Mithilfe des Zeitplans kannst Du ganz einfach Projektpläne erstellen und optimieren, sowie den Fortschritt und die Gesamtdauer des Projekts im Blick behalten. Potentielle Engpässe sind auf einen Blick sichtbar und können rechtzeitig verhindert werden. Alle Beteiligten bleiben jederzeit auf dem neusten Stand und wissen, was wann zu tun ist.
Grundlagen zur Gantt-Ansicht
Bei der Gantt-Ansicht handelt es sich um ein Balkendiagramm, das häufig im Projektmanagement zum Einsatz kommt und alle Aufgaben in ihrem zeitlichen Verlauf und in ihrer Abhängigkeit zu anderen Aufgaben darstellt.
Das Diagramm hilft Dir dabei, alle Aufgaben in die richtige Reihenfolge zu bringen
Woraus besteht die Ansicht und was kann ich daraus ablesen?
Aufgabenliste: Die vertikale Achse des Diagramms bildet alle Aufgaben (bzw. Ereignisse oder auch Projektschritte) ab. Die angezeigten Aufgaben können über Filter eingegrenzt werden. Zudem kann links, unter anderem, der Aufgabenname als extra Spalte eingeblendet werden.
Blende Eckdaten, wie den Aufgabennamen, ein
Zeitleiste: Die horizontale Achse zeigt den zeitlichen Verlauf / die Zeitspanne des Projekts an. Die Gesamtprojektdauer lässt sich durch den Zeitpunkt der ersten und letzten Aufgabe ermitteln.
Der Zeitraum wird oben über die Zeitleiste abgebildet
Aufgaben-Balken: Innerhalb des Zeitplans werden alle Aufgaben nach Fälligkeitsdatum in Form von Balken visualisiert und angeordnet – d. h. sie werden "in die richtige Reihenfolge" gebracht. Du kannst den Titel der entsprechenden Aufgabe von dem Balken ablesen. Falls der Balken zu kurz für den Titel ist, kannst Du diesen per Mouseover einblenden. Die Balkenlänge zeigt je nach Länge (-> Fälligkeit "Von - Bis") die Bearbeitungsdauer der Aufgaben an. Die Farbe wird durch den Status bzw. den Raum bestimmt.
Aufgaben werden in Form von Balken abgebildet
Verantwortlichkeiten: Das Profilbild innerhalb eines Balken zeigt an, wer für die Aufgabe verantwortlich ist, also wem sie zugewiesen wurde. Ist kein Profilbild enthalten, gibt es noch keine verantwortliche Person.
Abhängigkeiten: Verbindungspfeile schreiben eine gewisse Reihenfolge für die Erledigung der Aufgaben vor. Sie zeigen an, welche Aufgaben von der Erledigung anderer Aufgaben abhängig sind. "Nachfolger" können also erst bearbeitet werden, wenn die "Vorgänger" zuvor erledigt wurden (siehe: Arbeiten mit Abhängigkeiten).
Meilensteine: Wichtige Ereignisse oder Zwischenschritte (sog. Meilensteine) werden akzentuiert als Raute dargestellt. Die Farbe der Meilensteine wird durch deren Status definiert: offene Meilensteine in pink und abgeschlossene Meilensteine in grün.
Dateline (rot): Die Dateline zeigt den aktuellen Zeitpunkt an und verläuft vertikal innerhalb des Diagramms.
Abhängigkeiten, Meilensteine und der aktuelle Zeitpunkt des Projekts sind im Zeitplan klar ersichtlich
Was bedeuten die Farben der Aufgaben?
Im Raum:
Die Farben der Aufgaben im Gantt-Diagramm variieren je nach Status der Aufgabe. Erledigte Aufgaben werden beispielsweise in der Farbe grün angezeigt. In den Aufgabenkarten* können Status und damit auch Farbe der Aufgabe geändert werden.
Im Raum ist die Farbe der Aufgabe abhängig von deren Status
*Tipp: Mit einem Links-Doppelklick auf einen Aufgabenbalken kannst Du die entsprechende Aufgabenkarte in der Gantt-Ansicht öffnen.
In den Berichten:
In den Berichten dagegen beziehen sich die Farben der Aufgaben auf die Räume aus denen sie stammen bzw. auf die Raumgruppe, zu welcher dieser Raum gehört (die Farbe einer Raumgruppe wird immer an dessen Räume vererbt).
In den Berichten werden Aufgaben aus dem selben Raum in der selben Farbe angezeigt
Aktivierung der Gantt-Ansicht und Voraussetzungen
- Vergewissere Dich, dass für den Raum, in dem Du die Gantt-Ansicht nutzen möchest, auch das Modul Aufgaben aktiv ist.*
- Öffne die Raumeinstellungen (z. B. über einen Klick auf den Raum-Namen).
- Wechsle in den Reiter Module.
- Aktiviere das Modul Zeitplan.
Aktivierte Module, um das Gantt-Diagramm zu nutzen
Wie arbeite ich mit Aufgaben im Gantt-Diagramm?
Tipp: Erstelle neue Aufgaben direkt im Zeitplan über die blaue Plus-Schaltfläche oben rechts.
Aufgaben datieren
Schaffe Dir vor dem Datieren der Aufgaben einen genauen Überblick über die exakte Reihenfolge, in der die Aufgaben (und Meilensteine) abgearbeitet werden sollen und mache dir eingehend Gedanken über die notwendige Bearbeitungszeit der einzelnen Aufgaben.
Das Modul Zeitplan macht die Fristsetzung der einzelnen Elemente noch einfacher. Dort lassen sie sich per Drag and Drop zum entsprechenden Fälligkeitsdatum oder -zeitraum verschieben. Die Dauer der Aufgaben wird ähnlich angepasst, indem die einzelnen Aufgaben-Balken in die Länge gezogen oder verkürzt werden.
Aufgaben per Drag and Drop datieren
Wo sind Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum zu finden?
In der Gantt-Ansicht selbst werden Dir lediglich jene Aufgaben bzw. Meilensteine angezeigt, zu denen Fälligkeitstermine hinterlegt wurden.
Über das Kalender-Icon im oberen Bereich der Ansicht können "ungeplante Aufgaben" und Meilensteine – also jene, zu denen noch kein Fälligkeitsdatum hinterlegt wurde – angezeigt werden. Mit einem Klick auf "+ Hinzufügen", erscheint die Aufgabe in der Gantt-Ansicht. Dort kann sie, wie alle anderen Aufgaben, per Drag and Drop zum richtigen Zeitpunkt verschoben und in ihrer Dauer angepasst werden.
Ungeplante Aufgaben über das Kalender-Icon hinzufügen
Automatische Planung und Kritischer Pfad
Werden mehrere Projekte gleichzeitig abgewickelt, kann das Aufgaben- und Zeitmanagement schnell aus den Fugen geraten. Lass Dir deswegen von den Funktionen "Automatische Planung" und "Kritischer Pfad" unter die Arme greifen.
Automatische Planung
Ist die "Automatische Planung" im Zeitplan-Modul aktiviert, so werden bei Änderungen an Fälligkeitsdaten auch alle Nachfolger aktualisiert. D. h. sobald Du eine Aufgabe verschiebst, werden alle von ihr abhängigen Aufgaben auf das nächste frühestmögliche Datum verschoben.
Dabei werden nur Werktage berücksichtigt: Fällt der Start einer "Von-Bis"-Aufgabe auf einen Werktag und das Ende auf ein Wochenende, so wird der Zeitraum vergrößert und das Ende auf einen Werktag geschoben. Falls eine Aufgabe komplett auf ein Wochenende fallen sollte, wird sie direkt auf den folgenden Montag verlegt.
Achtung: Für Meilensteine ist kein "Arbeitstag" angedacht. Aufgrund dessen können durch die Verschiebung mehrere Meilensteine auf einem Tag landen. Falls Du für einen Meilenstein Arbeitsschritte eingeplant hast, erstelle dafür eine eigene Aufgabe.
Um die "Automatische Planung" im Zeitplan-Modul zu aktivieren, klicke auf die grüne Schaltfläche mit dem runden Pfeil ("Automatische Planung" bei Mouseover). Ab jetzt werde alle Änderungen berücksichtigt und lösen, falls notwendig, eine automatische Verschiebung aus.
Das Fälligkeitsdatum einer Nachfolger-Aufgabe orientiert sich am Enddatum des Vorgängers
Kritischer Pfad
Der "Kritische Pfad" macht Aufgaben ohne Puffer-Zeitraum auf einen Blick für Dich ersichtlich. Alle Aufgaben (eine oder mehrere), die eine Verzögerung des Projekts auslösen bzw. den Erfolg des Projekts gefährden könnten werden inkl. Abhängigkeiten rot markiert. Bei jeder Änderung wird der kritische Pfad neu berechnet. Achte vor allem bei rot markierten Aufgaben darauf das Fälligkeitsdatum einzuhalten.
Um den "Kritischen Pfad" im Zeitplan-Modul zu aktivieren, klicke auf die grüne Schaltfläche mit den zwei Pfeilen ("Kritischer Pfad" bei Mouseover). Der kritische Pfad wird jetzt rot abgebildet.
Kritische Aufgaben und Abhängigkeiten werden rot abgebildet
Mit Abhängigkeiten arbeiten
Aufgabenabhängigkeiten fungieren als Bindeglied zwischen einzelnen oder mehreren Aufgaben (bzw. Meilensteinen). Sie sollen sicher stellen, dass Zusammenhänge berücksichtigt werden und darauf hinweisen, welche Auswirkungen Änderungen am Zeitplan haben werden.
Aufgaben müssen abgeschlossen werden, damit von ihnen abhängige Aufgaben angefangen werden können. Verzögert sich eine Aufgabe, von deren Fertigstellung andere Aufgaben abhängig sind, so werden sich auch diese verzögern.
Abhängigkeiten schaffen
Um eine Abhängigkeit zwischen zwei Aufgaben herzustellen, öffne das Modul Zeitplan und ziehe eine Abhängigkeitsverknüpfung vom Verknüpfungspunkt (bei Mouse-Over sichtbar) der Vorgängeraufgabe zum Verknüpfungspunkt der Nachfolgeraufgabe.
Abhängigkeiten per Drag and Drop herstellen
Bei der Aufgabe, von der der Abhängigkeitspfeil wegführt, handelt es sich um die Vorgängeraufgabe, d. h. sie muss als erstes erledigt werden. Die Aufgabe, zu der der Pfeil hinführt, ist die Nachfolgeraufgabe.
Alternativ können Abhängigkeiten auch über die Nachfolgeraufgabe selber hergestellt werden. Öffne hierzu die entsprechende Aufgabe und klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts. Wähle nun die Option "Abhängigkeit hinzufügen" aus und klicke in der Suchmaske auf die entsprechende Vorgängeraufgabe.
Tipp: Aufgaben kannst Du über den entsprechenden Balken im Zeitplan, die Karte im Aufgabenmodul oder das Feld im Kalender öffnen.
Abhängigkeiten einsehen
Von welchen Aufgaben eine gewisse Aufgabe abhängig ist, siehst Du direkt in der Gantt-Ansicht im Modul Zeitplan.
Außerdem werden alle Abhängigkeiten im Kopfbereich der einzelnen Nachfolgeraufgaben angezeigt.
Abhängigkeiten in Aufgaben einsehen
Abhängigkeiten auflösen
Du kannst entweder einzelne Abhängigkeiten entfernen oder (sofern mehrere Abhängigkeiten bestehen) alle Abhängigkeiten einer Nachfolgeraufgabe zu ihren Vorgängeraufgaben gesammelt lösen.
Einzelne Abhängigkeit lösen
Im Modul Zeitplan können Abhängigkeiten mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Aufgabe / Abhängigkeitsverknüpfung und der Auswahl der Option "Abhängigkeit löschen" gelöst werden.
Einzelne Aufgaben im Diagramm lösen
Alternativ kannst Du eine Abhängigkeit auch in der Aufgabe selber entfernen. Öffne hierfür die entsprechende Aufgabenkarte der Nachfolgeraufgabe. Jetzt stehen dir zwei Optionen zur Verfügung:
- Im Kopf der Karte werden alle Abhängigkeiten aufgelistet. Klicke einfach bei der entsprechenden Abhängigkeit auf "Abhängigkeit entfernen".
- Klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) und wähle die Option "Abhängigkeiten ändern" aus. Bestehende Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben werden dir nun in einer Auflistung blau hinterlegt angezeigt. Klicke nun auf die zu lösende Abhängigkeit.
Abhängigkeit einzeln in der Aufgabe lösen
Alle Abhängigkeiten gesammelt lösen
Im Modul Zeitplan können Abhängigkeiten mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Nachfolgeraufgabe und der Auswahl der Option "Alle Abhängigkeiten löschen" gelöst werden.
Alle Abhängigkeiten einer Aufgabe gesammelt im Diagramm lösen
Alternativ können mehrere Abhängigkeiten auch gesammelt in der Aufgabenkarte gelöst werden. Klicke hierzu lediglich auf die entsprechende Nachfolgeraufgabe und anschließend auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts. Wähle nun "Abhängigkeit ändern" aus und klicke mit einem Doppelklick auf die Option "Keine Abhängigkeit" in der Liste. Bestätige deine Auswahl zum Schluss nur noch mit einem Klick auf "Abhängigkeit speichern".
Abhängigkeiten gesammelt in der Aufgabe lösen
Aufgaben mit Abhängigkeiten abschließen
Grundlage: Statuswechsel der Aufgabe
Natürlich sollten alle Aufgaben im Projektverlauf auch entsprechend der festgelegten Reihenfolge und unter Berücksichtigung ihrer Abhängigkeiten abgeschlossen werden. Aus diesem Grund erhalten Nutzer einen Warnhinweis, wenn sie versuchen, Nachfolgeraufgaben vor ihren Vorgängeraufgaben abzuschließen.
Mit Meilensteinen arbeiten
Erstellen / Umwandeln von Meilensteinen
Zur Erstellung von Meilensteinen hast Du zwei Optionen:
1. Einen neuen Meilenstein erstellen
Klicke einfach auf das Plus-Symbol im Modul Zeitplan und wähle anschließend die Option "Meilenstein hinzufügen".
Einen neuen Meilenstein im Zeitplan Modul hinzufügen
2. Eine bestehende Aufgabe in einen Meilenstein umwandeln
Öffne in der Gantt-Ansicht mit einem Rechtsklick auf die entsprechende Aufgabe alle verfügbaren Optionen und wähle "Als Meilenstein markieren" aus.
Aufgaben als Meilensteine markieren (im Diagramm)
Alternativ kann eine Aufgabe auch im Aufgabenmodul umgewandelt werden. Klicke per Rechtsklick auf die Aufgabe und fahre mit der Maus über die Option "Meilenstein", um sie mit einem Klick auf "Ja" umzuwandeln. Du kannst die Aufgabe auch öffnen und die Option "Als Meilenstein markieren" über die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts auswählen.
Aufgabe als Meilenstein markieren (in der Aufgabenkarte)
Entfernen eines Meilenstein-Status
Um den Meilenstein-Status direkt in der Gantt-Ansicht zu entfernen, klicke mit einem Rechtsklick auf den entsprechenden Meilenstein und wähle die Option "Als Meilenstein markieren" ab. Der grüne Haken verschwindet nun und der Meilenstein wird wieder zu einer regulären Aufgabe.
Meilenstein-Status im Diagramm entfernen
Alternativ kann der Meilenstein-Status auch direkt in der Aufgabenkarte entfernt werden. Öffne hierzu die entsprechende Aufgabenkarte und klicke auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts. Jetzt kannst Du die Option "Als Meilenstein markieren" abwählen und damit den Meilenstein-Status rückgängig machen.
Meilensteinstatus in der Aufgabenkarte entfernen
Die Gantt-Ansicht anpassen und filtern
Das fertige Gantt-Diagramm gibt Aufschluss über die Gesamtdauer des Projekts. Je umfangreicher das Projekt, desto ausgedehnter die Ansicht. Aus diesem Grund helfen Dir einige Funktionen, die Ansicht so übersichtlich wie möglich zu halten.
In der Übersicht des Zeitplans kannst Du:
- mithilfe eines Links-Doppelklicks eine Aufgabe öffnen,
- mithilfe eines Rechtsklicks einen Meilenstein markieren und löschen,
- durch Drag and Drop Positionen verschieben und damit Zeiträume verändern und
- durch Ziehen am jeweiligen Ende einer Aufgabe dessen Zeitraum verlängern bzw. verkürzen.
Anpassung der Zeiteinheiten des Abbildungszeitraums
Mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche im Kopf der Ansicht, kannst Du zwischen Wochen-, Monats- oder Jahresansicht wechseln.
Achtung: Aufgrund der komprimierten Darstellung erfolgt bei Einstellung der Monats- oder Jahresansicht eine Sicherheitsabfrage beim Verschieben von Aufgaben. So wird verhindert, dass Elemente versehentlich zum falschen Zeitpunkt verschoben werden.
Wechsle zwischen Wochen-, Monats- und Jahresansicht.
Anpassung des abgebildeten Zeitraums
Mithilfe der Scroll-Balken am unteren und rechten Ende der Ansicht, lässt sich diese zum gewünschten Projektabschnitt manövrieren. Dabei bestimmen die Start- und Enddaten weiterhin die jeweiligen Grenzen der Projektvorschau, d. h. ein Verschieben der Ansicht nach links oder rechts ist nur bis hin zum ersten oder letzten Element (siehe: Fälligkeit der Aufgabe / des Meilensteins) in der Ansicht möglich.
Eingrenzung durch Filteroptionen
Öffne die Filteroptionen über einen Klick auf die Schaltfläche "Filter".
Filteroptionen öffnen
Die Aufgabenliste an der linken vertikalen Achse liefert die wichtigsten Eckdaten zu den jeweiligen Aufgaben. Hierzu zählen der Aufgabenname, das Start- und Enddatum sowie die Dauer. Unter "Zeitplan Spalten" im oberen Bereich der Filteroptionen lässt sich die Aufgabenliste mithilfe des Reglers (de-)aktivieren. Unter "Spalten" kannst Du die Eckdaten, die in der Aufgabenliste angezeigt werden, beliebig einschränken und wieder erweitern.
Aufgabenliste anpassen
Direkt darunter befindet sich der Filter "Sortieren nach" mit welchem die Reihenfolge innerhalb der Ansicht bestimmt werden kann.
Sortiere die Ansicht zum Beispiel nach "Startdatum"
Ist eine Gruppierung (nach Status oder benutzerdefinierten Feldern vom Typ "Benutzer" bzw. "Auswahlliste") eingestellt, findet die Sortierung innerhalb der Gruppen statt.
Bei aktivierter Gruppierung wird in den Gruppen sortiert
Tipp: Aktiviere die Aufgabenliste (abgebildet auf der linken Seite) über den "Zeitplan Spalten"-Regler in den Filteroptionen, um die einzelnen Gruppen besser visualisieren zu können.
Schlussendlich kannst Du die Ansicht anhand verschiedener Kriterien einschränken. Hierzu zählt das Abbildungsjahr, die verschiedenen Statusoptionen und hinterlegte Mitglieder-Zuweisungen.
Ansicht mithilfe von Filtern einschränken
Weitere Funktionen