Warum Excel im Projektmanagement nur begrenzt hilfreich ist

In der Arbeitswelt ist es wie ein alter Bekannter, den Du schon lange kennst – Microsoft Excel. Das Tabellenkalkulationsprogramm ist ein Multitalent, das in vielen Bereichen genutzt wird. Egal, ob Du Deinen Urlaub planst oder in Deinem Unternehmen den Jahresabschluss erstellst, wenn schnell eine Tabelle gebraucht wird, ist Excel oft das Werkzeug der Wahl. Da liegt die Vermutung nahe, dass es sich auch für Dein Projektmanagement gut eignen könnte.

Doch das ist leider ein Trugschluss. Denn obwohl Excel ein leistungsstarkes Programm mit vielen Einsatzmöglichkeiten ist und sogar rudimentäre Aufgaben im Projektmanagement übernehmen kann, bleibt es hinter den Fähigkeiten eines professionellen Projektmanagement-Tools zurück.

Im folgenden Artikel zeigen wir Dir, welche Aufgaben Excel im Projektmanagement angehen kann, welche Probleme Du dabei haben kannst und wie Dir ein kompetentes Projektmanagement-Tool die Arbeit erleichtert.

Inhalt des Artikels:
• Wie funktioniert Projektmanagement mit Excel?
• Welche Probleme können dabei entstehen?
• Was sind die Vor- und Nachteile von Excel im Projektmanagement?
• Welche Alternative gibt es zu Excel im Projektmanagement?
• Fazit: Das richtige Werkzeug für die richtige Aufgabe

Wie funktioniert Projektmanagement mit Excel?

Das Du mit Excel kleinere Aufgaben und Projekte gut organisieren und darstellen kannst, ist kein Geheimnis. Das Programm kann hierbei hilfreich sein, besonders wenn Du eine schnelle Lösung suchst. Zudem gibt es zahlreiche Vorlagen im Internet zu finden, die Du einfach übernehmen kannst. Dazu gehören auch Vorlagen für Aufgaben im Projektmanagement, wie beispielsweise für Gantt-Charts, Aufgabenübersichten oder die Zeiterfassung.

Ob diese Vorlagen genau auf Deine Bedürfnisse abgestimmt sind, ist allerdings fraglich. Ob per Download oder von Hand, alleine schon die Anpassung der Struktur frisst Zeit und kostet Nerven – und die eigentliche Projektarbeit hat noch gar nicht begonnen.

Welche Probleme können dabei entstehen?

Sobald Projekte komplexer werden, stößt Excel schnell an seine Grenzen. Besonders bei umfangreichen Aufgabenlisten und parallelen Projekten verlierst Du leicht den Überblick. Es ist schwierig, eine klare Struktur zu behalten, und der Wechsel zwischen verschiedenen Tabellenblättern kostet Zeit. Und sobald Du mit weiteren Daten, wie beispielsweise Bildern oder Dokumenten, arbeiten musst, bist Du auf zusätzliche Tools angewiesen. Übersichtlich ist das nicht.

Hinzu kommt, dass Excel viele manuelle Eingaben erfordert. Jede kleine Änderung muss von Hand eingetragen werden, was zu einem erheblichen Mehraufwand führen kann. Das Risiko für Fehler und veraltete Informationen wächst, was am Ende die Qualität Deines gesamten Projektmanagements beeinträchtigen kann.

Was sind die Vor- und Nachteile von Excel im Projektmanagement?

Stärken von Excel im Projektmanagement

• Verfügbarkeit: Oft ist Excel bereits auf Deinem Arbeitsrechner verfügbar, sodass Du direkten Zugriff auf das Programm hast.
• Einfacher Einstieg: Die meisten kennen Excel schon, was die Einarbeitung beschleunigen kann.
• Flexibilität: Du kannst Tabellen nach Deinen Bedürfnissen gestalten, ohne an feste Vorgaben gebunden zu sein.
• Datenanalyse: Mit genügend Zeit und Know-how kannst Du Diagrammen und Formeln erstellen, um Deine Projekte gut zu analysieren und visualisieren.
• Anpassbarkeit: Du kannst Vorlagen erstellen oder herunterladen, die auf Deine Projekte zugeschnitten sind, und diese individuell darstellen.

Schwächen von Excel im Projektmanagement

• Mangel an Automatisierung: Viele Prozesse sind manuell und erfordern Deine regelmäßige Pflege. Das kostet unnötig Zeit und Ressourcen.
• Skalierbarkeit: Wenn Dein Projekt wächst, wird es schwierig, den Überblick zu behalten und alles sauber zu organisieren.
• Keine Echtzeit-Zusammenarbeit: Mehrere Personen gleichzeitig in einem Projekt in einer Datei arbeiten zu lassen, ist kompliziert und fehleranfällig.
• Mangel an Verschlüsselung: Ohne spezielle Sicherheitsmaßnahmen werden Daten in Excel-Dateien unverschlüsselt gespeichert. Das kann dazu führen, dass sensible Informationen ungeschützt sind.
• Datenverluste: Wenn eine Datei beschädigt wird oder verloren geht, sind alle Daten ohne Backup möglicherweise unwiederbringlich weg. Excel hat keine automatische Sicherungs- oder Backup-Funktion.

Welche Alternative gibt es zu Excel im Projektmanagement?

Wenn Du nach einer Alternative zu Excel im Projektmanagement suchst, wirst Du schnell feststellen, dass spezialisierte Tools klare Vorteile bieten. Gerade wenn Deine Projekte komplexer werden oder Du mit mehreren Personen zusammenarbeitest, kommst Du um ein professionelles Tool nicht herum. Eine Plattform wie Stackfield kann hier genau die Funktionalitäten bieten, die Du brauchst, um effizient und sicher zu arbeiten. Dazu gehören die folgenden Punkte:

Übersicht:
Während Excel bei großen Projekten schnell unübersichtlich wird, bieten professionelle Tools klare Dashboards und visuelle Darstellungen. Dank strukturiertem Zeitplan, übersichtlichem Kanban-Board und immer aktuellem Reporting fällt die Übersicht in Tools wie Stackfield leicht. So kannst Du den Fortschritt Deiner Projekte jederzeit im Blick behalten, ohne Dich durch lange Tabellen kämpfen zu müssen.

Datenschutz:
Professionelle Projektmanagement-Tools sind nicht nur DSGVO-konform und ISO-zertifiziert, sondern bieten zusätzlich integrierte Sicherheitsfunktionen, die Excel nicht hat. Dazu gehören (zumindest in Stackfield) Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups. Das gibt Dir die Sicherheit, dass Deine Daten jederzeit geschützt sind – vor allem, wenn Du mit sensiblen Informationen arbeitest.

Teamkommunikation:
Mit Excel ist es schwer, die Kommunikation innerhalb eines Projekts zentral zu steuern. In einem spezialisierten Tool wie Stackfield hast Du nicht nur Chat- und Kommentarfunktionen direkt integriert, sondern auch die Möglichkeit, Audio- und/oder Videokonferenzen direkt über das Tool abzuhalten. So bleiben alle auf dem Laufenden, und Informationen gehen nicht in E-Mails oder unübersichtlichen Dateien verloren.

Automatisierungen:
Eine gute Projektmanagement-Software nimmt Dir viele manuelle Aufgaben ab. So kannst Du beispielsweise in Stackfield einen Gantt-Chart erstellen, der sich automatisch an Terminänderungen anpasst und Dich vor Verzögerungen warnt. Automatisierte Benachrichtigungen, wiederkehrende Aufgaben oder Erinnerungen helfen Dir, nichts zu vergessen und den Fokus auf die wichtigen Dinge zu richten.

Benutzerverwaltung:
In Excel hast Du kaum Kontrolle darüber, welcher Nutzer welche Inhalte sehen und ändern darf. Mit einem professionellen Tool kannst Du Berechtigungen individuell anpassen und genau festlegen, wer welche Zugriffsrechte hat. So können auch Gastnutzer oder externe Personen einfach und sicher in die Projektarbeit einbezogen werden. Das schützt nicht nur Deine Daten, sondern sorgt zusätzlich für klare Verantwortlichkeiten.

Zeiterfassung:
Während Du in Excel Deine Arbeitszeit mühsam berechnen und händisch eintragen musst, ist in einer guten Projektmanagement-Software die Zeiterfassung bereits integriert. So kannst Du direkt nachverfolgen, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für seine Aufgaben und Projekten benötigt. Das erleichtert nicht nur die Planung, sondern auch die Auswertung der Arbeitsleistung.

Fazit: Das richtige Werkzeug für die richtige Aufgabe

Wenn Du ein Haus baust, brauchst Du nicht nur einen Hammer, und wenn Du ein Projekt verwaltest, brauchst Du mehr als nur ein Tabellenprogramm. Klar, ansatzweise kann ein Hammer ein paar der Arbeiten angehen und ist dabei vielleicht auch eine gute Wahl. Je komplexer die Herausforderungen aber werden, umso deutlicher merkt man, dass ein Werkzeugkasten vielleicht doch eine gute Idee ist.

Im Projektmanagement ist es ähnlich. Excel kann Aufgaben übernehmen, hilft Dir aber nur begrenzt. Wenn es richtig zur Sache geht, die Herausforderungen komplex wird und eine gute Übersicht Gold wert ist, dann braucht es ein professionelles Projektmanagement-Tool. Stackfield wurde von Grund auf für die komplexen Herausforderungen im Projektmanagement entwickelt und macht die Projektarbeit nicht nur effizienter, sondern dank der hohen Datenschutzstandards auch sicherer.