Bei Terminen gibt es die Möglichkeit auch Teilnehmer einzuladen, die nicht Mitglieder Ihrer Organisation in Stackfield sind. Diese sogenannten E-Mail-Teilnehmer können Einladungen zu Terminen per E-Mail erhalten, haben allerdings keinen Zugriff auf die Organisation und deren Inhalte. Der Empfänger benötigt für die Rückmeldung auf einen Termin keinen Stackfield-Account.
Was sehen E-Mail-Teilnehmer?
Alle E-Mail-Teilnehmer erhalten eine E-Mail von Stackfield, über welche sie zu dem Termin eingeladen werden und direkt zu- oder absagen können. Falls der Termin zusätzlich einen Konferenzlink enthält, kann dieser über die E-Mail aufgerufen und der Konferenz zum entsprechenden Zeitpunkt beigetreten werden. Über eine angehängte Datei kann der Termin zum Kalender hinzugefügt werden.
E-Mail-Einladung zu einem Termin in Stackfield
Tipp: Hinterlege eine persönliche Nachricht und die zu besprechenden Inhalte in der Agenda des Termins, um sie der automatisierten E-Mail hinzuzufügen.
Wie können E-Mail-Teilnehmer zu einem Termin hinzugefügt werden?
E-Mail-Teilnehmer kannst Du wie Mitglieder der Organisation auch im geöffneten Termin hinzufügen. Klicke hierfür auf die "Plus"-Schaltfläche unter Teilnehmer und anschließend auf den Reiter E-Mail-Teilnehmer. Hier kann jetzt entweder nach einem bereits angelegten E-Mail-Teilnehmer gesucht werden (über die E-Mail-Adresse oder den Anzeigenamen) oder ein neuer E-Mail-Teilnehmer angelegt werden. Die gewünschte Person kann über das Setzen eines Häkchens hinzugefügt werden. Falls Dir dies nicht gestattet wird, erhältst Du an dieser Stelle einen Hinweis.
E-Mail-Teilnehmer zu einem Termin hinzufügen
Handlungsmöglichkeiten für Admins
Überblick und Verwaltung über alle E-Mail-Teilnehmer
In den Organisationseinstellungen erhält der Admin der Organisation im Reiter E-Mail-Teilnehmer einen Überblick über alle E-Mail-Teilnehmer der Organisation und kann diese verwalten. Über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: "Drei Punkte") neben dem jeweiligen Namen können sie entfernt, blockiert oder deren Anzeigenamen geändert werden.
Überblick über alle E-Mail-Teilnehmer in den Organisationseinstellungen
Wer darf E-Mail-Teilnehmer hinzufügen?
In den Organisationseinstellungen kann im Reiter Berechtigungen unter Hinzufügen von Personen festgelegt werden, ob und wer E-Mail-Teilnehmer zu Terminen hinzufügen darf (Optionen: Admins & Mitglieder / Admins / Niemand).
Wer darf E-Mail-Teilnehmer zu Terminen hinzufügen?
Informationsumfang der E-Mails bestimmen
Im Reiter Einstellungen der Organisationseinstellungen kann zudem bestimmt werden, ob Daten in E-Mail-Benachrichtigungen nach "Außen" weitergegeben werden dürfen.
Dürfen Daten in E-Mail-Benachrichtigungen versendet werden?