Aufgabenverteilung im Team » 6 schnelle & effektive Schritte

Mit einer gerechten Aufgabenverteilung kannst Du die Produktivität Deines Teams deutlich steigern. Umso mehr, wenn Dir die Aufgabenverteilung im Team schnell und effektiv gelingt. Doch wie gehst Du die Herausforderung, in einem großen Team viele Aufgaben „richtig“ zu verteilen, am besten an? Wir haben einen Leitfaden mit 6 Schritten sowie Tipps aus der Praxis für Dich!

Inhalt des Artikels:
• Was sollte man bei der Aufgabenverteilung im Team beachten?
• Leitfaden: Schnelle & effektive Aufgabenverteilung
• 5 Praxistipps: Wie Du schnell Aufgaben im Team verteilen kannst!
• Fazit: Aufgabenverteilung im Team mit digitaler Unterstützung leicht gemacht!

Was sollte man bei der Aufgabenverteilung im Team beachten?

Eine gute Vorbereitung lohnt sich: Damit Deine Teammitglieder alle Aufgaben erfolgreich erledigen können, braucht es präzise Zielvorgaben. Werde Dir also klar, welches Ergebnis Du Dir von der jeweiligen Aufgabe wünschst und kommuniziere das klar und verständlich. So erhältst Du in der Regel auch qualitativ hochwertigere Ergebnisse.

Lass Dein Team außerdem spüren, dass Du es in die Aufgabenverteilung aktiv einbindest. Das erreichst Du zum einen, indem Du Dir Feedback von Deinem Team einholst. Zum anderen, indem Du Dein Team frühzeitig über mögliche Herausforderungen und wichtige Meilensteine im Projekt informierst. Fühlt sich Dein Team ernstgenommen, steigt die Motivation. Die kannst Du zusätzlich erhöhen, indem Du Deinem Team die Sinnhaftigkeit der Aufgaben z. B. für mehr Kundenzufriedenheit vermittelst.

Leitfaden: Schnelle & effektive Aufgabenverteilung

Du möchtest als Teamleiter nun die Aufgabenverteilung optimieren - weißt aber nicht wie? Unser Leitfaden hilft Dir dabei, Aufgaben in 6 Schritten strukturiert und ohne unnötigen zeitlichen Aufwand zu erstellen und verteilen:

1. Eine vollständige Aufgabenliste erstellen

Welche Aufgaben sind im Rahmen regulärer Arbeitsabläufe oder für das Erreichen eines bestimmten Projektziels zu erledigen? Sind alle Aufgaben tatsächlich sinnvoll? Setze unbedingt auch vermeintlich kleine Aufgaben mit auf die Liste. Nur so ist eine realistische Ressourcenplanung möglich.
Nutze den Schritt auch für eine Reflexion des allgemeinen Status Quo: Wo ist die Aufgabenverteilung im Team bisher schon gut gelaufen und wo möchtest Du Veränderungen anstoßen?

2. Aufgaben an die Teammitglieder verteilen

Damit das ganze Team effizient arbeiten kann, kommt es bei der eigentlichen Aufgabenverteilung im Team unter anderem auf diese Aspekte an:

• Berücksichtige bei der Zuteilung von Aufgaben die individuellen Fähigkeiten und Erfahrungen der einzelnen Mitarbeitenden.
• Prüfe, ob in der Vergangenheit vergebene Rollen tatsächlich passend sind und verteile sie bei Bedarf neu.
• Werden die Zeit-Ressourcen aller Teammitglieder gleichmäßig beansprucht, so dass es weder zu einer Über- noch Unterforderung von Mitarbeitenden kommt?

3. Zuständigkeitslücken ermitteln und schließen

Konnten alle Aufgaben klar an bestimmte Teammitglieder verteilt werden? Oder sind noch einzelne Aufgaben offen? In diesem Fall hast Du zwei Möglichkeiten: Gibt es Teammitglieder, die die erforderlichen Kompetenzen und zeitlichen Ressourcen für die Erledigung der bisher nicht zugewiesenen Aufgaben haben? Oder benötigt Dein Team (externe) Verstärkung?

4. Rahmenbedingungen festlegen und kommunizieren

Damit Projektziele erfolgreich erreicht oder Arbeitsabläufe strukturiert werden, versiehst Du alle Aufgaben mit Deadlines. Plane bei den Terminen für die Erledigung aber auch ausreichend Puffer ein.
Erkundige Dich bei den Teammitgliedern außerdem, ob sie weitere Informationen oder Hilfsmittel benötigen. Oder ob für die Erledigung bestimmter Aufgaben die Abstimmung mit einem anderen Team vonnöten ist.

5. Feedback vom Team einholen und berücksichtigen

Bitte Dein Team nach der Aufgabenverteilung um eine ehrliche Rückmeldung: Sind alle Mitarbeitenden mit ihren To-dos und Zuständigkeiten zufrieden? Können sie in der zugewiesenen Rolle ihre Fähigkeiten und Kompetenzen wirklich gut einbringen? Erscheint den Teammitgliedern der zeitliche Rahmen realistisch? Mit eventuell nötigen Anpassungen kannst Du sicherstellen, dass Dein Team alle Aufgaben von Anfang an effizient und motiviert angeht.

6. Aufgabenverteilung im Team regelmäßig überprüfen

Vereinbart dafür entweder ein oder zwei feste Termine im Jahr oder nutzt für die Überprüfung der Aufgabenverteilung im Team Ereignisse wie den Abschluss von Projekten oder Meilensteine im Projektverlauf. Änderungen der Aufgabenverteilung können sinnvoll werden, wenn z. B. ein Teammitglied große Unzufriedenheit über seine Rolle äußert. Auch gibt es Umstände wie längere Krankheit oder Elternzeit eines Teammitglieds, die eine Neu- oder Umverteilung der Aufgaben erfordern.

5 Praxistipps: Wie Du schnell Aufgaben im Team verteilen kannst!

In der Praxis hat sich zur schnellen Aufgabenverteilung im Team die Verwendung eines Kollaborationstools wie Stackfield bewährt. Darin lassen sich Aufgaben klar zuweisen und verwalten. Außerdem finden die Teammitglieder alle Arbeitsmaterialien und Informationen zu Zuständigkeiten und Fortschritten jederzeit an einem zentralen Ort.

Wie kann die Aufgabenverteilung im Team also in der Praxis aussehen?

Tipp 1: Auf Stackfield gibt es sogenannte Räume (sie bilden z. B. eine Abteilung oder ein Projekt ab). In diesen Räumen erstellst Du Aufgaben. An die Aufgaben kannst Du alle notwendigen Informationen anhängen und sie ggf. mit Erklärungen / Arbeitsanweisungen etc. ergänzen. Eine Aufgabe weist Du anschließend einem Teammitglied (mit Fälligkeit) zu.

Tipp 2: Umfangreiche Aufgaben lassen sich in Unteraufgaben aufteilen. Wie Aufgaben kannst Du sie mit Fälligkeiten versehen und verschiedenen Personen zuweisen.

Tipp 3: Um Aufgaben in Räumen zu strukturieren, z. B. indem Du sie priorisierst, kannst Du Labels und benutzerdefinierte Felder verwenden.

Tipp 4: Routineaufgaben kannst Du auf Stackfield als wiederkehrende Aufgaben erstellen und so dauerhaft delegieren. Du gewinnst so mehr Zeit für strategische Aufgaben.

Tipp 5: Mit den Kommunikationsfunktionen auf Stackfield z. B. Chats, Kommentaren oder Videokonferenzen kannst Du bereits im Abstimmungsprozess zur Aufgabenverteilung mit Deinem Team unkompliziert und klar kommunizieren. Auch während die Aufgaben erledigt werden, könnt ihr die verschiedenen Kommunikationswege zum Austausch nutzen.

Damit Deine Teammitglieder immer den Überblick über ihre Aufgaben behalten, wird ihnen auf Stackfield in Meine Woche übersichtlich angezeigt, welche Aufgaben am jeweiligen Tag fällig sind. Mit der Mitglieder-Perspektive hast auch Du als Teamleiter einen Überblick darüber, wann welche Aufgaben für welches Teammitglied fällig sind.

Fazit: Aufgabenverteilung im Team mit digitaler Unterstützung leicht gemacht!

Eine effektive Aufgabenverteilung sorgt dafür, dass Dein Team noch effizienter arbeiten und qualitativ hochwertigere Ergebnisse liefern kann. Die gerechte Auslastung der Mitarbeiter kann zudem eine höhere Zufriedenheit im Job mit sich bringen. Dein stärkster Partner bei der schnellen und intelligenten Aufgabenverteilung im Team ist ein Kollaborationstool. Es unterstützt Dich bei der Ressourcenplanung und gibt Dir die nötige Übersicht.