Kommunikationskanäle und deren Verfügbarkeit
Der Bereich "Direkte Nachrichten" dient der Kommunikation abseits der Räume. Unterhaltungen, die keinem der raumspezifischen Team-Chats zugeordnet werden können und jene, die nicht zwischen allen Mitgliedern eines Raums geführt werden sollen, finden hier einen entsprechenden Kanal.
Tipp: Jede Organisation sollte klar festlegen, wann die Kommunikation über den raumspezifischen Team-Chat und wann sie über die Direkten Nachrichten stattfinden kann. Sollen die Daten zur Dokumentation bzw. Sicherung exportiert werden, neue Personen hinzugefügt oder alte entfernt werden oder Inhalte strukturiert abgelegt und leicht gefunden werden? Nutze in dem Fall lieber einen Raum. Auch dort kannst Du mit einem eingegrenzten Personenbereich "chatten" und Dateien ablegen. Nicht benötigte Module können einfach deaktiviert werden.
Kommunikationskanäle und deren Funktionen
- Chat (inkl. Dateiaustausch): Privatnachrichten und Gruppenchats
- Audioanrufe (zu zweit oder in Gruppen) = sprechen
- Videoanrufe (zu zweit oder in Gruppen) = sprechen + Person sehen
- Bildschirmübertragung (zu zweit oder in Gruppen) = sprechen + Bildschirm zeigen
Darstellung der direkten Nachrichten in der Seitenleiste
Der Bereich "Direkte Nachrichten" in der Seitenleiste
In der linken Seitenleiste befindet sich eine separate Auflistung für die direkten Nachrichten mit aktuellen Privatchats und Gruppenchats. Diese werden durch ein Kreissymbol oder durch das Profilbild des jeweiligen Nutzers (sofern vorhanden) dargestellt.
Darstellung der direkten Nachrichten in der Seitenleiste
Das Hinzufügen neuer Chats erfolgt analog zu den Räumen über die "Plus"-Schaltfläche oder automatisch sobald eine neue Nachricht eingeht. Befindet sich der Chat bereits in der Seitenleiste, lässt er sich fortan mit einem einzigen Klick auf den Namen aufrufen.
Die Anzahl der angezeigten Chats kann manuell eingeschränkt werden. Bei einem Mouseover über einzelne Chats erscheint außerdem ein kleines "x"-Symbol, mit dem sich Chats einfach wieder aus der Ansicht ausblenden lassen.
Chat aus der Seitenleiste ausblenden
Voreinstellung: Anzahl der abgebildeten Chats in der Seitenleiste
Damit die Ansicht der direkten Nachrichten in der Seitenleiste nicht zu ausladend wird, kann sie in den Benutzereinstellungen individuell auf die Anzahl von 3, 5, 10 oder 20 Chats eingeschränkt werden. Gehe hierfür in den Bereich "Mein Benutzerkonto" und triff im Reiter Profil unter "Maximale Anzahl an dargestellten Direkte Nachrichten" die gewünschte Auswahl. Neue Nachrichten verpasst Du hierdurch nicht, denn die Auflistung beinhaltet immer die aktuellen Chats.
Anzahl der Direkten Nachrichten in der Seitenleiste
Chats favorisieren
Siehe: Arbeiten mit Favoriten
Chats, die häufiger aufgerufen werden, lassen sich mit einem Klick auf das "Stern"-Symbol im Kopfbereich des Chats favorisieren. Sie verschwinden aus der Liste "Direkte Nachrichten" und wandern als Konstante nach oben in den Bereich Favoriten.
Favorisiere einen Chat mit einem Klick auf das "Stern"-Symbol, um ihn in der Seitenleiste im entsprechenden Bereich zu fixieren.
Privatchat oder Gruppenchat starten
Einen neuen Privatchat beginnen
- Klicke auf das "Plus"-Symbol rechts neben "Direkte Nachrichten" in der Seitenleiste.
Über das "Plus"-Symbol kannst Du eine neue Direktnachricht erstellen
- Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Du einen Kommunikationsteilnehmer aus einer Auflistung auswählen kannst. Verwende die Such-Funktion um den gewünschten Nutzer schneller zu finden.
Wähle den gewünschten Teilnehmer aus der Liste aus oder suche ganz einfach nach dem Namen.
- Ein neuer Chat wird erstellt. Starte die Konversation durch "Anschreiben". Gib eine Nachricht in das Textfeld am unteren Ende der Ansicht ein und klicke auf Enter (bzw. auf die Senden-Schaltfläche).
Einen neuen Gruppenchat starten
Sofern der Austausch zwischen mehreren Teilnehmern stattfinden soll, erstellst Du einfach einen Gruppenchat anstatt eines Privatchats.
- Klicke auf das "Plus"-Symbol rechts neben "Direkte Nachrichten" in der Seitenleiste.
Über das "Plus"-Symbol kannst Du eine neue Direktnachricht erstellen
- Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Du einen Kommunikationsteilnehmer oder einen bereits bestehenden Gruppenchat aus einer Auflistung auswählen kannst. Für Dich relevant ist in diesem Fall jedoch die Option ganz oben in der Liste: "Neuer Gruppenchat".
Starte einen neuen Gruppenchat mit einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche
- Es erscheint die Maske "Neuen Gruppenchat erstellen". Wähle einen Namen für Deinen Gruppenchat und klicke auf "Weiter".
Wähle einen Namen für den neuen Gruppenchat
- Wähle nun die gewünschten Teilnehmer aus – durch Eingabe (Name / E-Mail-Adresse) oder über "Durchsuchen".
Füge Teilnehmer zum Gruppenchat hinzu
- Klicke auf "Neuen Gruppenchat erstellen".
- Ein neuer Gruppenchat wird erstellt. Starte die Konversation durch "Anschreiben". Gib eine Nachricht in das Textfeld am unteren Ende der Ansicht ein und klicke auf Enter (bzw. die Senden-Schaltfläche).
Chat-Funktionen
Die folgenden grundlegenden Chat-Funktionen lassen sich natürlich sowohl im Gruppenchat als auch im Privatchat nutzen.
Telefonie
Um Dich direkt mit allen Kommunikationspartnern, die im Chat enthalten sind, austauschen zu können, können Audio- und Videoanrufe sowie eine Bildschirmübertragung gestartet werden. Hierfür befinden sich drei Symbole (Telefon, Kamera, und Bildschirm) in der oberen rechten Ecke der Ansicht).
Direktanrufe (+ Bildschirmübertragung) zwischen nur zwei Kommunikationspartnern findet im Privatchat mit der entsprechenden Person statt, Konferenzschaltungen über die Gruppenchats (alternativ auch über Termine in den entsprechenden Räumen.
Alle Informationen zur Nutzung der Telefonie-Funktionen findest Du hier.
Auf Nachrichten reagieren
Wie in den Team Chats der einzelnen Räume, kannst Du auch in den Chats auf Nachrichten antworten. Verwende hierfür den "Antwort-Pfeil"-Button, der bei Mouseover am rechten Ende der Nachricht eingeblendet wird. Rechts daneben werden zwei weitere Symbole angezeigt, mit denen Du die Nachricht "liken" ("Pfeil-nach-oben"-Button), zu den Favoriten hinzufügen ("Mehr"-Schaltfläche, Symbol: Drei Punkte), oder mit einer Erinnerung versehen ("Mehr"-Schaltfläche, Symbol: Drei Punkte) kannst.
Über das Mouseover kannst du auf Nachrichten antworten, sie mit gefällt mir markieren oder die "Mehr"-Schaltfläche öffnen.
@-Erwähnung
Markiere Kommunikationspartner mithilfe der @-Erwähnung in Nachrichten um sie direkt anzusprechen, oder alle im Chat enthaltenen Mitglieder (@all). Erwähnte Mitglieder werden entsprechend benachrichtigt. Dies funktioniert über einen Klick auf das @-Symbol im Texteingabefeld sowie durch einfache Tastatureingabe des @-Symbols.
Markiere Mitglieder mithilfe der @-Erwähnung.
Emojis
Zahlreiche Emojis, Sticker und Gifs geben Deinen Nachrichten Ausdruck. Der Emoji-Picker öffnet sich über einen Klick auf das "Emoji"-Symbol in der Texteingabezeile.
Wähle Emojis, Sticker oder Gifs mit einem Klick auf das "Emoji"-Symbol.
Dateien austauschen
Natürlich können im Chat auch Dateien weitergeleitet werden. Dies funktioniert ganz einfach per Drag & Drop oder über die "Plus"-Schaltfläche am linken Ende des Texteingabefeldes. Alle Dateien werden gesammelt im Modul-Reiter Dateien im Chat selbst abgelegt. Die Funktionalität des Datei-Moduls im Chat entspricht dem Umfang, der auch im Datei-Modul der Räume enthalten ist (Verwaltung in Ordnern, Marker-Funktion etc.).
Über die "Plus"-Schaltfläche kannst Du Dateien im Chat versenden.
Einen Chat verlassen, löschen oder stummschalten
Einen Privatchat verlassen, löschen oder stummschalten
Über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: Drei Punkte) oder einen Klick auf den Namen des Konversationspartners lassen sich weitere Optionen für den Privatchat aufrufen:
Öffne die Optionen über die Mehrschaltfläche
- Konversation verlassen / löschen: Über die entsprechende Schaltfläche im Dropdown-Menü können die Teilnehmer die "Konversation verlassen…". Sobald der zweite (und somit auch der letzte) Teilnehmer die Konversation verlässt, öffnet sich ein Dialogfeld. Dieses informiert den Teilnehmer, dass die Konversation durch diese Aktion unwiderruflich gelöscht wird. Dies muss durch Eingabe des Wortes "OK" bestätigt werden.
- Konversation stummschalten: Über die entsprechende Schaltfläche im Dropdown-Menü kann ein Teilnehmer die "Konversation stummschalten". Es werden keine Push-Benachrichtigungen nach "Außen" mehr gesendet. Lediglich die rote Meldung in der Seitenleiste bleibt bestehen.
Einen Gruppenchat verlassen, löschen oder stummschalten
Beachte: Nur ein Gruppenadmin kann einen Gruppenchat löschen!
Über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: Drei Punkte) oder den Gruppennamen noch weitere Optionen für den Gruppenchat aufrufen:
Öffne die Optionen über die Mehrschaltfläche
- Gruppenchat verlassen: Über die entsprechende Schaltfläche im Dropdown-Menü können die Teilnehmer den "Gruppenchat verlassen…". Ein Gruppenadmin kann einen bestehenden Gruppenchat nur dann verlassen, wenn sich mindestens ein weiterer Gruppenadmin im Gruppenchat befindet.
- Gruppenchat löschen: Über die entsprechende Schaltfläche im Dropdown-Menü kann ein Gruppenadmin den "Gruppenchat löschen…". Die Aktion muss durch Eingabe des Wortes "OK" bestätigt werden. Gruppenchat-Mitgliedern in der Rolle Teilnehmer steht diese Option nicht zur Verfügung.
- Gruppenchat stummschalten: Über die entsprechende Schaltfläche im Dropdown-Menü kann ein Teilnehmer die "Gruppenchat stummschalten". Es werden keine Push-Benachrichtigungen mehr nach "Außen" gesendet. Lediglich die rote Meldung in der Seitenleiste bleibt bestehen.
Erweiterte Einstellungen für Gruppenchats
Beachte: Nur ein Gruppenadmin kann die Einstellungen des Gruppenchats ändern!
Öffne die Einstellungen über die Mehrschaltfläche
Gruppenchats verfügen, ähnlich wie die Räume, über erweiterte Einstellungen, die sich mit einem Klick auf den Gruppennamen oder über die "Mehr"-Schaltfläche (Symbol: Drei Punkte) aufrufen lassen. In den Einstellungen befinden sich zwei Reiter: Allgemeines und Mitglieder.
Allgemeines
Hier kann der Name des Gruppenchats geändert, eine optionale Beschreibung hinzugefügt und das Gruppenchat-Passwort eingesehen werden. Letzteres existiert ausschließlich, sofern der Gruppenchat Ende-zu-Ende verschlüsselt erstellt wurde und erfüllt denselben Zweck, den auch das Raumpasswort der Räume mit aktivierter Ende-zu-Ende Verschlüsselung erfüllt.
Allgemeines: Ändere den Gruppennamen und füge eine Beschreibung hinzu
Mitglieder
Hier findet die Verwaltung der Gruppenchat-Teilnehmer statt.
Du kannst in der Übersicht
- Nutzer / Teams zum Chat hinzufügen ("Mitglied hinzufügen").
- Nutzer / Teams aus dem Chat entfernen ("Entfernen").
- Nutzern / Teams mit mehr bzw. weniger Rechten versehen.
Mitglieder: Füge neue Mitglieder hinzu und verwalte bestehende Mitglieder
Hinweis: Du kannst neue Mitglieder auch direkt im Gruppenchat hinzufügen: Klicke auf die Teilnehmerauflistung in der rechten oberen Ecke der Ansicht und wähle "+ Benutzer hinzufügen".
Weitere Funktionen
Handlungsmöglichkeiten für Administratoren
Aktivieren/Deaktivieren der Direkten Nachrichten: Der komplette Bereich "Direkte Nachrichten" lässt sich auf Organisationsebene für alle Organisationsmitglieder deaktivieren. Dies kann nötig sein, sofern unternehmensweit bereits ein anderes Chat-Tool vorgegeben wird. Die Option befindet sich in den Organisationseinstellungen, im Reiter Berechtigungen, unter dem Punkt "Wer darf Direkte Nachrichten nutzen?". Zum Deaktivieren wähle "Niemand". Soll der Bereich wieder aktiviert werden, ist die Auswahl "Admins & Mitglieder" zu treffen.
Öffne die Organisationseinstellungen und den Reiter Berechtigungen, um festzulegen wer Direkte Nachrichten Nutzen darf.
Hinweis: Bereits gestartete / laufende Konversationen werden durch eine Änderung dieser Option nicht unmittelbar beeinflusst und können weitergeführt werden.
Aktivieren/Deaktivieren des Datei-Moduls: Das Datei-Modul in den direkten Nachrichten kann ausschließlich zusammen mit dem Datei-Modul aller anderen Räume auf globaler Ebene deaktiviert und wieder aktiviert werden. Ein Organisationsadministrator kann diese Option in den Organisationseinstellungen im Reiter Module treffen. Hier lassen sich alle Module durch einen Regler aus- und anschalten.
Öffne die Organisationseinstellungen und den Reiter Module, um das Dateimodul zu (de-)aktivieren.
Verfügbarkeit nach Rollen: Die Verfügbarkeit der direkten Nachrichten kann je nach Benutzerrolle innerhalb der Organisation eingeschränkt sein. Einem Nutzer mit der Rolle Externer steht die Funktion "Direkte Nachrichten" nicht zur Verfügung. Mit der Rolle Gast können die direkten Nachrichten genutzt werden, wenn diese durch ein Mitglied gestartet werden. Die Rolle eines Mitglieds lässt sich in der Mitgliederverwaltung abändern.
Optionale Ende-zu-Ende Verschlüsselung der Direkten Nachrichten: Ob ein Chat mit aktivierter Ende-zu-Ende Verschlüsselung oder ohne erstellt wird, wird durch den Organisationsadministrator vorgegeben. Die Option hierfür befindet sich in den Organisationseinstellungen im Reiter Berechtigungen unter dem Punkt "Ende-zu-Ende Verschlüsselung". Standardmäßig ist hier die Option "Immer deaktiviert" hinterlegt. Sofern Chats also Ende-zu-Ende verschlüsselt werden sollen, ist die Auswahl "Immer aktiviert" zu treffen.
Lege fest, ob Nachrichten Ende-zu-Ende verschlüsselt sein sollen
Bearbeitung/Löschung: Je nach Einstellung können die Nutzer maximal ihre eigenen Inhalte im Chat bearbeiten / löschen. Die Mitteilungen anderer Nutzer können nicht abgeändert oder entfernt werden.
Nur ein Gruppenadmin kann die Einstellungen des Gruppenchats ändern oder ihn komplett löschen.