Kommunikationstools: Welches ist das beste & sicherste für Dein Team?

Wie kommuniziert Dein Team? In endlosen E-Mail-Threads bei denen dank Re:, AW:, Cc und Bcc niemand mehr durchblickt und sich auch niemand mehr angesprochen fühlt? Dann wird es Zeit für einen Wechsel. Mit einem Kommunikationstool gehört das Kommunikationschaos der Vergangenheit an. Zu Aufgaben, Projekten oder Themen passende Kommunikationskanäle im Tool erleichtern Deinem Team die Zusammenarbeit und bringen es auf Erfolgskurs. Wie Du das passende Tool findest? Wir vergleichen die Top 5 Kommunikationstools und schauen uns dabei Funktionen und Sicherheitskriterien genauer an.

Inhalt des Artikels:
• Warum ist Kommunikation im Team so wichtig?
• Wie kann ein Tool bei der Kommunikation unterstützen?
• Wie finde ich ein sicheres Kommunikationstool?
• Top 5 Kommunikationstools im Vergleich
• Stackfield
• MS Teams
• Zoom
• Slack
• Asana
• Fazit: Kommunikationstools nutzen? Aber sicher!

Warum ist Kommunikation im Team so wichtig?

Gute Kommunikation ist die Basis effizienter Teamarbeit. Erst mit einer funktionierenden Kommunikation wird aus einer Arbeitsgruppe ein produktiv zusammenarbeitendes Team. Projektziele meistert ein Team gemeinsam und in der Regel erfolgreicher als eine Gruppe von Einzelkämpfern.

Gelingt im Team oder Unternehmen eine klare Kommunikation,

• dann arbeiten alle Beteiligten auf dasselbe Ziel hin.
• sind Prozesse zur Entscheidungsfindung effektiver.
• ist die Aufgabenzuweisung eindeutig.
• gibt es keine Missverständnisse und keine Doppelarbeit.
• werden hochwertige Projektergebnisse erzielt.
• sind die Mitarbeitenden engagierter und motivierter.
• lässt sich das an der Kundenzufriedenheit ablesen.

Wie kann ein Tool bei der Kommunikation unterstützen?

Ein gutes Kommunikationstool bündelt den gesamten Austausch und alle wichtigen Informationen für Dein Team an einem zentralen Ort. So wissen alle Beteiligten immer, wer wann welche Aufgaben bis zu welchem Termin erledigen muss.

Mit diesen Funktionen kannst Du die Zusammenarbeit im Team verbessern:

• Chats: In Chats können Teammitglieder direkt miteinander kommunizieren. Abhängig vom jeweiligen Tool können auch Gruppen-Chats / Team-Chats für die schnelle Abstimmung mit mehreren Beteiligten erstellt werden. Auch kannst Du so mehrere Teammitglieder zeitgleich informieren.
• Audio- und Videokonferenzen: Detaillierte Absprachen funktionieren manchmal im Gespräch besser als im Text-Chat. Besonders effektiv sind Video-Calls: Hier ist die Aufmerksamkeit noch höher und der Kontakt persönlicher. Von regelmäßigen Videokonferenzen profitieren daher gerade Remote-Teams stark. In vielen Tools kannst Du in einer Videokonferenz auch Deinen Bildschirm teilen und so z. B. Präsentationen in den Abstimmungsprozess einbinden.
• Kommentarfunktion: In Kollaborationstools wie Stackfield gibt es häufig die Möglichkeit, Teammitglieder mit @mention in Kommentaren zu erwähnen. Dann wirst Du im Newsfeed oder per Push-Nachricht direkt informiert, wenn Du in einem Chat oder einer Aufgabe markiert wurdest.

Wie finde ich ein sicheres Kommunikationstool?

Die Mindestanforderung an ein sicheres Kommunikationstool für Unternehmen ist die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen DSGVO. Darüber hinaus können weitere Kriterien individuell festgelegt werden.

Dazu helfen Dir diese Fragen bei der Suche nach einem sicheren Kommunikationstool:

• Wo hat der Anbieter seinen Unternehmenshauptsitz?
Die Frage ist relevant, da US-amerikanische Unternehmen dem Cloud Act unterliegen. Sie können von US-amerikanischen Behörden durch das Gesetz zur Herausgabe von Daten verpflichtet werden. Der Cloud Act betrifft Unternehmen mit Firmensitz in den USA sowie deren Tochterunternehmen mit Sitz z. B. in Deutschland. Dem Cloud Act unterliegen ebenfalls Anbieter von Rechenzentren mit Hauptsitz in den USA, selbst wenn die betroffenen Daten auf Servern z. B. in Deutschland gespeichert sind.
• Verfügt das Tool über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung? Ist die standardmäßig aktiviert? Auch für Gruppen-Chats?
• Wird das Tool als Lizenz- / Abo-Modell oder kostenfrei angeboten? Seriöse Anbieter wissen, wie wichtig Datenschutz ist. Bei kostenfreien Messenger-Diensten ist Vorsicht geboten: Sie finanzieren sich in der Regel durch den Verkauf von Nutzerdaten.
• Hast Du bei dem Tool die Option, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung festzulegen?
• Verfügt das Kommunikationstool über alle wichtigen Funktionen für Dein Team? Je weniger Integrationen Du benötigst, desto besser, denn jede Integration birgt ein Sicherheitsrisiko.

Top 5 Kommunikationstools im Vergleich

Stackfield

Die Kommunikationsmöglichkeiten auf Stackfield reichen von direkten Nachrichten und Team-Chats über Audio- und Videokonferenzen bis hin zur aufgabenbezogenen Kommentarfunktion. Auch Umfragen und Diskussionen kannst Du auf Stackfield starten. Damit stehen Dir auf Stackfield sämtliche Kommunikationsfunktionen ganz ohne Integrationen zur Verfügung.
In puncto Sicherheit geht Stackfield weit über die Standards der DSGVO hinaus: Unter anderem erfolgt die Datenhaltung ausschließlich in deutschen Rechenzentren, die Datenverarbeitung ausschließlich auf EU-Servern. Als deutsches Unternehmen unterliegt Stackfield ausschließlich deutschem oder EU-Recht, der Cloud Act ist also nicht anwendbar. Außerdem ist Stackfield nach ISO 27001, 27017 und 27018 zertifiziert.

MS Teams

MS Teams eignet sich grundsätzlich für Teams und Unternehmen aller Größen. Kommunikation ist via Chats und über Kanäle möglich. Auch kannst Du Dein Team zu Videokonferenzen einladen und dabei Dateien teilen oder eine Präsentation einbinden. Eine aufgabenbezogene Kommunikation und Umfragen sind nicht möglich. Daten werden auf MS Teams nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Als US-Unternehmen unterliegt Microsoft dem Cloud Act und kann zur Herausgabe von Daten verpflichtet werden.

Zoom

Mit Zoom kannst Du Audio- und Videokonferenzen durchführen. Zur besseren Nachvollziehbarkeit lassen sich die auch aufzeichnen. Während eines Meetings steht Deinem Team eine Chat-Funktion zur Verfügung. Unabhängig von Meetings könnt ihr auch die Team Chat-Funktion nutzen. Auf Zoom kann optional eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktiviert werden. Das US-amerikanische Unternehmen unterliegt dem Cloud Act.

Slack

Slack ist ein reines Kommunikationstool. Jeder „Channel“ ist dort einem bestimmten Thema zugeordnet. Im Chat können sich Teammitglieder mit @-Zeichen direkt kontaktieren. Auch das Teilen von Terminen, Links und Dokumenten sowie das Erstellen von Umfragen ist möglich. Allerdings wirkt die Benutzeroberfläche bei vielen Channels etwas unübersichtlich. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gibt es nicht. Das Unternehmen gehört zu Salesforce mit Sitz in San Francisco und ist daher gegenüber US-amerikanischen Behörden auskunftspflichtig.

Asana

Mit Asana kommunizierst Du projekt- oder aufgabenbezogen oder Du versendest Nachrichten über die Inbox-Funktion. Für Videokonferenzen musst Du auf ein anderes Tool zurückgreifen und auch Umfragen kannst Du nicht mit Asana anlegen. Der ansonsten große Funktionsumfang des Projektmanagement-Tools erfordert etwas Erfahrung von Deinem Team – oder alternativ eine Schulung. Inhalte sind auf Asana nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Das US-amerikanische Unternehmen unterliegt dem Cloud Act.

Fazit: Kommunikationstools nutzen? Aber sicher!

Natürlich muss ein gutes Kommunikationstool für Dein Team benutzerfreundlich und übersichtlich sein. In datensensiblen Branchen wie Behörden, Versicherungen oder Pharma-Unternehmen muss die Software aber auch in puncto Sicherheit auf ganzer Linie überzeugen. Stackfield kann das – mit den wahrscheinlich höchsten Ansprüchen an den Datenschutz und völlig ohne Integrationen. Mit dem Kommunikationstool aus Deutschland darfst Du Dir sicher sein: Zugriff auf Deine Daten haben nur Du und Deine Organisation.