar sein und das erfordert von Dir ganz zentral eines: realistisch zu bleiben.
Was ganz selbstverständlich klingt, ist in der Realität nicht so einfach. Natürlich haben wir ein Ziel vor Augen und dieses Ziel wollen wir auch erreichen. Setzt man sich allerdings zu hohe Ziele, verzettelt man sich schnell und damit rückt es auch in weite Ferne. Das Erfolgsergebnis bleibt aus und damit sinkt auch die Motivation. Nach einem guten Ansatz klingt das nicht. Bei der Aufgabenplanung realistisch zu bleiben, bedeutet einerseits, dass Du genau überlegst, ob etwas überhaupt umgesetzt werden kann. Anderseits musst Du herauszufinden, wie sich „scheinbar unerfüllbare“ Aufgaben umsetzbar machen lassen und damit wären wir beim nächsten Punkt…
#5 Mammutaufgaben sind ausgestorben
Ich habe vor kurzem einen Artikel zum Thema Microproductivity geschrieben, der sich genau damit beschäftigt: scheinbar unerfüllbare Mammutaufgaben so herunterzubrechen, dass mehrere leicht umsetzbare Aufgaben zurückbleiben. Anstatt einem großen Ziel erfolglos hinterherzujagen, verzeichnest Du plötzlich eine ganze Reihe von Quick-Wins (schnellen Erfolgen). Die Herangehensweise steigert nicht nur Deine Produktivität, weil Du Dich auf eine Sache fokussieren kannst. Sie steigert auch Deine Motivation.
Umsetzen kannst Du diese Strategie ganz einfach, indem Du mehrere Aufgaben erstellst (sie gegebenenfalls in Abhängigkeit setzt oder mit Labels thematisch zusammenführst) oder indem Du Unteraufgaben anlegst, die Du der Reihe nach abhaken kannst. Stackfield zeigt Dir den Fortschritt anhand eines Balkens, sodass Du die Erfolge auch vor Augen hast.
#6 Vermeide vage Aufgabentitel
Was tust du, wenn Dir eine Aufgabe mit einem Titel zugewiesen wird, aus dem nicht klar hervorgeht, was zu tun ist? Prokrastinieren vermutlich. Selbst wenn die Aufgabe eigentlich ganz einfach wäre – sie klingt nicht einfach. Unsere Psyche hat uns damit ein Schnippchen geschlagen. Die Aufgabe schieben wir ganz nach hinten, weil wir uns das erst ganz genau anschauen müssen. Was tust Du, wenn Du direkt weißt, was zu tun ist? Du tust es!
Stelle Aufgaben für Dich selbst und für andere immer so, dass direkt ersichtlich ist, worum es geht. Was ist zu tun? Wie soll das Ergebnis aussehen? Und bestenfalls: Warum ist das zu tun? Diese Fragen stellst Du Dir immer, wenn Du eine Aufgabe erstellst und irgendwann folgst Du dem Schema vollkommen automatisch.
Welche Aufgabe würdest Du eher bearbeiten wollen? Die mit dem Titel: „Performanceanalyse“ oder die mit dem Titel „Ermittle die Störungsquote der letzten drei Monate“? Ich denke, Du weißt, was ich meine.
#7 Prioritäten müssen gesetzt werden
Wichtiges von Unwichtigem (oder sagen wir „weniger Wichtigem“) unterscheiden – das ist eigentlich keine Kunst. Wenn wir es aber mit einer Vielzahl an Aufgaben zu tun haben, wird es schwierig, Wichtiges im Blick zu behalten.
Mach diese Aufgaben kenntlich! Das funktioniert prima, wenn Du entweder mit Fälligkeitsdaten arbeitest und diese auch auf dem Laufenden hältst (was ohnehin wichtig ist) oder ganz einfach die Labels verwendest. Werfe jeden Morgen kurz einen Blick auf Deine To-do’s für den Tag und versuche, wichtige Aufgaben zeitnah zu erledigen.
#8 Bereite Dich auf den nächsten Tag vor
Morgens kurz einen Blick auf die To-do’s zu werfen ist übrigens wesentlich angenehmer, wenn diese Liste auch gepflegt wird. Da ist es ähnlich, wie mit dem Trick, die Klamotten am Vortag schon zurechtzulegen. Wenn Du bei der Aufgabenplanung ähnlich vorgehst und Dir bereits am Vorabend Deine Liste für den nächsten Tag zurechtlegst, startest Du viel entspannter in den Tag und kannst direkt loslegen. Das spart Energie für die eigentlichen Aufgaben.
#9 Gleich und Gleich gesellt sich gern
Indem wir große Aufgaben in mehrere kleine Aufgaben verwandeln, machen wir uns die Arbeit schon wesentlich einfacher. Es gibt aber noch einen weiteren Kniff, mit dem wir tricksen können. Wir verschaffen uns einen Überblick über unsere Aufgaben und stellen fest: es gibt ein paar Aufgaben, die sich in ihrer Ausführung deutlich ähneln. Du musst beispielsweise noch ein paar Informationen an unterschiedlichen Stellen einholen. Außerdem muss noch Ausstattung bestellt werden. Darüber hinaus gibt es etliche Rechnungen, die geschrieben oder bearbeitet werden müssen.
Fasse Ähnliches zusammen, so gut es geht. So musst Du nicht ständig umdenken und arbeitest wesentlich effizienter! Das Tolle daran: mit diesen kleinen Aufgabenhäufchen, fühlt sich die Aufgabenliste deutlich kürzer an.
#10 Lobe Dich für Singletasking, nicht für Multitasking
Aus vielen unserer Tipps zur Aufgabenplanung hast Du es bereits herausgelesen: Multitasking ist nichts, das man anstreben sollte. Du wechselst von einem Thema zum anderen, musst Dich jedes Mal neu in das Thema „hineindenken“ und vergisst dabei ständig, wo Du stehen geblieben bist.
Dass wir fähig sind, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, ist tatsächlich ein Trugschluss. Wir können zwar mehrere Handlungen, die mit demselben Ziel verbunden sind, zeitgleich ausführen, wenn wir allerdings Entscheidungen zu unterschiedlichen Sachverhalten treffen müssen, braucht unser Gehirn den vollen Fokus für eine dieser Entscheidungen. Dann führen wir nicht mehrere Aufgaben gleichzeitig aus, sondern unterbrechen sie und wechseln geistig ganz einfach zu einer anderen. Letztlich sabotieren wir unser Gehirn damit selbst. Anstatt viele Aufgaben in einem Aufwasch abzuhaken, schaffen wir nichts wirklich effizient. Zwinge Dich daher lieber zum Singletasking und versuche, Dich ausschließlich auf eine Aufgabe zu fokussieren. Du wirst sehen, dass alles viel einfacher von der Hand geht.
Wer seine Aufgaben schneller und stressfrei abarbeiten möchte, muss sich vermutlich ab und zu selbst überlisten und sich vor allem psychologische Vorteile zu Nutze machen. Die Art und Weise, wie unser Gehirn arbeitet und die Art und Weise, wie wir Aufgaben ausführen hängen unweigerlich zusammen. Ein Faktor, den Du definitiv nicht missachten solltest, ist Deine eigene Motivation. Mit unseren Tipps kannst Du diese ein Stück weit selbst beeinflussen, also:
- sei Dir bewusst, was Du schaffen kannst,
- halte fest, was Du nicht vergessen darfst,
- feiere Deine Erfolge (und nutze alle Tools, die sie Dir vor Augen führen)
- und mach einen Schritt nach dem anderen.
So konträr es auch klingen mag: Geh runter vom Gas, um endlich voranzukommen!