In Stackfield kannst Du Whiteboards nutzen, um Inhalte, Ideen und Informationen mithilfe von verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten aufzubereiten und anschaulich darzustellen.
Lesetipp: Die Whiteboards sind da!
Mögliche Anwendungsfälle für Whiteboards:
- Flowcharts / Prozesse
- Moodboards
- Präsentationen
- Roadmaps
- Concept Maps
Erstellen eines Whiteboards
Im Modul Whiteboards kann mit einem Klick auf die blaue Plus-Schaltfläche oben rechts ein Whiteboard entweder komplett neu oder aus einer Vorlage heraus erstellt werden. Mit Klick auf den Platzhalter "Ohne Titel" links oben kannst Du Dein Whiteboard benennen und den Titel jederzeit ändern. Um Duplikate zu vermeiden, nutze die Modulsuche (Symbol: Lupe, links oben).
Klicke auf das blaue Plus-Icon, um ein neues Whiteboard zu erstellen
Alternativ können Whiteboards auch über die folgenden Module bzw. Bereiche erstellt werden:
- Modul Kommunikation: Klicke auf das Plus-Symbol links neben dem Texteingabefeld und wähle anschließend die Option "Whiteboards" um ein neues Whiteboard zu erstellen.
- Seitenleiste: Ein neues Whiteboard kann auch über die Seitenleiste mit Klick auf die Schaltfläche "+ Neu hinzufügen" erstellt werden. Dabei wird das Whiteboard standardmäßig in dem Raum erstellt, in welchem Du dich zuletzt aufgehalten hast.
- Globale Suche: Über das Controlcenter der globalen Suche kannst Du durch Stackfield navigieren, Moduleinträge, wie das Whiteboard, erstellen und vieles mehr.
Wie kann ich Whiteboards mit Inhalt füllen?
In einem neu erstellten bzw. zur Bearbeitung ("Dieses Whiteboard bearbeiten") geöffneten Whiteboard hast Du verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten. Je nach Anwendungsfall kannst Du mithilfe der Toolbar Formen, Bilder oder Texte einfügen und durch Pfeile verbinden. Per Mouseover über die einzelnen Symbole in der Toolbar werden Dir die jeweiligen Funktionen der einzelnen Optionen eingeblendet. Nachfolgend werden die einzelnen Optionen erklärt.
Hinweis: Whiteboardinhalte lassen sich nur im Bearbeitungsmodus bearbeiten, also mit Klick auf "Dieses Whiteboard bearbeiten". Befindest Du Dich im Bearbeitungsmodus, wandelt sich diese Schaltfläche dann zu den Speicher-Buttons um.
Geöffnetes Whiteboard mit Flowchart als Beispiel
Ansicht im geöffneten Whiteboard anpassen
Wenn Du ein neues Whiteboard öffnest, erscheint zunächst eine weiße Fläche, eine Toolbar auf der linken Seite sowie eine Zoom-Schaltfläche unten links. Über die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) oben rechts kannst Du zur Orientierung ein Raster ein- oder ausblenden. Mit Klick auf "Raster anzeigen" erscheint ein grünes Häkchen. Die Funktion ist nun aktiv und das Raster wird auf dem Whiteboard angezeigt. Klickst Du erneut auf diese Option, wird diese aufgehoben und das Raster entfernt. Außerdem findest Du hier auch die Option "Am Raster ausrichten", mit deren Hilfe Du Deine Inhalte gerade ausrichten kannst.
Raster ein- oder ausblenden und Zoom anwenden
Über die Zoom-Schaltfläche kannst Du die Ansicht vergrößern und verkleinern sowie in den Vollbildmodus wechseln. Mit Klick auf den Pfeil neben der Prozentzahl erscheint ein Dropdown-Menü mit verschiedenen Vergrößerungsstufen zwischen 50% und 300% (Höchstgrenze). Außerdem kannst Du das Whiteboard an Deine Inhalte ("An Inhalt anpassen") oder Deine Inhalte an die Breite des Whiteboards ("An Breite anpassen") anpassen. Setzt Du ein grünes Häkchen bei jeweils einer der beiden unteren Optionen, geschieht das automatisch. Mit Klick auf "Vollbild" (Symbol: diagonale Pfeile) wechselst Du in den Vollbildmodus und durch erneutes Klicken beendest Du diesen wieder.
Tipp: Hältst Du Strg / Cmd gedrückt und scrollst gleichzeitig mit Deiner Maus, kannst Du individuelle Zoom-Stufen einstellen und Deine Ansicht sogar bis auf 5% verkleinern.
Elemente einfügen und bearbeiten
Im Whiteboards stehen Dir die folgenden Elemente / Funktionen zur Verfügung und können wie folgt eingefügt bzw. angewandt werden:
Alle Elemente im Whiteboard
- Formen (Symbol: Quadrat): Wählst Du diese Option, erscheint ein weiteres Auswahlfenster, aus dem Du eine Form auswählen und diese mit Klick auf das Whiteboard einfügen kannst.
- Textfelder (Symbol: Aa): Nachdem Du diese Option ausgewählt hast, kannst Du mit einem Klick auf das Whiteboard ein Textfeld einfügen.
- Sticky Notes (Symbol: Haftnotiz): Wählst Du diese Option, erscheint ein weiteres Auswahlfenster und Du kannst aus verschiedenfarbigen Sticky Notes auswählen. Klicke anschließend auf das Whiteboard und das Element wird eingefügt.
- Bilder (Bildsymbol): Mit Klick auf diese Option kannst Du auswählen, ob Du ein Bild von Deinem "Computer", "Aus diesem Whiteboard" oder "Aus diesem Raum" einfügen möchtest.
- Zeichenfunktion (Stiftsymbol): Mit Auswahl dieser Funktion erscheint ein weiteres Fenster, in dem Du die Linienstärke und Farbe auswählen kannst. Anstelle des Mauszeigers erscheint nun ein Stift, mit dem Du auf dem Whiteboard malen kannst.
- Verbindungspfeile: Nach dem Einfügen eines Elements erscheinen die Verbindungspfeile automatisch, sobald Du einen der grünen Formatierungspunkte auswählst und den Mauszeiger zur Seite ziehst. Die Richtung des Pfeils kannst Du durch Ziehen (nach oben, unten oder geradeaus) beeinflussen. Löst Du den Linksklick, erscheint ein Auswahlfenster, aus dem Du eine weitere Form auswählen kannst, die dann am Ende des Verbindungspfeils eingefügt wird. (Erstelle so z. B. Flowcharts.) Auch bereits bestehende Elemente kannst Du so miteinander verknüpfen. (Tipp: Verbindungspfeile können mit Doppelklick darauf auch beschriftet werden.)
Elemente miteinander verbinden
Auswählen / Platzieren
Sobald Du ein Element eingefügt hast, kannst Du es durch einen einfachen Linksklick darauf erneut auswählen und überall im Whiteboard platzieren. Du kannst es anhand der erscheinenden zusätzlichen Toolbar weiter bearbeiten oder die Größe des Elements anpassen. (Hinweis: Um Zeichnungen auswählen und weiter bearbeiten zu können, muss zuerst das Auswahlfenster mit Klick auf das "X" geschlossen werden oder das Maus-Symbol in der Toolbar ausgewählt werden.)
Tipp: Du kannst auch mehrere Elemente gemeinsam innerhalb des Whiteboards verschieben und bearbeiten. Halte dazu die linke Maustaste gedrückt und bewege die Maus über die jeweiligen Elemente, die Du markieren möchtest oder markiere alle auf dem Whiteboard befindlichen Elemente mit der Tastenkombination Strg + A (bzw. Cmd + A ). Der blaue Formatierungsrahmen umschließt dann alle markierten Elemente.
Größe / Höhe / Breite verändern
Klickst Du ein Element an, erscheint ein blauer Formatierungsrahmen mit dem Du alle Elemente anhand der mittleren Punkte höher / niedriger oder breiter / schmaler ziehen kannst oder das gesamte Element anhand der Eckpunkte vergrößern / verkleinern kannst.
Größe eines Elements verändern
Weitere Bearbeitungsfunktionen
Zur weiteren Bearbeitung erscheint beim Einfügen von Elementen (z. B. Formen) oder mit Rechtsklick darauf jeweils eine zusätzliche Toolbar mit verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten. Durch Mouseover über die einzelnen Optionen erscheint eine Erklärung zur jeweiligen Funktion.
Text einfügen / (Schrift-)Formatierung / Farbgestaltung
Alle Elemente (außer Zeichnungen) können außerdem mit Doppelklick auf das jeweilige Element mit Text gefüllt bzw. beschriftet werden. Bei allen Elementen, die mit Text gefüllt werden können, also Formen, Textfelder, Sticky Notes, Bilder und Verbindungspfeile, kann sowohl die Schrift formatiert, d. h. Schriftart und -größe (Dropdown-Menüs), fett (Symbol: B), kursiv (Symbol: I) und unterstrichen (Symbol: U), als auch die jeweilige Textfarbe (Symbol: A) verändert werden. Bei Formen können z. B. außerdem die Linienfarbe (Symbol: unterstrichener Kreis) und die Füllfarbe (Symbol: Farbeimer) angepasst werden.
Über die zusätzliche Toolbar kannst Du z. B. die Füllfarbe ändern
Elemente in den Vorder- / Hintergrund rücken
Einzelne Elemente können über die jeweilige Funktion in der Toolbar oder mit Rechtsklick auf ein Element in den Vorder- oder Hintergrund (Symbole: sich überlappende Quadrate) gerückt werden.
Elemente in den Vorder- / Hintergrund rücken
Elemente sperren / entsperren
Mit der Option "Sperren" (Symbol: geschlossenes Schloss) in der Toolbar kannst Du Elemente auch an einer Stelle im Whiteboard fixieren, damit sie an der festgelegten Position bleiben und nicht mehr verschoben oder bearbeitet werden können. Beim Anklicken gesperrter Elemente erkennt man diese auch an den "x" in den Ecken. Um das Element wieder verschieben / bearbeiten zu können, klicke auf "Entsperren" (Symbol: geöffnetes Schloss). Auch mit Rechtsklick erscheint die Option "Sperren" und nach Auswahl und durch erneuten Rechtklick erscheint die Option "Entsperren".
Gesperrte Elemente anzeigen und entsperren
Übersicht der Bearbeitungsmöglichkeiten
Hier eine kurze Zusammenfassung dazu, welches Element wie bearbeitet werden kann:
Übersicht Bearbeitungsmöglichkeiten
Entfernen / Rückgängig machen / Wiederherstellen
Mit den beiden Pfeilen in der linken Toolbar können vorherige Eingaben und Formatierungen rückgängig gemacht oder wiederhergestellt werden. Ein ausgewähltes oder markiertes Objekt kann auch mit der Entf-Taste (bzw. Fn-Taste und Backspace-Taste) gelöscht werden.
Wie kann ich gemeinsam an Whiteboards arbeiten?
Wenn ein konkreter Workflow abgebildet werden soll (d. h. wer soll wann was tun), dann empfiehlt es sich mit Aufgaben zu arbeiten und auf das entsprechende Whiteboard zu verweisen.
Gerade wenn mehrere Personen an der Erstellung eines Konzepts oder einer Präsentation beteiligt sind oder Du mit Deinem Team Ideen austauschen möchtest (z. B. in einem Moodboard), empfiehlt sich die Nutzung von Whiteboards. Zum Brainstorming mit Deinem Team kann über die Bildschirmübertragung in einer Konferenz gemeinsam mit einem Whiteboard gearbeitet werden (siehe: Versionierung).
Status
In der oberen rechten Ecke eines geöffneten Whiteboards befindet sich der Status (farbiges Kreis-Symbol, links neben "Kommentare"). Damit Deine Kollegen wissen wie der aktuelle Stand ist, sollte dieser stets angepasst werden. Folgende Status sind verfügbar: Zurückgestellt (Rot), In Bearbeitung (Blau), Zur Abnahme (Gelb) und Final (Grün).
Status des Whiteboards
Tipp: In der Übersicht können zu jedem Bearbeitungsstatus auch Ansichten mittels Filter erstellt werden, sodass z. B. nur finale Whiteboards angezeigt werden. In der Listenansicht kann zudem auch der Status als Spalte eingeblendet werden.
Entwurf
Sobald Du ein Whiteboard zur Bearbeitung geöffnet hast, erscheinen oben rechts zwei Auswahlmöglichkeiten: "Als Entwurf speichern" und "Neue Version speichern". Möchtest Du Deine Änderungen speichern, aber noch keine neue Version des Whiteboards erstellen, speichere es als Entwurf ab. Mit Klick auf "Schließen", wirst Du gefragt, ob Du Deine Änderungen als Entwurf speichern möchtest. Wählst Du "Speichern" aus, wird der Entwurf gespeichert. Dieser überschreibt ein Whiteboard nicht sofort und der Inhalt ist nur für den Ersteller im Raum und in Meine Woche sichtbar.
Mit der Auswahl "Nein" wird der Entwurf verworfen und Deine Änderungen gehen verloren. Ein Entwurf kann auch mit Klick auf die Mehr-Schaltfläche (Symbol: drei Punkte) und die Auswahl "Löschen" gelöscht werden. Als Hinweis auf eine aktuelle Bearbeitung werden eigene Entwürfe mit einem orangenen Label und fremde Entwürfe mit einem grauen Label gekennzeichnet. Speichert eine andere Person ein Whiteboard neu ab, kann noch auf die jeweiligen davor gespeicherten Versionen zugegriffen und diese bei Bedarf wiederhergestellt werden.
Hinweise auf Existenz eines Entwurfs
Versionierung
Ein geöffnetes und in Bearbeitung ("Dieses Whiteboard bearbeiten") befindliches Whiteboard, bzw. ein Entwurf, kann mit der Option "Neue Version speichern" auf den aktuellsten Stand gebracht werden.
Wenn eine neue Version gespeichert wurde, wird im Kommentarbereich ein Vermerk dazu hinterlegt. In der linken oberen Ecke ist die Versionsnummer vermerkt. Mit einem Klick darauf öffnet sich eine Liste mit allen Versionen. Die gewünschte Version kann dann ganz einfach ausgewählt und betrachtet werden. Mit Klick auf die einzelnen Versionen, wird links neben der Versionsnummer außerdem das Profilbild und mit Klick darauf das Profil der Person angezeigt, die die jeweilige Version erstellt halt.
Zwischen verschiedenen Versionen wechseln
Kommentare, Verlauf und Anhänge
Die Kommentarfunktion kann im geöffneten Whiteboard über einen Klick auf das Sprechblasen-Symbol in der rechten oberen Ecke angezeigt werden. Auf der rechten Seite öffnet sich anschließend der Kommentarbereich. Über das Texteingabefeld können hier Kommentare hinterlassen werden, durch eine @-Erwähnung können Nutzer direkt angesprochen / etwas gefragt und mittels Link oder #-Erwähnung auf andere Elemente hingewiesen werden. Über das Büroklammer-Symbol können zudem auch Dateien angehängt werden.
Der Kommentarbereich im Whiteboard
Alle Aktivitäten können über die Schaltfläche "Verlauf anzeigen" / "Verlauf ausblenden" aus- bzw. eingeklappt werden. Jeder Upload einer neuen Version fügt einen Kommentar als Vermerk der Änderung hinzu. Hierdurch ist stets ersichtlich auf welche Version sich ein Kommentar bezieht.
Wie kann ich die Darstellung gestalten?
Im Modul Whiteboards können alle Whiteboards als Liste oder Karten für alle befugten Mitglieder sichtbar visualisiert werden und z. B. auch Ordner angelegt werden.
Möglichkeiten:
Die jeweilige Ansicht kann den eigenen Anforderungen entsprechend abgeändert und gespeichert werden (Stichwort: Filter). Manchmal muss die Ansicht auch aktualisiert werden (Benachrichtigungen im Raum).
Liste
Ändere die Darstellung im Modul rechts oben (unterhalb der Navigationsleiste, zwischen Filter und Plus-Symbol) durch die Schaltfläche "Liste". In der Liste wird standardmäßig nur der Titel angezeigt. Es können aber auch noch weitere Informationen (wie z. B. Labels) über die "MEHR"-Schaltfläche in der Übersicht oder in der "Spalten"-Liste des Filters eingeblendet werden.
Darstellung der Whiteboards in einer Liste
Karten
Die Darstellung kann im Modul rechts oben (unterhalb der Navigationsleiste, zwischen Filter und Plus-Symbol) durch die Schaltfläche "Karten" geändert werden.
Darstellung der Whiteboards als Karten in einem Board
Weitere Funktionen
Handlungsmöglichkeiten für Admins
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